王淑芬_对会计电算化应用问题的几点思考.doc

东莞职业技术学院

毕 业 论 文

对会计电算化应用问题的几点思考

学生姓名：王淑芬
学 号：200905010207
年级专业：2009级会计
指导老师：何胜红
系 部：财经系

广东·东莞
提交日期：2012年5月

目 录
1 会计电算化概述 1
1.1 会计电算化的含义 1
1.2 会计电算化的作用 2
2 会计电算化运用对会计工作方法的影响 3
2.1 会计核算形式发生了变化 3
2.2 账薄的概念与分类的变化 3
2.3 记账规则发生了变化 4
2.4 内部控制制度发生了变化 4
2.5 审计内容随之发生了改变 5
2.6 会计工作内容的影响 5
3 会计电算化的应用所存在的问题 5
3.1 缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置和调整不够 5
3.2 财会专业人员计算机知识的欠缺 6
3.3 重视账务功能，忽视治理功能 6
3.4 缺乏统一性和协调性，形成各自为战的局面 6
3.5 应用会计电算化后，会计制度没有作相应的修改 6
3.6 会计电算化档案治理制度不完善 7
4 对会计电算化应用的建议 7
4.1 运用和做好系统实施工作 7
4.2 培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求 7
4.3 改善和提高会计软件功能，向财务治理方面过渡 7
4.4 建立一致的会计电算化协议 8
4.5 完善制度，规范治理 8
5 结束语 8
参考文献 8

