借款及报销程序.docx

借款和报销制度

1. 借款：
1.1 借款指计划、预算内的借款行为；
1.2 所有借款均由借款人负责报销或归还，试用期内员工，由其直接主管作为借款人；
1.3 借款使用后应及时偿还或报销，原则上前一次借款如未结清则下笔借款不予办理；
1.4 借款审批流程：各部门申请付款或借款，由申请人填写《付（借）款申请单》，经部门负责人审核后，由财务部审核是否符合月度预算，报分管高管审批后交出纳付款，付（借）款需要提前两个工作日申请；
1.5 借款期限为1个月，在期限内必须归还或凭有效发票报销冲账，借款逾期应由借款人文字说明款项未及时归还原因、超期借款的用途和预计归还时间，并由分管高管签字后交到财务部备案；
1.6 款项已经支付，应该于款项支付后1个月内提供该款项发票。

2. 备用金：
2.1 经常发生大额支出或经常出差的员工，可申请备用金，部门负责人拟定额度并审核，分管高管审批后由财务部付款；
2.2 备用金需要提前两个工作日申请；
2.3 备用金每季度清理及核定，不能收回的备用金由其部门负责人负责追回。

3. 资金、费用支出报销要求和程序：
3.1 报销必须具备原始正规发票（包括财政收据），无法提供正式发票的，不予报销；
3.2 由报销人完整填写报销单，差旅费填写《差旅费报销单》，其他支出填写《费用报销单》，将发票整理粘贴后作为报销单附件；
3.3 发票粘贴标准：发票正面朝上，在完整的A4纸上从左上角依次、顺序粘贴。同时报销多种费用，需按成本费用类别和不同金额，按照费用类别进行粘贴；
3.4 报销人须在每张票据正面空白处注明费用所属项目；
3.5 多人共同参与业务，由级别高者支付相关费用并报销，下级不得代上级主管支付和报销各项开支；
3.6 对于公司预算内费用，部门负责人对报销单据审核后在报销单上签字；交分管高管审批。然后由财务审核票据、报销单内容、金额、费用开支标准、审批人签字、预算立项等内容，符合公司规定的，直接办理报销。不符合公司规定的，退回分管高管处理；各高管的费用，先由财务审核票据、报销单内容、金额、费用开支标准、预算立项等内容，符合公司规定的，交总经理审批。不符合公司规定的，退回该高管处理；
3.7 对于预算外费用，各部门应先根据公司预算管理流程取得预算外费用的批准，再按上述程序执行。

4. 报销时间及流程：
4.1 公司零星费用和员工常规性费用（加班餐费和加班交通费除外）在每周一前将上周发生并且审批过的报销单交至财务部，财务部审核单据后于每月28日集中发放报销款报销；
4.2 外地办事处每月25日邮寄上月25日至当月24日发生的报销单至本部门负责人处，由部门负责人审批后将相关单据交给财务部审核单据，于每月28日发放报销款，如遇节假日则提前寄；
4.3 每周一各业务部门负责人将上周该部门人员的审批后的费用统计表发给财务部门，便于财务部门核对各项费用支出；该费用统计表应包括所有费用；
4.4 因公发生的业务支出付款，支出金额超过500元不得以现金支付，需开具支票支付或者银行汇款支付；支付申请需要提前一个工作日经审批后提交给财务部，支出申请人应及时取得发票，在费用发生当月报销，最迟不得超过次月报销；
4.5 超期未报的发票，财务部不予受理；特殊情况导致费用未按时报销的，必须由经办人写明原因经分管高管审批后方可报销；
4.6 员工进行业务招待、结算酒店住宿、购买办公用品等款项报销时单笔金额超过500元应需要采用信用卡支付，报销时须将信用卡底联与发票同时附在报销单后面；如刷卡联丢失，需要用信用卡账单替代；如采用现金支付的情况，需在报销单上注明原因，并交部门分管高管签字后方可报销；
4.7 员工开具发票时应写公司全称，否则不予报销；
4.8 员工报销时，杜绝发生原始发票丢失后用其他发票替换的情况，如果发生此情况，报销款予以扣除20%，只报销实际报销金额的80%；
4.9 报销时填写单据需要按照时间先后填写，不能两张或以上报销单出现同一时间段的报销；对于财务部审核后有填写问题的单据需要经办人更改，返还后的报销单仍出现填写问题，扣除报销单上金额的10%后报销。
4.10 每年2月份之后不再报销上年度发票；
4.11 费用报销经审批后，出纳将报销明细以EMAIL形式发送给报销人。

5. 市内交通费：
5.1 市内交通费指公司员工在工作所在地因工作需要外出办公事或加班较晚回住所地所花费的交通费。部门负责人必须严格审核出租车费报销；
5.2 加班交通费报销办法参见加班餐费及交通费报销办法；
5.3 交通费报销时发票必须按照发生日期、时间的先后顺序粘贴，注明经办事情，出租车票需注明起止地点并签名。

6. 加班餐费及交通费报销办法
6.1. 经部门领导确认同意的加班可以享受，自行加班不享受相关补贴。
6.2. 加班餐费补贴标准：工作日加班至晚上19：30点以后，公司提供30元加班餐费，周末加班8小时以内，本月不予计算，累计下月，可报30元加班餐费，8小时以上60元加班餐费。所有加班餐费需按加班审批程序审批，人力资源专员审核后方凭加班当日餐费发票可到财务部报销。；
6.3. 交通费补贴标准：正常工作日及周末、节假日加班至晚20：30后，限额30元；至晚22:00后，据实报销办公室与住所地之间的出租车费。凭加班当日车费发票报销；
6.4. 报销时间：每月21-25日1次性报销上个考勤周期即（上月21日至本月20日）的加班餐费及交通费，过期将不再进行报销；
6.5. 报销提交资料：经部门负责人核准签字的报销单、相关发票、经人力资源部门核准签字的《员工考勤表》（每月21日核对完上月考勤后复印，经人力资源部门核准签字，附在报销单后，涂改无效）。

7. 团队建设费用报销
7.1. 团队建设内容包括但不限于各项体育活动、文艺活动和部门聚餐等，每人每月标准100元，但需要部门75%以上人员参与，报销费用性质属于福利费，报销时需要填写参与人员名称。对于属于工作性质的招待，例如公司公司开会招待公司内其他公司人员、办事处人员陪同公司人员在当地商务洽谈，可根据业务招待费标准报销业务招待费；非工作性质的任何事宜聚餐均不报销；

8. 办公费：
8.1. 公司办公用品统一由综合管理部订购；
8.2. 各部门申请办公用品、印刷品时，需注明用途、数量、规格型号，综合管理部需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报分管高管审批后执行。

9. 其他费用：
通讯费、业务招待费、差旅费见相关管理规定。