瓷砖试样管理流程.doc

文件编号
试样流程
生效日期
DS004-01
2008年4月1日
一、目的：规定试样流程，明确相关人员职责，确保样品的及时提供及后续管理。
二、适用范围：凡属公司商务活动过程所需样本试制和供应均属之。
三、职责：
1、商务部样品管理员负责样本的接收、登记、分配、跟踪和样品档案的管理。
2、商务部各区域跟踪人员负责样品的投试、比样、询价和寄送。
3、区域经理负责样品试制跟踪定样、议价。
4、商务副总经理负责试制样品价格的最终确定。

四、定义：
1、色样：所需颜色的对照样，可以是客户提供的样品，也可以是业务员提供的样品。
2、样砖：提供给客户参照的产品样品，可以是库存的样品，也可以是根据客户描述由工厂试制的样品。
3、封样：经过与客户共同确认作为我方供货依据的样品，封样必须在样砖上标识该样品的型号、规格和双方签字。

五、试样流程：
1、需求时机：
客户把我方列为候选供应商，并对产品提出具体要求或提供色样时，我方业务员应与客户再进行沟通，具体了解客户所需产品的型号、规格等特征或描述。业务员根据与客户沟通所了解的详细信息，在公司现有样品或库存产品中比样，有相似或近似样品可先向客户提供或推荐相近产品。如客户不接受时，应尽快向商务部提出试样。
2、试样提出：
业务员在分公司驻地所提供样品未能满足客户需求时，则需填写“试样通知单”，经分公司主管签署审核意见后传真到商务部要求联系厂家试样。“试样通知单”需注明所需样品材质、颜色、规格、面状、需求时间、数量、要求品牌和产品名称等详细信息。同时，附上色样或接近的样品，如是口头描述的应与承办人进行具体沟通。
3、试样安排：
商务部样品管理员在收到分公司业务员的试样通知后，应及时按区域分类登记在“试样登记表”上，并于当天通知分管区域经理签收，由其与分管副总确定试样厂家后，指派具体承办人试样，由承办人签收样品与通知单据。
4、试样联系：
商务部样品试制承办人在接到试样通知后，如有不甚明白之处应及时与业务员沟通并先到各厂家样品室对样。如有现成样品可直接带回与区域经理共同确认，认可后直接询价议价，并经副总经理及总经理确认价格后，在样品管理员处登记、寄出并跟踪；如果没找到现成样品时，可根据要求联系厂家进行试样。为了比较出最优惠的价格，每个试样应找至少三个厂家试样。
5、首次试样：
厂家根据我方承办人提出的要求制作出样品和报价后，承办人应及时做出判断并报告区域经理及分管副总进行比价、议价。
6、价格确定：
如果样品调试后价格高于正常价格，则必须同时与几家工厂进行议价，必要时，可委托我司技术员调试比较，以取得最优惠价格。区域经理未能谈妥时必须报请商务副总直至总经理协助参与价格谈判。凡属高于正常价格的样品报价都必须经过商务部副总或总经理签字确认。
7、客户样本确认：
业务员在收到样砖时，应及时交给客户确认，如果客户接收此样品并确认，则以此样砖与客户进行封样。如果客户对外观、颜色、面状、规格或品质有进一步的要求或需大面积的样砖实样看效果，则业务员填写“改进制样通知单”交给商务部再次联系试样。一般情况下，再试样承办人应为原经办人。
8、改进试样：
承办人在收到“改进试样通知单”后应及时联系厂家进行再试样，确认后再次登记，由业务员与客户确认。
9、样品存档：
商务部样品管理员于每个试样完成后，必须至少取一块完整的产品封存，并登记于“样品存档管理表”上，每个封样须贴上不干胶标识并填写详细信息按区域或试样厂商分类存放，以便查询。每个存档样品原则上应保留至少一年方可销毁。
10、工厂生产“业务员签订合同后，向商务部发出“订货通知单”，商务部根据订货通知单内容把封样提供给工厂作为大批量生产的式样依据。
11、每个产品批量生产后，商务部产品生产跟踪员须将批量生产确认样品交样品管理员，与原试样一起存放。

六、销售价格确定
商务部把协商后的采购价格报给财务部，财务部考虑运输成本、其它费用和加成正常利润后计算出标准报价。把标准报价报商务副总及总经理审批后通过“制样通知单”的回复栏报给业务员。业务员以这标准报价作为基础向客户报价，如果实际销售价格小于这价格，则必须请示并征得分公司主管同意。

七、相关文件：
SX008-1 制样通知单
SX003-1 订货通知单
SX015 改进制样通知单
SX016 样品试样登记表
SX 样品管理登记表

起草人

审核人

批准人

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