行政统筹管理课程(刘大海)PPT课件.ppt

可编辑行政统筹管理高级研修PTT5项全能训练Professional Training CMC国际注册管理咨询师中国注册高级管理咨询顾问美国国际训练协会银章培训导师中商国际管理研究院管理研究所所长刘大海主讲1可编辑一、现代企业中行政管理的定位2可编辑1、企业生存的三度空间机会化生存机会速度化生存竞争模式化阶段超越3年21年123企业的三度生存空间深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:23%8%69%69%7年重新定义自己！重新定义自己！3可编辑2、优秀行政管理工作的核心要素发现机会整合资源大胆果断艰苦创业快速学习沟通协调建立规则激励团队高效学习创新模式铸造团队挑战未来行政管理团队是企业的核心竞争力之一行政管理团队的成功要素因时而变不能自我淘汰者，必将为企业淘汰4可编辑绩效绩效 =价值资源管理200%规划400%执行100%3、行政管理工作的绩效价值赢利模式流程制度市场定位团队规划运行管理业务计划营销组织团队建设岗位目标质量效率能力素质客户满意3.财务2.运营 4.客户1.员工规划管理执行5可编辑办公成本控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容基于以上标准，行政管理工作具有以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强4、行政部门范围与特点6可编辑领导领导领导领导公关公关公关公关研发研发研发研发作业作业作业作业4 4、行政管理人员的素质特点、行政管理人员的素质特点情商操作力思辨力感召力专注力智商类型类型优秀优秀5 5良好良好4 4一般一般3 3一般一般 3 3领导领导思辨力思辨力感召力感召力专注力专注力操作力操作力公关公关感召力感召力操作力操作力思辨力思辨力专注力专注力作业作业操作力操作力专注力专注力感召力感召力思辨力思辨力研发研发专注力专注力思辨力思辨力操作力操作力感召力感召力没有完美个人可塑完美团队7可编辑行政管理制度秘书管理办公室办公设备电话采购车辆管理卫生安全保险办公室搬迁员工宿舍固定资产员工管理社区关系场址布局邮局电话局选址搬家维修商装饰店装修扩建建筑商装修队消防局公安局饭店餐饮旅游公司印刷公司5、行政管理制度的框架结构8可编辑二、行政主管的自我管理9可编辑现代行政主管胜任度测评行 为 表 现偶 尔经 常总 是你的团队让你感到满意 1 2 3 4 5 6 7 8 你的部下钦佩你的学识 1 2 3 4 5 6 7 8你喜欢挑战高难度的工作 1 2 3 4 5 6 7 8你的意见得到领导的支持 1 2 3 4 5 6 7 8你能够很快找到解决问题的办法 1 2 3 4 5 6 7 8你选人注重情商与智商的均衡 1 2 3 4 5 6 7 8你的部下把工作当成乐趣 1 2 3 4 5 6 7 8你对部下教育多于管理 1 2 3 4 5 6 7 8你的部下都有学习的榜样 1 2 3 4 5 6 7 8你能在一分钟内说清你的职责目标 1 2 3 4 5 6 7 8你的影响力大于你的权力 1 2 3 4 5 6 7 8你的团队能够改造不良行为 1 2 3 4 5 6 7 8盖洛普测试题10可编辑1完成角色转换经营范围岗位组织业绩标准个人团队核心能力专业用人工作方式努力借力从业务精英到行政主管荀子：“君子生非异也，善假于物也”郑周永-郑梦九业务领导11可编辑2、如何获取快速成长的能量2：裂变式：学习，实践，反思能力能量获得模式1：累加式：学习，学习，学习职位能量能力能量能量来源802050502080一般优秀卓越释放12可编辑3、行政管理工作的均衡法则部门全局失衡失衡=失败失败任何一个系统，为了自己的存在，都要保持平衡，无论自然现象还是人自身，一旦失衡，后果都将是灾难性的。方向感分寸感角色感13可编辑4、行政工作百日成就计划法最终实现的绩效绩效402010顺序发生的事件事件30158至关重要的资源资源30158 合计：分洞悉评估标准清楚因果关系保持顶级优势摆脱人际陷井断掉自己退路行政管理五项要领14可编辑三、行政部门的内部管理15可编辑行政工作主要管理对象行政主管文员、秘书行政职员工勤人员行政工作团队一、精简原则二、优化组合原则16可编辑1、找准管理模式3.