减低办公用纸费率备课讲稿.pptx

,降低办公用纸浪费率,低碳环保QC小组,汇报人：,XXX,汇报时间：,2019,年,3,月,目录页,小组,概况,课题选择,现状调查,活动计划,设计目标,原因分析,要因确认,制定对策,组织实施,验收检验,巩固措施,总结打算,小组概况,01,QC,小组,QC,小组,课题类型,创新型,小组成立时间,2018年6月,活动频次,2次/月,小组成员,6,人,活动时间,2018.62018.12,小组接受TQC教育,45小时/人,课题类型,管理型,小组成员,性别,年龄,文化程度,组内职务,组内分工,男,40,本科,组长,负责小组工作开展,男,32,本科,副组长,组织协调、方案实施,男,39,本科,组员,具体策划、实施,男,36,大专,组员,参与调查、数据分析,女,44,大专,组员,数据收集，数据提取,女,31,本科,组员,参与调查、实际操作,本小组成立于,2018,年,6,月,1,日，全组共,6,人，主要由县局各科室业务尖兵人员组成，小组成员均受过资源工作及业务受理方面的专业培训，并且有在本岗位工作,5,年以上的工作经验，部分人员通过多种渠道参加过,1,周以上的全面质量管理（,TQM,）培训，具有一定的技术操作及管理经验，小组中有多人参加过创新技能以及,QC,活动活动，并取得了较好的成绩。,低碳环保QC小组,选择课题,02,构建节约型社会，实现全面协调可持续发展，是科学发展的必然要求，也逐步成为社会的共识。同时，近年来，随着电脑技术和网络应用的发展，虽然烟草企业也实行了计算机网络化管理和信息技术的现代化管理，但随之而来的纸张的应用却并没有减少，纸张的消耗还出现了逐年增加的现象，并且纸张的浪费也比较严重。,构建节约型社会,企业节能降耗,节约资源人人有责,在规范化、纸质化相关要求不能轻易改变的基本现状下，我们唯有减少办公用纸的浪费，,提高办公用纸的使用效率，实现企业的节能降耗。,选题理由,现状调查,0,3,2018年1月份至4月份的办公纸张消耗情况进行了统计表,部门,正确使用数量（张）,浪费数量（张）,共使用数量（张）,浪费比例%,综合办公室,6530,2670,9200,29.02%,专卖办,4000,1630,5630,28.95%,XX,市场部,1190,430,1620,26.54%,XX,市场部所,2370,830,3200,25.94%,XX,管理所,970,330,1300,25.38%,客服中心,1820,530,2350,22.55%,XX,市场部所,1850,510,2360,21.61%,财务办公室,670,160,830,19.28%,合计,19400,7090,26490,26.76%,现状调查,0,3,六家单位办公用纸浪费率对比表,对比,XX,县局以及五个文印店打印纸张的浪费率，,XX,县局纸张浪费率与专业文印店有很大差距,活动计划,04,活动计划,阶段,项目,6,月,7,月,8,月,9,月,10,月,11,月,12,月,推进人,P,选择课题,设定目标,提出并选择方案,制定对策,D,组织实施,C,效果检查,效益评价,A,巩固计划,计划 实际,XXX,XXX,、,XXX,XXX,、,XXX,XXX,、,XXX,XXX,、,XXX,XXX,、,XXX,XXX,、,XXX,XXX,、,XXX,目标值确定,设计目标,05,根据前期调研数据，县局办公用纸的浪费率达到了2,7.76,%,而专业文印店的纸张浪费率最高为1.41%，平均值仅为1.16%，考虑到县局实际，我们将办公纸张浪费率目标定位5%。,问题反馈收集小组进行整理，并提出解决方案,原因分析,06,鱼骨图分析,降,低,办,公,用,纸,浪,费,率,责任心不强、节约意识不强,打印复印前没有认真检查和校验,人员变动或年龄偏大，操作不熟悉,人员,纸张摆放不正确,不会使用打印机双面打印及复印,不会进行排版及间距设置,方法,打印机故障导致经常卡纸,打印机不支持双面打印、复印,设备,硒鼓等原因导致打印模糊,保存不当，纸张受潮、软化容易卡纸,材料,纸张管理规定不健全、不完善,制度执行以及考核不到位,制度,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,1,人员责任心不强，节约意识不强,分析讨论，随机调查询问,员工,能充分认识到节约用纸对社会、企业的重要作用，能在具体实践中做到厉行节约。,员工对节约用纸的意识不高，节约用纸的积极性不强，具体工作中存在浪费的情况。,是,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,2,打印复印前没有认真检查和校验,现场随机检查、,向当事人调查,1,、,打印的文件前进行认真检查有没有错别字，检查校验后再进行打印,；,2,、,对于不能一次性成稿打印的文档，是否通过网络无纸化的形式进行修改，待确认无误后再进行打印,。