行政机关如何采取证据先行登记保存措施.doc

行政机关如何采取证据先行登记保存措施？
【案情简介】2002年3月15日，×市城市管理行政执法局执法人员赵××、王××，在日常巡查中发现文广公司在×商场门前未经批准擅自砍伐城市树木五棵，于是采取强制措施暂扣了其砍伐树木的作业工具。但是当事人对此提出异议，认为执法人员无权暂扣其作业工具。
【案情分析】结合《行政处罚法》和国务院《城市绿化条例》、《×省城市绿化管理条例》，对本案进行分析。
1、在本案中，《×省城市绿化管理条例》中并没有规定执法人员对擅自砍伐树木的的行为可以暂扣作业工具。但是如果不暂扣作业工具则会放任该公司砍伐树木，并且会造成更大的损失。那么，执法人员应该采取何种措施予以制止和处理呢？笔者认为，可依据《行政处罚法》第三十七条第二款规定（在证据可能灭失或者难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在7日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。）对文广公司砍伐树木的作业工具予以先行登记保存，并对被砍伐下来的树枝、树干进行先行登记保存，从来避免因证据缺失而使该公司的违法行为得不到及时制止和惩处。
【案情评述】那么，应当如何采取证据先行登记保存措施呢？
先行证据先行登记保存，是行政机关及其执法人员保全证据的一种重要措施。这种措施是《行政处罚法》第三十七条第二款所规定的。这种措施对于全面、及时的查明案件情况，及时查处违法行为，有效地维护国家利益和社会公共利益，是非常必要的。登记保存，并不是任何情况下都可以采取的，决不能把登记保存当作扣留作业工具来使用。先行登记保存必须符合以下条件：一是在证据有可能丢失或者以后难以取得的情况下；二是经行政机关负责人批准。可见采取先行登记保存一定要注意其适用条件，特别要防止乱用滥用。先行登记保存和扣留作业工具是两种不同的措施，它们的区别主要有：（1）先行登记保存的范围是物品，扣留作业工具仅限于作业工具，前者比后者范围广；（2）先行登记保存必须经过行政机关负责人批准，而扣留作业工具则不必；（3）先行登记保存适用于各个方面的行政处罚，而扣留作业工具只适用于《城市市容和环境卫生管理条例》第三十四条和《江苏省〈城市市容和环境卫生管理条例〉实施办法》第三十二条所规定的行为。因此在执法中要注意根据情况的不同来使用，以达到制止违法行为、保全证据的目的。
一、先行登记保存的具体操作程序
第一，登记即填写《证据先行登记保存单》。当事人、时间、地点、违法行为要填写清楚、准确。将被保存证据的特征填写于保存单表格上，其中“编号”栏按照先行登记保存物品的数量、类别进行排序，从先行登记保存的第一件物品计起；“类别”栏填写所登记保存物品所属的种类；“名称”栏填写物品的通用称呼；“单位”栏填写计量单位的名称；“数量”栏填写该物品计量单位的总数；“单价”栏填写物品先行登记保存时的市场价值；“备注”栏填写该物品未尽事项；“保存地点”栏填写该保存单所载物品存放的地点；“保存方式”栏填写保存所载物品的方式，如封存等；“当事人”栏由登记保存物品的所有者或使用者签字；“保管人”栏由负责看管保存物品的人签字；“见证人”栏由能证明保存单所载明的内容、与本案没有利害关系的人签字；“执法人员”栏由负责收集证据的执法人员签字；“签发人”栏由行政机关负责人签字批准；“印章”盖委托执法的行政机关印章；“日期”填写证据先行登记保存的日期。
第二，报行政机关负责人批准。行政机关负责人认为符合先行登记保存条件的，确有必要的，方可签字批准。
第三，送达。将《证据先行登记保存单》送达当事人，并由当事人签字表示认可。《证据先行登记保存单》一式两份，一份交当事人收执，一份存根由受委托的城管执法队伍收执，并于结案后向委托执法的行政机关备案。如证据由其他单位或个人保管，则还需第三份，交保管人收执。
第四，保存。将《证据先行登记保存单》所载明的物品交给保管人保管，保管人在《证据先行登记保存单》上签字表示确认。
第五，行政机关作出处理决定以后，应当将《证据先行登记保存单》所载明的物品返还给当事人。要注意的是，对物品进行证据先行登记保存的，行政机关应当在7日内及时作出处理决定。
二、证据先行登记保存的法律责任
1．在先行登记保存以后，到作出处理决定期间，当事人或者有关人员不得销毁或转移证据。
2．使用或者损毁先行登记保存的物品，给当事人造成损失的，应当依法予以赔偿，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分。行政机关赔偿损失后，应当按照国家赔偿法第十四条的规定，责令有故意或者重大过失的工作人员或者受委托的组织或者个人承担部分或者全部赔偿费用，并对有故意或者重大过失的责任人员，依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。对因保管不善而损坏暂扣的物品，由保管人承担赔偿损失责任。
附：证据先行登记保存单（样式）

证据先行登记保存单
连城执登字 № 0001925
xxx 单位
经查，你单位于2002 年3月15日，在在X市X区X路XX商场门前，进行未经批准擅自砍伐城市树木的行为，本机关拟对你单位上述行为作进一步查处。根据《行政处罚法》第三十七条第二款的规定，决定对你单位的下述物品作为证据予以先行登记保存。登记保存期间，由下述保管人负责妥善保管，任何单位和个人不得销毁或转移。限你单位于七 日 内擕此单到新浦一大队xx中队 接受处理，逾期不到，不影响本机关依法作出处理决定。

编号

类 别

名 称
单 位

数 量

单 价

备 注

xx

xx

电动锯

台

1

300

xx

xx

被砍伐的树干

棵

5

2000

xx

xxx

保存地点
XX仓库
保管人
李XX
保存方式
封存
见证人
张XX、王XX
当事人
文XX
执法人员
赵XX、钱XX

]
签发人：周XX xx 年 xx 月xx 日

注：1 当事人名称要全称。如拒签，可写门牌号。
2 违章地点要具体，写到某路、某街、某建筑物（参照物）的人行道或公共场地等；事实要清楚、确凿，如占用人行道或公共场地摆摊设点卖西瓜等。
3保管期限不超过7日。
4处罚受理地点写明新浦大队某某中队。
5保存地点写明停车场全称，保管人写停车场负责人。
6盖章处日期应大写，如二00七年八月八日。
7填写本单时要进行摄像或拍照。