对会计电算化应用问题的几点思考
作 者：王淑芬
指导老师：何胜红
(东莞职业技术学院2009级财经系，东莞，523000)
摘要：会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。本文从六个方面探讨了会计电算化的应用对会计工作的影响，并针对会计电算化在应用中表现出来的各种问题，提出了相应的建议。
关键词：会计电算化；工作方法
1 会计电算化概述
1.1 会计电算化的含义
会计电算化，是以计算机替代人工记账、算账、报账以及对会计信息进行分析和利用的过程，它是管理现代和会计自身改革以及发展的需要。会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。[1] 近几年，会计电算化得到推广与普及，大大减轻了财务人员的工作强度，提高了会计的工作效率与工作质量，但不容忽视的是它对传统的会计形式产生了巨大的影响。　广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。
会计电算化是会计学进入信息时代的发展，它是会计学、电脑与信息技术、企业管理及经济计量学等学科相互交叉结合后产生的综合性学科。从某种意义上说，“电算化会计”是为了满足现代企业制度的需要，应用现代科技与方法对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新型应用型学科。其实质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中,即是用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。会计电算化的普及和应用,不仅仅是会计核算工作的现代化,实现会计电算化的过程也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程,是促进会计、会计工作改革和发展的过程,同时也是一个观念更新、推进企业管理现代化的过程。会计电算化的实施，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。
1.2 会计电算化的作用
随着市场经济体制的确立与不断完善 ,对会计工作的要求越来越高 ,使会计电算化在我国的运用也越来越深入、广泛 ,其在会计工作中亦发挥着越来越重要的作用。会计电算化的重要作用可以体现在 :促进了会计工作职能的转变企业会计工作改革的方向是从单纯的报帐型会计向经营管理型会计转变。在手工条件下 ,会计人员的主要精力被大量的抄写、计算等事务所占用 ,整天忙于记帐、算帐、报帐 ,工作负担过重 ,效率低且易出错。会计电算化的首要目标是实现会计核算工作的电算化。会计电算化系统极大的提高了会计核算工作的水平和质量，主要有以下几个方面的表现：
（1）提高了会计人员的劳动强度，提高了工作效率；
（2）缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的实时效性；
（3）提高了会计数据处理的正确性和规范性。
其次，提高了企业现代化经营管理水平。实现会计核算电算化是会计电算化的基础，全面提高企业现代化管理水平则是会计电算化的主要目的。实现会计电算化，提高企业现代化管理水平主要体现在以下几个方面：
（1）为从经验管理向科学化管理转变创造了条件；
（2）为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件；
（3）为企业全面管理现代化奠定了基础。
实现电算化后，各种账簿和报表的加工生成工作都由计算机按照事先编写的会计软件迅速完成，提高了会计住处的时效性。提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变，为管理住处化打下基础。会计电算化相对手工会计，不仅会计核算的广度、深度得到了提高，而且会计人员可以腾出更多时间和精力参与经营管理，使财务会计管理工作从事后监督转变为事先预测和事中控制，使会计在经营管理、提高经济效益方面发挥更大的作用。会计产生以来，会计数据处理技术经历了手工方式、机械式方式和电子计算机方式。计算机在会计中的应用，不仅仅是数据处理技术的更新，而且会对会计核算的内容、方法、程序等会计理论和技术产生影响。如由于会计凭证的生成方式和在座方式的变化将会导致会计凭证概念的变化；由于帐簿存储方式和帐簿生成方式的变化将会导致帐簿概念和分类的变化；由于内部控制和审计线索的变化将会导致审计程序的变更等等。
2 会计电算化运用对会计工作方法的影响
2.1 会计核算形式发生了变化
在手工方式下，会计核算形式是将记账凭证的内容按会计科目登记到日记账、明细账以及总账中。因此，围绕如何减少登账，特别是登记总账的工作量而产生了不同的会计核算形式，分别是记账凭证核算形式，多栏式日记账核算形式，科目汇总表核算形式，汇总记账凭证核算形式以及日记总账核算形式等五种。这样，一方面各有侧重地反映会计信息，同时，发挥总分类账对明细分类账的统辖作用，通过各账之间的核对发现可能出现的记账错误，及时加以纠正。但这些核算形式，只能在一定程度上减少或简化转抄的工作而不能完全避免，这就决定了这些处理形式不可避免地带有手工处理的局限性。计算机处理采用凭证文件核算形式，即在系统内建立“临时凭证文件”用以存放未记账的凭证，建立“历史凭证文件”用以存放已记账的会计凭证，并不设其他的日记账及明细账文件，需要时可根据设定的条件从“凭证文件”中建立索引读取，分别以总账、日记账或明细账的形式随时输出。
2.2 账薄的概念与分类的变化
所谓账簿是指根据会计凭证序时、分类记录经济业务的簿籍，按其性质和用途可以分为序时账簿，分类账簿和备查账簿。手工会计中账簿属于数据存储。一张新凭证产生后，将其数据按会计科目、金额及方向进行转抄、登记到相应的日记账或分类账中。而电算化改变了这种处理过程：首先是账簿的概念发生了变化，电算化后的会计账簿只不过是根据记账凭证按会计科目进行归类、统计的中间结果，在电算系统内部根本不存在手工意义下的各种账簿；其次，会计账簿划分为日记账，总账及明细账的必要性已不存在。电算化以后，只要选定一个会计科目，软件系统就可将涉及到该科目的所有业务全部筛选出来形成所谓的账簿，不管这个科目是现金类还是存款类，是总账科目还是明细科目，而且只要对筛选的结果按日期进行排序或索引，所有的账都可按日记账的形式输出。
2.3 记账规则发生了变化
在手工核算的前提下，日记账、总账要使用订本账，明细账要使用活页账，通过设置不同的账簿来相互牵制、相互核对。凭证、账簿记录不能空行、隔页，错误之处要用划线更正法和红字冲销法更正。电算化会计形成的账页是打印输出的，可装订成活页式，不可能是订本式，打印输出的一般是日记账、总账和报表。明细账记载的各种会计资料只需计算机查询功能就可完成、显示或者在需要时打印出来。只要输入的凭证正确，软件系统可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。人们更多的是依赖电算化系统建立各种辅助账，以便更详细地反映和控制经济活动。[2]对于账簿记录错误的处理，不再采用手工方式下的改错法，但为了保证监督审核，一般规定，凡是已经审核过的数据不得更改。如果出现错误，采用输入“冲销凭证”的方法加以更正，类似于红字更正法，以便留下修改的痕迹。
2.4 内部控制制度发生了变化
内部控制的形式发生了变化：手工核算形式下会计人员按不同的分工，各司其职，组织会计工作的运转。而电算化会计中的人员，除会计专业人员外，还有系统管理员和操作员等，按新的分工形式完成会计工作的运作。原手工操作下的一些内部控制措施在电算化后已没有存在的必要，如编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查；凭证的借贷平衡审查；余额、发生额的平衡检查，都由计算机来完成。因此，会计电算化后的内部控制分为以组织控制措施为主的一般控制和以计算机控制程序为主的系统控制。
内部控制制度内容的变化：传统的手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容的职务互相分离的基础上。电算化后，由于计算机技术和会计知识的高度集中，导致会计职责的集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，某些会计人员可能既从事数据的输入、处理，又负责数据的输出、报送，他们可能熟悉数据来源的相互关系、数据如何处理、分配及输出的使用等方面知识，同时也熟知内部控制的缺陷，这就有可能使他们在未经批准的情况下，直接对使用中的程序和数据库进行非法的删改处理，增加了人为出现错误与弊端的可能性，所以，有必要增加新的可行的内部控制措施。
内部控制的重点也发生了变化：会计电算化后的内部控制的重点将放在原始数据输入计算机的控制、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制几方面。建立计算机硬件和软件的日常维护以及在排除故障时的管理措施，保证会计数据的完整性。
2.5 审计内容随之发生了改变
