物业管理企业费用报销制度及报销流程.doc

费用报销制度及报销流程
第一部分 总则 　　
一、为了加强佛山市基顺隆物业管理有限公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度及流程。
二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
三、本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程
四、借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工 作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过500元应提前一天通知收费内勤员备款。
(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
五、借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂 改）、支票或现金。
(二) 审批流程：收费内勤员审核签字→项目负责人复核→总经理审批。（严格参照费用报销审核权限说明表执行）
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单至收费内勤员处办理领款手续。 　

第三部分 日常费用报销制度及流程
六、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、 培训费、资料费等。
七、费用报销的一般规定
　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件 张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
(三) 报销500元以上需提前一天通知收费内勤员以便备款。
八、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单（支出证明单）→ 部门/项目负责人审核签字→财务部门复核→总经理审批→到收费内勤员处报销。
九、差旅费报销制度及流程。
（一） 费用标准:
职 务
交通工具
住宿标准
伙食标准
市内交通费用
一般员工
汽车、火车硬坐
100元/天
30元/天
10元/天
部门/项目
负责人
汽车、火车硬卧
100元/天
30元/天
50元/天
总经理
汽车、火车软卧、飞机
实报实销
实报实销
实报实销
注：如因业务经营需要，员工乘坐高铁或飞机的，必须提前报告总经理，取得同意方可报销相关费用。
（二）费用标准的补充说明：
1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额超出住宿标准部分由员工自行承担。
2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返顺德时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。
5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
（三）报销流程
1. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安 排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。
2. 借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。
3. 购票: 出差人员凭已借支的差旅费或先行垫付形式自行购票。
4. 返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《费用报销单》，部门/负责人审核签字，收费内勤员复核签字，总经理审批；
十、 电话费报销制度及流程
　　(一) 费用标准
1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机配备及话费采用与岗位相关制， 即项目负责人每月报销费用限额为200元，安防领班100元，收费内勤员50元；其余人不给予移动话费报销。
2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。
(二)报销流程
1.由员工提供话费清单发票，在限额内实报实销，超出限额外部分不给予报销。
2. 按规定有话费补贴情况的，由个人提出申请，经部门/项目负责人核准后，总经理审批后交收费内勤员计入工资补贴，但必须提供话费补贴等额的发票（公司抬头名称为“佛山市基顺隆物业管理有限公司）。
十一、交通费报销制度及流程 、
(一) 费用标准：
1．员工因公需要用经部门负责人同意后可以乘坐公交车，除特殊情况外一律不同意乘坐出租车；
2．市内因公乘坐公交车费应保存相应车票报销；
3．工作安排上经常性要私车公用，由个人提出申请，经部门/项目负责人核准后，总经理审批，每月给予固定金额油费报销。
(二) 报销流程：
1. 员工整理交通车票（含因公乘坐公交车票、的士票）、油票，在票据背面签经办人名字，按规定填好《费用报销单》。
2. 审批:按日常费用审批程序审批。
3. 员工持审批后的费用报销单到收费内勤员处办理报销手续。
十二、办公费用品及非生产用低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由各项目收费内勤员统一管理，集中购置, 并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请: 公司各项目每月根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按流动资产管理制度规定报批。
2．报销程序：采购报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的费用报销单及原始单据（包括结账小票）交收费内勤员，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：财务部按月根据综合办公室提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为待摊费用，待实际领用时分摊。
十三、 低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由使用各部门/项目申请，统一管理，购 采部集中购置,并指定收费内勤员负责统计领用情况。
（二）报销流程
1．购置申请: 各项目/部门每月根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写购置申请单，按流动资产管理制度规定报批。
2．报销程序：采购报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）收费内勤员，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：各项目收费内勤员按月对各部门领用数量金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为待摊费用，待实际领用时分摊。
十四、 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
　　 （一）费用标准
　 　1. 招待费：为了规范招待费的支出，招待费应事前征得总经理的同意。
2. 培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司统一管理，各部门培训需求应及时报送项目负责人。项目负责人根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各项目/部门在购买资料前必须先填写《采购单》，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
4.其他费用：根据实际需要据实支付。
( 二)报销流程：
　 　1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由收费内勤员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表由收费内勤员办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 　

第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
十五、工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
十六、工薪福利支付流程
(一) 工资支付流程：
1．每月10日前由收费内勤员将本月需发放的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）转报总经理审批；
2．每月15日由收费内勤员通过银行代发形式或现金支付工资；
3、每月末之前员工到收费内勤员签领工资条并与工资卡内资金进行核实签收。
（二）临时工资支付流程等同工资支付流程。
　　 （三）社会保险支付流程：
1．由收费内勤员将本月需购买社会保险人员的人数、总金额交由总经理审批；
2．社会保险金由收费内勤员到政府相关职能部门处缴纳。

第五部分 报销时间的具体规定
二十、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排 如下：
1．财务报销：每周二、周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于收费内勤员集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第六部分 附表

出 差 申 请 表
申报日期：
申报部门

出差人

出差日期
年 月 日 至 年 月 日：共 天
出差省市与地区

出差行程计划
事由
月 日 至 月 日 ：共 天

预算住宿费用：

交通工具安排
飞机□ 火车□ 汽车□ 其它□
申请费用
元（￥ ）
部门审核
财务
项目负责人审核
总经理审核

审核费用
元
说明： 1、此申请表作为出差申请、借款、核销必备凭证。
2、如出差途中变更行程计划需及时汇报。
3、出差申请表须在接到申请后48小时内批复。

佛山市基顺隆物业管理有限公司
借 款 单
年 月 日

借款人

部门/项目

借款人签字

借 款 金 额
大写：
小写：
借 款
用 途

备 注：

财务负责人： 项目负责人： 总经理：

佛山市基顺隆物业管理有限公司
费 用 报 销 单
项目：部门：
报销日期 年 月 日
费 用 项 目
类别（性质）
金 额
负责人（签章）

审 查 意 见

报销人（签章）

报 销 金 额 合 计

￥
核实金额（大写） 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥
借款数 应退金额 应补金额
审核： 审批：

佛山市基顺隆物业管理有限公司
物品购置申请单
申请部门

申请人

联系电话

物品名称

数量

规格、型号

申请时间

预算单价

预算金额

申请部门意见

购置部门意见

购置经办人

注：一张申请单只能填写一种物品