宣传推广管理制度流程.docx

宣传推广管理制度流程宣传推广管理制度流程一、目 的1.1 本制度旨在规范公司对各项推广业务的流程 化管理。二、职 责2.1 媒介公关部职责：2.1.1 制定媒体年度投放计划。2.1.2 负责公司相关广告媒介的购买及合同签订。2.1.3 协助相关部门与媒体方协调广告合同履行 中的相关事宜。2.1.4 汇总媒体广告(报纸、户外、电视)执行 情况并监督执行问题及处理结果。2.1.5 审核各项广告费预付款、申请及报销。2.1.6 定期完成广告(报纸、电视、户外)发布 效果评估。2.1.7 制订公司品牌年度公关计划。2.1.8 与各级新闻单位保持良好沟通，对新闻报 道进行监控2.2 运营区域：区经理、运营总监、营销总监、总经理审批确认 后， 并制订 电视广告排期表 (外部订单) 安排所属市场专员操作。4.1.3 市场专员负责与外埠媒体确认广告排期， 并根据邀约情况通过 OA 系统进行费用申 请。4.1.4 电视广告片应由相关部门提前五个工作日 交至媒介公关部，否则媒介公关部视情况 有权对投放计划做出变更或取消。4.2 广告监播及复查4.2.1 监播范围：监播覆盖连锁店区域的电视媒 体的广告播出情况。4.2.2 监播方式：4.2.2.1 区域连锁店负责安排电视广告监播，填 写电视广告月监播报告于下月度伊 始前 3 个工作日下午 16： 00 前传真至 媒介专员处。4.2.2.2 在监测覆盖区域内，媒介专员根据媒介 研究公司提供的电视广告跟踪监测月 报进行复核。4.2.2.3 媒介专员负责通知区域连锁店进行省台 覆盖抽查监播， 所属店经理负责填写 省 台覆盖抽查监播表于监播周期结束后的3 个工作日内传真至媒介专员。4.2.3 根据媒介研究公司提供的电视广告跟踪 监测月报发现问题的复查流程：4.2.3.1 直接反馈媒介研究公司调用原始数据进 行复查，同步将问题传真函反馈媒体复 查。 以媒介研究公司提供的复查报告与媒 体复查传真函进行双向核实。4.2.3.2 以媒介研究公司提供的原始数据与复查 报告为准。4.2.3.3 当媒介研究公司因人为不可抗因素无法 提供复查时，由媒介专员就具体问题通 知区域连锁店与当地媒体进行复查，并 将处理意见在电视广告月监播报告 中补充完毕于收到复查通知日的 5 个工 作日内传真至媒介专员处。4.2.4 区域连锁店监播发现的问题的复查流程：4.2.4.1 由媒介专员就具体问题通知区域连锁店 与当地媒体进行复查，并将处理意见在电视广告月监播报告中补充完毕于 收到复查通知日的 5 个工作日内传真至 媒介人员处。4.2.5 媒介公关部负责统计电视广告月监播问题 及处理情况， 每月 10 日前完成 电视广告 月监播报告汇总上报营销总监。4.3 广告事后评估4.3.1 媒介公关部负责电视广告投放计划月度的 广告效果买后评估(参考媒介研究公司提 供的买后评估报告)，于下月度末上报营销 总监批阅。4.4 报销规范4.4.1 电视广告费用结算原则上为月结方式，一 般为下月度 15 日左右(如存在播出问题， 结款时间视具体情况而定。)4.4.2 报销程序原则上由市场专员执行，殊情况 由公司总部媒介专员处操作。4.4.3 报销程序中市场专员须将电视广告月监 播报告 、具体问题处理的文函、监播BETA 带等相关资料递交至媒介专员处； 同时须将广告发票或其他票据递交至财务 部门。4.4.4 审核流程：4.4.4.1 媒介专员根据 电视广告排期表、电视 广告月监播报告、监播 BETA 带、具体 问题处理的文函进行核对，确认播出情 况、 报销费用无误后通过审批。 