2024年中央电大办公室管理试题.doc

中央电大办公室管理试题

中央广播电视大学～第一学期“开放专科”期末考试
当代文员专业办公室管理试题
1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每题1
分，共10分)
1．办公室布置要注意( )。
A．上司单独用的办公桌椅靠墙放
B．一般办公室桌椅最佳面对面放置
C．打字、复印间离上司办公室近些
D．各种沟通、保密
2．传真机的使用哪一项是不正确( )
A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送
C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、保密文本
3．在会议开始前和进行过程中，文员的如下哪项活动是不恰当的( )。
A．协助签到 B．分发资料
C．作会议统计时离开会议室接听电话 D．暂时保管与会者的物品
4．如下文员订购和储备办公用具的行为中，哪一项是不宜的( )。
A．保存一张购货订单，收到货物时一一查对打勾
B．让员工们随意领取办公用具
C．通过电话订购或传真订购，能够提升交货速度
D．用库存一览表来储备办公用具
5．如下文员的工作次序中，哪一项是正确的( )。
A．没有任何构想就应着手从事该项工作
B．文员也应具备适当判断情况，机智应正确应变能力
C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到次序进行
D．上司所指示的工作假如不宜，能够不实行
6．文员必须管理好金钱，学会节约开支，如下行为中哪一项是不恰当的( )。
A．最佳到价格便宜的商店去购置，质量并不重要
B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C．采购大量物品时能够享受批量折扣，就一次多购置某些办公用具
D．限制无须要的长途电话，轻易不要选择快递服务
7．文员必须具备合作精神，如下合作措施中哪一项是不宜的( )
A．善于同他人合作，亲密配合，步调一致
B．应当有自己的个性，尽也许使他人服从自己
C配备文秘人员时遵从异质结合的标准
D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任
8．如下有关交互式电话会议的功效中，哪一项是不具备的( )。
A．审查功效 B．保密功效
C．欢迎词播放功效 D．报数功效
9．如下有关文员的宴会礼仪中；哪一项是正确的( )。
A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔
B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物
(2．El内含有食物与人说话
D．吃西餐时用左手把汤盘接近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去
10．文员制作日程安排计划表时，如下哪一个情况应防止( )
A．上司没有通过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上
B．假如表上的空白处太少，能够使用速记符号或自己能够了解的简单符号
C．制作日程安排计划表时，要留心上司变化思考的时间和路途上的时间
D．日程安排计划笔记本假如已经使用一年以上，能够废弃
二、判断题(正确打“√"，错误打“×"o每题1分，共10分)
1．文员作简介，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始简介 ( )
2．假如是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存储进一个会议文献夹，假如以后出现问题，能够查看笔记，证明某一天你曾给某人安排了某件工作等。 ( )
3．假如不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先次序。 ( )
4．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"，有归档范围和要求，但没有期限。 ( )
5．要发问或故意见时，应当等上司说完话之后再发问，能够提出自己的见解。假如上司不加采取，应说服上司。 ( )
6．假如要拒绝他人，最佳是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示措施，以防止因为拒绝而发生无须要的困扰。 ( )
7．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反应我国老式风味的土特产品，如茅台等烈性酒。 ( )
8．假如上司一年之中交往诸多，但极难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文献。 ( )
9．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相称确实认，文秘人员切不可独断地拒绝，应当问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( )
10．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最以便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要搞清有多少人数即可。 ( )
三、简答题(每题10分．共20分)
1．文员进言是指什么?进言具备什么作用?措施和要求是什么?
2．什么是文书的立卷特性?一般能够按照哪几个特性立卷?
四、设计题(每题10分。共20分)
1．麦格企业为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定适宜的价格打入市场，决定
召开教授座谈会，对新产品进行评定，办公室人员应当怎样准备和开好这次座谈会?
2．科达企业召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副
经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间
为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一
天工作8小时。会议后勤费用开支有：文献材料费200元，饮料费100元，因会议担心安排午
餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。
五、案例分析题(每题20分，共40分)
1．某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当日准备上报的统计报表，我司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对该企业管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指引老师赏识，他本人也以为对企业改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下，说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这么的小企业……”，小赵越听越不高兴，成果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“企业小是否埋没了你的才能?你是大材小用，为何不去大企业呢?’’小赵的冷嘲热讽，激怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林生气地离开了办公室。
小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理处理他们的问题。小赵说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。恰好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。小赵在一边干着急，不懂得怎么办才好……
你以为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应当怎么做才对。
2．东华企业办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。企业明天要与法国某企业谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议统计兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。
正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不一样反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也以为尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!”
小沈并不懂得自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?"
小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应当是怎样的?
试卷代号：2 1 80
{=I央广播电视大学—第一学期“开放专科’’期末考试
当代文员专业办公室管理
试题答案及评分标准
(供参考)
1月
一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每题1分-共10分)
1．D 2．B 3．C 4．B 5．B
6．A 7．B 8．A 9．D 10．D
二、判断题(正确打“＼／／’’，错误打“×’’。每题1分，共10分)
1．＼／ 2．＼／／ 3．× 4．× 5．×
6．＼／ 7．× 8．＼／／ 9．＼／／ 10·×
三、简答题(每题10分．共20分)
1．答案：
(1)进言是指文员积极对上司提出意见、提议、批评或劝戒；
(2)参谋作用；(2分)
(3)补缺作用；(1分)
(4)促进关系作用；(1分)
(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要懂得的事；(1分)
(6)适时。考虑时机；(1分)
(7)适地。看场所；(1分)
(8)适度。要注意掌握分寸。(2分)
2．答案：
(1)    文秘或档案人员把文书按照某些共同特性组合成案卷，称为“立卷特性”；(2分)
(2)按问题特性立卷； (1分)
(3)按作者特性立卷； (1分)
(4)按文种特性立卷； (1分)
(5)按时间特性立卷； (1分)
(6)按地区特性立卷； (1分)
(7)按通讯者特性立卷； (1分)
(8)在利用六个特性立卷时，需要利用两个或两个以上的特性组合每一个案卷。 (2分)
四、设计题(每题10分，共20分)
1．答案：
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的教授和学者，能独立思考、有主见又勇于刊登意见者； (2分)
(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜； (2分)
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人亲密配合； (1分)
(4)主持人负责引导、组织，可不做统计； (1分)
(5)详细的统计应由文秘人员在不引人注目标座位上去做； (2分)
(6)座谈会的时间无须严格要求，可长可短； (1分)
(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。， (1分)
2．答案：
(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支 (3分)
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (1分)
(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (1分)
(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；(1分)
(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；(1分)
(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)
(1分)
(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800
=18750一-800
=19550(元) (2分)
五、案例分析题(每题20分，共40分)
1．答案：
(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧’’，办公室人员不能替上司做主； (3分)
(2)接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听； (3分)
(3)对提重要提议的来访者，应仔细统计，报告上司； (4分)
(4)应热情，不能对来访者冷嘲热讽； (3分)
(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策； (3分)
(6)应尽快为总经了解围，能够请保安或打110。 (4分)
2．答案：
(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； (3分)
j(2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； (3分)
(3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； ’ (3分)
(4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利； (3分)
(5)小沈应当对领导的作风、性格有所了解，有针对性地填补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，能够将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； (4分)
(6)小沈受到上司批评，虽然是过头话，也应保持冷静，不辩驳，应了解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式阐明情况，交流思想和感情。 (4分)