2024年大型活动标准化执行手册.pptx

,10/16/2024,#,Manual,For,Large,Events,大型活动标准化执行手册,STANDARDIZATION IMPLEMENTATION,MANUAL,FOR,L,ARGE,EVENTS,流程安排是纲领,前期准备是基础,合作执行是关键,控制应变是保障,细节的把控决定效果,后期跟踪是超越的所在,01、,手,册,说,明,MANUAL,DESCRIPTION,02、活动环节一：信息沟,通,ACTIVITY LINK 1:INFORMATION,COMMUNICATION,03、活动环节二：方案制,定,ACTIVITY LINK 2:PLAN,FORMULATION,04、活动环节三：开会分,工,ACTIVITY LINK 3:DIVISION OF,LABOR,05、活动环节四：活动筹,备,ACTIVITY LINK 4:EVENT,COORDINATION,06、活动环节五：全体排,练,A,C,T,I,V,I,T,Y,L,I,N,K,5,:,R,E,H,E,A,R,S,A,L,07、活动环节六：现场执,行,A,C,T,I,V,I,T,Y,L,I,N,K,6,:,S,I,T,E,E,X,E,C,U,T,I,O,N,08、活动环节七：会后跟,进,ACTIVITY LINK 7:FOLLOW UP AFTER THE,MEETING,09、工作人员礼,仪,S,T,A,F,F,E,T,I,Q,U,E,T,T,E,目录,手册说明,本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣,传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密 的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。,本手册将活动执行分为七个环节：,信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进,，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执 行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美 的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。,项目接洽,策划方案,项目统筹,项 目 接 洽 流 程,活,宣,动,传,策,策,划,划,预 算,项 目 规 划 流 程,项目执行,执行总结,人员分,工,物料准,备,现场流,程,物料申,请,审核流,程,经费申,请,付款采,购,执行管控流,程,现场图片及录,像,客户评,价,执行人员评,估,项目宣传推,广,资料收集反馈给客户 并保存归,档,朋友圈发文,/,微信公,众,号推,文,/,抖音,/,快手,/,小,红书同步推,广,开拓,整合资源 规范,专业执行 构建,完善模式,成本清单反馈,项目,前期,职责构架,前,期,项,目,负,责,人,文案,策划,设计,创,项,创,视,意,目,意,频,文,文,方,/,案,案,案,图,片,/,音 乐,平面,3,D,场,场 平 地,地 面 尺,规 图 寸,划,图,图,尺 寸 图,商 务,部,项 目 接 洽 流 程,项目管理流程,项 目 立 项,项项项,目目目,进需周,度求汇,表表报,项目执行人,预 算,效,报,果,价,图,预 估 成 本 清 单,项目,前期接洽,流程,工作流,程,准备工,作,主要工作要求内容说明，洽谈重,点,业务,部,执行配,合,1.初步接,触,提前提供客户需求,表,对方企业官网，宣传ppt，微信公众号及相关资,料,了解其公司企业文化，企业背景、规模、相关产,品,及产品卖点,等,本公司自有优势资源，活动经验，案例讲,解,了解项目规模，场地及其可操作,性,了解合作方关键人物，组织机构，合作,意,向，资金条,件,了解对方初步想法和建,议,勘察场,地,拍摄场地实景,图,测量场地使用面,积,绘制场地规划,图,2.细节洽,谈,公司案例展示PPT文档（辅以项目宣传视频/图文,链,接等，可多维度展示公司实力,）,项目初步策划案构架（包括：活动主题方向，活,动,形式，主要内容建议；执行流程安排，大体预算等,）,预约项目汇报时间及地点（根据项目大小，预留,一,周时间进行项目策划,）,讨论策划案，获取客户对项目的具体要,求,及意,见,获知项目的着重点及难,点,客户倾向,性,物料造价预,算 成本预,测,工程预,测,根据客户要求进行开展创意的策划,案,3.