宣传推广管理制度流程.doc

宣传推广管理制度流程
一、目 的
1.1本制度旨在规范公司对各项推广业务的流程化管理。

二、职 责
2.1 媒介公关部职责：
2.1.1制定媒体年度投放计划。
2.1.2负责公司相关广告媒介的购买及合同签订。
2.1.3协助相关部门与媒体方协调广告合同履行中的相关事宜。
2.1.4汇总媒体广告（报纸、户外、电视）执行情况并监督执行问题及处理结果。
2.1.5审核各项广告费预付款、申请及报销。
2.1.6定期完成广告（报纸、电视、户外）发布效果评估。
2.1.7制订公司品牌年度公关计划。
2.1.8与各级新闻单位保持良好沟通，对新闻报道进行监控

2.2运营区域：
2.2.1配合完成相关广告发布。
2.2.2追踪所辖区域内连锁店广告发布执行问题及处理结果。
2.2.3汇总反馈所辖区域内连锁店广告发布执行情况。
2.2.4负责申请购买所辖区域内的广告媒体广告费预付款及报销。
2.2.5申请购买所辖区域内的广告媒体。

三、广告媒介购买
3.1媒介购买计划
3.1.1根据品牌年度推广方案，媒介公关部制定相应的电视、报纸广告年度投放计划。
3.1.2相关投放计划在每年度12月1日前完成会签并通过营销总监、总经理审核。

3.2媒介购买申请流程
3.2.1媒介公关部负责汇总媒体购买申请，并依据年度投放计划进行控制；媒体购买申请由实际需求部门提出。
3.2.2购买申请需由申请部门填写《广告媒介申请单》，交至媒介公关部。

3.3媒介购买流程
3.3.1购买申请的确认须经过媒介公关部经理、营销总监、总经理的审核，审核意见将及时反馈至申请部门。
3.3.2如申请审核通过，由媒介公关部制订相应的《媒介订单》（具体详见后继内容）。
3.3.3媒介专员应将《广告发布合同》、《广告媒介申请单》、《媒介订单》原件存档，复印件由市场专员、申请部门备档。

3.4工具表格
3.4.1《广告媒介申请单》

四、电视广告
4.1广告排期
4.1.1根据电视广告年度投放计划，媒介公关部以《电视广告排期表》形式制定广告排期。
4.1.2 媒介专员负责制订《电视广告排期表》（内部计划表）上报媒介公关部经理、运营各区经理、运营总监、营销总监、总经理审批确认后，并制订《电视广告排期表》（外部订单）安排所属市场专员操作。
4.1.3 市场专员负责与外埠媒体确认广告排期，并根据邀约情况通过OA系统进行费用申请。
4.1.4电视广告片应由相关部门提前五个工作日交至媒介公关部，否则媒介公关部视情况有权对投放计划做出变更或取消。

4.2广告监播及复查
4.2.1监播范围：监播覆盖连锁店区域的电视媒体的广告播出情况。
4.2.2监播方式：
4.2.2.1 区域连锁店负责安排电视广告监播，填写《电视广告月监播报告》于下月度伊始前3 个工作日下午16：00前传真至媒介专员处。
4.2.2.2 在监测覆盖区域内，媒介专员根据媒介研究公司提供的《电视广告跟踪监测月报》进行复核。
4.2.2.3 媒介专员负责通知区域连锁店进行省台覆盖抽查监播，所属店经理负责填写《省台覆盖抽查监播表》于监播周期结束后的3个工作日内传真至媒介专员。
4.2.3 根据媒介研究公司提供的《电视广告跟踪监测月报》发现问题的复查流程：
4.2.3.1直接反馈媒介研究公司调用原始数据进行复查，同步将问题传真函反馈媒体复查。以媒介研究公司提供的复查报告与媒体复查传真函进行双向核实。
4.2.3.2 以媒介研究公司提供的原始数据与复查报告为准。
4.2.3.3 当媒介研究公司因人为不可抗因素无法提供复查时，由媒介专员就具体问题通知区域连锁店与当地媒体进行复查，并将处理意见在《电视广告月监播报告》中补充完毕于收到复查通知日的5个工作日内传真至媒介专员处。
4.2.4区域连锁店监播发现的问题的复查流程：
4.2.4.1 由媒介专员就具体问题通知区域连锁店与当地媒体进行复查，并将处理意见在《电视广告月监播报告》中补充完毕于收到复查通知日的5个工作日内传真至媒介人员处。
4.2.5媒介公关部负责统计电视广告月监播问题及处理情况，每月10日前完成《电视广告月监播报告》汇总上报营销总监。