培训4.评校5.习惯6.创新2.预热1.测选老板老板经理人经理人约束激励替代帮助控制前景领导就是教练,不善于教导，就不能领导.领导领导领导领导公关公关公关公关研发研发研发研发作业作业作业作业操作力思辨力感召力专注力17可编辑2把握员工的3项需求薪资福利薪资福利情感愉悦情感愉悦能力增值能力增值劳动成本情感成本员工满意度员工满意度=收益收益感知度感知度付出付出感知度感知度18可编辑3、激活内在动力无形激励有形化20304050601.认同法大队长的信3.阶梯法五星级员工外动力成长激励薪酬激励内动力内动力2.反推法阿生的醋19可编辑4、强化执行机制事先：承诺法当责任被承诺时，执行力将会倍增n莫拉蒂海滩实验n玩具商的策略n具体承诺n公开承诺n双向承诺事中：反馈法事后：5C法当行为得到奖罚时，就会形成或改变习惯5C：n分析construen辅导coachn培训conditioningn激励cheeronn处罚comedownupon45%95%当结果被反馈时，改善就会发生n负面反馈-10-20n中性反馈40-50n正面反馈50-8020可编辑5、创造超常成绩潜能定律:生命体都存在巨大的潜力，通过竞赛，可以激发更快，更强，更高的欲望，持续不断地刷新纪录。卡内基炉对炉人对人的竞争；可妒的第三者。竞赛模式A.岗位竞赛B.团队竞赛C.单项比赛D.全能竞赛竞赛原则倡导公平竞争及时反馈效果追求多赢效果21可编辑四、经验积累与知识创新管理22可编辑P46-441、“案例法”沉淀成功经验根据管理目的，导向性的提供相关事例，组织员工讨论，得出多种启示，提升解决实际问题能力的经验管理方法。最终沉淀为企业的案例集。多解性多解性具体性具体性范例法范例法 案例法案例法参与性参与性示范性示范性问题问题-成功经验成功经验-讨论讨论-启示启示问题问题-讨论讨论-员工的心得员工的心得-启示启示给不给机会23可编辑2、鼓励创新行为、整合智慧资源储备法量淘法流动法组合法平台法当资源没有被整合时，其价值并不比垃圾更高。赫尔曼群商团队的智商。24可编辑3、文档管理与处理文档的归档原则：文档的归档原则：一、是在本企业活动中直接形成的；二、是在当前或一定时期内具有依据凭证作用的；三、是对企业具有长远的历史查考价值的。文档的归档方法文档的归档方法：1、按问题组卷2、按名称组卷3、按时间组卷4、按地区组卷5、按收发文机关组卷6、按作者组卷7、按结构组卷8、按工作阶段组卷9、按专业组卷归档案卷内的基本排列方法：归档案卷内的基本排列方法：一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；二、来文和复文，复文在前，来文在后；三、正文和附件，正文在前，附件在后；四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。25可编辑五、行政统筹管理关键事物控制26可编辑1、办公室管理舒适美观和谐便利实用、方便环保健康气派个性良好办公环境五大标准安全环境颜色环境绿化环境设备环境光线环境空气环境声音环境办公室布置的环境要求27可编辑2、电话管理电话房的设备设施语音信箱开通UPS支持系统维修合同管理与电话公司的服务外包集团管理系统（内部通话免费）电话铃响三声必接原则电话管理规范所有人员的电话点正确分机随办公桌变化更新接线员接话考核接化语言/语音质量监督节假日语音信箱接线员考勤安排原则管理手机购买费用归属职能导向型职位导向型限制上限节约归属原则被盗用赔偿原则遗失赔偿原则28可编辑3、食堂外包招标流程案例共收到31人的报名资料第一阶段:招标与资质审查第二阶段:拟订合同与双方协商第三阶段:现场答辩与费用投标对31名报名者资料审查第一次筛选对7名入选者进行咨询答辩调查,第三次筛选拟订文件资料向入选者公布资料.对各食堂综合状况进行现场介绍,双方协商修订相关文件现场答辩评分费用投标与议标第四阶段:签订承包合约发布招标广告接受报名对15名入选者进行社会调查和经营场所观察,第二次筛选从中选取15人包括:合同草案.