商务礼仪之发邮件.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,商务礼仪,发邮件,商务礼仪之发邮件,第1页,关 于 主 题,商务礼仪之发邮件,第2页,一、关于主题,添加邮件主题是电子邮件和信笺主要不一样之处，在主题栏里用短短几个字概括出整个邮件内容，便于收件人权衡邮件轻重缓急，分别处理。主题要提要挈领。,一定不要空白标题，这是最失礼,标题要简短，不宜冗长，不要让,outlook,用,才能显示完你标题,商务礼仪之发邮件,第3页,一、关于主题,最好写上来自*企业邮件，方便对方一目了然又便于留存，时间能够不用注明，因为普通邮箱会自动生成，写了反而累赘,标题要能真反应文章内容和主要性，切忌使用含义不清标题，如“王先生收”，也不要用胡乱无实际内容主题，比如：“嘿！”或是“收着！”,商务礼仪之发邮件,第4页,一、关于主题,一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，方便于日后整理一定不要空白标题，这是最失礼,可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引发收件人注意，但应适度，尤其是不要随便就用“紧急”之类字眼。,回复邮件时应依据内容更改标题不要,RE,一大串,商务礼仪之发邮件,第5页,一、关于主题,最最主要一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检验正文却在发出前忘记检验主题。主题是给他人第一印象，一定要慎之又慎。,商务礼仪之发邮件,第6页,关于称呼与问候,商务礼仪之发邮件,第7页,二,、关于称呼,与问候,1,、恰当地称呼收件者，拿捏尺度,邮件开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他，要求其给出必要回应；在多个收件人情况下能够称呼大家、,ALL,。,假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“,x,经理”；假如不清楚职务，则应按通常“,x,先生”、“,x,小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,商务礼仪之发邮件,第8页,二,、关于称呼,与问候,不熟悉人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌，不要逮谁都用个“,Dear xxx”,，显得很熟络。,称呼是第一行顶格写,商务礼仪之发邮件,第9页,二,、关于称呼,与问候,2,、,Email,开头结尾最好要有问候语,最简单开头写一个“,HI”,，汉字写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。,结尾常写,Best Regards,，汉字写“祝您顺利”之类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式场所应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。,商务礼仪之发邮件,第10页,关 于 正 文,商务礼仪之发邮件,第11页,三,、关于正文,1,、,Email,正文要简明扼要，行文通顺,若对方不认识你，第一件应该说明就是自己身份。姓名或你代表企业名是必须通报以示对对方尊重，不可没头没脑就是正事，他人不知道你是谁还得拉到最终看。点名身份应该简练扼要，有些联络方式之类与正文无关信息应在署名档中表明。,商务礼仪之发邮件,第12页,三,、关于正文,Email,正文应简明扼要说清楚事情；假如详细内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。,正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清楚表示，不要出现让人艰涩难懂语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你邮件，千万不要学唐僧。,商务礼仪之发邮件,第13页,三,、关于正文,2,、,注意,Email,叙述语气,依据收件人与自己熟络程度、等级关系,，,邮件是对内还是对外性质不一样，选择恰当语气进行叙述，以免引发对方不适。,尊重对方，请、谢谢之类语句要经常出现,电子邮件可轻易地转给他人，所以对他人意见评论必须慎重而客观,商务礼仪之发邮件,第14页,三,、关于正文,3,、,Email,正文多用,1234,之类列表，以清楚明确,假如事情复杂，最好,1,、,2,、,3,、,4,列几个段落进行清楚明确说明。保持你每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段长篇大论,商务礼仪之发邮件,第15页,三,、关于正文,4,、,一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类邮件，这会让人很反感。,商务礼仪之发邮件,第16页,三,、关于正文,5,、,尽可能防止拼写错误和错别字,这是对他人尊重，也是自己态度表达。假如是英文,，最好把拼写检验功效打开,;,假如是汉字，注意拼音输入法带给你弱智同音别字。,在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检验行文是否通顺，拼写是否有错误,商务礼仪之发邮件,第17页,三,、关于正文,6,、,合理提醒主要信息,不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等伎俩对一些信息进行提醒。合理提醒是必要，但过多提醒则会让人抓不住重点，影响阅度。,商务礼仪之发邮件,第18页,三,、关于正文,7,、,合理利用图片，表格等形式来辅助阐述,对于很多带有技术介绍或讨论性质邮件，单纯以文字形式极难描述清楚。假如配合图表加以阐述，收件人一定会表彰你体贴,商务礼仪之发邮件,第19页,三,、关于正文,8,、,不要动不动使用,:),之类笑脸字符，在商务信函里面这么显得比较轻佻,Business Email,不是你情书，所以,:),之类最好慎用。只用在一些你确实需要强调出一定轻松气氛场所，比如现在,:),商务礼仪之发邮件,第20页,关 于 附件,商务礼仪之发邮件,第21页,四,、关于附件,假如邮件带有附件，应在正文里面提醒收件人查看附件,附件文件应按有意义名字命名，最好能够概括附件内容，方便收件人下载后管理,正文中应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时,商务礼仪之发邮件,第22页,四,、关于附件,附件数目不宜超出,4,个，数目较多时应打包压缩成一个文件,假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,假如附件过大，应分割成几个小文件分别发送，,商务礼仪之发邮件,第23页,语言选择和汉字编码,商务礼仪之发邮件,第24页,五,、,语言选择和汉字编码,1,、,只在必要时候才使用英文邮件,英文邮件只是交流工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平。