4.3广告事后评估
4.3.1媒介公关部负责电视广告投放计划月度的广告效果买后评估（参考媒介研究公司提供的买后评估报告），于下月度末上报营销总监批阅。

4.4报销规范
4.4.1电视广告费用结算原则上为月结方式，一般为下月度15日左右（如存在播出问题，结款时间视具体情况而定。）
4.4.2报销程序原则上由市场专员执行，殊情况由公司总部媒介专员处操作。
4.4.3报销程序中市场专员须将《电视广告月监播报告》、具体问题处理的文函、监播BETA带等相关资料递交至媒介专员处；同时须将广告发票或其他票据递交至财务部门。
4.4.4审核流程：
4.4.4.1媒介专员根据《电视广告排期表》、《电视广告月监播报告》、监播BETA带、具体问题处理的文函进行核对，确认播出情况、报销费用无误后通过审批。报销申请不符则退回报销申请，相关资料提供不全则不予通过报销申请。
4.4.4.2媒介经理对媒介专员的把控情况进行审核。
4.4.4.3财务部依据广告发票或其他票据进行核对，确认费用申请、票据到位无误后通过审批；报销费用不符则退回报销申请，票据不到位则不予通过报销申请。

4.5工具表格
4.5.1《电视广告排期表》
4.5.2《电视广告月监播报告》
4.5.3《省台覆盖抽查监播表》
4.5.4《电视监播汇总表》
4.5.5《电视复查表》

五、平面广告
5.1发稿
5.1.1新闻公关稿、专版软文稿
5.1.1.1发稿需求部门以委托单形式委托媒介公关部撰写文稿；
5.1.1.2媒介公关部负责媒体发稿指令的下达及文稿的撰写；
5.1.1.3市场专员负责指定区域媒体的发稿。
5.1.2平面广告
5.1.2.1发稿需求部门以委托单形式委托媒介公关部撰写广告文案，以《广告媒介申请单》形式提请刊发需求。
5.1.2.2媒介公关部负责广告刊发指令的下达及广告文案的撰写。
5.1.2.3市场专员负责指定区域媒体平面硬广告的刊发。
5.1.3发稿控制
5.1.3.1 媒介专员负责制订《平面发布计划》（内部计划表）上报媒介公关部经理、运营各区经理、运营总监、营销总监、总经理审批确认后，并制订《平面发布计划》（外部订单）安排所属市场专员操作。
5.1.3.2新闻公关稿、专版软文稿的内容由媒介公关部递交，按正常程序交媒介公关部经理、营销总监处审核，审核通过后方可发布。审核工作应在投放前两个工作日完成，否则媒介公关部视情况有权对投放计划做出变更或取消。
5.1.3.3平面广告由品牌管理部递交，按正常程序交品牌管理部经理、媒介公关部经理、营销总监处审核，审核通过后方可发布。审核工作应在投放前两个工作日完成，否则媒介公关部视情况有权对投放计划做出变更或取消。

5.2 报样收集
5.2.1市场专员负责收集报样。
5.2.2市场专员需在平面发布后5个工作日内提供二份报样（必须确保是含所有版面的完整报样）；一份报样交媒介专员处备档；一份由市场专员留存。

5.3报样评估
5.3.1报样评估范围：发稿部门所发布的平面广告（含专版软文、平面硬广告、新闻公关稿）。
5.3.2品牌管理部负责报样评估。
5.3.3报样评估周期为收到提供的报样后2个工作日内完成评估工作，填写《平面广告刊发质量评估表》。
5.3.4品牌管理部对评估不合格的报样及评估表报营销总监处备案，并将信息反馈至媒介公关部经理处与市场专员处，由媒介公关部经理负责督促市场专员跟媒体协商处理意见。
5.3.5 市场专员负责统计当月平面广告发布情况（含评估合格和评估不合格的问题及处理），填写《平面广告发布明细表》于下月10日前交媒介专员。
5.3.6媒介专员负责汇总平面广告发布的情况，完成《平面广告发布明细表》汇总并上报公司领导批阅。

