项目十一--拟写涉外商务文书PPT课件.ppt

出版社 社文分社 商务写作与实训1项目十一 拟写涉外商务文书【知识目标】了解涉外商务文书各文种的定义、特点、种类。理解涉外商务各文种的作用和基本结构。掌握各文种的写法与写作要求。【能力目标】能依据内容进行模拟写作，具备撰写涉外商务文书的能力。能根据需要撰写格式规范、内容恰当的常用涉外商务文书。出版社 社文分社 商务写作与实训2任务一 涉外函电【任务描述】中国工程技术公司得知加拿大某公司正在征集加拿大“国际工程技术展览会”的参展申请。中国工程技术公司需要写一份询问函电，就展位价格、进场时间、最迟申请日期等详细情况询问加方公司。【任务分析】涉外函电是公司在对外贸易中使用最普遍的通信类文体，其包括函件、电报、电传三种类型。要使函电在外贸活动中发挥最大作用，必须了解掌握涉外函电三种类型的定义、特点、规范写法，并具有一定的外贸英语基础。出版社 社文分社 商务写作与实训3一、文种常识（一）涉外函电的定义函电是函件和电报、电传、传真等现代通信方式的简称。函是指信件。涉外函电是指在涉外经贸业务活动中，通过函件、电报、电传、传真、电子邮件、电子数据交换等电子通讯工具所传递的涉外商务业务信息的书面形式。在国际贸易活动中，函电起着联系业务、沟通愿望与要求、达成交易、履行合同、促进交流、增进友谊、发展贸易合作关系等作用。出版社 社文分社 商务写作与实训4（二）涉外函电的特点1.涉外性涉外函电，顾名思义，其行文的对象是国外的厂商，所以应注意遵照国际惯例办事。2.专业性涉外函电的内容主要围绕双方商贸活动展开，而且涉及的领域比较专业和单一，因此其内容上具有专业性。3.格式的特定性涉外函电的书写格式是有基本规定的。出版社 社文分社 商务写作与实训5（三）涉外函电的种类与类型根据内容性质划分，涉外商务函电包括：商洽函电、询问函电、答复函电、请求函电、告知函电、联系函电。根据表现形式划分，其类型主要包括函件、电报、电传、电子邮件、传真等。1.函件指我国对外贸易部门和企业同厂商、客户联系业务，洽谈交易，履行合同及处理问题的信件。2.电报是我国对外贸易部门和企业与国外厂商、客户进行交易切磋的通信方式。出版社 社文分社 商务写作与实训63.电传是指我国对外贸易部门和企业利用电传机通过邮电部门交换机转接国外厂商、客户，进行直接通报的一种通信联系方式。4.传真传真(Fax)是一种借助电话传真机高速传递书信、文件手稿、图表等静止图像的通讯手段。5.电子邮件英文为Email，是Electronic Mail的缩写Email是一种常用的互联网服务。它是利用计算机网络交换的电子媒体信件。出版社 社文分社 商务写作与实训7二、写作技法涉外函电的书写格式：信头+称呼+标题或事由+正文+附件+落款。下面我们分别介绍中文函、电报、电传、传真及电子邮件的写作格式和技法。（一）中文函在涉外函电中，中文函主要用于与新加坡、马来西亚、日本、中国香港、中国澳门、中国台湾等国家和地区以及其他涉外华人客户的商务往来中。1.信头信头包括发函方的名称、地址、电报挂号、电话号码、传真及发文字号。出版社 社文分社 商务写作与实训82.称呼称呼多为收函方的公司名称、行号或收函人姓名。一般由“称呼语+敬词”构成。如“总经理先生台鉴”，“执事先生台鉴”等。称呼要顶格写，以示尊重。3.标题与事由标题一般由事由+文种构成，如“关于中医药材的函”。有时也可以直接用事由代替标题，如“事由：天起报盘”。标题通常应在称呼上一行居中的位置，事由则放在称呼语下一行居中的位置。出版社 社文分社 商务写作与实训94.正文是函的核心内容。它包括缘起语（首语）、事项和结束语三部分。（1）缘起语。或称首语，指发函的原因、目的或意图。缘起语的内容要视不同情况而定。比如：主动发函，开门见山，说明意图；复函则用引据的方式说明已收到来函，如“5月16日来函悉，现谨复如下”；欲与新客户建立业务关系，应首先介绍自己公司的情况。