2024年办公室管理要点整理.doc

第一章 绪论
第一节 办公室管剪发展概况
"办公室与管理"活动,远在古代氏族社会就已经存在了.
(一）我国既有的办公室,最早是在19世纪末20世纪初,伴随西方文化时尚的东进而涌进中国的,因此,我国今日的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式.
（二）当代办公室的重要特点:
信息化效率化多功效化当代办公室信息化的发展,使它很自然地成为任一管理系统的信息中心.
渊源理论是泰罗的<科学管理原理>
第二节 办公室管理在管理中的地位和作用
1.中心地位:"决议---执行---监督---反馈"——“一个龙头，三个部门”
作用:1办公室在横向关系的协调中,往往带有领导性质,体现一定社会组织系统的领导意图.2办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地.3办公室的中心地位,还体目前办公室工作的多向性上.
2.枢纽地位和作用 推进各职能机构运转，处在整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位
3.窗口的地位和作用:
办公室是一个单位领导机关的总出进口.
对于上下级和其他弟兄单位来说,是信息网络中心,处在联系站的地位,是联系上下左右,沟通四周八方的"窗口".
办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,又是协助领导决议的"外脑"和处理日常事务的手足.
第二章 办公室管理的理论及措施

第一节 办公室管理的理论依据
管理是指一定组织中的管理者,通过实行计划,组织,人员配备,指引与领导,控制等职能来协调他人的活动,使他人同自己一起实现既定目标的活动过程.(管理是决议,计划,组织,执行,控制的过程)
管理的目标是效率,管理的核心是人.
办公室管理即依据办公室内在活动机理,利用先进的科学技术,综合利用办公室中的人力资源,从而有效地实现组织目标的过程.
办公室管理四个要素:
明确的组织的目标;
服从自己目标的运转方式;
管理人员;
先进的科技管理伎俩.
办公室工作与管理的关系:
1.科学理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律,基本原理和一般措施的科学.这个理论是从社会普遍存在的管理活动中概括出来的.办公室管理是管理学的一个分支.因此,管理理论为办公室管理理论的建立,提供了重要的理论依据.
2.首先,办公室工作管理引进当代管理理论的可行性,从当代管理理论角度看,管理具备普遍性.这些都阐明,办公室工作与当代管理理论存在内在联系,这就为利用当代管理理论研究办公室工作打下了基础.
3.其次,管理理论与办公室工作管理的一致性.当代管理的核心和本质内容是对人的研究和管理.从这个意义上讲,当代管理理论与办公室管理具备本质的相同.这也是建立办公室管理的重要依据.
第二节 办公室管理原理
办公室工作管理具备综合性,辅助性,服务性三重属性.
职能即权限的详细要求性,它强调的是职责和功用.
办公室工作管理职能包括如下几方面:
指引职能;
参谋咨询功效("顺向"参谋咨询;"逆向"参谋咨询;"侧向"参谋咨询);取得信息和处理信息的措施和途径a取得实际面的信息b理论研究方面的信息c信息加工；参谋咨询工作重要包括：搜集信息，协助决议，协助制定目标实行方案。
管理服务职能;公文管理，内息处理，事务管理，搞好服务
协调职能;内容：统一步调，化解矛盾，合理安排。方位划分：纵向协调，横向协调，内部协调。方式划分：指令性协调，协商式协调，说服式协调，缓冲式协调，突发式协调。
监督职能，内容：检测进度检查质量，督办，排忧解难。
"三服务指引思想":为领导机关服务;为有关的各级部门和领导服务;为人民服务.
办公室管理的基本标准:
准确标准;速迅标准;
协调配合标准;亲密联系群众标准;
一切从实际出发标准;保密标准;
办公室指引思想和基本标准,是办公室工作管理必须遵照的基本规范和准则.只有掌握和利用这些指引思想和基本标准,才能在观测，认识和处理问题的过程中,有明确的方向和基本依据,才能使办公室工作管理沿着正确的轨道不停前进.
办公室机构设置的准则:
科学合理标准
效率效能标准
层次管理标准
精简有力标准
第三节 办公室工作管理措施
彼得.杜拉克于1954年刊登了<管理实践>一书.首先提出了目标管理的思想.其基本思想为:
强调以目标为中心的管理即确立目标;
强调以目标网络为基础的系统管理;
强调以人为中心的积极式管理.
目标管理,是让主管人员和员工亲自参加目标的制定,在工作中实现"自我控制"并努力完成工作目标的一个管理制度或措施.