项目汇,报,检查策划执行方案，宣传方案，预算明,细,准备汇报手提电脑，方案PPT文档（备用辅助展,示,方案其他视频资料等,）,方案打印，盖章装订成册（投标使用,）,项目汇,报,合同条款认,定,公众号营销星球,物料材质讲,解,施工安全解,答,供应商调,度,汇报流程安排：主讲人，答疑,人,项目,前期,执行配合细则,工作内,容,注意事,项,业务,部,（设计部及执行,）,场地勘察,了解可使用区域/规划活动动线/场地方限制/卸货通道,设计师，项目负责人,，,项目执行,人,拍摄场地图,外场通道（局部及全景,）/,舞台（局部及全景，注意现场条件限制情况,）/,内场全厅,设计师，项目执行,人,测量面积,实际场地面积,/,长宽高,搭建区域面积,/,局部物料摆放位置 不可用区域,/,预留通道,设计师，项目执行,人,注：所有勘察结果形成文件形式存档，现场图片整理归档（文件名：场地地址/使用厅）；外内场地尺寸形成电子版文件归档（标注实际场地尺寸及使用面积尺寸）,项目推进,策划阶段,任务分,工,参与部,门,讨论重,点,会后工,作,任务分,工,项目背景，需,求,是否值得继续跟,进,撰写初步策划,案,初次策划会,议,业务部联络人，项目负责人，活动策划，,执行统,筹,项目立,项,形成文字会议结,果,初次策划会,议,活动概念和形,式,头脑风暴-创意收集与分,析,向领导汇报进,展,提案,后,协调会,议,业务部联络人，项目负责人，活动策划，,执行统筹,，,设计师，渠道供应,者,客户反馈意,见,策划案大体框,架,形式和内容设,计,创意亮,点,初步设计（场地规划，,平,面视觉设计，3,D,效果图等,）,撰写策划执行方案初,稿,活动内容，创意阐述，执,行,流程，宣传对策及预,算,方案由策划师进行美化包,装,向领导汇报进,展,提案,后,协调会,议,项目基本成,本,细节谈判,后,协调会,议,业务部联络人，项目负责人，活动策划，,执行统筹,，,设计师，渠道供应者，执行负责,人,客户意,见,公众号营销星球,内容，执行细节确,定,现场效果,图,宣传推广方案确,定,物料方,案,预算方案（成本/报价,）,撰写策划执行方案定,稿,（活动内容，执行流程，,宣,传计划及预算,）,向领导汇报进,展,确定供应商并开始联络，,演,绎，物料制作，场地,等,执行负责人开展部署工,作,细节谈判,后,协调会,议,创意方,案,（头脑风暴）,形成方,案,确,认,推进周,报,项目,后期,职责构架,客户确定效果方案,项目执行人,出,物,人,品,料,员,把,审,调,控,核,配,客户确定报价明细,搭建物,料,演绎统,筹,执行准,备,场地规,划,区域拆,解,施工说,明,确认场地规划尺,寸,所需物料尺寸,制作物料确认方,案,报管清,单,灯光清单,现场物料清,单,采购清,单,花艺清,单,成本控,制,提供选择清单/档期,客户选择确认,下单确认,音,/,视频资,料,流程道具清单,现场联络,表,主持,人,摄影摄像 化妆,师,演,员,兼职人,员,执行脚,本,执行总结,现场图片及,录,像归,档,客户回馈,表,执行人员评,估,项目宣传推,广,创意组,客户确定活动流程,项目推进,筹备管控,管控环,节,主要工作要求及内容说明，洽谈重点,负责,人,时间管,控,制定项目时间推进表和节点控制,。,活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推,。,项目负责,人,供应管,控,外包服务管理：外包人员服务要求，设备及物质资料的供应的调度,。,活动执行过程中会涉及到食宿，交通，灯光，音响，舞台，服装，道具，特技，录制等,，,这些对专业活动运营公司大都采用外包的模式，那就需要对外包的供应商进行有效管理,。,项目成本监控：货比三,家,/,价优质优态度良,好,优先选,择,/,询,价,/,问,价,/,比,价,/把结果告知项目负责人及领,导,/,确认下,单,/,报备批,款,进场程序调度：活动场地都有搭建时间的限,制,/,确认可进场搭建时,间,根据供应商外包工作内容和搭建进程，按照搭建顺序分别通知进场时间，避免卸货环节冲,突,项目执行,人,人力监,控,活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场兼职人员的管理,。,项目执行,人,渠道,原则,制定道,具,预定服务人,员,广告物料校稿下,单,采购询价下,单,物料流通时间越短，速度越快，统筹的周期就会越短，项目执行的可控性越高,。,低投入高产出，分散采购或者集中外包，减少中间环节，加工制造组装分配，运输调度,。,造价,工艺材,质,/,数量规,格,货比三,家,/,择优合,作,可重复利用分摊成,本,不可重复利用一次性消耗,品,可代替已用成品租,赁,Manual,For,Large,Events,活动行业工作指南,STANDARDIZATION IMPLEMENTATION,MANUAL,FOR,L,ARGE,EVENTS,流程安排是纲领,前期准备是基础,合作执行是关键,控制应变是保障,细节的把控决定效果,后期跟踪是超越的所在,0,1,信息沟通,是活动执行中的第一环节，充分的信息,沟,通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽 可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏 和时间浪费等问题。因此项目总负责人须在活动正式筹备 之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围 内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作,公众号营销星球,。