,1,、存在没认真检查就打印造成纸张浪费的情况；,2,、存在因修改而多次打印的情况。,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,3,人员变动或年龄偏大，对电脑操作不熟悉，导致打印纸张浪费,现场检验验证、,向当事人调查,新进人员和年龄偏大的员工能正确的使用办公软件，在打印复印时能一次性完成该工作，不会出现因方式方法不当多次打印复印的情况,通过对,浪费纸张较严重的部门检查,发现问题确实存在，浪费率较高的为新进入人员或年龄偏大的员工，他们对电脑操作不熟悉，导致纸张经常浪费。,否,要因确认,0,7,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,4,纸张摆放不正确,现场检查验证,所有的打印纸都叠放整齐后再放入打印机打印纸托盘内，放入后经过仔细检查再打印。,存在部分人员打印纸摆放不正确，导致一些打印机卡纸，造成打印纸浪费,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,5,不会使用打印机双面打印及复印,现场查看验证、,向当事人调查,1,、,对支持自动双面打印的打印机默认查看是否设置为自动双面打印，并检查平时工作中是否双面打印；,2,、对不支持自动双面打印的打印机验证其是否能手动双面打印。,1,、有一台支持自动双面打印的打印机没有设置为自动双面打印；,2,、对于使用不能自动双面打印机的人员，绝大部分不会进行手动双面打印。,是,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,6,不会进行排版及间距设置,现场检查验证、资料审查,在打印非正式文稿时，可以在保障基本需要的前提下，尽量将页眉页脚和边距缩小，将段间距和行间距缩小，力求每张纸都能容纳更多的内容,存在部分人员不会对文档进行排版及行间段间距的设置，会存在多出少部分内容而耗费一张纸的情况。,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,7,打印机故障导致经常卡纸,现场查看验证、,向当事人调查,1,、,不因打印机搓纸轮等部件的损坏导致打印机卡纸；,2,、不因为打印机硒鼓原因引起打印模糊，导致打印纸的浪费。,1,、有,2,台打印机搓纸轮磨损，导致经常性卡纸；,2,、在资料审查过程中，发现有,4,次打印机硒鼓粉墨不足导致打印模糊，最终重新打印。,是,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,8,打印机、复印机不支持双面打印、复印,现场检查、向当事人调查,对所有打印机进行全面统计，查看打印机是否支持双面打印。,全局,32,台打印机，仅有,6,台打印机支持双面打印，,4,个基层部所只有,1,个基层部所有一台打印机支持双面打印。,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,9,硒鼓等原因导致打印模糊,现场验证、查阅资料,1,、所有的打印都清晰可辨认；,2,、不会因为打印模糊而重新打印。,通过查阅之前的打印材料，发现有,15,张纸因打印模糊不清而浪费,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,10,纸张保存不当，,纸张受潮、软化容易卡纸,现场检查、查看实物,检查纸张的保存情况，保持纸张的干燥清洁,在现场检查中发现，有,3,张纸在保存过程中受污染，不能使用；,13,张纸因受潮，在打印过程中卡纸浪费。,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,11,纸张管理规定不健全、不完善,查阅记录、现场检查,办公用品管理规定明确规定打印纸的领用数量,、范围和领用流程以及相关惩处，进行进一步规范严格按照制度开始进行登记领用，确保打印纸无领用登记则不出库,办公用品管理规定部分不健全、不完善，没有明确相关的惩处。,否,要因确认,07,对末端原因进行分析,过开展小组会议，集思广益，进行现状调查并确定要因。,序号,末端原因,检查工具,确认标准,确认情况,要因确定,12,制度执行以及考核不到位,查阅记录,1,、,严格按照办公用品管理办法实行办公用品的采购及领用，有相关的领用记录及台账；,2,、对办公纸张使用的全过程进行监督检查，纳入到月度绩效考核中。