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基础电力企业采购管理分析
--安徽鑫龙自动化有限公司采购管理分析

秦伟年
06秋工商管理（本科）

摘要：基础电力企业安徽鑫龙自动化有限公司成立时间不是很长，采购的供应链的管理和采购渠道的管理不是很规范与完善。为了降低鑫龙公司的采购成本保证采购部对于供方的有效控制，并且充分有效地保证采购部的物资满足公司的生产需要。本文就此对于安徽鑫龙自动化有限公司的采购管理现象进行分析，找出采购工作存在的问题；并且分析了问题产生的原因；最后提出了解决问题的措施。
关键词：采购；供应商；举措

一、安徽鑫龙自动化有限公司采购管理现状分析
安徽鑫龙自动化有限公司成立于2003年，是由安徽鑫龙电器股份有限公司控股的一家股份制公司，公司注册地址芜湖市经济技术开发区软件园，注册资本300万元。主要从事自动化元件、设备的设计、开发、生产，以及自动化系统工程集成。公司拥有员工60余人，其中工程技术人员30人，高级工程师 9人，工程师15人，国家级专家2人，国家级青年专家1人，并有鑫龙公司185名工程技术人员做坚强的技术后盾 。有着坚实的产品开发能力与工程应用能力，拥有6项发明专利。承担着国家火炬计划项目的实施，被安徽省科技术厅软件行业协会认定为“软件企业”；安徽省科技术厅认定为“高新技术企业”；国家信息产业部认定为“计算机信息系统集成三级资质企业”。在“以市场为导向，以高新技术产品为龙头”的方针指导下，我公司成功开发了多种自动化标准产品：(1)DPX系列微机综合保护测控装置；(2)GZS2系列智能型数控直流电源柜；(3)ACS1系列数字式软起动器；(4)DMX系列多功能测控仪表； (5)DIX500/800系列高压开关柜综合状态指示仪；(6)DCX100智能型电动机控制器；(7)DWX100智能型无功功率自动补偿控制器；(8)XL-75/45系列电量表(9)智能式晶闸管调功柜等在这些产品中，多个新产品通过安徽省科技厅组织鉴定，其中“DPX型微机综合保护装置”，“DMX300多功能测控仪表”，“ACS1数字式软起动器”3个项目综合技术指标处于国内领先水平。“智能化电力供配电微机综合保护装置”被批准为2005年度“国家火炬计划项目”；
公司在短短几年中取得了以上成绩很是让人骄傲，同时我们也应该注意到企业所存在的问题，由于公司成立时间较短，采购工作中的供应商的管理与控制还不能到位，缺少了对供应商的有效的管理，导致了采购的物资不能及时到位，不能保证采购产品的质量等一系列问题。从而使产品的成本不能得到有效的控制，使公司的利润得到进一步的压缩。降低了企业的市场竞争力。极大的影响了企业各项生产经营活动。
公司的生产的产品品种较多，而产品的销售不能及时的跟上，出现了生产与销售的矛盾，生产能力远远大于企业的销售量，由于公司实行的是按需生产的要求，本着库存最小化的宗旨，仓库中不能存在过多的原材料以免造成资金的积压，影响公司的资金流量。这也就造成了生产与采购的矛盾，频繁的采购，采购量较少造成了运输成本的增加，从另一方面增加了原材料的成本。

