企业办公室各岗位说明书.docx

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办公室
一、部门目标：
1. 按照《公司法》《证券法》和国家其他有关法律法规的要求，处理好股东会、董事会事务和公司经营管理的基础工作；
2. 塑造公司良好的企业形象，加强对外联系与宣传，妥善处理公共关系；
3. 确保公司各类会议顺利进行；
4. 确保公司的印信和文档管理符合“安全、效率”原则；
5. 保证公司总部的日常接待、服务工作顺利、有效地进行；
6. 协调和监督各职能部门开展管理和业务工作

二、部门主要工作说明：

工作内容
1. 规划办公室的自身发展，并全面负责部门内部的日常事务管理；
2. 办公室内勤工作；
信息处理工作；
机要秘书工作；
文印工作；
总裁秘书工作；
车辆调度及管理工作；
具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题，保证公司利益；
协助律师具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题；
公关关系管理；

三、部门岗位设置办公室
主任（1人）
文员（1人）
总裁秘书（1人）
司机（1人）
法律专员（1人）

四、部门岗位说明书
广州杰赛 办公室 部
主任 职务说明书

岗位编号：
岗位
目的

确保办公室各项日常事务的顺利进行，协调公司各部门的关系，为公司的业务发展提供强有力的支持

岗位
职责
¨ 规划办公室的自身发展，并全面负责部门内部的日常事务管理：
1. 拟定部门的业务发展规划和中长期发展规划并实施；
2. 根据公司规定进行部门预算制定及执行；
3. 制定和完善有关的规章制度、组织执行并进行检查；
4. 根据公司绩效考核流程进行分级绩效考核与评定；
5. 制订对所属业务领域内业务人员的专业培训要求，提交人力资源部门备案；
6. 全面负责部门的日常管理工作，并协调部门内各岗位人员的分工合作；
¨ 公共关系管理
1. 与上级主管部门联系、沟通，进行上层公关；
2. 协调与外部有关管理部门、各事业部的关系；
3. 协同拓展部与媒体接触，安排公司对外宣传事宜；
4. 与外部专家联系，为公司的业务发展提供服务。
¨ 其他事务管理
1. 具体处理公司日常业务中产生的各种法律事务问题，保证公司利益；
2. 向总裁提交有关法律文书、报告、建议；
3. 了解国家有关方针、政策和公司的全面情况，负责起草和审核公司的重要文件、报告、总结；
4. 公司对外发送文件、函电、协议和章程的审核工作；
5. 完成重要会议决议的执行情况报告。

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 具有经济管理、财务管理、行政管理等相关管理知识；
2. 具有相关的法律知识；
3. 具有较强的沟通、协调、组织能力；
4. 具有较强的公关能力

岗位
资格
要求

1. 大学本科以上学历；
2. 五年以上相关管理经验

广州杰赛 办公室 部
总裁秘书 职务说明书

岗位编号：
岗位
目的

负责总裁文档、信息事务的处理，协助办公室主任安排、协调总裁工作与活动日程。

岗位
职责
¨ 总裁秘书工作
1. 收发、传阅、保管、清退、处理呈送总裁的各类文件资料；
2. 总裁日常工作计划的安排和落实；
3. 处理总裁批办、交办的工作；
4. 总裁客人的来访接待和各项活动安排和准备工作；
5. 随同总裁出差，负责安排交通、住宿、活动和安全等工作，并做好出差期间的工作记录
¨ 其他工作
1. 负责总裁及总裁办主任交办的其它事宜；
2. 负责公司《今日杰赛》编辑委员会日常工作；
3. 负责公司团总支日常工作

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 熟练应用计算机技术处理日常事务的能力；
2. 沟通、协调能力；
3. 文字处理能力；
4. 公关能力；
5. 语言能力

岗位
资格
要求

1. 本科以上学历，财经、管理、英文类专业；
2. 具备一定的法律知识；
3. 三年以上的相关工作经验

广州杰赛 办公室 部
文员 职务说明书

岗位编号：
岗位
目的

完成公司内勤工作和文件档案的相关工作

岗位
职责
¨ 负责机要秘书工作
1. 机要文件的收发、传阅、收存、上缴和各种签报、报告的登记、传阅、催办、存档工作；
2. 公司对内、外发文的登记工作；
3. 公司文件档案的归档、存档、销毁工作；
4. 公司印章的使用和保管工作；
5. 公司报刊、资料的订阅管理和往来信函的收发工作。
¨ 负责内勤工作
1. 外来人员的接待；
2. 公司总部的外事接待工作；
3. 公司总部票务、定餐等服务性工作及社会性工作。
¨ 协助信息处理工作
1. 负责整理公司大事记、编写公司情况简报，及时反映、通报公司发展情况；
2. 安排公司各类会议、做好会议记录、整理会议纪要，督促、检查重要会议决议的执行情况；

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 熟练应用计算机技术处理日常事务的能力
2. 沟通、协调能力
3. 文件处理能力

岗位
资格
要求

1. 大专以上学历
2. 两年以上的相关工作经验

广州杰赛 总裁办 部
司机 职务说明书

岗位编号：
岗位
目的

完成公司日常出车任务，保证行驶安全

岗位
职责

1. 服从部门经理安排，认真完成公司出车任务要求；
2. 负责车辆的维护、保养修理、清洁工作，确保车辆良好使用和安全运行；
3. 定期参加交通法律法规的培训；
4. 保持良好的车况、车貌、车容，为各部门提供舒适、热情的服务；
5. 车辆出车前应作好车辆检查，保证出车状况，车辆用毕时，检查车辆确保完好；
6. 完成部门经理安排的其他工作

关键
业绩
指标
指标项目
量化目标
指标权重

岗位
技能
要求

1. 精通车辆的维修、维护和保养，行车记录优秀；
2. 具备专职司机的服务水平，无不良嗜好，有良好的工作态度和敬业精神

岗位
资格
要求

1. 高中以上文化程度；
2. 至少五年以上专职司机驾驶经验