目标管理的特性:首先,目标管理是参加和管理的一个形式;其次,强调"自我控制".再次,建立客观的考核标准.
目标管理的基本过程,概括说来包括目标的制定,目标落实，目标考核三个阶段。目标制定是目标管理的基础，过高过低都不行；目标落实强调“纵向到底，横向到边”的目标分解标准进而建立目标实行网络。目标考核是指目标完成情况的考核。
沟通
沟通七要素：发循着，编码，信息，解码，接收者，反馈，噪音。
沟通特点：范围逐渐扩大，横向联系加强横向沟通增多，信息反馈在沟通作用下越来越多，伎俩趋于当代化。
沟通方式是指沟通时所采取的措施、技术、技巧。
正式沟通又可分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。
协调
协调是最大程度地协调起来，步调一致，实现共同目标的伎俩。
协调功效有如下几个方面：
统一功效；导向功效；放大功效；控制功效；
经济社会思想领域的协调措施重要有：
经济政策法；计划控制法；调整纠偏法；教育新闻法。
组织系统关系方面的协调措施重要有：
目标导向法；沟通融汇法；协商启发法；利益制约法。
人际关系方面的协调措施重要有：
平等说服法；诚信联结法；

激励是办公室管理的核心问题。简单来说，激励就是调感人的积极性的过程。
人的动机是促使人产生行为的基本原因
激励的详细措施有诸多：
目标激励法；
参加激励法；
期望激励法；(美国心理学家：弗鲁姆)
榜样激励法。
第三章 办公室管理系统
第一节 办公室管理系统组成

用系统理论描述办公室管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑，从而以“系统”为研究对像，从“系统”的整体出发，用最合理、最经济、最有效的组织管理措施和技术，最优地达成系统的目标。
作为一个系统，办公室管理系统必然具备系统的一般特性，它们是：系统的整体性；系统的层次性；系统的有关性；系统的目标性；系统的适应性。
办公室管理系统，是由具备一定职责和职务分工的各办公机构所组成的一个完整的系统，它包括政府机关的办公体系和企，事业单位的办公体系。
要开展办公室管理活动，必须具备办公人员，办公信息，办公伎俩，和办公环境等必要条件。
办公室人员分为四类：
决议者或高层管理人员；
中层管理人员；
专业技术人员；
辅助人员。
当代化的办公室就是产生与处理信息的场所，信息化是当代化办公室的重要特点。
从信息处理的角度看，办公室管理活动就是对给类信息进行采集、加工、传输和输出的过程，办公信息或信息处理实际上是老式的办公室工作的信息化。
办公信息处理业务可分为三个方面:
1 信息传输
2 信息加工
3 信息管理
办公室伎俩重要是指办公室管理活动中所使用的各种工具和设备，它是从事办公室管理的必要条件。包括：老式的办公室设备，当代化办公设备，办公家俱。
办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位。
办公环境 包括：物质的和抽象的，内部的和外部的环境。
第二节 办公室管理系统组织结构
办公室管理系统组织结构即办公机构。
组织是一个机构，不一样的组织具备不一样的结构，组织的功效是由其结构决定的。
组织结构是指对于工作任务怎样分工，分组，和协调合作。
办公室组织结构的类型一般是按办公室职能划分的：集权组织结构，线性组织结构，横向组织结构，线性-横向组织结构，委员会组织结构（集体领导式）
办公室管理系统组织结构设计标准必须遵照下列标准：明确性；动态性；适当性。
进行组织设计时要考虑的6个原因为：工作专门化﹑部门化﹑命令链﹑控制跨度﹑集权与分权﹑正规化。
工作专门化是用于描述组织中完成某项工作任务需采取的若干步骤的细化程度。究其实质是：先把工作分解成若干步骤，每个人独立完成某一步，而不是所有。
部门化。一旦通过工作专门化完成细分之后，就需要按照类别对它们进行分组以便使共同的工作能够协调进行，工作分类的基础是部门化。重要优点在于提升工作绩效的稳定性。
命令链。是一个不间断的权力路线，从组织最高层扩展到最基层，明确谁向谁报告工作一类的问题。在讨论命令链时，要明确两个辅助性概念：权威性和命令统一性，权威性是指管理者公布命令并期望命令被执行的权力。命令统一性标准有利于保持权威链条的连续性。它意味着一个人应对一个上级，且只对一个上级直接负责。
