资源描述
中央广播电视大学行政管理理专科 办公室管理形成性考核册作业答案（)
第一次形成性考核作业题目解析
一、将办公室实务工作的简明内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
这道问题是针对教材第一章中办公室实务范围和内容予以设计的，重要考虑是，让同学们对办公室的详细业务有一个比较全面的了解，能够对三类文员，即国内一般性文秘工作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区分有一个大体的了解。同学们在填表格内容时，应当注意要会“合并同类项”，也即将内容基本相同的，填在同一行中。当然有些内容也许因工作管辖范围和责任等原因置放在一起未必适宜，但只要能够自己说出理由也是能够有自己的判断和归类的。
问题源于教材第一章第2点“办公室实务的范围和内容”。（P3—P5页）
参考性解答：
办公室实务工作一览表
序号
国内一般性
国外一般性
国内企业（含外企）
1
文书撰写
按上司的口头或书面指示完成信函。
统计上司指令及会谈、会议内容。
2
文书制作
复印资料。
打印文稿及表格。
3
文书处理
在权限内按自己的意思发出信函。
信函和邮件的处理。
4
档案管理
档案管理。
5
会议组织
安排会议事务，并做会议统计或纲要。
统计上司指令及会谈、会议内容。
6
调查研究
协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
7
信息资料
准备好企业要公开的资料；
替上司搜集演讲或报告的资料；
整顿并组织好粗略的资料。
搜集及整顿各种信息。
8
信访工作
替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。
接待宾客和员工的来访。
9
接待工作
接待来访宾客；
替企业宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。
10
协调工作
以电话往来维持和外界的良好公共关系。
11
督查工作
督导一般职工或速记员。
12
日程安排
替上司定约会并做好统计；
为上司安排旅行或考查。
13
日常事务
阅读并分类信件；
自动处理例行的事务；
替上司保管私人的、财务的或其他的统计。
通讯事务、电话；
照顾上司身边的琐事。
14
办公室管理
办公室环境的布置和整顿；
保管办公室设备及用具。
15
其他暂时交办的事项
以速记记下上司交待的事项；
执行上司留在录音机中的吩咐。
执行上司交办事项。
16
替上司申报交纳所得税及办理退税。
17
外出办事，如银行、邮局等。
上面的回答可供参考，因为有些内容划分在一类中似乎不是很妥当。例如：统计上司指令及会谈、会议内容一项，它既能够是文书撰写的内容，也能够是会议组织的内容；这种情况，能够将两栏都填上这一项。尚有些内容要分开来写。例如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。又如外出办事，如银行、邮局等工作也也许是“其他暂时交办的事项”栏中的工作内容。
二、办公用易耗品重要包括哪些？
这个问题教材中有明确的表述，只是同学在回答下列问题时，除了回答出教材中的有关内容以外，还应注意在日常办公室工作中，伴随当代化办公技术伎俩的变化，又有诸多新的易耗品出现，教材所列出的项目一定不全，我们应当予以注意，如墨盒、墨粉等等，当然完成作业能够按照教材内容回答即可。
问题源于教材第一章第5点的“办公用具的种类”。（P19—P20）
办公用易耗品重要有：
1．信封、纸张；
2．软盘、光盘等；
3．铅笔；
4．圆珠笔；
5．签字笔或钢笔；
6．修正液或修正带；
7．印盒；
8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
9．小刀；
10．日历等；
11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
三、简明论述文员工作的三个步骤，相互关系怎样？
这个问题重要是通过对文员工作三个步骤的认识，加深同学们对文员实务中工作运行科学有效性的认识，同时也能够对三个步骤之间的关系问题有某些概念性的认识，注意用某些联系的观点来看待问题，也就是认识到三个步骤不是分开独立的，而是相互联系形成一个循环系统。
问题源于教材第二章第1点“文员工作指引思想”。（P25----P27）
文员工作分为三个步骤：计划、实行和检查。
1．计划的步骤，在事情没有开始前要先做好计划，充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么措施进行效率会最佳。
2．实行的步骤，是按照计划从事工作的阶段，这个阶段检查是否按照当初所确定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一个，都要正确地实行；配合上司预期的期限。