二、安徽鑫龙自动化有限公司采购管理存在的问题分析
（一） 供应商管理不到位
合格供应商：指列入批准的年度合格供方名册的供应商和通过新增供方资格审批后增补到年度合格供方名册中的试用供应商。合格供方由：AA类供应商：战略合作伙伴关系，A类供应商：重要合作伙伴关系，B类供应商：一般合作伙伴，C类供应商：简单贸易关系,D类供应商：非常用供应商，试用供应商。由于供应商管理的不完善，没有一个完善的供应商名册供采购时候使用，采购时候对于供应商的联系电话，联系人不能做到一目了然，降低了采购工作的效率。供应商的基础资料不齐全，很难对一个供应商对出一个准确的评价。
（二） 供应商评价机制不健全
公司没有固定评价机构对于各个供应进行评价，通过对供应商的生产规模，生产产品的质量，货期，价格进行统一的比较，由于此机制的缺失，导致了所有的评价活动都由采购部一部门完成，由此肯定不能对所有的供应商进行正确的评价，在供应商的选择上面也就很难提供有效的建议。
（三） 供应商评价标准不确定
公司对于供应商的评价没有完善的标准，使得供应商的评价没有依据，往往凭着个人的经验出发，不能有效的对每个供应商对出正确的评价。干什么工作都要有一个同一的标准，有了标准才能做出正确的评价，没有标准靠每个人的主观臆断，往往出现一个人一个想法，就很难达到意见统一。制定统一的评价标准，考察每个供应商的规模，生产能力，产品价格，售后能力等等。是现今供应商选择工作前的一个工作重点，也是影响我们决策的一个重要环节。
（四）采购资料管理不完善
采购工作中供应商的书面资料管理不完善，没有经过统一的编号存档，每次调用供应商的资料时候非常耗费时间，难以寻找到想要的资料。采购工作中产生的寻价单，合同没有管理妥当，在发生特殊情况时，需查找产品的寻价记录，产品的合同时候，不能迅速快捷的找达所需要的材料。部分资料由于没有经过统一的编号保存，经过一段时间的搬动，有很多重要的文件资料，在移动中遗失，使得以后对资料的查询留下了很大的隐患。

三、安徽鑫龙自动化采购管理问题的原因分析
（一）主观原因分析
由于企业成立时间不长，采购部门的人员更换比较频繁，导致了采购管理没有了连续性，同时由于本企业从事的电子元件行业属于高新技术行业，对于采购人员的业务素质，技术素质的要求都是比较高的，良好的业务素质使公司在与供应商沟通的时候，把原材料的成本降低到最低点，
（二）客观原因分析
采购管理作为企业的生产经营管理过程的一个重要环节,已经越来越受到大型企业的广泛重视。如何做好采购管理也成为企业关心的要点。因为采购已经成为企业又一利润增长点。采购的环节是连接企业与供应链上游外部企业的衔接点，企业的生产经营过程就是物资的消费过程,要使生产经营过程周而复始、不间断地进行,就需要不断地从市场购进物资,以补充生产经营过程中对原材料、半成品等的需要;采购的原料及零部件成本占企业总成本的比重居高不下,采购成本控制是提高企业利润的重要手段之一;关于对产成品价值的增值,易耗消费品、耐用消费品和复合制造型生产品的采购环节的增值作用均大于或等于生产和销售环节,采购对供应链的价值贡献是显著的。采购管理的作用和意义:采购管理作为项目经营活动,直接影响着生产经营过程、企业业绩,并构成企业竞争力的重要方面。采购管理是项目活动的基础,它对于保证项目活动的连进展具有决定性的作用。采购成本是产品成本中的主要部分,是决定产品价格水平和竞争力的主要因素之一。物料采购管理需要占用大量的流动资金和生产经营设施和场地,因此做好采购工作对于减少资金占用、提高设施和场地的利用率具有十分显着的意义。此外,采购管理活动与外界的联系十分紧密,代表了企业形象。采购管理理论一般把采购管理分为:基于库存理论的采购管理、供应链协调的及时采购理论和快速反映采购系统以及逆向拍卖的专业采购管理理论。现阶段,企业的采购管理不仅成为了其管理的专业职能,而且成为了实现企业经营目标的战略手段之一。
由于公司的领导对于采购管理的错误认识，公司领导始终认为公司最重要的是企业的技术，对于公司产品的开发，设计，维护非常的重视，投入了相当多的人力，物力。使得企业在短短的几年时间内在技术领域取得了丰硕的成果，获得了一项又一项专利与技术创新，使得我公司在几年时间成为了一个具有研发，生产的高新技术企业，获得了省内一个又一个奖项。对采购管理工作没有重视起来，认为采购工作就是拿钱买产品，一个简单的工作。并没有认识到怎么样在公司有限的资金情况下，合理安排采购的各项工作，保障企业日常生产的情况下，通过采购管理中的供应商的比较，选择合适的供应商既能满足生产的需要，又能在成本达到最小化的要求，从而降低产品的总成本，提高公司的利润率。这是一个复杂的工作，需要不停收集每个供应商的资料，估计每个供应商的最低接收价格，通过收集的资料判断供应商的生产能力，资金情况，售后情况。这是一个需要不断完善的过程，并不是一蹴而就的，需要在日常工作中不停的增补供应商，既要联系好老的供应商，又要不断开发新的合格供应商，通过新老供应商的对比与竞争使企业在供应商的选择上具有灵活性。