控制跨度。决定着组织要设置多少个层次，配备多少名管理人员，在其客观存在条件相同时，控制跨度越宽，在成本组织方面的效率越高。
集权化。是指组织决议权集中于一点的程度。
正规化。是指组织中的工作实行标准化的程度。
组织结构设计方案包括：简单结构，官僚结构，矩阵结构。
影响这些方案的选择原因：首先是组织战略；其次是技术，技术与结构间的关系并非高度丰关；另外，组织规模和环境也是决定组织结构的重要原因。
第四章 办公室职位划分与职位分析
职位划分首先处理的是办公室职位数问题。
第一节 办公室职位划分依据与功效
职位是指一定的人员所常常担任的工作职务和责任，包括三要素：职务，职权，责任。
职位划分是在办公室工作管理过程中依照其性质和任务划分为工作岗位上的职务与责任，包括三方面内容：一，职务的责任；二，必须有一定的工作任务；三，有对应的职权。
职位，职务，职权三者既有区分又有联系：职位包括职务；职位是人与事的有机结合的基本单位，并且数量有限； 职务与人结合在一起，但又不是终生的，能够是专任，也能够兼任，能够是常设，也能够是暂时的；职权虽然与人紧密相连，岗位的权力是不变的。
职位与职称的区分：
第一：职称是以人为中心而设置。
第二：职称不受数量限制。
第三：职称的高低并不反应职务高低和工作任务大小。
第四：职称能够随人走。
职称是科技和学术水平的重要标志。职务是管理水平高低的标准。
“因事设职”是办公室职位划分的总标准，详细来说有如下几个标准：
首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的重要任务，是对个人职位加以分析评价。
办公室职位划分的功效是依照客观职位划分标准做到人适其职，以发挥办公室人员的技能，取得高效率，详细来说，办公室职位划分有如下功效：
首先，办公室职位划分提供了“因事求才的用人标准。”
其次，办公室职位划分是支付工资的重要基础。
再次，办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。
复次，办公室职位划分是实现办公室管理科学化和当代化的重要伎俩。
最后，办公室职位划分又是高等院校和中等专业学校制定专业设置计划的重要依据。
岗位责任制，实质是在愤青办公职责、权限的基础上，明确每个部门，每个岗位的权责，从而使工作人员各司其职、各尽其责，高质量、高效率地完成各自负担的任务。
第二节 办公室职划分标准
办公室职划分标准有：系统标准，最低职位数量标准，整分合标准和能级标准。
办公室管理是当代化管理的子系统中的分系统，它的职位划分就是要依照系统标准结合办公室工作特点加以详细分析：
首先，要研究办分室工作的组成要素。
其次，要研究办公室工作管理的内在结构。
再次，要研究办公室工作的整体性和整体功效。
最后，还要研究要研究办公室工作管理以外的环境。
最低职位数量指一个组织机构为了实现其独立负担的任务而投入最少成本时所必须设置的职位数。
所谓整分合标准，是指一个“组织”在整体规划下明确分工以及在分工基础上的有效综合。分解是基础，整合是目标。
遵照能级标准必须做到如下几条：
首先，按层次，分层次。
其次，不一样层次能量不一样。
再次，人的才能不是先天决定的，而是后天培养的。
因此，能级标准要求建立一个合理的能级结构，充足发挥作用。
第三节 办公室职位类型及职责
办公室主任围绕“服务”担负着承办，参谋，管理，协调四项职责。
办公室管理职责重要体目前如下五个方面：
其一，文书管理；其二，信息处理；其三，机关财务管理；其四，人事管理；其五，事务管理。
党政机关办公室秘书重要有行政秘书，机要秘书，生活秘书，专业秘书。
行政秘书。它是指从管理一般事务这一角度对领导活动进行辅助的秘书。其详细职责是一，起草文稿，二，接待来访。三办理领导交待的事宜，四，安排其他事情。
机要秘书，一般来说，文书得理重要包括发文，收文，阅办和管理电文。
第四节 办公室职位分析
定义：职位分析是获取职位要素的信息，从中概括出职位特性。其目标是找出完成工作的最佳措施，以职称人员，最公平地完成令人满意的最大工作量，进而提升办公室工作效率。
职位分析的作用可集中表目前如下三个方面：
一，为组织录用，挑选和恰当配备办公人员提供依据。
二，使办公室职位愈加简化和标准化。
三，职位分析是职务评价的重要前提。
办公室一般特点：