3．检查的步骤，是通过评定，研究工作是否按照计划实行，是否达成了预期，要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或他人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：
先作计划，付诸实行，然后检查成果，围绕“计划——实行——检查”这么一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划，然后依照这个计划去实行，并严格检查其成果，使得这个成果对下一次的计划有所协助和启示。
同学们在回答这道题目时，需要注意本题一共有两个小问题。不但要论述文员工作的三个步骤是什么，并且还要阐明三者之间的关系怎样，答案需要自己组织，并且要能够了解自己所回答的问题。教材中有对应的论述，同学们应能够依据参考性答案，自己进行对应的归纳，能够用自己的语言组织答案愈加好。
四、按照“优先次序”处理工作标准，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
本题重要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先次序’处理工作”这一知识点。
在按照“优先次序”制定计划书时，要按如下三个步骤进行：
1．将自己要做的事情分为：A.是否应当做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不能够做的事？对于A要集中精力做，对于B和C能够从计划中删掉。
2．对于A类事情再进行分类，分为：
重要并且紧急的事（优先做）；紧急不过并不重要的事（第二做）；重要不过并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，不过既不重要也不紧急的事（能够请他人代劳）。
3．与上司形成默契，能够直接找上司商议、请示。
本题的例子请同学们见教材第28页，问题的核心是同学们应当尽也许结合自己的工作生活实际，我们每个人在自己的工作生活安排中都会有自己计划做的、急于做的、非做不可的某些事情，而能够按照“优先次序”安排自己的工作并处理事情，就会极大地节约时间，有效利用时间，就会使得工作忙而不乱，井然有序。同学们在制定计划书时一定不要剽窃。
五、从下列文员工作措施中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作措施的认识。
1．请示措施和报告措施；
2．计划措施和总结措施；
3．受意措施；
4．传达措施；
5．进言措施；
6．变通措施和挡驾措施；
7．分工措施与合作措施。
本题源于教材第二章第3点的“文员的工作措施”（P32---P39）。下面以“受意措施”为例组织有关答案，同学们能够参考答题思绪作答。
1．简明阐明受意措施：
受意就是文员接收和领会上司的意图。能够分为直接收意（即领会上司在会议发言、文献指示、工作布署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接收意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作刊登的意见和见解等）。
受意措施要注意：
（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；
（2）备好统计本，统计下指示要点；
（3）注意倾听，用心判断指示的用意；
（4）必要时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
（5）如有不一样意见，能够公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
（6）接收指示后，要不失时机地落实实行。
2．结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充足认识到，在受意时，充足做好统计的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产企业当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份企业的简介，内容要包括四个部分——企业的历史、企业的现实状况、企业的硬件和软件配备、企业取得的成绩。当初，我没有经验，没有带上统计本，统计下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，成果写出来的简介根本就不行。日后，我再次向总经理问询，并备好了统计本做好了统计，依照总经理的授意，才写出了各方满意的企业简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好统计的重要性。