5.4报样评估标准
5.4.1专版软文
评估要素
评估条款
位置
置于正版新闻之中
边框
不加框（或加框但与版面风格相吻合）
字体
与正版新闻一致
字号
与正版新闻一致
行/字间距
与正版新闻一致
标题
字体与报纸新闻版面标题风格一致
版面
按合同规定执行（非广告版/非动漫版）
内容
1、 标题、文章内容不得有改动（软文）
2、 标题或文章内需出现我司名称（新闻）
印刷质量
无明显偏色、字迹模糊等印刷质量问题
尺寸
应严格按照合同规定尺寸执行（软文、硬广告）
网络版
见报后3日内文字稿上网
5.4.2新闻公关稿
5.4.2.1标题或文章或配图中至少一处出现“MCLON万隆珠宝”字样；
5.4.2.2不得置于广告版中。
5.4.3平面广告
5.4.3.1尺寸严格按合同规定执行；
5.4.3.2无出现严重偏色、字迹模糊等印刷质量问题；
5.4.3.3刊发位置应按合同规定执行；
5.4.3.4刊发内容应按公司提供的原稿件发布。

5.5报销规范
5.5.1平面广告费用结算原则上为月结方式，一般为下月度15日左右（如存在刊登问题，结款时间视具体情况而定。）
5.5.2报销程序原则上由市场专员执行，特殊情况由公司总部媒介专员处操作。
5.5.3报销程序中市场专员须将《平面广告发布明细表》、具体问题处理的文函、报样等相关资料递交至媒介专员处；同时须将广告发票或其他票据递交至财务部门。
5.5.4审核流程：
5.5.4.1媒介专员根据《平面广告发布计划表》、《平面广告发布明细表》、样报、具体问题处理的文函进行核对，确认刊登情况、报销费用无误后通过审批。报销申请不符则退回报销申请，相关资料提供不全则不予通过报销申请。
5.5.4.2媒介经理对媒介专员的把控情况进行审核。
5.5.4.3财务部依据广告发票或其他票据进行核对，确认费用申请、票据到位无误后通过审批；报销费用不符则退回报销申请，票据不到位则不予通过报销申请。

5.6工具表格
5.6.1《平面广告发布计划表》
5.6.2《平面广告刊发质量评估表》
5.6.3《平面广告发布明细表》

六、户外广告
6.1户外广告执行
6.1.1验收
6.1.1.1户外广告发布安装及更换画面安装均需在安装当天进行户外广告验收。
6.1.1.2验收组成员：市场专员、承担管辖责任的连锁店店经理、媒体方负责人必须参与验收。
6.1.1.3验收标准：参照《户外广告安装发布验收表》
6.1.1.4验收结果必须符合《户外广告安装发布验收表》的评分标准视为完成验收，市场专员填写《户外广告安装发布验收表》。
6.1.2维护
6.1.2.1市场专员负责户外广告的日常发布维护工作。
6.1.2.2户外广告画面更换周期原则上为三个月。市场专员填写《户外广告画面更换申请表》报给品牌管理部与媒介公关部，两部门审核统一意见后上报营销总监审批。
6.1.2.3连锁店负责户外载体的日常形象维护，维护标准参照广告合同相关条款，填写《户外广告日常维护表》，店长审查在店内留存。

6.2广告发布效果评估
6.2.1媒介公关部负责每半年对全区域的户外广告发布效果做一次普查性评估。时间安排为6 月和12月。
6.2.2连锁店统计以下资料并递交至媒介公关部：
6.2.2.1所管辖的户外广告电子照片（近景、中景、远景各一张）；
6.2.2.2针对每一个（或一组）户外广告填写《户外广告信息收集表》；
6.2.2.3反映户外广告资源使用情况，填写《户外广告发布明细表》。
6.2.3媒介公关部统计的1～6月份的户外广告资料于6月30日前交营销总监；7～12月份的户外广告资料于12月31日前交营销总监。

6.3报销规范
6.3.1《户外广告安装发布验收表》（首付款）
6.3.2 具体问题处理的相关传真函、知会书、公司公文
6.3.3《户外广告发布维护表》
6.3.4具体报销支付约定以户外广告合同约定为准。

6.4工具表格
6.4.1《户外广告安装发布验收表》
6.4.2《户外广告日常维护表》
6.4.3《户外广告发布维护表》
6.4.4《户外广告信息收集表》
6.4.5《户外广告发布明细表》
6.4.6《户外广告画面更换申请表》