脑力劳动者占大多数，劳动效率在个体之间差异较大。脑力劳动的价值体目前创造性上，这是进行办公室职务分析首先要注意的。
办公室工作基本任务是信息处理。
办公人员的业务素质和工作能力的差异性，
办公室工作的多样性。
办公室业务工作轻易受系统内外环境影响。
办公室职务的含糊性。
职位分析工作可分为四个阶段：
首先，准务阶段。
其次，实际职务分析阶段。
再次，编写职务阐明和职务规范。
最后，职务评价。
职位分析措施：
问卷法
面谈法
职务观测法。研究者通过职务活动系统观测而获取职务要素信息的措施。
职务测验分析法，即研究者利用心理测验以确定对职务绩效故意义的个别差异的措施，这一措施对制定职务任职标准具备重要意义。
第五章 办公室管理工作程序，控制及简化
第一节 办公室管理工作程序
所谓办公室管理工作程序，是指办公室按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。是实现办公室管理自动化的依据和基础。
办公室管理工作程序重要通过度析式和创议式两种措施来进行的。
办公室管理工作程序设计组织大体上有三种类型：委员会制，专门机构制和委员会与专门机构结合制。
开拓性程序是指决定某些具备风险性和不确定性的工作事项时所必经的决议过程，包括四个基要步骤：确定问题所在，提出目标；发觉，探索和确定各种也许的方案；找出最佳方案；执行和检查。
逻辑型程序是指利用系统措施，按照逻辑关系形成的一整套工作措施和步骤。霍尔———逻辑型程序（七个步骤）问题论述，目标寻则，系统综合，系统分析，最优化，决议，实行计划
办公室管理工作程序手册重要内容：
1办公室每一岗位的职责 。
2得理工作制度及措施。
3允许使用的文献及使用措施。
4手册签发人姓名，签发日期及有效期。
一个完整的网络图是由工作，事项和线路三部分组成的。
内容分析图：是把各项工作按步骤分解，并将个步骤的内容用符号表示出来，又称内容分析表
第二节 办公室管理工作控制
办公室管理工作控制就是指通过办公室高层领导的指挥，使办公室管理沿着预定目标前进。
按系统的结构来分控制分为：开环控制和闭环控制。
开环控制是由管理者把预定好的控制规律单方向地通过执行者对系统施加控制，而无论系统反应怎样。
闭环控制又叫反馈控制，它把系统输出量的一部分或所有通过一定的措施，反送回输入端。
办公室工作控制包括的内容包括工作执行的数量控制，质量控制，时间控制等。

瓶颈现象”的发生，需要采取下列控制：
一，尽也许合理的设计工作程序，使工作流畅运行；
二，对能够定量控制的工作，做到有效定量；
三，对复杂的工作，实现自动化；
四，防止工作人员工作单一化，培养多面手，以至于出现特殊情况时能够应付；
五，错开也许集中在一起的做的工作。
工作质量是为了确保和提升产品或服务质量所做的工作质量，是为了实现生产目标或办公目标而进行的各方面工作的水平和能力。
第三节 办公室管理工作简化
办公室管理工作接话的总目标是提升办公室管理工作的效率
办公室管理工作简化应遵照下列程序：
一，确定调查对象并确定有关文献
二，规划调查测定范围及详细的测定措施。
三，搜集事实材料
四，对各种资料进行分析
五，将改进方案上报。
办公室管理工作简化的意义表目前：提升效率；节约开支，人力和物力；提供咨询，协助做好管理和决议；使员工有效率观念。
第六章 当代化办公室量化管理
量化管理的一个明显特点是把握住人员、时间、效率三个步骤。
第二节 办公室工作量化管理的理论基础
提出量化管理思想和措施的泰罗
办公室量化管理，详细来说，就是对办公室业务制定明确，详细的定量标准，要求各个岗位应当完成的工作量，包括时间和效果。
第三节 办公室工作量化管理的重要措施
经验估算法是由有经验的业务骨干和教授凭其实践经验，针对现行的作业内容，技术要求和工作达标条件等，与既有的有关数据据进行分析对比，估算出合理的定额。
工作抽样法简称抽样法
等距抽样法或称系统抽样法
类型抽样法也称分层抽样法
模特计时法（澳大利亚学者，黑德）
工作定额打分法是针对办公室管理业务中不确定原因较多的工作，采取的一个量化管理的措施，一般有两种：按工作标准打分法和按工作组成要素打分法。
一般来说，办公室业务工作消耗时间大体分为五种：
1作业时间
作业时间是指能够量化的重要工作项目标社会必要劳动消耗量。
2例行时间