出版社 社文分社 商务写作与实训10（2）事项。即需要告知对方的主要内容，或为一件具体事情，或对对方提出的问题作出具体答复，或向对方提出某种要求，等等。事项是正文的中心内容。应注意表达清晰、简洁、准确，使对方一目了然。（3）结束语。通常表示希望和要求。出版社 社文分社 商务写作与实训115.祝颂语主要是向对方表示关心、问候、祝愿之意，是一种必不可少的礼节性用语。6.落款写明发函者单位名称、发函人职务、姓名及发函日期。一般发函人姓名用手写。7.附件是正文的补充，如协议、报价单、单据、发票等。若需要添加附件，注意附件的名称、号码及件数都要写清楚，不可遗漏。出版社 社文分社 商务写作与实训12（二）英文函1.信头（Heading）信头内容包括公司的名称、地址、电话、传真号码、编码等。现在大多数公司均为事先印刷的，具有独特设计的信头。2.封内地址（Inside Address）即为收函人公司的名称、地址，位于信头下方左上角。3.日期（The Date）位于函的右上方，与信内地址平行。日期的写法主要有两种：月日年为美国人的习惯写法，日月年则为英国人的习惯。出版社 社文分社 商务写作与实训134.称呼（The Salutation）函开头的称呼语，一般多使用“Dear Sir”，“Dear Sirs”（用于称呼公司号或合伙公司）或“Gentlemen”。5.信件事由（Letter Subject）与标题的作用相似。一般位于中间位置，有时可省略。出版社 社文分社 商务写作与实训146.正文（Body of the Letter）正文是函的核心。它包括发函的缘由、商洽的事项等相关内容。7.结尾（Complimentary Close）即落款，包括客套语和签名。英文客套语常见的有“Yours truly”、“Truly yours”、“Yours faithfully”等。若收函者为个人，则可以用“Yours sincerely”等。签名用手写。出版社 社文分社 商务写作与实训15（三）传真1.传真头传真头又称文头，与函的信头类似，主要包括的内容为：（1）公司名称。位置在文稿正上方居中处，有的还印有企业标志或英文译名。（2）日期。位于标题下方靠右侧。（3）接收方。在公司名称下面由上至下依次排列为收件人姓名、公司名称及其所在城市（国家）、传真号等。（4）发件方。在公司名称下面右方从上到下依次排列为公司、所在部门、姓名、电话号码等。（5）传真件页数。标写出所发传真的总页数。出版社 社文分社 商务写作与实训162.标题商务传真的标题可有可无。如果拟制标题，其位置应在传真头下方空约两行处居中书写。3.称谓在正文开头左上方，顶格书写。一般商务传真的接件者为具体人员，所以称谓应视对方的身份、职务、性别而定。注意使用礼貌称呼。4.正文传真的正文与前面所提到的函的写作基本相似。传真文稿正文一般不用手写体，应将写好的文稿打印后再进行传送。出版社 社文分社 商务写作与实训175.结尾结尾部分包括签名与盖印。签名应用钢笔手签，不能用图章代替，并应注明签名人的职务；所盖印章应为公司印章或部门印章。6.附件标注在结尾处左下方注明附件的件数和名称。7.发件单位的联系方式每张传真纸正文，都印有发件单位的电话、电报挂号和传真号，以便联系。（四）电子邮件电子邮件的写作格式及内容与函相似。其结构也包括信头、称呼、标题或事由、正文、附件、落款等部分。出版社 社文分社 商务写作与实训18【范文评析】例文一 传真文稿贸易公司：我公司8月9日购到贵公司提供的用纳米材料作为纤维的添加剂制成的功能纤维10箱。经检验，质量与合同规定的标准不符，耐磨、阻燃及对抗紫外线辐射的功能较差。由于该纤维的质量问题，给我们的科研工作带来不良影响。请贵公司速派员来汉，调查核实此事，并会商解决办法。候复。研究所 2010年月日 出版社 社文分社 商务写作与实训19【写作实训提示】涉外函电的书写应遵循“7C”的原则，即：1.完整（Completeness）。