,活动信息沟通,表,活动名,称,活动时,间,活动地,点,举办单,位,协办/联办单,位,执行负责,人,活动规,模,执行部,门,执行单位负责,人,活动目,的,活动意,义,主要领导嘉,宾,邀请媒体邀,请,主要流,程,活动标,准,其它要,求,活动环节一：,信息沟通,ACTIVITY LINK 1:,INFORMATION,COMMUNICATION,0,2,活动方案是活动执行的指导性文件,。,在活动信息沟通完成之后，,项目负责人,填写活动信息沟,通,表，,项目组,制定活动方案与活动执行方案（初稿），组,织,各部门讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给,领导审阅,，最后根据领导反馈意见制定活动执行,方,案（最终版）,。,活动环节二：,方案制定,A,C,T,I,V,I,T,Y,L,I,N,K,2,:,P,L,A,N,F,O,R,M,U,L,A,T,I,O,N,整体流程如图：,项目负责人信息沟,通,填写活动信息沟通,表,制定活动方案与执行方案,与项目组讨论（第二版,）,将活动方案（第二版,）,提交领导审,阅,根据意见确定最终方,案,一般性活动,简要方案基本要,素,重大活动,精细方案基本要,素,1,、活动名称与目的,；,1,、活动名称、背景、目的、意义与口号；,2,、活动时间与地点,；,2,、举办,/,承办,/,联办单位,；,3,、举办,/,联办,/,协办单位；,3,、活动时间地点,；,4,、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模,；,4,、与会领导、嘉宾、媒体与规模,；,5,、活动详细流程,；,5,、简要流程,。,6,、赞助机构,/,作媒体,；,7,、活动会务服务,；,8,、其它事项,。,0,2,方案基本要素,BASIC,ELEMENTS,OF,THE,SCHEME,0,2,活动执行方案的基本要,素,活动基本信,息,活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办,/,联办单位,等,项目团队分,工,A、项目总负责人,；,B、执行项目负责人,；,C、具体组员名单,。,前期筹备事,宜,A、筹备事宜列项,;,B、人员分工安排,；,C、筹备日程安排,。,现场执行事,宜,A、现场布置说明,；,B、现场活动流程,；,C、现场任务列项,。,D,、人员分工安排,；,活动后期工,作,A、后期事项明细,；,B、人员分工安排,；,C、完成时限要求,。,活动财务预,算,活动合同签,订,活动应急方,案,其它事,项,大型公开活动同时需制定招商赞助方案,。,活动执行方案基本要素,B,A,S,I,C,E,L,E,M,E,N,T,S,O,F,T,H,E,I,M,P,L,E,M,E,N,T,A,T,I,O,N,P,L,A,N,0,3,活动环节三：,开会分工,A,C,T,I,V,I,T,Y,L,I,N,K,3,:,D,I,V,I,S,I,O,N,O,F,L,A,B,O,R,活动,前期,，成立活动项目组，由,项目负责人,定期召开沟通会议，进行初步的工作分工,。,活动方案,确定后,，,项目执行人,召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动,信,息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进,行,工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召,开,各分协调会，得到更多的部分协助,）,工作安排会,环节,分工管理 方法,目的,执行负责人主持会议，,介绍活动 基本情,况,执行负责人介绍人员分工安,排,工作人员重述自身职责与安,排,听取反馈意见并及时协,调,领导总结发,言,讲述活动各项情,况,明确人员分工安,排,听取反馈意,见,由于活动现场的参与人员数量大、事物 繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效 率，实施操作程序的管理,。,由,项目负责人,制定整体,工作分工,方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定 针对自身工作的详细分工计划，再交于 项目负责人进行,计划汇总,，以此控制整 个活动进程,。,项目负责人制,。项目负责人的,统一安排,，团结协作互相配合，所安排的人员，,从,活动筹备前期到活动现场执行，再到,活,动后期，一直负责到底，从而进一步,保,证活动的进程速度和效率,。,公众号营销星球,0,4,活动环节四：,活动统筹,A,C,T,I,V,I,T,Y,L,I,N,K,4,:,E,V,E,N,T,C,O,O,R,D,I,N,A,T,I,O,N,在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备 是活动的真正执行环节，是细化深入的过程，主要包括以下内容：,现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置,、,应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理,。