报销申请 不符则退回报销申请， 相关资料提供不全 则不予通过报销申请。4.4.4.2 媒介经理对媒介专员的把控情况进行审 核。4.4.4.3 财务部依据广告发票或其他票据进行核 对， 确认费用申请、 票据到位无误后通过 审批； 报销费用不符则退回报销申请， 票 据不到位则不予通过报销申请。4.5 工具表格4.5.1 电视广告排期表4.5.2 电视广告月监播报告4.5.3 省台覆盖抽查监播表4.5.4 电视监播汇总表4.5.5 电视复查表五、平面广告5.1 发稿5.1.1 新闻公关稿、专版软文稿5.1.1.1 发稿需求部门以委托单形式委托媒介公 关部撰写文稿；5.1.1.2 媒介公关部负责媒体发稿指令的下达及 文稿的撰写；5.1.1.3 市场专员负责指定区域媒体的发稿。5.1.2 平面广告5.1.2.1 发稿需求部门以委托单形式委托媒介公 关部撰写广告文案， 以广告媒介申请单 形式提请刊发需求。5.1.2.2 媒介公关部负责广告刊发指令的下达及 广告文案的撰写。5.1.2.3 市场专员负责指定区域媒体平面硬广告 的刊发。5.1.3 发稿控制5.1.3.1 媒介专员负责制订平面发布计划 (内部计划表) 上报媒介公关部经理、 运营各 区经理、运营总监、营销总监、总经理审 批确认后，并制订平面发布计划 (外 部订单)安排所属市场专员操作。5.1.3.2 新闻公关稿、 专版软文稿的内容由媒介公 关部递交，按正常程序交媒介公关部经 理、 营销总监处审核， 审核通过后方可发 布。审核工作应在投放前两个工作日完 成， 否则媒介公关部视情况有权对投放计 划做出变更或取消。5.1.3.3 平面广告由品牌管理部递交， 按正常程序 交品牌管理部经理、媒介公关部经理、营 销总监处审核，审核通过后方可发布。审 核工作应在投放前两个工作日完成，否则 媒介公关部视情况有权对投放计划做出变 更或取消。5.2 报样收集5.2.1 市场专员负责收集报样。5.2.2 市场专员需在平面发布后 5 个工作日内提 供二份报样(必须确保是含所有版面的完整报样)； 一份报样交媒介专员处备档； 一份由 市场专员留存。5.3 报样评估5.3.1 报样评估范围：发稿部门所发布的平面广 告(含专版软文、平面硬广告、新闻公关稿)。5.3.2 品牌管理部负责报样评估。5.3.3 报样评估周期为收到提供的报样后 2 个工 作日内完成评估工作，填写平面广告刊 发质量评估表。5.3.4 品牌管理部对评估不合格的报样及评估表 报营销总监处备案，并将信息反馈至媒介 公关部经理处与市场专员处，由媒介公关 部经理负责督促市场专员跟媒体协商处理 意见。5.3.5 市场专员负责统计当月平面广告发布情况 (含评估合格和评估不合格的问题及处理)，填写平面广告发布明细表于下 月 10 日前交媒介专员。5.3.6 媒介专员负责汇总平面广告发布的情况， 完成平面广告发布明细表汇总并上报公司领导批阅。5.4 报样评估标准5.4.1 专版软文评估条款置于正版新闻之中不加框(或加框但与版面风格相吻合) 与正版新闻一致与正版新闻一致与正版新闻一致字体与报纸新闻版面标题风格一致 按合同规定执行(非广告版/非动漫版)1、 标题、文章内容不得有改 动(软文)2、 标题或文章内需出现我司 名称(新闻)无明显偏色、字迹模糊等印刷质量问题评估要素位置边框字体字号行/字间距标题版面内容印刷质量应严格按照合同规定尺寸执行(软文、尺寸硬广告)网络见报后 3 日内文字稿上网 版5.4.2 新闻公关稿5.4.2.1 标 题 或 文 章 或 配 图 中 至 少 一 处 出 现 “MCLON 万隆珠宝”字样；5.4.2.2 不得置于广告版中。