能够完整地表述所要表达内容和意思。2.清楚（Clarity）。能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免歧义或模棱两可。用简单普通的词句直截了当地告知对方信息。3.简洁（Conciseness）。在无损于礼貌的前提下，用简洁清晰的语言表明真实意图。避免拖沓冗长、重复的语句。4.具体（Concreteness）。涉外函电所涉及的事项应具体明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。出版社 社文分社 商务写作与实训205.正确（Correctness）。涉外函电的用词用语及标点符号应正确无误。因为其内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。6.体谅（Consideration）。站在对方立场上考虑问题，这是拟定涉外商务函电的重要原则。始终以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，这样才能使双方的沟通更有效。7.礼貌（Courtesy）。语言上要有礼、谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。出版社 社文分社 商务写作与实训21【练习与实训】一、请自拟一份涉外函电，内容、项目、类型等自定。二、阅读下面材料，为公司拟写一份申请独家代理商的函件。贸易有限公司担任中国多家厂家的独家代理商，专营精制棉织品，包括各类家用亚麻制品。产品行销中东。该公司与南通远达纺织品有限公司一直保持良好的合作关系。南通远达纺织品有限公司研发的自主品牌新产品上市后，获得好评，订单大增。贸易有限公司希望能够成为远达公司在中东的独家代理商，以扩大在中东地区的销量。出版社 社文分社 商务写作与实训22任务二 涉外经济合同【任务描述】经过长期的谈判，中国家具制造有限公司成为国外某家具品牌的代加工制造商。双方已经达成初步协议，并准备起草一份合同。【任务分析】涉外经济合同是签约双方在其意愿、目的、意志和见解等完全一致的情况下自愿签署的法律文件，因此要起草一份符合要求的经济合同，必须了解涉外经济合同的概念、特点等文种常识，把握经济合同的要素与基本要求，能够根据不同需要，起草规范的涉外经济合同。出版社 社文分社 商务写作与实训23一、文种常识（一）涉外经济合同的概念涉外经济合同是指经过我国政府批准或授权的具有对外贸易经营权并取得法人资格的企业、部门、个人，在开展对外经济贸易等活动中，与其他国家（或地区）具有法人地位的企业、部门、个人所依法签订的为实现一定经济目的，明确双方或多方权利和义务关系的协议。涉外经济合同一经签字或政府批准，即对当事人双方形成约束，它属于法律文件。出版社 社文分社 商务写作与实训24（二）涉外经济合同的特点1.合法性涉外经济合同是依照有关法律法规，通过协商达成的共识。其内容都应符合国际贸易的有关规定和惯例，合同订立签字即受到法律的保护。2.强制性涉外经济合同是具有法律效力的，因此一经签订，各方当事人都要严格遵守并执行，不能单方修改或废止。3.批准性据我国有关法律规定，涉外经济合同除当事人必须在文书上签字外，还必须经由我国政府中有批准权的专管部门批准方可生效。出版社 社文分社 商务写作与实训254.国际性涉外经济合同是两国或两国以上经济组织在贸易交往中所签订的文件。文件的制定不仅要遵守本国的法律，维护本国的社会公共利益，还要尊重维护别国的法律与公共利益，并且适应国际上通行的有关法律及习俗。5.原则性涉外经济合同所起草的内容必须以维护国家主权，遵循平等互利、协商一致为原则，否则将视为无效。出版社 社文分社 商务写作与实训26（三）涉外经济合同的类型（1）按照商品流通的方向划分，可分为出口合同和进口合同。（2）按照双方合作方式、范围和权利的不同划分，可分为商贸合同、企业合同、劳务合同和工程承包合同。