同学们在回答这道题的时候，能够只选择其中一个或两个题目进行回答。回答下列问题的思绪是，首先阐明所写措施的基本含义，这个重要依照教材中的表述作答即可。回答时还应将措施包括到的有关注意事项予以阐明，如受意措施要注意的问题，进言法要注意的问题等等。回答时还一定要要注意结合教材，联系实际作答。既做到简明阐明教材中的有关知识点，又能够结合实际谈出自己的体会。这是一个比较经典的理论结合实际的题目，相信我们在工作中常常会用到这么某些措施，核心是我们平时也许不会太注意这些措施，而一旦将这些措施理论化又会使我们以为有些不便，但我们还是应当更为自觉地使用并能够结合实际谈出我们自己的某些认识。
为了协助同学学习这部分内容，下面举例说说进言措施。
我是企业一名主管，在做了大量工作并通过深入的调查分析后，以为有必要向自己的上司提出某些提议，通过重复思考，在这么某些时机下，我应当选择哪个时机，请大家帮忙出出主意。
A. 在领导午间休息的时候提出来。
B. 首先简单地简介一下你发觉的问题，然后在提出自己的见解。
C. 在员工的婚宴上向领导提出来。
D. 直截了本地提出提议。
参考答案：大多数领导者都有午休的习惯，午休期间是忌讳被打扰的，因此选项A时间选择不恰当。选项C在员工婚宴这么喜庆的场所中，提出工作提议是不适合的还是另选时机为妙。因而C项也非最佳选择。选择D是和性格直爽的领导比较适宜，我们应当考虑到假如这位领导很爱面子，很重视礼节性的东西，这么做成功的几率就很小，因此选择D想也不是很适宜。在四项答案中选择B应当是比较恰当的。这个选项既重视了阐明自己所发觉的问题，同时也把自己的见解予以体现。就四个选项而言，A和B选择时机不当，即适时、适地不当，而D项适度有所欠缺。
下面一段文字材料供同学们在学习进言措施时参考：
及时给领导提出科学、合理的意见和提议，既是下属的应尽职责，更是下属展示才能、赢得上司赏识和器重的一条重要途径。不过，科学合理的提议并不一定能被领导接收和采纳，给领导献言献计的部属也不一定都能得到领导的信任和重用。这里的核心就在于要掌握向领导进言的技巧和措施。
一、适销对路
提提议的最后目标是要让领导采纳，但提议能否被采取，首先取决于提议的内容是否“对路”，是否适合领导的“口味”。韩非子就曾提出，下属不能随便向上司进言。他提出几个情况：其一，君主秘密筹划的事，不知情者贸然进言就会有危险；其二，君主表里不一的事，谁把情况说破，谁就会有危险；其三，为官经历还不深，尚未得到君主的信任时，假如把自己的才能全显露出来，那么即便筹划成功也不会受赏；假如筹划失败，反而受怀疑。韩非子所列举的这些情况，其实就是因为未对领导的脾性、好恶等进行充足掌握所导致的。这其实就是在告诫我们，知事当然重要，而知人则更为重要，因为，不一样的领导具备不一样的个性、习惯和思维方式，对于特定问题，有着不一样的考虑，而这些都有也许决定性地影响下属提议的命运，影响领导对下属的评价。因此，下属欲做到“百发百中”，就首先要做到“知己知彼”，不但要学会“胸中有良方”，还要学会“对症下药”，对领导及其领导方式、工作措施有一定的了解。为此，应当做到：
1.要领会领导所实行的方针；
2.要洞悉领导的人格和行为；
3.要掌握领导对下属的期待；
4.要顺应领导的工作方式和工作思绪；
5.要明了领导的好恶及对问题的见解；
6.要了解和体会领导的处境和心情。
二、准备充足
向领导进谏，既关系到提议能否被领导采纳，更影响到领导对下属的评价和见解。因此，下属不能只是简单地把自己的意见体现出来就万事大吉了，而要进行充足的论证。否则会被领导以为部属想法简单幼稚、做事粗心、目光短浅或考虑不周，并且这些印象也许会长期地保存在领导的脑际中，从而影响下属此后的发展；而考虑缜密细致的办事作风，无疑会增加领导的满意度和信任度。因此，下属在向领导进言前一定要进行深思熟虑的准备，使自己的提议能够经得住各种问题的考验。为此，事先要把准备工作做足：
1.要搜集详实的数字和事实材料来论证自己的提议；
2.要充足考虑到各种反对意见。既要吸取其合理性以填补自己提议的不足；又要指明其不合理性作为批驳的重点。
3.要对领导也许提出的问题有所准备；
4.要多准备几个方案，以增大领导接收提议的也许性。
5.要满怀信心，憧憬将来。不妨对将来作一预期，展示自己的提议的光明前景，并对各种也许性做出估量，这么不但可增强领导对方案的信心，也能够表白下属具备某种长期眼光，引起领导的重视。
三、见机行事
提议都有时效性，不一样的时间，不一样的环境，提议的“含金量”大不一样样。因此，下属向领导进言一定要把握好时机，做到言当其时，不失良机。
1.瞅按时机。积极给领导出主意与领导要求下属出主意，其效果截然不一样。一般来说，当领导迟迟难以决断时，下属提出的提议往往比较轻易被采取。因此，下属给领导出主意时一定要把握好时机，决议性提议超前出，补救性提议及时出，一般性提议常常出，多出有预见性提议，少放“马后炮”。
