公文行文规范.doc

尚宏（上海）安全防护设备有限公司文件行文规范
一、对外行文范围及规范
1．公司总部及分、子公司以公司名义与外界来往之文书，由公司总部认识行政办公室统一管理，分、子公司之收发（即文书之收受及发送）由分、子公司人事行政部负责。
2．分、子公司与所在地外界来往的地区性文书，属其权限内的由该单位人事行政部或其指定部门为管理部门；超越其权限的，则上报总部处理。
3．任何对外行文的文件，经有关部门出稿后，一律呈人事行政办公室审核后上报审批，审批通过转印章管理部门加盖公章，并统一由总部或分、子公司所设人事行政部对外行文，并由人事行政部依发文单位、部门，依序列册建档，统一保管。
4．公司总部各部门及分、子公司与关系企业外机构之间的业务往来及业务沟通，可采用传真格式（备附第1页表单）或信笺来往，必要时可另行备附说明。
二、内部行文范围
（一）公司总部或下属单位对内行文类别：
1．通告（文件格式备附第2页表单）
通告通常包含指令、通知和通报等形式：
指令——用于发布要求下级部门办理或执行的事项。
通知——用于发布公司规章制度、人事任免、传达上级的指示、转发政府和上级的公文。
通报——用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要的情况。
通告发布权限为：
（1）公司总部各职能部门及分、子公司职能部门（人事行政部或总经理指定部门）可享有公司“通告”的起草权。
（2）总部人事行政部及各分、子公司人事行政部为“通告”行文的签发部门；
（3）凡有关公司的各项管理政策、财务、人事、行政、奖罚政策、营运政策、价格体系的发布文件，起草部门须事前填写《发文稿纸》（文件格式备附第3页表单），送达总部人事行政部，由人事行政部核稿后转呈总裁签批（总裁权限外通告发文）后下达行政办公室通告张贴、传达。
（4）公司总裁为公司通告行文的最终核准人。
所有已发布的“通告”文件，皆须由公司行政办公室做最终分类列册建档，并作为公司章程制度总法政策补充、变更的重要依据。
2．行政签呈（备附第4页表单）
行政签呈为公司各部主管（或员工）与上级沟通、建议、请求指示、答复上级的询问、向上级汇报工作之行文文件。
行政签呈使用规范及流程：
（1）签呈使用时，必须自下而上，由隶属部门主管领导对申请人提出的内容作出意见，或补充证明材料、说明建议，并列出参考提议后，签名后上报，最后转总经理批示；
（2）职能部门主管签批时，须站在公司立场以部门职能的职责提出意见，或往下提出要求，往上提出具体建议；
（3）任何有关费用、金钱、物品等，原件皆必须列册建档于计划财务部；
（4）任何有关人事原件皆必须列册建档于人事行政部；
（5）任何有关合同、协议、行政后勤保障等原件皆必须列册建档于人事行政部；
（6）签批并核准后由各部门自行列册建档于部门内备查；
（7）签批职能部门主管出差或休假时，须由职务代理人填写并签名（注明“代”字）。
3．会议纪要（备附第5页表单）
会议纪要为用于记载各式会议主要精神、议定事项、事项责任部门或责任人、完成时间等文件。
对于内容重要的各项会议，会议主持人均须安排做好会议纪要，并报送总部人事行政部，总部人事行政部将根据具体情况及需要将有关会议纪要呈报公司总裁审阅。
会议牵头部门或牵头人应对会议纪要自行予以编号并列册建档。
总部人事行政部对各项会议精神的执行有监督、核查权。
4.传阅/会签函（备附第6页表单）
传阅/会签函为公司内部各部门之间、无隶属关系的各部门之间的业务往来文件。
传阅/会签函适用于公司发布新政策、新企划案、新表格、新文案、公司业务讯息传递、各项新制度、各项新规范事宜通告发文后，各部门协调或任务交接等事务时皆可使用。
传阅/会签函使用规范流程：
（1）发函部门填妥传阅/会签函并随附有关附件后直接将函传递到相关部门，若涉及两个以上部门的，则由各部门依次传递；
（2）各部门主管在收阅知悉后，须在签名栏签名确认，每个部门会签时间不得超过二个工作日；
（3）传阅/会签函由各部门使用及列册备档管理，由发起部门执行，并保留原件存档备查 (由各部门责任人落实专项负责人负责) ；