（3）按照性质和内容划分，可分为商品买卖合同和联营经营合同等。出版社 社文分社 商务写作与实训27二、写作技法涉外经济合同的构成模式：合同名称(Title)+前文(Head)+本文(Body)+结尾条款(End)（一）合同名称(Title)又称标题，一般由“公司名称+文种”构成，如中国远华国际有限公司合同。出版社 社文分社 商务写作与实训28（二）前文(Head)在涉及国际货物买卖方面的经济合同中，前文包含的主要内容通常有：（1）订约日期和地点（Date and place of signing）。（2）合同当事人及其国籍、主营业所或住所（Signing parties and their nationalities,principal place of business or residence addresses）。（3）当事人合法依据（Each partys authority）。比如，该公司是“按当地法律正式组织而存在的”(a corporation duly organized and existing under the laws of)。出版社 社文分社 商务写作与实训29（4）订约缘由/说明条款（Recitals or WHEREAS clause）。在一些涉外合作、合资经营方面的经济合同中，也可以将前言和总则作为前文的主要内容：前言位于标题后，总则前。通常先概括陈述当事人合营的目的、依据，随后用“订立本合同”作为过渡。总则一般是合同的首章，它是用来综合陈述合营企业的组成，各方公司的名称、地址，合营企业的宗旨、投资总额与注册资本等内容，也可以把总则的内容作为正文的第一条款。出版社 社文分社 商务写作与实训30（三）本文(Body)本文应包含下列条款：1.定义条款(Definition clause)指对合同中的重要名词概念界定的条款。在合同中需要界定名词概念时可以设立此条款。2.基本条款(Basic conditions)又称必备条款，是涉外经济合同的重要组成部分。出版社 社文分社 商务写作与实训313.一般条款(General terms and conditions)也是涉外经济合同的重要组成部分。一般指合同中法律性较强的条款，基本内容有：合同有效期(Duration)、合同的终止(Termination)、不可抗力(Force Majeure)、合同的让与(Assignment)、仲裁(Arbitration)、适用的法律(Governing law)、诉讼管辖(Jurisdiction)、通知手续(Notice)、合同修改(Amendment)、其他(Others)。出版社 社文分社 商务写作与实训32（四）结尾条款(End)（1）结尾语，包括份数、使用的文字和效力、附件等(Concluding sentence)。（2）签名(Signature)。（3）盖印(Seal)。出版社 社文分社 商务写作与实训33 出版社 社文分社 商务写作与实训34【写作实训提示】1.签订涉外合同前，要做好市场调查，了解对方的资信情况，广泛深入地调查了解，搜集多种必要的信息资料，这是签订涉外经济合同的基础和前提。2.注意涉外经济合同的合法性和严肃性。订立涉外经济合同必须符合我国法律的规定，如要符合国家的有关政策、许可制度；签约双方当事人的资格与能力必须合法；合同主件与相关附件应绝对一致等，不损害国家利益和社会公共利益。3.涉外经济合同的条款必须齐备，文字表达必须准确；合同中要注意订好担保条款，对于仲裁条款应明确地加以规定。出版社 社文分社 商务写作与实训35【相关链接】涉外经济合同与一般经济合同的区别1.合同条款的简繁程度不同。涉外经济贸易的环节多、运程长，这就要求在写合同时对能预见的环节、条款要尽可能地周全、完善、严密。2.支付、结算的方式。涉外经济贸易的支付、结算是在两个不同国家的金融体制、机构间进行，国内经济合同则不同。