电算化以后，同样需要审计的监督职能，所不同的只是审计内容和方法发生了很大变化。在电算化会计信息系统中，会计事项由计算机按程序自动进行处理，如果系统的应用程序出错或被非法篡改，计算机只会无条件地按给定的错误程序和方法处理有关会计事项，而这些则是肉眼不可见的，这就增加了审计风险和审计难度。电算化会计信息系统的特点及其固有的风险，决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查。在会计电算化条件下，审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能，以证实其处理的合法性、正确性和完整性，保证系统的安全可靠。
2.6 会计工作内容的影响
现代会计学有两个分支——财务会计和管理会计，财务会计主要对外编报财务报告，管理会计主要对内部。对外报送的财务报告必须遵循国家财政部门制定的相关会计制度与准则，而对内的财务报告的内容、编报原则以及报表格式则根据管理上的需要决定，并不固定。财务会计与管理会计的结合将会改变目前会计准则中规定的报表体系和陈报方式。这一结合一旦成为现实，财务报告将不再区分为对外财务报告与对内财务报告，而且在竞争激烈的知识经济时代，产品寿命周期不断缩短、创新不断加速，建立定期报告和实时报告结合的财务报告制度是非常必要的，会计电算化为此提供了技术上的支持。
3 会计电算化的应用所存在的问题
3.1 缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置和调整不够
手工模式下的突出弱点是治理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题，一些企业在实施会计电算化时，没有对手工系统进行，这样就不能减少中间环节和合并、调整简单重复的业务流程，无法按照机治理的特点重新规划业务流程。[3]同时，不同的企业有不同的治理要求和运行模式，但企业没有对会计信息系统做个性化的调整和设置。而在实际工作中只有两方面结合起来，才能找到最佳的人机结合方式，即以最小的成本，重新确定业务的处理流程，哪些环节应完全由计算机代替，为适应计算机处理，又需增加哪些环节。
3.2 财会专业人员计算机知识的欠缺
一般会计人员所把握的知识、能满足手工会计核算，会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要把握一定会计专业知识，还要把握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用把握的不够透彻和熟练，对软件的熟悉有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。
3.3 重视账务功能，忽视治理功能
一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析猜测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和可以极大地发挥计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，把主要的精力放在加强财务治理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视治理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等功能较强，而具备治理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求猜测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其治理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务治理的功能。
3.4 缺乏统一性和协调性，形成各自为战的局面
在会计电算化开发应用中，由于缺乏统一的规划和组织协调，各单位往往各自为战，闭门造车，信息交流不畅。有限的人力、财力并没有充分发挥作用，一些单位通过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门以及外界单位有效利用。
3.5 应用会计电算化后，会计制度没有作相应的修改
现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的，应用会计电算化后，从账户设置、账户.登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点，财务会计制度做出相应的修改。由于会计电算化的运用是近几年才开始的，大多数单位把主要精力放在软件使用上，财务会计制度的滞后了会计电算化的发展。
3.6 会计电算化档案治理制度不完善
由于许多单位实行会计电算化时间短，对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏治理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏和损坏，乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。[4]实行会计电算化后，应及时备份硬盘数据，并且每次备份不少于两套，分两地存放;按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份治理未形成制度，随意性大，一旦会计电算化系统出现故障，会计数据将无法恢复。
4 对会计电算化应用的建议
4.1 运用和做好系统实施工作
在确定系统目标与规模的基础上，编制实施策略和方案，制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化，制定解决方案，对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作出规划。从而提高实施的成功率，充分体现信息技术的力量。
4.2 培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求
培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求。会计电算化要求财会人员不仅应把握扎实的会计知识和技能，还应对机和财务治理知识有比较深刻的了解。只有把握了比较丰富的治理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位猜测、决策和控制等治理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注重培养“会计一一计算机一一治理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利。
4.3 改善和提高会计软件功能，向财务治理方面过渡
改善和提高会计软件功能，向财务治理方面过渡。现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向治理型过渡，但总体上讲，模块不能适应治理需要，要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位治理服务，必须将其纳入治理信息系统，提高会计软件功能，增加具有治理型功能的模块。
4.4 建立一致的会计电算化协议
建立一致的会计电算化协议。应由相关的上级组织部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，治理电算化软件的良好运行，不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效系统，还需要生产技术人员、企业治理人员以及企业高层领导参与和配合，非凡注重企业治理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。
4.5 完善制度，规范治理
完善制度，规范治理。依据会计电算化的特点，制订岗位责任治理、操作治理、维护治理、机房治理、档案治理、财务治理和计算机病毒的防治等制度，确保系统高效、安全地工作，充分体现出会计电算化的优势。
5 结束语
现代信息技术和会计电算化能将社会经济活动的细枝末节精确地记录、保存和传播，会计信息的分类、提炼、再加工将成为极其重要的工作。因为人们需要的是是系统化、条理化、有针对性的，所以只有经过加工整理、分析，才能满足这种需要精品信息。会计电算化的实现，必然带动了会计工作的进步，为适应形势要求，会计电算化所产生的问题也产生了对应的对策。总之，会计电算化的普及,对会计工作的影响是多方面的,也是十分深刻的。
参考文献
[1]吕文涛,张洪波,会计电算化专业人才培养模式改革与实践[J]，会计之友(下旬刊),2010(4)
[2]黄大双,浅谈会计电算化环境下的企业内部控制[J] , 财会通讯,2009(35)
[3]熊小萍,会计电算化应用中存在的问题及完善措施[J]，财政监督,2009(8)
[4]刘鹏,刘涛,浅谈会计电算化对会计工作的影响[J]，财政监督,2010(6)