外贸单证详细流程.doc

实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17实惠网外贸论坛( )提供外贸新手外贸流程的实际操作，同时论坛上有大量外贸知识资源可供大家下载。外贸经验心得交流一起分享外贸的酸甜苦辣另外推荐下载者一个外贸平台-SFYH( )三月新版上线，用户反响很好，功能更加强大，页面更加友好，是一个很有发展前景的外贸平台外贸单证详细流程1客户询盘： 客户询问相关产品价格。 2报价： 回复客人查询，确定货物品名，型号，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Peroforma Invoice 给客户做正式报价。3确认订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单并确认合同或P/I。如果是T/T付款，需预收30%订金。4.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。4.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。5安排生产订单： 收到客户的30%订金后，给工厂下订单，安排生产计划。具体细节需与工厂沟通，和客户确认。客户确认一切生产细节后才能正式大量生产（例如LOGO，包装，条形码，外箱等等）。注意交货时间。6 验货：6.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 6.2：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。6.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 欢迎加入外贸交流QQ群： 112301572与更多外贸人互相讨论，免费外贸b2b平台-实惠网（ ）全新改版上线，整合了seo策略，融入在线下单功能，支持博客口碑营销，嵌入yahoo im、msn 在想沟通。为广大外贸厂商量身定做的一站式电子商务营销解决方案，同时完善的电子商务导购流程，亦可使国外厂商更好的了解您企业的商品，是传统外贸企业涉足电子商务领域的必备平台。最重要的是现在平台注册是完全免费的。大量外贸技术性文章尽在外贸博客：( )7商检安排：如正常报关出口，在发货一周之前安排商检以便到时货物报关通关。 8订舱： 8.1如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。让客户通知货代或船公司联系方式，尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（BOOKING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。8.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并通知客户，客户确认运费后才可以安排订舱。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。8.4向运输公司订舱时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 9安排拖柜：截关两天前9.1货物做好并验货通过（如有验货要求）后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 9.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。9.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 10委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 11 获得运输文件：11.1 装柜后，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。11.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。11.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 12 准备其他文件：12.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。12.2FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。12.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。12.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。12.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 13.1采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。13.2采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。14业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 15文件存档： 所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 16平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为处理单证提供帮助。 = 外贸单证的制作国际贸易单证员指在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审核、制作各种贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行进行收款等工作的人员。其工作内容主要是对国际贸易结算业务中所应用的单据、证书和文件包括信用证、汇票、发票、装箱单、提单、保单等进行制作处理。 进仓单英语可以说成:delivery note 收货单是(Mates Receipt)SI=SHIPPING INSTRUCTURE