四、促进安徽鑫龙自动化采购管理的举措
（一）转变采购管理观念，实现采购管理创新。
采购管理的总目标为：以最低的总成本为企业提供满足其需要的物料和服务，具体表现为：1）为企业提供所需的物料和服务；2）力争最低的成本；3）使存货和损失降到最低限度；4）保持并提高自己的产品或服务。
现阶段的采购管理不在是以往简单的管理，而是围绕以上几个目标展开工作的，通过加强与每个供应商的联系，深化与供应商的交流，通过一整套详细的管理机制，对供应商进行分类，管理，监督。与供应商建立分工合作的关系，最大限度降低原材料的成本，通过与供应商建立月结，季度结算的方式，为公司节约大部分的流动资金。通过公司最近开始使用的ERP管理系统的采购管理模块，记录每个供应商的基本资料，记录每次采购产品的型号，数量，价格等资料。
（二）构建供应商管理机制
采购部负责物资供应商的审查评价管理工作，每年负责汇总整理并提出下 一年度供应商的名单及业务范围。及时的办理新增供应商的能力审查及手续报批。制订实施和完善AA,A,B,C类供应商的开发，控制管理工作，对供应商按期交付能力进行监控和管理并组织对供应商进行质量评估及认可备案工作。制定完善和实施供应商质量体系现场审核和评价管理程序。通过企业制定的评价标准，由专门的评价机构每年对采购部提出合格供应商进行评估。
（三）成立评价机构，制定评价标准。
1．成立企业的评价机构。可以由总经理，总工程师，采购部代表，技术部代表，品质部代表组成供应商评价小组，参与合格供应商的年度评价和新增供应商，试用供应商，非常供应商的评价，或对采购部提出晋级的供应商进行评价。
2．拟定评价要素。包括供应商实绩，质量情况，价格水平，合同履约，服务情况，异议处理，用户意见，应急处理，生产制造能力，检验能力，技术能力，创新能力等。
3. 确立评价标准，评价要求。1）供方评价按公司制作的评价标准进行。供方评估按评价要素和评价标准采用5分制进行。根据供方评价得分确立供方等级。如：A类：得分90分以上的；B类：得分75分以上的；C类：得分60分以上的；D类：得分60分以下的或影响鑫龙生产的为D。 同类产品的供方按照供方等级获得不同的优惠条件，A类供应商的年度供货量为鑫龙公司总采购量的60％，B类供应商的年度供货量为鑫龙采购量的30％，C类供应商的年度供货量为鑫龙公司年度采购量的10％。2）评价按评价要素由企业成立的评价几个进行打分，采购部进行综合评议，评定结果分AA、A、B、C类供方三个等级，D类供方采购部根据采购工作的需要临时确定，D类的将限量采购。评价要求如下：①关键物资：采购部在次年的第一季度将各使用单位按期或随时填报的各类信息反馈表格进行汇总，由采购部组织的供方评价小组对提供关键物资的供方进行综合评价，形成最终评价结果。②供方评价小组以采购部的管理人员为主，可以根据当时的评价内容，分别吸收供方评价小组中的其他个别或全部代表参加。③采购部应及时将有质量过失的质量评价结果通告相应的供方。④采购部每年应该对有业务往来的所有供方进行一次综合评价和确认工作。评价结果是下一年度合格供方的依据，当年新增供方在下一年度进行评价。⑤采购部负责组织年度供方的评审工作。年度评价结果为不合格的供方列入拟取消供应资格名册。采购部应根据当年供货实绩、结合采购工作对需新增的试用供方列出清单，组织供方评价小组进行评价，评价合格的供方列入年度合格供方名册。⑥采购部结合采购情况收集供方的价格、质量、交货期、售后服务、合同兑现情况等信息，为供方评审提供依据。
（四）加强供方的管理
1．确定供方的层次。1）A类供方：重要合作伙伴关系、产品属于重要物资或垄断性产品，综合评分90分以上且通过ISO认证、业务量得分不小于4分为A类供方、数量控制在100家。2）B类供方：一般合作伙伴，供货时间一年以上。综合评分75分以上为B类供方。数量控制在200家。3）C类供方：简单的贸易关系，综合评分60分以上为C类供方。4）D类供方：非常用供方（限量及品种采购）。具备合格供方条件的，可以由采购部根据采购需要临时增加，采购部负责搜集D类供方的相关信息和资料，为后期的评价做准备。　D类包括试用供方，即业务范围申请试用的品种。
