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企业行政管理规范——企业行政管理体系基本要求
前 言
改革开放以来，我国经济形式发生重大变化。特别是国有企业改制后，国内中、小企业如雨后春笋，遍地开花。这些企业的建立和发展，为我国经济的快速增长，发挥了巨大作用。但随着市场竞争的日趋激烈，特别是我国加入WPO后，国内、外市场形式的瞬息变化，给本来就底子薄、经验少的国内企业，带来巨大挑战和压力。更有一些企业如昙花一现，消失在激烈的市场竞争中。
在本体系出台前，国家相关部门已先后出台了质量认证、安全认证、环保认证、计量认证等一系列与国际接轨的企业管理体系认证，给在探索中行进的诸多企业，特别是中、小企业，带来很大帮助。与之不同的是，在企业行政管理方面，受意识形态、历史、文化等诸多元素影响，我国企业难以硬套国外经验，而足以借鉴的国内成功经验又屈指可数，使得许多企业难以甚至忽略了对其的控制，给企业的健康、长久发展带来极大隐患。由此，结合我国国情以及对企业行政管理现状的大量科学调研，起草了《企业行政管理体系认证基本要求》。
本要求规范了企业行政管理体系基本要求，明确了企业行政管理的人、物、事、环境等基本要素和内容，建立规范、科学的具有不同企业特性的行政管理体系。
目 录
企业行政管理体系基本要求…………………………………………（4）
附件 企业行政管理体系基本要素……………………………•••……（7）
企业行政管理体系基本要求
第一条 根据《国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定》的规定和对企业行政管理现状的大量科学调研，为规范企业行政管理体系的建立和实施，确保企业行政管理能够保障企业健康发展并得到有效控制，制定本要求。
第二条 本要求适应于工业、商业中、小企业（大型以上企业可选）行政管理体系的建立和实施。
第三条 企业应根据本企业实际情况，按照以下原则建立行政管理体系，并且得到有效实施：
（一）符合国家法律、法规规定和相关规范标准。
（二）  能够对受管理的人、物、事、环境等，实施有效控制。
（三）  管理方针、管理目标适合本企业实际情况。
（四） 行政管理体系组织能够充分协调行使职责。
（五）管理体系责任人员职责、权限及各行政控制系统的工作接口明确。
（六）行政管理体系基本要素设置合理，行政控制系统、控制环节、控制点的控制范围、程序、内容、记录齐全；
（七）行政管理体系文件规范、系统、齐全；
（八）满足企业健康发展的需要。
第四条 行政管理体系责任人员的要求如下：
（一）企业法定代表人（或其授权代理人）是承担行政管理体系运转的第一责任人，应当在管理层中任命1名副总经理(行政总经理)，协助最高管理者对行政管理体系的建立、实施、保持和改进负责，任命各行政管理体系责任人员，对行政管理过程中的各控制系统负责。
（二）行政总经理和各行政控制系统责任人员应当是企业聘用的相关专业人员，其任职条件应当符合岗位要求，并与企业签订了劳动合同，但是不得同时受聘于两个（含）以上的企业。
（三）行政控制系统责任人员最多只能兼任两个管理职责相互关联的行政控制系统责任人。
第五条 企业应当编制行政管理体系文件，包括行政管理手册、程序性文件（管理制度）、记录等。行政管理手册应当由法定代表人（或其授权代理人）批准、颁布。
第六条 行政管理体系的基本要素见附件。企业可以根据经营特色和行政控制的需要，设置行政管理体系的基本要素。但至少应当包括行政管理职责、行政管理体系文件、文件和记录控制、企业文化控制、办公事务控制、规章制度控制、人力资源控制、后勤事务控制、公共关系控制、管理改进等基本要素，并且还应当包括对企业生产、经营发挥行政管理作用的其他过程控制内容。
第七条 企业应当定期对行政管理体系进行管理评审，并且做好评审记录。
第八条 行政管理体系发生变化时，应当及时按规定程序修订行政管理体系文件，必要时对行政管理手册进行再版。
第十条 本要求自颁布之日起施行。

附件
企业行政管理体系基本要素
1、管理职责
1.1行政管理体系组织
根据本企业实际情况，建立能够充分协调、高效发挥职责的行政管理体系组织。
1.2职责、权限和义务