监管条例草案和人员安置政策用一星期让入选者了解各食堂状况和文件内容,然后进行下一阶段投标工作由评审小组分别就入选者的资历管理构想.人员安置.卫生措施.采购渠道.服务设想等多方面进行提问选取了资质最好的7人参加投标入选者分别对各食堂套餐单价进行投标,评审小组综合答辩得分与投标得分议标,确定中标者.潜规则？29可编辑4、办公室搬家管理搬家公司选定各部门时间安排部门负责人与行政部负责人总协调人纸箱，胶带，白板笔封箱记录与物件标明纸箱运抵安排电话跳线搬家车辆清点甲地启运通知，乙地人员就位30可编辑5、与写字楼的物业关系租金的及时给付水，暖，气，电费用的审核投诉服务时的分寸空调的额外使用装修改造时的流程业主方的刁难施工时现状的改变各类线路，管道的改变原楼宇的图纸借用业主推荐的施工队修复原状原则31可编辑6、员工的紧急避难演习与政府的消防局联系公司紧急疏散图员工的日常教育地震演习训练化学品泄漏演习训练火灾演习训练灭火器材置放灭火器材定期检查制度工厂钢梁的放火涂层检查火警预警系统的检查制度各个紧急疏散口管理32可编辑六、行政统筹必备的沟通技巧33可编辑1、管理沟通成功图解现实现实目标目标行为行为认同认同认知协调行为协调行为校正管理对象管理对象管理者管理者差距所在管理沟通沟通九大症结1.情况不明2.目标模糊3.责任错位4.对象错位5.拒绝沟通6.曲解误解7.形式不当8.缺少反馈9.不良干扰34可编辑2、有效沟通4大热键内向外向强势摩羯.金牛.天蝎狮子.射手.水瓶弱势处女.巨蟹.双鱼双子.天秤.白羊35可编辑3、表扬批评5步法1.事先明确你对工作的评价。2.具体指出问题在哪里。3.告诉他错误的危害，你为此而难受。4.沉默片刻，让他们感受你的心情。5.表示你对他充满希望。1.事先明确你对工作的评价。2.告诉他们好在什么地方。3.说明事件的价值，你为此而高兴。4.沉默片刻，让他们感觉你的高兴。5.鼓励他们再接再厉。批评改善行为36可编辑4、管理说服7式1.利害诱导式利害诱导式2.意念渗透式意念渗透式3.情境示范式情境示范式4.缓冲说服式缓冲说服式5.间接通道式间接通道式6.快速细节式快速细节式7.反转说服式反转说服式将关系利害陈述清楚将我的意念变成他的意念以亲身经历或现场操作将问题冷却后处理通过其他媒介达成沟通列出具有说服力的细节部分认可而后说服说服达成共识37可编辑七、会议组织与活动管理38可编辑1、管理公司大型会议流程日程安排内容准备发言人核实费用请示场地落实场地谈判起草文稿核实出席人安排接送宾馆住宿礼品准备资料准备名单清单请柬制作会议记录记录整理39可编辑2、大型会议管理要项会议费用会议场地人员范围会议公告嘉宾邀请会议接待对外协调专题小组住宿事宜餐饮安排会场控制价格谈判文件制作40可编辑3、大型会议管理细则1会议费用人员范围文件制作场地费餐饮费茶点费住宿费租车费司机费红包横幅费临时房警察费记者费礼品费规划内容特约写稿稿件组织文本审查文本汇编文本制作文本发放总结制发市场部公关部销售部行政部人力部售后服务IT人员秘书处外包人员专题小组参加部门经验人员总指挥部礼仪制定41可编辑4、大型会议管理细则2会议场地会议公告嘉宾邀请档次确定场地选择价格谈判停车场地指示牌位桌椅摆放名签准备横幅制作音响系统音响师电脑系统屏幕系统公告起草部门确认时间地点会议要求与会人员会议日程会议事项嘉宾确认发邀请人请柬制作发言确认发言稿件机场接站住宿安排餐饮陪同返程机票讲课费用随从人员礼品颁发42可编辑5、大型会议管理细则3餐饮安排价格谈判对外协调通知记者广告公司摄影摄像数字传送礼品制作礼品发放公安部门相关部门招待晚宴桌签制作桌位安排陪同人员酒水标准饮料标准司机招待媒体招待场地价格餐饮价格茶点价格住宿价格服务费用剪彩价格娱乐价格同声传译43可编辑6、大型会议管理细则4会场控制会议接待住宿事宜确认航班接站牌名司机指定班车协调专人接站预定房间标准确认电话开通酒吧控制娱乐消费娱乐票证会后留住人走消房发日程表定主持人入场准备提醒闹钟场下示意音响监督电脑操纵服务人员紧急服务休息时间平行会场注册参加讲台尺寸44可编辑7、会议主持发言BEST法B要点（brief）不超过30秒说明要点E证据（evidence）以有力事例数据举证S总结（sum-up）重申要点并得出结论T转折（turn）由说明转向提出要求1.