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大学秘书处的工作计划
大学秘书处的工作计划
时光飞逝，新学期如约而至，新的学期，新的开始。这学期我们将以团结、进取、创新为宗旨，以打造有凝聚力的集体为目标。工作计划如下：
一、认真完成自己的本职工作
1、负责起草学生会各项工作汇报
2、负责传达系里各类通知事宜
3、负责学生会相关的档案管理，整理工作，负责各项会议的记录
4、负责各种活动及例会的考勤，学生会成员的考勤
二、具体安排如下：
1、对学生会例会会议记录，签到表各种文件进行管理，归档。
2、例会时对学生会成员点名、签到、迟到、请假情况进行检查。
3、和其他部门一起团结合作，完成这一学期的各项活动。
4、负责沟通各部门之间的协调工作，发挥好桥梁组织作用。使个部门之间建立良好地工作群体。
三、对学生会成员的培养工作
由于这学期学生会纳新，产生新一届学生会，我们秘书部将和各部长之间密切联系，带领新一届学生会做好各项工作，积极帮助老师和同学。
四、工作要求：
1、工作时要认真仔细，在速度的同时保质量完成工作。
2、要讲文明礼貌，在工作中注意自己的言谈举止。
3、在实践中积累经验，熟练业务，提高水平。
由于我系学生会各部门分工不分家，所以我们除了做好本职工作外，在其它部门组织活动时给予大力配合。各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处，由秘书处进行存档。
在以后的工作过程中，我们将以十分饱满的心态来迎接今后的工作，以敏捷和迅速的姿态来对待每一个问题。
大学学生会秘书处职能
1、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结以及研究生会的所有相关资料，做好期末存档工作。
2、作好研究生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作，将其整理并存档。
3、参与并讨论研究生会各项规章制度的制定，完善不合理制度。
4、协助研究生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。
5、研究生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。
6、研究生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。
7、负责研究生会工作大记事。
工作特色：
（1）研究生会会议的组织。包括各项会议的筹划、通知，教室的申请等具体事项。
（2）研究生会文件的起草。包括研究生会各种章程、纲领的起草与颁布。
（3）研究生会文档的整理。包括会议纪录、图片与影响资料等文件与档案的归档整理。
（4）研究生会活动的策划。包括活动的前期策划，可行性研究以及活动经费的预算等。
（5）各部门工作的监督与协调。研究生会其他部门开展工作时，秘书处将予以配合;在举办大型活动时，协调各部门之间的工作关系。
（6）财务管理。包括研究生会活动经费的预算、统计及报销等事宜。
大学秘书处档案管理办法
第一章日常档案管理
第一条校学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。
第二条校学生会档案由秘书处统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，交付秘书处监督管理，由主席团监督负责。
第三条每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。
第四条校学生会档案包括内部档案、杂项档案及外部档案等。
第五条各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份，一份由主席团统一存档，以备查找，一份本部门留存。
第六条档案上交日期。视不同类型档案而定。
第七条档案形式要求。对于各部文件档案，应有文本档案（a4纸打印）和电子档案两种版本，主席团管理资料为电子档（一式两份）。
第八条学生会每届换届之后应整理转交本届学生会档案。
第二章档案类型
第一条内部档案制度
①成员档案：
（一）档案范围：
个人姓名、联系方式、所在年级、所处职位政治面貌、自我评价及上交照片等。
（二）档案建立：
（1）学生会成员的人事档案在成员正式加入时建立。
（2）学生会各成员简介及联系方式统一下发各部门，便于联系。
（3）学生会成员资料，各部门收集后，一式两份，一份本部门留存，一份上交秘书处。
②工作档案：
（一）档案范围：
包括会议记录、工作计划、工作总结、各年级课程表及有关档案，由秘书处整理保管。
（二）档案建立
（1）每周的学生会例会，由秘书处做好会议记录，记入档案。
（2）学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上交于主席团，批示后入档（做以笔墨标记提出意见的可行性）。
③活动档案：
（一）档案范围：
各部活动策划、签到表，对于部员提出本次活动无法实现但部长说下次实现的创新型意见、出现的问题（软件问题）及解决方案（详细事件及各部经典建议）、活动赞助商及其联系方式与意向、保安礼仪工作人员的站位轮换方式等、采编稿、与其他组织的合作（详细）、宣传方式（照片与文字结合）、其他相关事项与突发，细小事件。
（二）档案建立：
（1）活动结束的一周内，秘书处相关负责人将收集相关资料。
（2）活动结束后3天，举办该活动的部门整理出此次活动的最终活动策划、活动总结、通讯稿及筛选的部门影像资料，一式两份，一份上交主席团，一份交与秘书处留存。
第三章档案编号办法
（一）档案编号原则：
以学校全部档案为对象，依据学校的职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
（二）一类名称（大类型）：
档案大类型的定义，以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。（如：内部：nb）
（三）二类名称（小类型）;
档案小类型的定义，以以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。（如：活动：hd）
（四）三类编号（相关负责部门）：
各部门编号，主席团定为00，合办的大活动均属于主席团。
（五）四类编号（具体内容）
以从头开始的四个字的开头大写字母定位，不够则用*代替。（如：红旗团支部：hqtz）
（六）五类编号（年份）
年月缩写（如201x.11.23写作201x1123）
（七）六类标注（重要级别）
根据重要程度标注b，a，s，（借阅权限）
例：201x年5月11日办公室例会可记做：nblh01lh**201x0511a
第四章档案借阅办法
（一）有关档案分为三种种权限（由低到高分为b、a、s）：
1.部员可借阅b级档案，提前与秘书处成员联系，叙述清楚缘由，秘书处成员向部长汇报获得许可后在当天时间内借阅b限权档案，与晚上8点前交还到位;部长可以借阅一周。
2.有部长允许的部员可以借阅本部的a限权档案需要批条，条留作档案，并且让本部部长联系秘书处部长，流程全部完成后方可借阅一周。
3.部长可借阅本部s限权档案一周，a、b级别一月;借阅其他部门a、b
权限档案一周;在主席的批条下可以借阅其他部门s级权限档案一周;本部全部档案一月;有主席同意并且批条的工作组也可以借阅s级别限权3天;
第五章关于档案的规章制度
1.秘书处应定期检查档案，对于损坏、丢失情况及时补上;
2.秘书处有设立专人负责专项借阅档案;
3.对于档案方面的规章制度进行完善与更新;
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