合同管理流程.doc

养护公司项目管理合同流程 合同管理是项目管理中重要一环，其内容包括合同对象的选择、合同谈判、合同拟定、审核、签署、管理分发、执行、检查、调整及终止。合同资料的归档，其文本包括合同文本，相关会议纪要、记录及相关资料文档。一、 合同对象选择 1、结合养护公司特点，合同对象确立方式原则上采用竞争性谈判、邀标、询价形式进行，或单一来源方式，如天然气、电力等。相关合同对象的选择严格参照养护公司材料采购流程、养护公司机械租赁流程、养护公司劳务队伍选择流程及总公司相关明文规定。二、合同谈判 1、合同谈判应成立相应的谈判小组，由公司分管领导、专职纪检员、职能部门部门负责人等组成，总人数不得少于3人，并将与被谈判方利益相关人员排除在外。 2、合同谈判需确立合同的主要内容，包括数量、单价供货期限等要素，并初步确立甲乙双方权利和义务。 3、合同谈判需形成会议记录，并由双方或双方代表签字确认。该记录作为以后合同文本拟定的依据。三、合同签署1、合同拟定根据合同谈判相关会议要求初步拟定，拟定后以合同联审单形式(相关表格见附表1)分别呈公司部门领导审阅、分管领导审阅、纪检人员审阅、财务人员审阅、公司总经理审阅等，其中任何一审阅环节不通过，则发回讨论进行修改，修改后审阅程序如初，最终以全部审阅通过及合作方无异于，则合同拟定范本成定稿。2、合同签署前，合作方需提供营业执照复印件及开户许可证，所提供的证件复印件必须加盖公章；如果合作方为个人，则需提供签署合同人本人个人身份证复印件及本人开户行账户，账户明确开户行地址，如（地名）支行，所提供证件复印件需加按个人大拇指印，作为公司存档文件。3、合同签署注意事项1）合同必须有主管领导签署或持有主管领导授权书的被授权人代为签署。2）所有合同必须有专职纪检员签字。3）职能部门负责人及经办人需在合同上署名。4）相关人员合同署名后，合同需加盖甲乙双方公章，并加盖甲乙双方骑缝章，合作方为个人的则需加按大拇指手印，手印需加按在本人签署名上。5）合同签署必须填写合同签署日期。6）合同至少一式四份，我方持有三份，财务、纪检、职能部门各种执一份，各部门应及时办理交接手续，由个部门接收人签字确认接收。（相关表格见附表2）7）以上五点有任何一点不满足要求，则视为废弃合同，由相关职能部门回收销毁，以免被用作非法用途。4、公章由专人保管，并负责对公章使用事宜的记录（相关表格见附表3），公章原则上不外借，如有特殊情况需外借，应出具主管领导签字确认的借用申请，借用申请上需注明借用用途，借用期限等重要信息（相关表格见附表4）。公章保管人需确认后方可借出。四、合同执行1、劳务合同履约相关管理事项 1）在合同签署后，合作方必须给相关劳务用购买人身保险，并将保险复印件报送我司相关职能部门留作存底，完善后方可开工。 2）合同签署后，需与合作方进行技术交底，明确各项施工工艺流程（相关表格见附表5）。 3）在施工中，合作方必须提供每天施工记录表（相关表格见附表6），记录表需真实反映出当天劳务用工、辅助机械投入、工程量完成相关情况及施工安全巡查记录情况等记录，并在三个工作日内与我司职能相关人员确认签字。 4）合作方应及时发放农民工工资，不得拖欠，需每月及时提供农民工工资发放表，留作工程存档资料，农民工工资发放表，必须明确发放对象姓名、性别、身份证号、发放金额及发放对象确认加按手印的签名。 5）合作方要以项目各项控制计划为目标，严格执行合同甲、乙双方责任，对我方下达处罚通知单、整改通知单、计划通知单等相关文件，要按文件要求及时回复，回复文件需加盖合作方公章或个人大拇指印，并留作存档文件。（相关表格见附表7）6）劳务队伍合作方，每天完成工程量，需有工程数量、完成质量检测等相关佐证材料。2、材料采购合同履约相关管理事项 1）对每批材料进行检测，并可根据实际情况进行抽查，检测合格材料应做好相应验收手续，完善才允许办理相关入库手续。（相关表格见附表8）3、机械租赁合同履约相关管理事项 1）设备进场报验单（相关表格见附表9） 2）设备使用情况登记表（相关表格见附表10） 3）设备加油情况登记表（相关表格见附表11） 4）设备维修登记表（相关表格见附表12） 5）设备出场确认表（相关表格见附表13） 6）所有设备操作手应该买人身保险，被保名单复印件报我司留作存档资料。 7）以上资料均作为结算佐证文件进行存档。4、在合同履约过程中，若发现有未明确事项及增加事项，经双方商讨，可签署合同的补充协议，补充协议的形成手续应和主合同形成手续一样。5、合同结算相关事项 1）严格遵循合同约定价款和计算规则以及相关调差、增减签证约定原则。 2）尊重事实、注重依据，谁申请、谁举证原则。 3）由合同乙方（供货方）在合同约定内容（含补充协议）完成后以书面形式提出验收申请（相关表格见附表14）。 4)合同职能部门接受书面验收申请后，应在合同约定时间内牵头组织纪检人、经办人员、职能部门负责人等相关人员对申请人提出的验收相关工程数量、质量、内业资料等完成情况进行逐一核实，并填制工程量核验清单及验收证明报告（相关表格见附表）。 5）验收合格后，职能部门应根据合同相关约定对验收合格工程量填制好结算支付申请单、工程款支付证书（相关表格见附表），另附验收合格相关材料报告，经部门负责人、廉政监督员、分管领导、财务负责人、主管领导一一核实后一致“同意支付”的意见，方可开具税务发票交至财务进行结算。6、质保金退还相关事项 1）合同结算验收合格报告时间起到合同约定质保期限时间（如约定质保为1年、2年、3年等等）为质保责任期（简称质保期）。 2）按合同内容，质保期期限已满足要求时，由合作方提交质保金退回申请单（相关表格见附表15）。 3)职能部门接收相关申请材料后，及时组织成立质保期质量验收小组，验收完成后并填写质保期质量验收表（见附表16），所有小组成员应对验收结果签字认可。 4）验收完后，由经办人、部门负责人、廉政负责人、分管领导、财务负责人、主管领导在质保金退回申请单（相关表格见附表17）逐级审核签字认可。完善后把相关材料一并交付财务部门，申请给予支付。五、合同履行完毕合同终止 当合同约定全部履行完毕，双方的权利按照合同规定得以实现，义务全部履行，未有补充规定和其他因素的情况下为合同终止。 7