2.拟定战略合作伙伴的确定标准。供应商中的部分供应商可以升级为战略合作伙伴，战略合作伙伴的标准如下：1）要有与鑫龙真诚合作的意愿及互惠双赢的基础；2）要有与鑫龙共同研发的基础；3）资质与能力达到鑫龙的要求实现优势互补；4)要有与鑫龙责任、义务、利益共担的承诺或协议；5）要通过ISO9000质量体系认证；6）要有二年以上鑫龙业绩，并且年度评估为“A”通过部备件外委领导小组审批。
3．强化供方的管理要求。目前公司要强化对供方的管理要求，具体措施如：1）由采购部建立“安徽鑫龙自动化有限公司合格供方名册”及其简要档案（以下简称“合格供方名册”），并录入计算机ERP管理系统。 2）采购部应定期（每年至少一次）挑选若干家其产品对本股份公司的最终产品有相当影响程度的供方，上门进行现场能力评价工作和质量体系现场审核。3）关键物资的供方应在A类或B类合格供方内选择。4） 对代理严格控制，厂家直接供货的优先选择。5） 一次性（临时）供方的管理由采购部采购员提出申请经采购部经理审核后方可采购。
4．加强供方的变更管理。联系公司实际，供方的变更设置如下： 1） 供方的变更须由供方提供变更申请表及变更后供方营业执照，税务登记证，组织机构代码证等相关资料原件核对无误后上报。2） 供方名称的修改（变更）审核批程序为：采购员填写供应商资料修改（变更）申请表，交财务部ERP小组审核后修改（变更）。3） 供方的税号，账号以及其它财务信息发生变更的变更审核程序为：由采购员交财务部审核进行变更。4） 供方的名称变更通知原则上须加盖新旧企业公章，新旧合同专用章，新旧财务专用章；提供资料包括上级主管部门或当地工商部门的变更登记证明材料，新旧组织机构代码证代码证，新的营业执照和税务登记证，其他需提供的更新材料。 5） 供方的其他信息变更通知须加盖公章，提供资料为发生变更的有关资料，经采购部审批交财务部变更。6） 供方变更的信息资料及审批手续及时归档。7） 供方变更有疑问的需进行现场调查。
（五）加强对供应商资料的保管
根据合格供应商的名册，把供应商的基本资料进行管理，每个供应商对于一个编号，每个编号做一个封面，标注后面所含的基本资料，如每次ISO9000论证所需的供应商的营业制造，税务登记证，生产许可证，企业的业绩等等。对于每次采购活动中，每次与供应商签订的采购合同进行管理，按照签订的日期，以一个月为一个时限，按顺序往后排列，在电脑中建立对应的EXCEL表格，与之一一对应，每次的寻价记录作为附加附在所签的合同之后，以便日后的查询。每一个月对合同文本进行装订一次，放置在指定的地方，每年对上一年的资料进行包装存放。以防资料的遗失与损坏。通过对资料的管理，使我们在寻找所需要的资料，如合同，寻价记录的时候，可以大大提高我们的工作效率。

结论：
随着行业竞争的加剧，电力行业其余的竞争也日趋激励，由于本行业的门槛较低，面对几年大家竞相进入电力行业，导致了电力行业的利润空间不断的下降，如何在激烈的竞争中占据有利的位置成为了企业的重点，一方面积极的提供电力企业自身的科技含量，走高科技路线，另一方面从企业自身寻找潜力，降低企业的生产成本，才能在激烈的竞争立于不败之地。综上论述，通过供应商的管理，建立分工合作关系，加强各个企业的联系，分散经营成本，提高企业竞争力，因此先进的采购管理模式势在必行。

参考文献
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点评：
该论文选题合理。基础电力企业采购管理分析问题体现了作者对本企业管理实践问题的关注，也是该论文选题意义所在。文章对基础电力企业采购管理分析做了较为深入地研究，有一定的参考意义和实践价值，观点正确，结构合理，内容丰富，论证有一定的说服力，结论和建议具有现实意义，建议推荐为优秀毕业论文。