,来宾邀请接待及接待方案,领导邀请和接待,嘉宾邀请和接待,媒体邀请和接待,邀请媒体名单,新闻夹内容,媒体签到,住宿登记表,媒介分工（活动现场位置）,接待物料,活动进度,制定严格的活动筹备 各项内容的进度,表,物料准备,物料准备清,单,现场布置,现场布置效果,图,应急预案,公安消防/后勤保障,财务预算,活动开始前，项目负责人应将所有,的 物料清单和财务成本交到财务部进行 审核，与长期供应商应提前制定物料,清单价格表，财务部门进行核对,；,根据项目进度，提前跟财务部门进,行,现金预支申请，并报,公众号营销星球,审,核,活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的,行政文件、相关合同协议、,新闻宣传稿件、策划方案、工作计划、相关证件票据等,，需及时整理，让 文件在活动的过程在各个需要文件的工作人员中及时传递。让工作人员能 及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。,文件管理,活动相关物,资,0,5,活动环节五：,全体排练,A,C,T,I,V,I,T,YL I,N,K5,:R,E,H,E,A,R,S,A,L,针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通 常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪 式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。,n,排练人员安排,排练总导演：执行负责人,排练人员：被排练环节的工作执行人员；,陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；,问题纪录人员：,公众号营销星球,全体排练,注意明细,0,6,活动环节六：,现场执行,A C T I V I T Y L I N K 6:S I T E E X E C U T I O,N,0,7,活动环节七：,会后跟进,ACTIVITY LINK 7:,FOLLOW,UP,AFTER,THE,MEETING,会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：,1,、会后撤,场,有序安排各部门进行撤场，还原会场整洁，执行负责人办理撤场手续。,2,、感谢短信发,送,于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。,3,、会议,/,活动纪,要,于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议,/,活动纪要，针对重要活动，需要形成活动 记录，甚至形成会议,/,活动成果书籍。,4,、活动新闻,稿,活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。,5,、音像资料整,理,活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片还须进行刻盘，连同 其它活动成果资料、洗印照片等,6,、活动文件归,档,在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。,0,8,工作人员,礼仪,S T A,F,FE,T,I,Q,U,E,T,T,E,1,、着装礼仪,男士着装礼仪,男士须穿印有公司,LOGO,的工作服，佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；,女士着装礼仪,女士宜穿印有公司,LOGO,的工作服，忌穿高跟鞋，以运动鞋或平跟鞋为主，化有淡妆，头发整洁，佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；,2,、仪态仪容,在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。保持微笑，热情大方。,3,、迎接礼,仪,a.,仪表端庄、整洁。避免奇怪的发型；女士不可浓妆艳抹，可化淡妆，发型清爽、利落，不宜做夸张造型,不得染彩发；,b.着装应符合主办方要求；，注意服饰整洁，工作时间不佩戴个人首饰；,c.按照规范站姿站立，客人靠近时注意点头/问好方式问候，以右手指引为主，拇指往掌心微收，掌心朝上微微倾斜，,四指并拢指向所指方向,；,d.工作期间，应保持严肃、认真、合作、进取的工作态度和乐观、友好、自信、积极向上的精神面貌；举止要落落大方、端庄稳重，言谈举止得体，保持较好的行姿。,4、现场礼,仪,a.,员工着装应符合职业要求；特殊时间或场合，公司有统一着装及佩戴工作证规定时，必须遵从；特殊情况可着与工 作场所相适应的轻便服装，但短裤、超短裙不在此列；,b.自然得体大方，符合工作需求及服务规则，充满活力，整齐清洁，微笑待人，会场行走清稳大方（不得快跑）。,c.工作期间，必须按照现场礼仪规范站好，并注意活动进程，安排自己工作；切忌活动进行时讲话，走神，在会场来,回走动或发出影响活动的声响,。,公众号营销星球,