2.选择场所。尽也许选择某些非正式场所，如茶余饭后，下班途中，会议之后，以非工作角色，在领导心情放松时，把自己的意见和提议在轻松愉快的闲谈中以不经意的方式传达给领导。
3.察言观色。人在情绪不佳时，较之日常更轻易悲观失望，思维迟钝且惰于思考，情绪波动大并轻易产生过激行为。因此，在与人交流时，应注意对方情感的变化。这启示我们，在向领导进言时要学会“察言观色”，注意领导的反应，做到热心不过度，善谋不乱谋，把握好进言的频率，遇到领导一时不接收自己的提议时，下属不能固执己见。
四、讲究方略
有参谋之心，不得进言之法，也会南辕北辙，劳而无功。因此，向领导进言必须讲究方式措施，使领导乐于接收。对大度的领导，能够直来直去；对小心眼的领导，则要婉转，讲究说话艺术。以请教的方式提提议，就不失为一个好的措施。因为请教者首先把自己摆在一个较低的姿态上，能给人一个心理上的满足感。下属以这种方式向领导提提议，表白下属在提意见之前已经仔细推敲和研究了领导的计划方案，是以科学严谨的态度来看待领导的思想的。因而，下属的提议应当在尊重领导的观点的基础上提出来，这就轻易被领导采纳。
五、摆正位置
1.要摆正心态，出于公心。下属在进言时，一定要出于公心，坦荡无私，真心实意为领导着想。不能抱着自己的小九九，更不能给领导出馊主意，乘机整人。必须是从有利于工作，有利于维护领导的威信，有利于单位的团结出发，多出工作上的良方，少出影响单位建设，影响党群关系，影响领导形象的是非点子。
2.要调整角度，大局出发。提提议、出点子不要囿于部门、科室和个人分管的工作，要重视从单位建设的全面发展和各项任务的圆满完成出发。为此，要强化“三个思考”，即换位思考----- 看问题的站立点要高，能从全局出发为领导出主意、提提议；补位思考-----拾遗补缺，完善决议；易位思考-----站在群众的角度审阅领导决议，提升决议的公正性和可操作性。另外，为了使自己的提议得以实行，下属还要学会推功让利，有时，不妨将自己的成果所带来的荣誉送与领导，自己则从想法得以实行的成果中获取成就感。
3.要循规蹈矩，遵照程序。除非领导有交代，下属一般不要越级提提议，对不属于职责范围内的事情，也不要轻易向领导进言。
《办公室管理》第二次形成性考核作业题目解析
一、从文员工作的角度对比阐明打电话和接听电话的异同。
问题源于教材第三章第1点的“电话接打”，见教材P43—P45及P50—51页。
相同：
1．都应先问好，再传达自己的信息；
2．都应保持耐性、热情的态度；
3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；
4．都应简明扼要体现自己的意思。
异处：
1．打电话应首先查清楚对方的电话号码，打出电话要等铃声响6—7下，无人接听才可挂机；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步；
3.打出电话应考虑打电话的时间是否适宜，接听电话一般没有选择。
本题需要同学们依照教材内容和实际工作经验进行分析作答，日常我们常常要打出或接听电话，打出和接听电话实际差入并不大，但仅有的一点点差异，也是应当引起我们的重视的。以上内容只是给同学们做参考，同学们还能够自己归纳某些要点。
二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不一样，谈各自的优劣或应注意的地方。
问题源于教材第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，见教材P59—P60，还可参阅教材P153,回答下列问题的核心是，要先阐明基本用途，然后进行比较。
1．基本用途：
“电视会议”重要用途是使相隔较远的双方能够面对面地交谈，共享文献、图表、录象带等资料。
“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人能够在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或我市的电话会议，声音清楚宛如一室。
2．二者与一般会议的不一样：
能够消除时空上的不足。
3．各自的优劣：
“电视会议”——
优：通达范围广，消除时空上的不足，生动形象；劣：技术上的要求较高。
“交互式电话会议”——
优：以便、省时、高效，消除时空上的不足，具备保密功效、报数功效和欢迎词播放功效；劣：费用高，技术含量高。
“一般性会议”------
优：沟通以便、传达准确、便于交流。劣：投入及组织工作量大。
三、简明回答邮件分拣的一般标准。
问题源于教材第四章第2点“邮件的分拣”，题目比较简单，同学们在回答时应回答出基本要点，并进行简单阐明和论述。可参阅教材P66.