,1,、当前部分检查流于形式,，部分领用登记信息不齐全而没有考核到位；,2,、,对纸张浪费的情况没有进行相应的惩处,。,是,要因确认,07,确定主要影响因素,序号,主要原因,1,员工的节约意识不强,2,员工对双面打印操作不熟悉,3,打印机故障导致卡纸,4,制度执行不到位,制定订策,08,制定对策表,主要原因,对策,(,what),目标,(why),措施,(how),地点,(where),完成日期,(when),负责人,(who),1,员工的节约意识不强,加强,节约意识,方面的宣传及培训,提高全员节约意识,1、向全体员工发出节约倡议；,2、在办公区域、打印机、电脑显示器上张贴节约标示；,办公室及现场,2018.9.30,XXX,2,双面打印操作不熟悉,加大对电脑技能方面培训,员工熟练掌握双面打印机排版技能,1、对支持自动双面打印的打印机默认设置为自动双面打印，指导其进行双面打印。,2、对不支持自动双面打印的，培训其使用手动双面打印。,办公室及现场,2018.9.30,XXX,3,打印机卡纸或打印模糊,维修故障打印机，指导正确安防纸张，避免卡纸,降低因打印机自身原因导致纸张浪费,1、维修故障的打印机；,2、指导人员正确的安放纸张,3、配备合适的硒鼓，避免打印模糊等情况,办公室及现场,20,18.9.30,XXX,4,制度执行不到位,完善相关制度并进行考核,用制度管人,1、完善办公用纸使用管理规定,2,、加大对制度执行的监督检查力度,办公室及现场,2018.9.30,XXX,组织实施,0,9,提高员工的节约,意识,一方面将需要打印的文稿、报表、统计资料等文档时，事先仔细检查，避免出现错误需要重新打印；另一方面在站宣传栏上张贴倡议书，号召全体员工从我做起，树立全体职工勤俭节约、低碳环保的自觉意识,01,提高员工的电脑操作技能,一方面提升员工文字排版能力，在保证能正常使用的前提下，尽量缩小页眉页脚、边距，段间距和行间距；另一方面提升员工双面打印操作能力和正确摆放打印纸张。,02,保证设备的完好,完善制度,加大考核力度,一方面对打印机故障进行全面排查，及时解决打印机卡纸、空白打印等问题；另一方面选择耐用的打印机硒鼓，避免打印纸机模糊不清造成纸张浪费,一方面构建长效机制，单独建立办公用纸领用制度，严格把好申购和领用关，由督考员进行不定期检查，杜绝浪费现象；另一方面非涉密文档尽量通过网络传送减少纸质公文印制数量。尽量在电脑上修改文稿，减少因打印带来的纸张消耗,03,04,验收检验,10,效果检查与评估,9,月,15,日,-10,月,15,日办公用纸消耗情况,部门,正确使用纸张数量（张）,浪费数量（张）,共使用数量（张）,浪费比例,%,综合办公室,2195,105,2300,4.57,财务办公室,106,4,110,3.64,客服中心,592,18,610,2.95,专卖办,1375,55,1430,3.85,XX市场部所,825,35,860,4.07,XX市场部所,460,20,480,4.17,XX市场部,605,15,620,2.42,XX管理所,515,15,530,2.83,合计,6673,267,6940,3.85,验收检验,10,活动前后目标值对比,办公用纸费率由活动前的,26.76%,，降至活动后的,3.85%,，降幅达,22.91%,，低于,5%,的目标值。,项,目,自我评价,活动前,活动后,解决问题的能力,42,80,质量意识,53,78,创新意识,30,65,QC知识,20,60,团队精神,60,80,专业技术,35,78,验收检验,10,其他效益,巩固措施,11,通过制作“回收利用箱”及有利用价值的废纸制作手稿纸、便签本，变废为宝或二次打印利用；在每一台打印机、复印机处张贴宣传标语和温馨提示。,模式创新,重新修改完善办公用纸管理制度并开始实行，明确申领数量和范围，严格按照制度开始进行登记领用，确保打印纸无领用登记则不出库，同时加大监督考核力度。,流程创新,总结打算,12,通过本次QC小组活动，完全实现了预定目标。实践证明了QC小组活动对改善工作质量，提高职工素质，树立企业形象，具有典型的现实意义,通过开展QC小组活动，云梦县局纸张节约工作得到优化，团队精神和集体凝聚力、向心力大大增强，员工之间更加团结、友爱、互助,通过参与QC小组活动，增强了各业务人员分析处理解决问题的能力。员工的业务素质、服务质量和积极参与节约工作的意识有了较大的提高,今后的工作中继续运用质量管理的理论和方法解决存在的问题，紧紧围绕企业经营发展目标开展真实有效的活动，后期，我们将不仅仅针对减少办公用纸的浪费率，更应该加大对更多的节能减耗活动的探索,01,03,02,04,谢谢指导,XX,县烟草专卖局（营销部）,汇报人：,XXX,