（4）各会签的主管负责向下宣导与教育，日后若有部门作业断层，或有不清楚者，该主管需承担相应责任。
（二）物品、资料设计或制作行文规范
1. 公司各项物品或资料的企划设计、图样初稿、文案设计、校稿、审核及制作、印刷、印制等，须由相关主管领导在文件上签名确认后实施。
2.日后若有质量、形式、设计、文字、规格、数量、误件等问题发生，使公司造成损失时，由签名审核通过的相关主管负责，并承担相应的责任。
三、内部行文和对外发文签章
公司内部的行文和对外发文均须经相关主管领导审核批准后，加盖印章或由签发人签名。以公司名义外发的公文均应加盖公司印章。
具体要求如下：
（1）以公司名义行文的加盖公司公章；
（2）属政策性或影响公司重大权益之行文的，由总裁署名或盖章；
（3）属总裁直辖范围内行文的，由总裁署名或盖章；
（4）以部门名义行文的，加盖部门章；
（5）采购部门对供应商行文的，经总裁审批或授权，盖其部门章；
（6）人事行政部于经办业务之权责范围内行文的，经部门经理同意后加盖部门章。
凡有加盖公司公章的文件，皆必须由印章管理部门登记在“用印申请单”或“用印登记簿”上，以备查询。
四、发文序号及序号管理
发文序号由发文部门代字、年份和序号组成。公司内部所有“通告”行文均须注明发文编号（其他内部行文如：行政签呈、会议纪要、传阅/会签函等可依部门要求在序号或“NO”中自行编号），并由序号责任管理人按编号排序分类存档。各部门序号编列规范如下：
序号 单位部门
单位部门代字
总体序号组合
序号责任管理
总公司
尚总
尚总字〔2013〕第1号
总裁秘书
总公司计划财务部
尚总财
尚总财字〔2013〕第1号
行政文员
总公司人事行政部
尚总人
尚总人字〔2013〕第1号
人事专员
总公司市场拓展部
尚总市
尚总市字〔2013〕第1号
行政文员
总公司营销管理部
尚总销
尚总销字〔2013〕第1号
行政文员
总公司营运管理部
尚总营
尚总营字〔2013〕第1号
行政文员
分、子公司
尚N
尚N字〔2013〕第1号
人事行政专员
分、子公司M部门
尚MN
尚MN字〔2013〕第1号
人事行政专员
例：
尚 总人字 〔2013〕 第1号
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公司代称 部门 年份 序列号
五、文档格式规范
（一）公文字体：
1. 标题按不同需要选取不同的黑体字；
2. 正文用小四号宋体字（包括仿宋体）。
3. 正文字距按电脑已设定的数据为准。
4. 正文行距为1.5倍行距。
5. 公文用纸：电子文本采用标准的A4纸打印。其他行文（指往来信笺等）采用公司统一印刷的信封及信纸。
6.两页以上的文件，应有连续的页码编号，例：（共 X 页，第 X 页），所有文件（除对外宣传资料）字体统一用宋体字。
六、行文（抄送、抄报）流程
1． 公文起草
公文起草时要正确使用文种和格式，要完整正确的体现发文部门的意图，全面、准确的反映客观实际情况，提出问题、要求和切实可行的措施。
2．公文草稿的审核、定稿
（1）以公司或总裁署名行文者，应送总裁审阅核批签发；
（2）以部门名义行文者，应由部门主管审阅，由部门经理或负责人核批签发；
（3）以分、子名义盖用公司公章行文者，应由总裁审阅核批签发。
3．因专案业务需要，如进口、税收、劳保等使用公司名义，行文时各该业务部门主管授权范围内经核准后始得为之；
4．属公司内部各部门之间、无隶属关系的各部门之间的业务往来之公文传阅，接收人应当在“传阅/会签函”上签名予以确认；
5．公司所有内部和外来文件、信件等，由公司总部人事行政部或分、子公司人事行政部负责登记、传递、抄送、抄报、分文、稽催和存档管理；
6．公司各部门须设立《收发文登记表》（备附第7页表单），对自己部门所有的内部行文和对外收发文进行登记及依序列册建档。
7．所有部门文件及公文拟写由各部门最高主管负责文字把关、审查、校对。整个公文的流程程序由其负责监督执行。
七、附则
1、本制度由总部人事行政办公室制定，经总经理核准后公布实施，修正时亦同。
2、本制度由总部人事行政办公室和分公司人事行政部门负责监督实施。