出版社 社文分社 商务写作与实训363.支付、结算所使用的币种的不同。涉外经济合同签订价格、支付等条款时必须在合同中标明双方政府同意的币种。4.涉外经济合同中的条款必须符合双方共同承认的或已签字的国际间的协定公约或国际惯例。5.涉外经济合同中的生效期、有效期及受损失一方向当事人一方违约责任的索赔期的规定必须写清楚。【练习与实训】一、举例说明涉外经济合同与一般经济合同有何区别 出版社 社文分社 商务写作与实训37任务三 涉外商情调研报告【任务描述】中国汽车配件制造公司为扩大生产规模，提高效益，准备向欧美市场出口汽车悬架弹簧。为了充分了解国外汽车悬架弹簧的生产销售等情况，公司将派你出国考察，搜集资料，并拟定一份国外汽车悬架弹簧生产销售方面的调研报告。【任务分析】一份有价值的涉外商情调研报告，具有重要的意义。要使之具有价值，必须了解涉外商情调研报告的概念、特点等文种常识，把握其结构与写作的要点，结构完整，有论有据。出版社 社文分社 商务写作与实训38一、文种常识（一）涉外商情调研报告的概念涉外商情调研报告是指运用科学的分析方法，对世界经济与贸易的形式、现状、变化趋势，对各国家和地区市场行情、销售环境、供求情况等重要的经济现象进行广泛深入的调查研究所形成的书面报告。出版社 社文分社 商务写作与实训39（二）涉外商情调研报告的特点1.科学性包括两个方面：一是认真分析研究，从调查所得的材料中找到规律性的东西，从而抓住国际商情发展变化的基本趋势；二是准确、谨慎地做出结论。报告的结论应在推导、判断的基础上得出，力求准确、可靠，经得起推敲和考验。2.真实性主要表现在材料的真实可靠和方法的灵活多样上。商情报告中所用的所有材料都应出之有据，准确无误。在调查方法上，可以根据调查的对象和范围，选用适当有效的方法如现场观察法、调查询问法、资料统计法等。出版社 社文分社 商务写作与实训403.实用性涉外商情调研报告作为外贸部门与企业制定贸易决策的重要参考，其效用在于促进外贸业务的繁荣与发展。报告所搜集的国外市场消费需求信息和企业营销活动信息都应该与所开展经营的业务有直接关系，是为指导涉外经营活动服务的。出版社 社文分社 商务写作与实训41（三）涉外商情调研报告的种类一般根据调研对象和反映内容的不同，可分为：1.国别（地区）调研报告指对某一国家（地区）的一般情况作广泛了解，对与贸易有关的情况作重点考察的综合性调查研究所形成的书面报告。其主要内容包括：基本政治情况即政治制度、对外政策、对外关系、对我国的态度等；基本经济情况，主要是指物产资源、工农业生产概况、对外贸易概况；社会情况，如人口、生活风俗习惯、宗教信仰、地理环境，等等。出版社 社文分社 商务写作与实训422.市场调研报告指对国际商品市场复杂多变的情况进行调查研究分析后撰写的书面报告。此类报告应在该市场所处的政治、经济、文化等大背景下，对某类商品的需求、容量进行研究，了解某类商品在该市场的销售情况、消费对象、消费趋势、供应来源及客户情况等。3.商品调研报告是对某一类商品的特点、生产、消费、进出口等情况进行调查研究所形成的书面报告。此类报告的主要内容包括有关商品的品质、种类、规格款式、商标、包装装潢、出口情况及进口国的要求，以及其他国家同类产品的品质、包装、销售等情况。出版社 社文分社 商务写作与实训434.客户调研报告指对国外客户作多方面的调查研究所形成的书面报告。其主要内容一般包括客户的政治背景、政治态度、客户的资信情况（如注册资本、资金融通能力、信誉、信用、经营作风、经营范围及能力）等。5.价格调研报告即针对价格作出调查研究所形成的书面报告。按写作的范围来分，涉外商情调研报告可以分为综合性调研报告和专项性调研报告。出版社 社文分社 商务写作与实训44二、写作技法涉外商情调研报告的构成模式：标题+前言+正文+结尾。（一）标题有以下几种形式：1.高度概括调研的内容和范围如非洲家电类产品的消费情况科威特鞋类产品的消费情况。2.