5.4.3 平面广告5.4.3.1 尺寸严格按合同规定执行；5.4.3.2 无出现严重偏色、 字迹模糊等印刷质量问 题；5.4.3.3 刊发位置应按合同规定执行；5.4.3.4 刊发内容应按公司提供的原稿件发布。5.5 报销规范5.5.1 平面广告费用结算原则上为月结方式，一 般为下月度 15 日左右(如存在刊登问题， 结款时间视具体情况而定。)5.5.2 报销程序原则上由市场专员执行，特殊情 况由公司总部媒介专员处操作。5.5.3 报销程序中市场专员须将平面广告发布 明细表、 具体问题处理的文函、 报样等相 关资料递交至媒介专员处；同时须将广告 发票或其他票据递交至财务部门。5.5.4 审核流程：5.5.4.1 媒介专员根据平面广告发布计划表 、 平面广告发布明细表、样报、具体问题处理的文函进行核对，确认刊登情况、 报销费用无误后通过审批。 报销申请不符 则退回报销申请， 相关资料提供不全则不 予通过报销申请。5.5.4.2 媒介经理对媒介专员的把控情况进行审 核。5.5.4.3 财务部依据广告发票或其他票据进行核 对， 确认费用申请、 票据到位无误后通过 审批； 报销费用不符则退回报销申请， 票 据不到位则不予通过报销申请。5.6 工具表格5.6.1 平面广告发布计划表5.6.2 平面广告刊发质量评估表5.6.3 平面广告发布明细表六、户外广告6.1 户外广告执行6.1.1 验收6.1.1.1 户外广告发布安装及更换画面安装均需 在安装当天进行户外广告验收。6.1.1.2 验收组成员： 市场专员、 承担管辖责任的 连锁店店经理、媒体方负责人必须参与验收。6.1.1.3 验收标准： 参照 户外广告安装发布验收 表6.1.1.4 验收结果必须符合户外广告安装发布验 收表 的评分标准视为完成验收， 市场专 员填写户外广告安装发布验收表。6.1.2 维护6.1.2.1 市场专员负责户外广告的日常发布维护 工作。6.1.2.2 户外广告画面更换周期原则上为三个月。 市场专员填写户外广告画面更换申请 表 报给品牌管理部与媒介公关部， 两部 门审核统一意见后上报营销总监审批。6.1.2.3 连锁店负责户外载体的日常形象维护， 维 护标准参照广告合同相关条款， 填写户 外广告日常维护表，店长审查在店内留 存。6.2 广告发布效果评估6.2.1 媒介公关部负责每半年对全区域的户外广 告发布效果做一次普查性评估。时间安排 为 6 月和 12 月。6.2.2 连锁店统计以下资料并递交至媒介公关部：6.2.2.1 所管辖的户外广告电子照片(近景、 中景、 远景各一张)；6.2.2.2 针对每一个(或一组)户外广告填写户 外广告信息收集表；6.2.2.3 反映户外广告资源使用情况， 填写 户外 广告发布明细表。6.2.3 媒介公关部统计的 16 月份的户外广告资 料于 6 月 30 日前交营销总监； 712 月份 的户外广告资料于 12 月 31 日前交营销总 监。6.3 报销规范6.3.1 户外广告安装发布验收表 (首付款)6.3.2 具体问题处理的相关传真函、知会书、公 司公文6.3.3 户外广告发布维护表6.3.4 具体报销支付约定以户外广告合同约定为 准。6.4 工具表格6.4.1 户外广告安装发布验收表6.4.2 户外广告日常维护表6.4.3 户外广告发布维护表6.4.4 户外广告信息收集表6.4.5 户外广告发布明细表6.4.6 户外广告画面更换申请表