（1）按照收件人的姓名分拣；
（2）按照邮件的重要性分拣；
（3）按照收件部门的名称分拣。
四、怎样处理上司不在时的邮件？
问题源于教材第四章第5点“上司不在时邮件的处理”。
本题的答案请同学们见教材第72页。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？
问题源于教材第五章第3点“上司拒绝接见来访者的做法”。本题能够从4个方面进行回答，即教材第88页的有关表述。
1．上司正在开会时；
2．上司繁忙时；
3．上司即将外出时；
4．远道来访或有重要事情的来访时。
六、结合下面教材中引用的“案例”，虚拟一份“致歉函”，体会信访工作实务操作。
美国某花店经理接到一位用户的电话，说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时，并且花已经不那么鲜艳了。第二天，那位夫人接到了这么一封信：
亲爱的凯慈夫人：
感激您通知我们那些玫瑰在很差的情况下已经抵达您家的消息。在此信的附件里，请查找一张偿还您购置这些玫瑰所用的所有金额的支票。
因为我们送货车半途修理的意外耽搁，加之昨天不正常的高温，因此您的玫瑰我们未能按时、保质交货，为此，请接收我们的歉意和确保。我们确保将采取有效措施以预防此类事情的再次发生。
在过去的两年里，我们总是把您看作一个尊敬的用户，并一直为此感到荣幸。用户的满意乃是我们努力求取的目标。
请让我们了解怎样愈加好地为您服务。
您真诚的霍华德·佩雷斯
（经理署名）
××年×月×日
这道作业题目实际是让同学虚拟一个案例，模仿上面致歉函的方式，写一份自己设计案例的致歉函，同学们不要照抄原致歉函，最佳也不要依据本案例写。写作当中要注意函文格式。通过写作，体会文员在信访工作中的工作责任。
《办公室管理》第三次形成性考核作业题目解析
一、日程安排计划表的种类大体有几个？试以其中一个为例，编制一份××预定表。
问题源于教材第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”。 可参阅教材P165--P170。本题考查同学们对知识点的灵活利用能力，同学们要对以上四种类型的预定表了解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答。
1．日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。是企业在每年度例行的重要业务活动，及有关企业的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、企业创建纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整顿成表，再通知各部门。
（2）月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，深入以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
2．各种预定表的编制请同学们参考教材P.166—P.170上的例子，编写。
二、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要包括哪些方面？
问题源于教材第十章第3点“文秘人员对上司重要工作的辅佐”，可参阅教材P199—P204。答题基本思绪如下：
1．提神醒脑的服务。
上司早上到企业上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。
2．私事方面的协助。
协助的措施应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：
（1）尤其指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，因此文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。
（2）纯私人性祈求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他处理私人的事务。
3．财物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入起源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。尤其是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。
（2）支票往来的管理——最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以防止被盗用冒领。
4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼品，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。
三、依照国际通例宴请程序及下表中所列的“项目和任务”，将有关内容进行归类，提出一个简约的工作任务单。
国际通例的宴请有如下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文秘人员常常要协助上司举行各类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应当完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼，温和体贴，不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留心细节问题。文秘人员应当准备一份备忘录，列出需要处理落实的事项。（如下图所示）
项目或任务
完成任务情况
备注、提示
责任人
完成进度
宴请人数
重要客人的陪同、接待
场地
场地布置
餐桌上的装饰品、姓名标签
菜单项选择择
酒、饮料
招待员安排
现场音乐
主桌和其他席位安排、席位卡
签到桌和签到本
门口的接待工作
上司的尤其提示、要求（如发言稿）
衣物存储处、洗手间
贵宾的司机安排、车辆停放
意外情况（停电、客人酒醉等）
桌椅摆设、其他物品准备
结束后清场
这道题目重要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的基本框架，同学们能够参考这个框架，考虑宴请过程中会包括到的有关程序和基本任务，假如能够依照这个范本，结合自己的工作实践，编写出适宜的“工作任务单”则最佳。
《办公室管理》第四次形成性考核作业题目解析
一、简单论述口头语言的基本特性及敬语应用的一般场所。