直接揭示观点或提出问题此类标题是针对调研的商情而拟定的，如关于美国市场新能源家用车现状的调研报告国际黄金市场为何一蹶不振等。出版社 社文分社 商务写作与实训453.正副标题此类标题既揭示出调研的主要内容，又揭示出观点或提出问题，如国货在香港面临挑战“国产百货在香港”的调查之一。（二）前言简要介绍调研的目的、时间、地点、对象、范围、主旨、方式方法等。有时也可省略前言，开门见山地介绍情况，陈述调研的主要内容，揭示调研的主要观点。这种写法一般适用于调研内容简短、主题单一的报告。出版社 社文分社 商务写作与实训46（三）正文主要包括三方面的内容：情况介绍、分析预测、对策或建议。1.情况介绍主要是解释说明调研对象的情况。可采用典型事例、确凿的数字、图表等方法准确详尽地概述调研对象的情况。2.分析预测主要是通过对搜集到的资料的分析研究，阐明作者的观点，揭示问题或商情诸因素的变化并预测国际市场的发展变化趋势。出版社 社文分社 商务写作与实训473.对策或建议根据调研所获得的材料及其内在联系，进行分析研究，总结经验和成绩，发现问题并提出相应的建议或对策。（四）结尾用简洁的语言归纳总结全文，照应前言。一般是重申观点，以引起有关部门的注意和重视。也可以在完成建议部分后自然收笔。出版社 社文分社 商务写作与实训48【范文评析】摩洛哥家用电器市场调研报告（节选）一、摩洛哥概况摩洛哥王国位于非洲西北端，国土面积45.9万平方公里，人口2 760万，主要居民为阿拉伯人和柏柏尔人，阿拉伯语为国语，伊斯兰教为国教。2001年国内生产总值为3 828.97亿迪拉姆(比上年增长6.5%，2001年平均汇价为1美元=11.370迪拉姆)，其中第一产业占15.8%，第二产业占30.8%(制造业16.9%)，第三产业占53.4%(包括公共部门15.2%)。出版社 社文分社 商务写作与实训49【写作实训提示】1.应善于从所搜集到的原始材料中，择选出真实、可靠、有参考价值的内容。涉外商情调研资料的来源是多渠道的，不同来源的资料往往有较大的差异，甚至具有虚假性，因此，写作时必须具有较强的鉴别、分析和理解能力，准确地筛选出真实、可靠、有价值的材料作为写作依据。2.要对提取的材料作科学地、系统地分析和研究，透过现象抓住本质，能够把国际市场商情从国际政治的变化、世界经济的发展趋势、国际金融市场的波动的复杂关系网络中，及时、准确地分离出来，并做出合乎客观实际的预测。出版社 社文分社 商务写作与实训503.应做到“及时”。写作涉外商情调研报告，特别是撰写市场信息、商情电讯、简报、金融动态时，必须及时提供信息。因为国际市场变化多端、错综复杂，市场价格等会发生急剧变化，所以应注意撰写及时、反映敏捷，有些资料应突出标明时间。4.论据、引文资料要翔实、准确。报告中所运用的统计数字应做到科学准确；翻译外文资料应注意准确无误，译文要恰当地使用国际贸易、经济写作等专用术语。出版社 社文分社 商务写作与实训51【练习与实训】一、根据材料，拟写一份题为当前国外智能家居发展的现状分析的商情调研报告。自从世界上第一幢智能建筑1984年在美国出现后，美国、加拿大、欧洲、澳大利亚和东南亚等经济比较发达的国家先后提出了各种智能家居的方案。智能家居在美国、德国、新加坡、日本等国都有广泛应用。由于智能家居的诱人前景和巨大市场，尽管国外市场真正启动也尚需时日，但并未能阻止企业去争食智能家居市场。虽然每家公司的策略各不相同，但它们都坚持同样的信念：山那边遍地是黄金。IBM公司的迈克尔凯罗斯克说：“这是个不容IBM公司忽视的市场机会”。出版社 社文分社 商务写作与实训52【写作综合实训】实训一从20世纪中叶开始，天然植物药被重新重视，它不仅在中国、印度、日本等传统医药大国备受欢迎，在德国、法国、意大利和瑞士等欧洲市场也得到了承认和应用，植物药国际市场蓬勃发展。从全球药品市场发展趋势看，植物药市场的增长速度明显高于世界药品市场的增长速度。世界植物药市场发展速度为10%20%，其中美国高达20%50%。