紧扣议题2.超乎寻常3.适合身份4.精短高效5.引人入胜45可编辑八、接待工作与职业礼仪46可编辑1、现场接待礼仪以主人身份接待文明待客语言要来有迎声、问有答声、去有送声。举止端庄大方、运用手势。态度自然、面带微笑、关心冷暖。礼貌待客使用问候、请求、感谢、道歉、道别语言热情待客心细眼勤、流畅沟通、文明用语47可编辑介绍集体：介绍双方时先卑后尊介绍其中一方时先尊后卑2、介绍礼仪介绍他人：按尊者优先与相互原则v先介绍下级给上级v先介绍年轻的给年长的v先介绍女士给男士v先介绍来宾给主人v先介绍家人给同事、朋友v先介绍未婚者给已婚者v先介绍后与会者给先与会者自我介绍：单位（全称）部门职务姓名（缓、顿、释）48可编辑3、握手礼仪六项基本要求：目视对方、面带微笑稍做寒暄、稍许用力距离一米、时间适度社交礼仪何时要握手?遇见熟人、与人道别、某人进你的办公室或离开时、被相互介绍时、安慰某人时、祝贺别人获奖时、接受对方礼品或祝贺时、参加宴会等活动告辞时同时主人与告辞的客人一一握手、拜托别人做某事时商务场合握手以职位、身份为原则社交、休闲场合以年纪、性别、婚否为原则49可编辑4、握手礼仪禁忌n握手时，左手拿着东西或插在兜里n不按顺序，争先恐后n男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）n戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）n用左手或用双手与异性握手n交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）n拉来、推去或上下左右抖个不停n长篇大论、点头哈腰、过度客套n只握指尖或只递指尖n手脏、湿、当场搓揩n三心二意、面无表情、目光游移或旁观50可编辑5、使用名片的礼仪名片精心设计，代表身份、品位、公司形象交换名片顺序：多人时，由近至远或由尊至卑。两人见面时位卑者先向尊者递名片。索取名片：交易法、激将法、谦恭法、联络法名片的递交：*经常检查名片夹*不可递出污旧或皱折的名片*名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后的口袋掏出*上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递自己名片*到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片*起身站立走上前用双手或右手嫡过名片正面字在前面。*外宾最好递上印有英文的一面、面带微笑并说“多多关照”“常联系”、最好先做一下自我介绍。禁忌：左手递、背面、字向颠倒、手指夹、举高于胸部；*51可编辑6、称呼礼仪n称呼严格要求（不悦与不敬）！行政职务：“董事长”、“张总经理”、“王小刚经理”！技术职称：“工程师”、“赵律师”、“张小强教授”！泛尊称：男士“先生”、未婚女性“小姐”、已婚女性“女士”、适用于公司、外企、宾馆、餐馆、酒吧、交通行业等禁忌：无称呼；俗称：“哥们儿”；不适当简称；地方性称呼：“伙计”、“师傅”52可编辑7、商务接待中谈话礼仪忌选话题：非议党和政府；涉及国家秘密和行业秘密；非议交往对象的内部事物如对方接待不周等；背后议论领导、同事、同行；涉及低级趣味的事情；涉及个人隐私（收入、年龄、婚否、健康、个人经历）宜选话题：双方约定；格调高雅；轻松愉快；时尚流行；对方擅长交谈禁忌：打断对方讲话；补充见解；纠正错误；质疑否定。交谈中尊重对方：讲普通话；音、速适度；神态专注热情，善于倾听；与对方互动53可编辑8、涉外礼仪内外有别（自己同事与客人）；中外有别；外外有别。*维护形象：讲究卫生、举止大方、热情友好（关心有度，对外国人不该关心个人私事）。*谦虚有度：外国人认为，过分谦虚是缺乏自信。*距离有度*女士优先*遵守约定：有约在先、言出必行、信守承诺、依约而行。