这里是指工作人员天天都要处理的公事，这种时间不轻易量化是它的特点。
3授权时间
这里是指单位主管人员经授权要求的事项的时间。
4办公产品生产时间
办分室管理写作时间一般包括：准备材料时间；写文搞时间；文搞写好时间；校对时间。
5非定额时间
不能作为定量或量化管理时间，它不能计算在工作定额之内。
制定工作定额：是为了更科学地管理和发挥工作人员的业务能力，为了更准确地评价每个管理人员和业务人员的工作绩效，从而更有效地发挥激励的作用，最后目标是提升生产或工作效率和效益。工作考核也是为此目标服务的，时间的经验证明，考核或评价技能产生积极的激励作用，也能产生悲观的负面影响。
工作定额的考核标准：
1质量结合标准
2工作定额考核与目标管理相结合标准
3工作定额考核
4考核要结合激励标准
工作定额考核常用的措施：
1计分法；2加权法；3评语记述法；4目标管理评价法；5绩效要素比较法。
评语记述法简称记述法，绩效评价比较合用，分为积分评语和期望评语
目标管理评价法，是以目标管理为基准的评价措施。
工作定额的修改期限是一年修改一次，二三年可定型。
第四节 办公室工作量化管理的计划与实行
准备工作
调查研究：直接调研法，间接调研法。调查重要是搜集需要的信息。分析是确保调查质量的过程，为做好调查研究，要把信息进行筛选、分类、整顿，并写出必要的评语或提议，而后提供应指定的计划或决议步骤。
系统分析：工作或职务名称的分析，办公室工作职务分析，工作职责分析，生产劳动强度分析，岗位人员结构分析，办公室工作环境分析，工作人员身体素质分析
试行、考核、总结：
第七章 办公室环境与物质设备
第一节 办公环境管理的意义与范围
意义：实现办公环境的科学化管理，可使办公效率得到提升；既能提升工效，又能确保工作人员的舒适感和便利。
范围：狭义的办公环境，则重要是指直接影响工效的办公或作业环境，如心理--生理环境和办公物质设备等。
第二节 办公建筑结构设计管理
甘特计划表，包括三个部分：一，新办公室的设计项目，包括设计需要的分析，设计计划的提出和同意，公布结构实体改造的工作；二，计划实行的时间分七；三，多项计划实行的进度。
办公室建筑设计的依据：一，要以办公场所的实际需要为依据；二，在考虑办公活动或作业程序；三，应依照办公场所的重要职能。
办公室设计有两种模式：分隔式和开放式。
开放式最早出目前德国
开放式办公室的特点：不设个人专用办公室；组合成工作间的材料以木质为主外还可用观赏植物或隔音板；地位级别重要不是用办公位置来确定。
开放式办公室的优点：能减少建筑和能源的成本；办公空间重新布局灵活；无空间障碍，便于交流；开放式办公新用的间隔物可利用。
开放式办公室的缺陷：不便于单独性的办公活动；干扰原因多；设计系统不健全；有些脱离实际的地方。
第三节 办公室内总环境的设计与管理
红色，对人产生刺激效果，灰色使人产生悲观心理反应。
黑白相间，叫做对比色图案。
办公室钱币与天花板的颜色最能产生室内颜色效果，应选用平淡的颜色为主，起到镇定作用。
40%-60%中等反射值最舒适。
视觉环境：是指为办公室各项工作提供适宜的光线的系统。
办公室光源分为两种：自然光和人造光。
办公室照明最佳效能的发挥，只靠加大光源是不行的，重要是靠人的高超设计。
噪音：也称噪声，是不一样频率和不一样强度的声音，他们无规律地组合在一起就成为噪音，给听觉的影响有吵杂、烦乱的感觉。
噪音起源：一是来自办公机器设备；二是来自办公室工作人员。
办公室的空气环境，是指由生理空气原因，即温度（21摄氏度），湿度（0%-60%），流通（空调），净化（过滤器）所形成的办公室的整个空气环境。
第四节 办公家俱的设备的管理
购置办公家俱，应考虑如下标准：
1掌握信息；2标准化标准；3经济实用性标准。
办分设备一般指两部分：1办公机器设备，其他办公装置，重要指信息处理装置。
选择办公设备准则：
一，是否提升劳动生产率；二，搞清设备利用率；三，办公出产率；四，应急设备是否负担对应负荷；五，考虑通用性；六，注意机器型号。
办公设备的管理：
一，要建立办公设备管理系统
二，制定设备使用规程
三，研究确定维修的最佳措施
四，对设备定期检查
五，保存办公设备的资料。
第八章 办公室文书管理与服务
文书,就是人们在社会实践中,以文字的形式,在一定的书写材料上体现思想意图,交流社会信息,处理问题的一个书面统计.
