一般会议流程.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2019/11/22,#,会议,举,办,流,程,主讲人：尹锦菱,目录,一、会前准备,二、会议期间,三、会议后期,一,、,会前,准备,1.,会务人员安排,会议策划人员,负责会议主题、具体流程的策划统筹，所需经费的统计预算，解决筹备过程中具体问题。,宣传资料人员,负责会议文件材料的收集打印，相关,PPT,和影音素材的制作、选取、整理，会议的宣传、通知等相关事项。,会场布置人员,负责会场的管理，会议室钥匙的收管，会议所需物品的准备与摆放，会议现场仪器的调试准备。,2.,确定会议主题、流程、,时间,明确会议主题、名称，名称尽量简洁明晰，切合主题。,注意会议时间的确定勿,与其他,会议时间冲突,，协调,各方，尽量安排在正常上班时间。,策划会议流程、主要内容，若会议议程较多时长较长，可适当,安排中场休息时间。,3.,确定,参会,人员、准备会议材料,确定参会人员名单时，如有需要，注意区分参会人员角色。,按照参会人员角色,划分,准备签到,表、人员,通讯录,及会议所需分发的文件材料，文件材料较多时注意装订整齐有条理。,准备好会议所需,PPT,、影音资料等，放在电脑醒目位置确保能在需要展示时第一时间找到。,4.,安排会议,场所、发布会议通知,考虑会议的性质及与会人数的多少，安排适当的会议场所，确保当天,可用并满足会议流程需求。,会议通知包括,简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议,地点。按照需求选择通知方式：电话通知，书面、邮件通知。,如有,需与会人员发言等需与会人员准备材料的,环节，,提前发布通知，提出,要求：发言,从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。,5.,准备会议所需物品，进行会场布置,准备好各项会议记录工具，会议记录本、相机,等，可,带适量纸笔防止参会人员,忘记携带,。,注意,茶叶纸杯带够,，携带热水，杯中茶叶量注意不要过多或过少，尽量每杯平均。,提前进行会场布置,，注意桌子,的,摆放，如,需席卡等,注意摆放位置，会前,调试好投影仪、麦克风等器材，注意确认会议所需材料能正常播放,演示。,二、会议期间,1.,会务人员安排,会议主持,负责会议的主持工作，会议流程控制，会场秩序管理。,礼仪接待,负责会议现场参会人员的签到、引领，未及时到场的与会人员的联络工作，会前及会间供应茶水等服务工作，相关物品的保管工作。,现场拍摄,负责会议现场照片拍摄，保证现场拍摄设备电量充足，拍摄出清晰符合要求的影片资料。,设备调控,负责现场仪器设备的调控，空调、灯光、投影仪、麦克风等设备的管理调控，保证设备正常运行，保证会议的正常进行。,会议记录,负责会议各项议程的记录，参会人员发言、讨论等的记录工作。,2.,会议开始及进行中注意事项,提前到达会场，会前注意参会人员的签到及引领，会议即将开始前注意再次通知尚未到场人员。,提醒参会人员手机调成震动或静,音，会中注意维持会场秩序。,注意给领导倒茶顺序，一般茶水不能倒满，会议进行中注意给领导加水及加水时间，,加水,时拿起,水杯,，切勿在桌面上直接添加。,会中安排专人拍摄，照片切忌模糊,，应多角度拍摄，适当拍摄特写。,三、会议后期,1.,会务人员安排,会场整理人员,负责会议结束后会场的清扫清理，设备的检查、关闭，会议材料、物品的整理收纳。,会议总结人员,负责会议文件材料的整理备案，会议记录 的完善总结，会议总结及相关新闻稿的撰写发布与备案。,影音编辑人员,负责会场影音资料的整理、选取、上传、归档。,2.,会场整理,维护好参会人员出场秩序。,清理会场桌面，清扫地面杂物。,关闭会场投影仪、灯光、空调等，收纳好麦克风、仪器线路等相关器材，确保器材完好。,整理携带,好所有会议材料及会前准备的物品，关好门窗，及时归还会前借用物品。,3.,会议总结,整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。,完成,会议记录，内容,应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。,及时撰写会议总结及相关新闻稿件，报领导审批后及时发布。,及时总结梳理会议筹办过程中的优缺点，为下次工作提供经验。,感谢聆听！,