问题源于教材第十二章第1点“口头语言的特性”和第2点“敬语的使用方法”这两个知识点。第一个问题是要阐明口头语言的基本特性，第二是要回答出敬语应用的一般场所，也就是要阐明“敬语的使用方法”。
1．口头语言的基本特性：
（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，也许留在记忆中；因此发声要清楚，尽也许说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。
（2）有重音。口语中，需要强调的成份，都是通过重音体现的。
（3）有歧义。因为中文一音多字。
（4）口头语言视时间、场所、对象的不一样而有所不一样。例如，庄严的场所，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语气也可轻松、愉快些。
2．敬语使用的一般场所：
（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。
（2）与并非熟悉的人或是在正式场所（生意场所或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。
（3）敬语一般针对：
年长或比自己辈分高者；具备较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方协助，或好感者。
同学们要注意，本题有两个问题：这个知识点。
二、简明论述社交话题的选择。
问题源于教材第十二章第6点“社交话题的选择”，参见教材P242---P243.
1．适宜的话题包括：
（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；
（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；
（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；
（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；
（5）积极、健康的生活体验的话题；
（6）幽默、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。
2．不宜的话题包括：
（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。
（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信奉和政治观点的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
（5）夸耀自己的话题。
（6）庸俗的、色情的话题。
（7）不宜谈论的保密的话题。如包括商业机密的话题。
三、印章的使用重要有哪几个形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围怎样？
问题源于教材第十三章第1点“印章的使用”这一知识点，能够参见教材P246—P247。
1．印章的使用的重要形式为：
（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。
2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：
（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。
（2）骑缝章用于带有存根的公函、简介信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行更正后，作为法定作者自行更正的凭信。
四、简明论述收文处理的程序及分送的基本标准。
问题源于教材第十四章第3点“收文处理”，能够参见教材P257--P258。
1．收文处理的程序：
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。
2．分送的基本标准：
（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门责任人或机关领导审阅或处理；
（2）属于机关日常事务性的已经有明确分工的文献，或早有指示要求和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；
（3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文处理单”，连同文献一并送批；
（4）便函、请柬、简介信、广告、启事等，不作登记，直接交详细责任人办理；
（5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
五、按照文书立卷特性立卷，重要有哪几个类型？简明阐明按照问题特性立卷的基本含义。
问题源于教材第十四章第6点“文书立卷标准”，可参见教材P266—P267。同学们在回答第一个问题时，应在回答要点的基础上进行一定的阐明和论述。回答第二个问题时，应举例阐明。
1．类型：
（1）按问题特性立卷；
（2）按作者特性立卷；
（3）按文种特性立卷；
（4）按时间特性立卷；
（5）按地区特性立卷；
（6）按通讯者特性立卷。
2．按问题特性立卷的含义：
将反应同一问题的文书组成案卷，这种措施能反应对某首先或某一详细问题的相互联系和处理情况，利用最广泛。
六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。
问题源于教材第十四章第7点“档案的利用”，能够参见教材P272。回答下列问题能够谈点自己的认识和体会。答题思绪：
1．通过设置档案室，能够提供档案原件或复制件，以便借阅或直接阅读；
2．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，能够提供档案外借；
3．依照档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，能够提升档案的利用率；
4．利用所藏档案中的有关记载和资料，能够对申请者提供核算某种事实的书面证据；
5．以档案为依据，文秘和档案人员能够对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；
6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，能够交流信息；
7．通过举行档案展览，以充足发挥档案的作用。
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