第一节 办公室文书管理与服务的任务和地位
文书的创制和处理,在办公室日常工作中占有相称大的比重,是办公室工作管理不可缺乏的组成部分.
办公室文书管理与服务的任务是及时,准确地创制,得置和管理文书,有效地发挥文书的作用,推进各机半工作正常开展.包括如下几个方面:
(一) 文书的创制
(二) 文书的处理
(三) 文书的管理
办公室文书管理与服务是整个办公室工作管理和重要组成部分,在办公活动中占有重要地位:
(一)办公室文书管理与服务是实现管理职能的必要前提.
(二)文书处理是国家档案事业的基础.
第二节 文书处理程序与措施
文书得理包括:收文处理,发文处理以及办毕文处理.
收文处理是指对来自本机关外部的文书所实行的处置与管理活动,一般程程序是:收（签收，外收文登记，启封，内收文登记）,分（分办，摘编）,办（拟办，皮瓣，承办，注办）,查（组织传阅，催办，查办）了解定义P151。
催办有两种形式:内催办,外催办.催办文书应注意:催办范围,确保重点.
查办是由文书管理机构对重要文书实际执行情况所进行的核查协办工作.查办文书应注意:是否按时,按质地办毕有关事务.
发文处理是指机关内部为制发文书所进行的创制,处置和管理活动.
拟稿，会商，核稿，签发，编号登记，缮印，校对，盖印，分装，发出。要求了解定义P152
办毕文书得置的重要活动是:清退,销毁,暂存,立卷归档.
1,文书的清退范围和手续
清退是通过清理将有关办毕的收文按日期偿还原发文机关或指定的有关单位.
应清退的文书一般包括:绝密文献有重大错误的文献,被明令撤消的文献,未经审阅的领导同志发言.
应退至发文机半的文献,文书人员在搜集好之后,要按次序捆扎,任何人不得私自抄录其内容,更不得复制.和接收人员办好手续,留存根.未退的,做好统计,以后再退.
销毁文书的重要方式:焚毁,重新制浆,粉碎,格式化.
销毁文书必须履行审批手续.
暂存是指暂时留存一部分具备较高价值的重要公文,几受多个原因制约一时难以判断是否要销毁的公文.
立卷是指将办理完成且有考查利用价值的公文编成案卷.
归档是指将编好的案卷按要求的时间和质量要求移交给档案部门保存和管理.
一般可将文书管理分为五个阶段:
1形成阶段
2存贮阶段
3检索服务阶段
4保管阶段
5处置阶段
第三节 文书立卷范围与步骤
依照国内外办公室管理一般做法,有两种案卷组织形式:集中立卷和分散立卷,有的办公室采取网络立卷制.
文书立卷分为三个步骤:
(一) 文书搜集与归卷
(二) 归卷后的调整定卷
(三) 文献系统整顿与编目
几个常见的文献整顿法:
1按文献制发对象名称整顿
2按文献内容主题整顿
3按文献樯题整顿
4按事项分别整顿归卷
5按文献体裁或形式整顿
第四节 文献的保管与利用
一般办公室对文献保护,采取发下措施:
1特殊的防火措施
2疏散措施
3复制
4建立灭火系统.
计算机化检索系统,是指计算机不但能把文献信息能存在客观存在的内存和外存装置里,还能够随时调取需要的数据,并且能够随时输出打印件,还能够显示在屏幕上,还能够输出其他形式的文献.
第五节 办公室文书撰写的一般知识
公文是指通用公文即党政机关及各企事业单位,人民团体处理政务的文书.不包括,专用公文.
公文撰写基本标准：
1. 主题确实定必须遵照正确、鲜明、集中标准
2. 标题的确定必须遵照准确、简明、清楚标准
3. 结构安排应遵照准确反应公务活动发展规律、愈加好地为体现公文主题服务、恰如其分地反应公文不一样文中需要标准
4. 公文事例引用应遵照贵真、贵精，贵及时标准
5. 公文语言体现应遵照准确、平实、简明、庄严标准
6. 公文撰写中特殊体现标准
文头格式包括文献版头,发文字号,秘密等级,紧急程度,签发人等.
正文从结构上来说,一般由开头,主体,结尾三部分组成.
社交礼仪写作的基本要求有如下几方面:
1审时度势 2 分清对象 3 区分场所 4 言简意赅
最早提出静电复印机原理的是1983年美国人,卡尔森.