规定法定代表人对行政管理负责，任命行政总经理和各行政控制系统责任人员。行政总经理应具有企业行政管理的相关知识和经验，具有行政管理体系建立、实施、保持和改进的管理职责和权限。
任命行政控制系统（如企业文化、办公事务、人力资源、其他主要过程控制系统等）责任人员，规定各行政控制系统责任人员以及需要独立行使与保证行政管理效能的相关人员的职责、权限和义务，明确各行政控制系统之间、行政总经理与各行政控制系统责任人员之间、各行政控制系统责任人员之间的工作接口和协调措施。
1.3管理评审
每年至少应当对企业行政管理体系进行一次管理评审，确保行政管理体系的适应性、充分性和有效性，满足企业发展需要的要求，并保存管理评审记录。
2、行政管理体系文件
行政管理体系文件包括行政管理手册、程序文件（管理制度）和记录文件（表、卡）等。
2.1行政管理手册
行政管理手册应当描述行政管理体系文件的结构层次和相互关系，并至少包括以下内容：
（1）术语和缩写；
（2）体系的适应范围；
（3）管理方针和目标；
（4）行政管理体系组织及管理职责；
（5）行政管理体系基本要素、行政控制系统、控制环节、控制点的要求。
2.2程序文件（管理制度）
程序文件（管理制度）应当与管理方针一致，满足行政管理手册基本要素的要求，并且具有可操作性。
2.3记录文件（表、卡）
管理记录应当符合企业特性，满足程序控制实施过程的需求。文件格式及其包括的项目、内容应当规范标准。
3、文件和记录控制
3.1文件控制
文件控制的范围、程序、内容如下：
（1）受控文件的类别确定，包括行政管理体系文件、外来文件、其他需要控制的文件等；
（2）文件的编制、会签、审批、标识、发放、修改、回收，其中外来文件控制还应当有收集、购买、接收等规定；
（3）行政管理体系实施的相关部门、人员及场所使用的受控文件为有效版本的规定；
（5）文件的保管方式、保管设施、保存期限及其销毁的规定。
3.2记录控制
记录控制范围、程序、内容如下：
（1）行政管理过程所形成的记录的填写、确认、收集、归档、贮存等；
（2）记录的保管和保存期限等；
（3）行政保证体系实施部门、人员及场所使用相关受控记录表格为有效版本的规定。
4、企业文化控制
企业文化控制的范围、程序、内容如下：
（1）企业文化责任部门的建立、建设和职能，企业文化责任人的职权、职责和义务。
（2）企业文化控制的目的（目标）和任务。
（3）企业文化应当符合企业特性，具有客观性、发展性、指导性、约束性、整体性、群体性、传播性和传承性等特性。
（4）企业文化战略实施的计划、过程和记录。
（5）企业文化理念识别系统情况，包括：价值观念（核心理念）、各类经营管理理念、宣传口号以及员工认知和认同程度。
（6）企业文化行为识别系统情况，包括：组织对内、外行为，团体对内、外行为，个体对内、外行为以及员工认知和认同程度。
（7）企业文化视觉识别系统情况，包括：工作（生产、经营）、生活各类标志、色彩，以及体现企业特性的其他视觉识别；员工对视觉识别系统的认知和认同程度。
（8）理念、行为、视觉识别系统的相互符合情况。
（9）企业文化贯穿于企业管理各个层面，并起到导向作用。
5、办公事务控制
办公事务责任部门的建立、建设和职能，办公事务责任人的职权、职责和义务；办公事务各环节负责人的认定、职责、职权和义务。
5.1行政公文管理
行政公文管理的范围、程序、内容如下：
（1）行政公文的起草、撰写、审核、批准、传阅（抄送）、存档、销毁规定。
（2）不同公文行文规范和格式的要求。
（3）发文内容、落款和印章的符合性。
（4）行政公文的可追溯性。
（5）外来文件的管理（上级部门、下级单位、平级单位、其他外来文件等），包括接收、传达、确认、落实、反馈等。
（7）行政公文管理过程与企业文化相符合。
5.2办公物品管理
办公物品管理的范围、程序、内容如下：
（1）办公物品管理的目的（目标）和任务。
（2）办公物品的范围和分类。
（3）办公用品的采购程序及供方选择。
（4）办公用品的入库、保管、领用、更换、报废等过程控制。
（5）非一次性耗用办公用品的规范化使用和耗材（能源）节约规定。
（6）办公用品使用说明书、操作手册等附带资料的管理。
（6）办公物品管理过程与企业文化相符合。
5.3档案管理
档案管理的范围、程序、内容如下：
（1）档案管理的目的（目标）和任务。