假如收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；假如收件人是其它国家和地域华人，也应采取英文交流，因为存在汉字编码问题，你汉字邮件在其它地域可能显示成为乱码天书。,商务礼仪之发邮件,第25页,五,、,语言选择和汉字编码,2,、,尊重对方习惯，不主动发起英文邮件,假如对方与你邮件往来是采取汉字，请不要自作聪明发送英文邮件给他；假如对方发英文邮件给你，也不要老土用汉字回复。,商务礼仪之发邮件,第26页,五,、,语言选择和汉字编码,3,、,对于信息量丰富或主要邮件，提议使用汉字,你极难确保你英文表示水平或收件人中某人英文了解水平存在问题，而影响邮件所包括问题处理。,商务礼仪之发邮件,第27页,五,、,语言选择和汉字编码,4,、,选择便于阅度字号和字体,汉字老实点用宋体或新宋体，英文就用,Verdana,或,Arial,字型，字号用五号或,10,号字即可。,不要用稀奇古怪字体或斜体，最好不用背景信纸，尤其对公务邮件,不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦事情；也不要过小，费神又伤眼睛。,商务礼仪之发邮件,第28页,结 尾 签 名,商务礼仪之发邮件,第29页,六,、,结尾署名,1,、,署名信息不宜过多,电子邮件消息末尾加上署名档是必要。署名档可包含姓名、职务、企业、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，普通不超出,4,行。,引用一个短语作为你署名一部分是可行，比如你座右铭，或企业宣传口号。不过要分清收件人对象与场所，切记一定要得体,商务礼仪之发邮件,第30页,六,、,结尾署名,2,、,不要只用一个署名档,对内、对私、对熟悉客户等群体邮件往来，署名档应该进行简化。过于正式署名档会让与对方显得疏远。你能够设置多个署名档灵活调用,署名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号普通比正文字体小一些。,商务礼仪之发邮件,第31页,回 复 技 巧,商务礼仪之发邮件,第32页,七,、,回复技巧,1、及时回复Email,收到他人主要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少,这是对他人尊重，理想回复时间是2小时内，尤其是对一些紧急主要邮件。,对每一份邮件都立即处理是很占用时间，对于一些优先级低邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超出二十四小时。,商务礼仪之发邮件,第33页,七,、,回复技巧,假如事情复杂，你无法及时确切回复，那最少应该及时回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等候，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。,假如你正在出差或休假，应该设定自动回复功效，提醒发件人，以免影响工作。,商务礼仪之发邮件,第34页,七,、,回复技巧,2,、,进行针对性回复,当回件回复问题时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单，那样太生硬了，应该进行必要阐述，让对方一次性了解，防止再重复交流，浪费资源。,商务礼仪之发邮件,第35页,七,、,回复技巧,2,、,回复不得少于,10,个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌。怎么着也要凑够,10,个字，显示出你尊重。,商务礼仪之发邮件,第36页,七,、,回复技巧,4,、,要就同一问题屡次回复讨论，不要盖高楼,假如收发双方就同一问题交流回复超出,3,次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采取电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。,对于较为复杂问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越,RE,越高，这将造成邮件过于冗长拙笨而不可阅读。此时应即是对之前讨论结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。,商务礼仪之发邮件,第37页,七,、,回复技巧,5,、,要区分,Reply,和,Reply All,假如只需要单独一个人知道事，单独回复给他一个人就行了,假如你对发件人提出要求作出结论响应，应该,replay all,，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情,商务礼仪之发邮件,第38页,七,、,回复技巧,假如你对发件人提出问题不清楚，或有不一样意见，应该与发件人单独沟通，不要当着全部些人面，不停,RE,来,RE,去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。,点击“回复全部”前，要三思而行！,商务礼仪之发邮件,第39页,七,、,回复技巧,6,、,主动控制邮件来往,为防止无谓回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”,商务礼仪之发邮件,第40页,正确使用发送、抄送和密送,商务礼仪之发邮件,第41页,八,、,正确使用发送、抄送和密送,TO,人是要受理这封邮件所包括主要问题，理应对邮件给予回复响应,CC,人则只是需要知道这回事，,CC,人没有义务对邮件给予响应，当然假如,CC,人有提议，当然能够回,Email,BCC,是密送，即收信人是不知道你发给了,BCC,人了。这个可能用在非常规场所,商务礼仪之发邮件,第42页,八,、,正确使用发送、抄送和密送,TO,，,CC,中各收件人排列应遵照一定规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都能够。适当规则有利于提升你形象,只给需要信息人发送邮件不要占用他人资源,转发消息之前，首先确保全部收件人需要此消息。转发敏感或者机密信息要小心慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权接收人。,商务礼仪之发邮件,第43页,八,、,正确使用发送、抄送和密送,假如有需要 还应对转发邮件内容进行修改和整理，以突出信息。不要将,RE,了几十层邮件发给他人，让人摸不着头脑。,不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。,商务礼仪之发邮件,第44页,