数字式复印机是80年代发展起来的新一代复印机.
第九章 办公室通讯服务管理
当代办公室工作的重要的实质任务就是信息服务工作.
第一节 办公室信息通讯甩务范围
信息环境,是指办公室管理要传递或联系哪些信息.包括:输入和输出信息.
管理决议信息,这是通过调查研究,执行反馈并通过综合分析而向决议者提供决议依据的信息.
按信息功用划分：公文传递信息，管理决议服务信息，情报性信息
按信息载体划分:，数据信息或数字型信息，文字信息或文字信息，图形,图象信息，声音信息，软件信息
按信息起源划分：内源信息，外源信息
内源与外源信息是办公室管理必须处理的双向信息流.
按信息传递方向划分：上行信息，平行信息，下行信息
上行信息包括:请示,报告的信息.
下行信息包括:通知指示,决议,要求,命令,批复等上级文书.
行政办公室经理是搜集,处理,存贮,检索和传输信息的重要责任人,在制定决议中发挥重要作用.
办公室的信息工作范围有三方面:信息搜集,信息处理和信息管理.
第二节 办公室通讯联系服务
办公室通讯中的口头联系实际上是双向的,因此,称人际沟通.
书面联系是办公室联系系统的核心,是办公室信息传递的重要方式.

工作程序阐明：为确保下属部门预期完成计划目标，而通过书面形式清楚地知名怎样完成一项任务或处理某问题的一个书面联系形式。

第三节 办公室书面通讯与文字处理
办公室文字处理系统,是办公人员利用文字处理机进行制发文的系统.
文字处理系统是由人员,机器设备和程序三种要素组成,人员是首要条件.
Word的重要功效:
(1) 文档的输入和编辑
(2) 绘制各类表格
(3) 各种图形及图像的编辑
(4) 文稿打印染预览及打印输出
(5) 编辑各种文献
(6) 各类文献格式转换.
第四节 办分室邮递业务管理
1收到邮件的工作流程：启封-查阅处置-分检-送交管理或承办部门
2发出邮件的工作流程：打印-校对-填写发文地址-装封-辨别-包装-加固-发出
3内部邮件:分检---送办.
对收到的邮件一般要求要收件后一小时内送出.
第十章 当代办公室电子通讯与设备
第一节 电子通讯概念
光导纤维适于远距离通讯
微波通讯信息传输距离短,25英里.
红外线传输仅限于几百米左右.
激光传输保密度极高.
无线电通讯必须设置电台.
第二节 电话与电话系统
1.60年代开始使用机电式自动电话互换机
2.程控电话是从80年代末期开始使用的.
3．长途拨号:一部分加”0”二部分为长途共号;三部分:被呼喊的用户号.
4.书写电话是利用一般电话线路,在通话的同时,又能传递当初书写好的文字或图表,很象真迹传真功效.
第三节 电子邮政系统
1.电子邮政是1837年开始电子邮政的纪元,标志是塞缪尔和英尔斯两人最早使用电报作为通讯工具.
2.电子邮政系统分两类:计算机化邮政系统和非计算机化邮政系统.计算机化的邮政系统重要是由大小网络组成的基本电子邮政系统
3.传真的重要过程,通过传真扫描的发送的画面分解成像素,即组成图像的元素,将这种分解好的象素转换成电信号,以电信号的形式发送.
4.局域网是指将小区域内的计算机互联的通信网络。广域网或称远程网络。
5.怎样使用电子邮件：（1.邮件内容的准备：将要发送的信件形成文本文献2.填写发信人和收信人的地址3.将用户微机连入互联网，即练级实现邮件的传递4.邮件传送完成关闭用户微机和互联网的联系）
6.数据传递是通过通讯设备,将需要发出的数据信息传送到接收端,属单纯通讯联系过种,是通讯传递的一个形式.