（2）档案的范围和分类。
（3）档案的入档、保管、借阅、销毁等过程控制。
（4）贮存环境和期限符合不同档案的要求。
（5）档案管理过程与企业文化相符合。
5.4会议管理
会议管理的范围、程序、内容如下：
（1）会议管理的目的（目标）和任务。
（2）外部会议的信息收知、分类、传达，批准参会，会议反馈、批准落实，信息收集和过程保存，全程的控制。
（3）内部固定会议（例会）的召开类型、形式，参会人员、时间、地点变化的记录，会议记录，落实及效果分析。
（4）临时会议的召开原因、类型、形式，告知方式、会议记录，落实及效果分析。
（6）会议管理过程与企业文化相符合。
6、规章制度控制
规章制度控制的范围、程序、内容如下：
（1）规章制度控制的目的（目标）和任务。
（2）明确规章制度监督、检查的责任部门和第一责任人。
（3）规章制度的颁布，应当表明发文部门、批准人、颁布时间、实施时间、应用范围和解释部门等要素，并不得与国家法律、法规相违背。
（4）规章制度应当符合企业特性和现状的要求，分类明确，内容健全。
（5）规章制度至少应当包括以下三类：生产（经营）类、行政类、岗位管理类。其中岗位管理类，应当明确各岗位人员的职权、职责和义务。
（6）规章制度规定了奖惩原则和措施。
（7）规章制度的落实记录，如奖惩通报、记录表格等应规范、全面、可追溯。
（8）规章制度的修改条件、批准和解释。
（9）规章制度控制过程与企业文化相符合。
7、人力资源控制
人力资源控制的范围、程序、内容如下：
（1）人力资源控制的目的（目标）和任务。
（2）人力资源责任部门的建立、建设和职能，人力资源责任人的职权、职责和义务。
（3）员工入岗管理的招聘、面试、培训、录用等各环节的控制，应当有组织、有计划、有步骤的进行，并做记录，并应当在过程中执行企业文化的指导性和传承性。
（4）职务的升、降和岗位的调动所具备的条件，以及交接、培训等实施过程的控制。
（5）员工离职管理，如辞职、辞退、开除等规定及落实情况。
（6）员工考核、奖惩方式，如量化、绩效等规定和实施情况。
（7）员工福利待遇制定、落实情况。
（8）考勤、假期规定和落实。
（9）人事档案管理，如劳动合同、党团关系、保险等。
（10）人力资源控制过程与企业文化相符合。
8、后勤事务控制
后勤事务控制的范围、程序、内容如下：
（1）后勤事务控制的目的（目标）和任务。
（2）后勤事务控制实施、监督、检查等各责任部门和责任人。
（3）公共环境的基础建设管理、配置和管理应当符合企业特性和实际需要，安全、适应、美观。
（4）生产（经营）环境配置应当符合生产（经营）需要，执行国家法律、法规，符合方便企业和服务客户的原则。
（5）支持性设施，如：通讯、运输（车辆）、餐饮、娱乐、安保等各环节的规定、落实规定和责任人员等情况。
（6）后勤事务控制过程与企业文化相符合。
9、公共关系控制
公共关系控制的范围、程序、内容如下：
（1）公共关系控制的目的（目标）和任务。
（2）公共关系控制的实施的责任部门和各环节责任人。
（3）信息控制,包括内、外部信息，国家有关本行业所涉及到的信息，信息的收集、汇总、分析、反馈、处理等。
（4）对外公关活动的过程控制，包括与政府机关、社会团体、客户（顾客）等公关活动的开展情况和记录。
（5）对内公关活动的过程控制，包括部门与部门之间、企业与员工之间等公关协调工作的开展情况和记录。
（6）企业宣传公关策划活动的实施过程控制，包括各类媒体广告、产品展销会（促销会）、对外赞助等过程的记录和符合企业文化特性等情况。
（7）公共关系控制过程与企业文化相符合。
10、管理改进
企业应当根据实际情况和需要，不断对行政管理体系进行必要的改进，其主要要求如下;
（1）规定每年至少进行一次完整的内部审核，对审核发现的问题分析原因、采取纠正措施并跟踪验证其有效性。
（2）对各控制环节（及其所属环节）责任人员履行职责、职权情况进行评审，并提出意见。
11、其他过程控制
结合企业特性和实际，应当将其他过程控制（如：财务控制、执行力控制）单独编制为控制要素，控制的范围、程序、内容如下：
（1）明确对行政管理有重要影响的其他过程。
（2）任命其他过程控制责任人员，明确其职权、职责和义务。
（3）其他过程中的特殊控制要求、过程记录和报告等。