54可编辑9、距离礼仪私人距离：小于0.5米，又称亲密距离，好友、家人、夫妻、恋人、扶老携幼常规距离：11.5米，又称交际距离，站行保持的距离礼仪距离：1.53米，又称尊重距离（避免触碰与飞沫）公共距离：大于3米，公共场合与外人相处的距离55可编辑10、女士优先礼仪国际惯例，适用于西方国家与社交活动中，男士要有教养，在言行方面要尊重、照顾、保护、关心、体谅女士。n女士进门时男士为女士开门；n男士不在女士面前抽烟；n当女士落座或起身时男士为其挪出、推进椅子；n当女士在衣帽间更换外套时男士要协助；n当女士手提笨重物品在室外行走时，男士要上前帮助；n当女士从外进入房间时，男士应站起；n当女士遇到尴尬事时，男士要主动出面效劳为其解难56可编辑11、男士穿西装禁忌n裤子短（盖住皮鞋）n衬衫放在西裤外n西服领围太大，衬衫领脖空隙太大或太紧n领带太短与太长n衬衫领口扣不系就扎领带，衬衫袖口扣不系n袖子太长应比衬衫短1厘米n上衣裤子口袋鼓囔囔n穿运动鞋n皮鞋、袜子、西服、包颜色不协调57可编辑12、职业女士裙装禁忌n着黑色皮裙（避嫌）n裙、鞋、袜不搭配，半高根黑皮鞋、袜子肉色或浅棕色、袜口入裙且无损坏n光脚（避嫌）n三节腿（恶性分割）：半截裙、半截袜子、露腿肚子一截58可编辑13、使用座机电话的礼仪发话礼仪：*选择合适时间（休息、用餐、时差、节假、高峰）*长话短说（三分钟原则）*预先规范内容（5W1H清单法）*问候、自报单位、职务、姓名*确认对方名字*感谢代接、代转人*礼貌地结束电话打电话禁忌：挂在脖子上、趴着、仰着、坐桌子上、与别人交谈、吃东西、看电视、用笔代手拨号高嗓门、3厘米内嘴贴话筒上、挂断时摔电话、说脏话59可编辑14、接听座机电话礼仪 常规接听原则：现场记录、重点重复、掉线要迅速再拨、对代接电话要先告来电者其要找人不在后，再问其名字事由;态度友好、尊重隐私、要主动问客户是否需要留言并记忆准确与及时传达。*一般程序与注意事项：接电话时的开头问候语要有精神；接听及时（一声后、三声内）；不让别人代劳（尤其是小孩）；铃声响后很久接时致歉；拿起话筒后立即自报家门并问候；通话时声调、语气自然友好；因故中断电话要耐心等后再打来；对打错电话要礼貌热情；会晤重要客人或参加会议期间来电，向其说明原因与致歉并承诺稍后再联系；不理睬另一个打进电话（可说明原因，要其稍后。再立即去接另一个电话，接通后先请对方稍后或过一会再打，再立即继续刚才正通话的电话）；无论多忙多累都不能拔下电话线。*听到电话铃响，若口中正嚼东西，不要立刻接听电话，应迅速吐出食物，再接电话*听到电话铃响，若正嬉笑或争执，一定要等情绪平稳后再接电话*电话交谈时要配合肢体动作如微笑、点头*电话来时正和来客交谈，应告诉对方有客人在，待会给他回电*工作时朋友来电，应扼要迅速地结束电话*接到投诉电话，千万不能与对方争吵60可编辑15、使用手机礼仪手机携带的常规位置：公文包内、上衣内口袋内、不用时置手中或挂于上衣口袋外、参加会议时在交会务人员秘书代管、与人交谈时将手机放身旁、背后等不起眼地方。使用手机禁忌：挂在脖子上、腰上、手脖上或握手中；扰乱公共秩序，尤其在楼梯、电梯、路口、人行道等人往来的地方；在要求保持安静的公共场所如音乐厅、艺术馆、影剧院（关机或静音）使用；在上班期间如办公室、工厂里使用；在开会、聚会场合（留下不专心印象）；注意安全：驾车时；在加油站、面粉厂、油库等处；病房（干扰医疗仪器运行影响病人休息）；飞机飞行期间；涉及国家安全、商业机密等事项61可编辑九、行政管理人员的职业规划62可编辑1、职业生涯规划的六个一工程n目标：什么程度n专业或行业一流n定位：做与不做n高效学习能力n产品：做什么n精专化、专业化、n品牌：职业声誉n可衡量的专业造诣n起点：如何着手n方法、工具的挖掘n资源：如何加速n借助成熟经验与工具作为经理人：你的理论与实务penetrating作为职业者，你的方法与技巧professional作为领导人，你的思想与品格Thinker63可编辑Art2、从优秀到卓越、从技术到艺术3-5-6-1-2-6-1-5-5-1-6-5-3-5-2经验层：有所成就，有所困扰技术层：发现规律，技术纯熟艺术层：融会贯通，运用自如Love64