通讯系统组成要素:
(1) 输入数据系统
(2) 数据转换系统
(3) 数据处理系统
第十一章 办公自动化系统
第一节 办公自动化概述
1. 办公自动化从行政事务、企事业的生产经营等办公事务处理开始，指引各类信息控制和管理，进而发展到辅助决议。
2. 计算机对信息的吞吐量是信息社会的一个重要标识
3. 办公信息系统的特性：目标性、整体性、层次性
4. 办公自动化系统的总目标是要求改进办公质量，提升办公效率，还要改造原有的人工办公体制。
第二节 办公自动化的发展及其核心技术
1. 我国办公自动化发展70年代起步，80年代得到较大发展。
2. 1985年国务院电子阵型领导小组设置了办公自动化专业领导小组
3. 1996年又成立了办公自动化教授组
4. 办公自动化的核心技术是计算机技术和通信技术。核心内容是信息处理与信息通信。
第三节 老式办公活动的变革
1. 办公方式和管理结构变革
2. 办公行为的科学化、规范化、标准化
3. 办公人员的素质提升
4. 办公自动化环境下的秘书工作
第四节 办公自动化系统
1. 办公自动化系统层次一般分为：办公事务处理层（基础层次）、信息管理层、决议支持层（办公自动化的最高层次）
2. 办公自动化系统的核心是信息处理
3. 办公自动化系统分类：政府机关型，生产经营型，营销与金融型，专业型（案例型）
第五节 办公自动化系统的任务
1. 事物型办公自动化系统核心是文字、表格处理自动化。
2. 管理型办公自动化系统任务：完成本部门管理层信息处理；对于一个政府部门，管理型办公自动化系统不但要管理、生产管理、财务管理、人事管理四个系统组成。
3. 管理型办公自动化系统通信能力强，重要是微机网和远程网的通信。
4. 决议型数据库：是在事务型、管理型办公自动化系统的数据库基础上加入大型综合数据库和知识库
5. 综合数据库：是把各专业数据库的数据再进行处理，把其中与全局或系统目标有关的数据放入综合数据库。
6. 知识库：包括模型库、措施库和综合数据库。
第十二章 办公自动化系统建设
第一节 建设办公自动化系统的意义和设施
1. 办公自动化系统的核心设施是电子计算机
2. 软件包括系统软件和应用软件
第二节 办公自动化系统效益分析
1. 一次性投资成本：是指一次投资就可应用的基本成本费用，包括基础设施，开发应用，投入运行及其有关费用。
2. 后续性成本：是指系统运行后与运行维护有关的费用。
第三节 办公自动化系统建设
1. 办公自动化系统的效益分析：办公自动化系统的应用可节约办公费用、节约人工、提升办公效率、质量等效益与投资成本的关系，是办公自动化系统建设之前的重要步骤。两方面：定量的，定性的。
2. 政府机关办公自动化系统建设标准：积极稳妥，量力而行，应用领先，统筹规划，分期建设，配套发展，确保实效，由小到大逐渐形成系统。
3. 办公自动化系统三个层次：一般办公事务，信息管理，辅助决议。
4. 我国办公自动化系统三种模式：事务型办公自动化系统（基本层），管理型办公自动化系统（管理自动化），决议性办公自动化系统（办公自动化技术应用的最高层）
5. 建立中小型公用数据库，目标是实现内部资源共享。
6. 可行性分析：是指系统开发研制的研究，明确是否具备必要的资源等条件。三个方面分析：技术分析，经济分析，社会分析
第四节 办公自动化系统设计
1. 在系统设计阶段，系统研制人员的重要任务是在各种技术和实行措施中综合平和、权衡利弊，作出设计方案。标准是确保实现逻辑模型的基础上，尽也许提升系统的可靠性、可扩充性和工作效率、工作质量。
2. 数据存取重点做好如下三项工作：确定存取内容；依照数据存取途经确定文献的组织方式，确定索引项；估算出数据存取的总数量。

第十三章 办公室工作安全与保密
第一节 办公室工作安全与保密概述
办公室工作安全与保密是办公室管理中的一个重要问题,机要保密工作是办公室的重要工作.
1988年9月5日第七届我国人民代表大会常务委员会第三次会议通过了<<保守国家秘密法>>.
1990年颁布<<保守国家机密法实行措施>>
<<保密法>>对保密工作的总方针,任务,国家秘密的范围和密级,保密制度,保密工作的法律责任等作了一般标准性要求,是我国保密工作的根本大法.
国家秘密是关系国家安全和利益,依照法定程序确定,在一定期间内只限一定范围的人员知悉的事项.
我国国家秘密分为:绝密＞机密＞秘密.绝密是国家最重要的核心机密;
机密是重要的国家秘密;秘密是一般的国家秘密.
机要保密工作内容:
1文献保密
2会议保密
3新闻报道和出版的保密
4科技和涉外保密
5电讯设备信通讯保密
6经济情报保密
办公室安全保密工作具备明显的政治性,现实性,秘密性,群众性和区域性.
1983年月12月中央保密委员会,中央纪律检查委员会联合发出了<<有关高级干部要带头严格遵守保密制度的要求>>要求了5条保密纪律.
第二节 办公自动化系统安全
计算机安全是为