客户要求合同评审程序.doc

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客户要求、合同评审程序
1.目的
为了确保全面、准确理解客户的要求，按时履行合同（协议），取得客户信任，减少不必要争议和纠纷，特制定本程序。
2.适用范围
适用于本中心检测合同的评审。
3.职责
3.1 办公室负责检测合同评审并做以下工作：
a)负责接待客户；
b)全面了解客户检测要求，办理客户书面委托书；
c)合同评审结束与客户签订合同,并进行分类、登记；
d)与客户办理检测样品交接手续；
e)就检测问题询问客户，得到解决并达成一致意见；
f)向客户提交检测报告；
g)与客户协商处置检测后的样品。
3.2 办公室科长
a)监督检查、审核客户书面委托书；
b)批准合同；
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c)负责组织重要的或技术复杂的合同评审；
d)监督检测样品交接手续；
e)监督向客户提交的检测报告；
f)监督检测后样品的处置。
3.3 中心技术负责人
a)负责组织首次采用检测方法的合同评审；
b)批准首次受理的、重要的、技术复杂合同；
c)监督检查检测合同的履行。
4.程序
4.1《样品检验受理单》
4.1.1《样品检验受理单》内容至少包括：
a)委托人的信息：委托单位名称、地址、邮编、联系电话、联系人等；
b)检测产品的信息包括：样品名称（含商标名）、规格型号、生产日期或批号、样品性状、样品数量、留样数量、接收时间等；
c)技术要素包括提供的检测方法名称及复印件。对采用非标准方法、检测方法不适用，虽有检测方法但缺少标准品或特殊试剂、由于特殊指令性任务等特殊情况，不能满足中心对外承诺（如时限）时，要与客户沟通作出声明或签订协议；
d)财务要素；
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e)交付时间要素，包括：是否要求复检、报告时间；
f)法律责任要素；
g)分包的要求；
h)样品的要求；
i)保密和保护客户所有权的要求；
j)传送检测结果的要求；
k)根据测试结果提供意见和解释的要求。
4.1.2《样品检验受理单》由质量办公室设计，经质量检验管理科科长审核、中心技术负责人批准后使用。其格式应包括检测方法在内的各种要求。
4.1.3《样品检验受理单》填写应规范，必要时作出文字说明，便于双方理解。
4.2 合同评审
4.2.1 评审内容应包括：
a)客户的要求是否明确；
b)技术能力和资源是否满足要求；
c)检测方法是否符合技术规范；
d)是否需要分包，分包方是否为客户接受；
e)商定检测时间、费用等相关事宜。
4.2.2 一般《样品检验受理单》，由质量办公室负责办理，应注明日期。
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4.2.3 重要或复杂的《样品检验受理单》，应先组织有关技术人员评审后，由中心负责人签发。
4.2.4 《样品检验受理单》中选择的检测方法，按《检测方法及方法确认程序》执行。
4.2.5 合同评审要求
a)《样品检验受理单》的内容必须简单、清晰、明确，便于双方理解；
b)本中心有责任确保选择的检测方法适当，并满足客户要求；
方法的评审可参考以往进行的实验室间比对或能力验证的结果（如确定测量不确定度、检出限、置信限等），或者对已知值样品检测的结果；
c)本中心有能力和资源履行合同约定，满足客户的要求；
d)当《样品检验受理单》涉及分包项目时，《样品检验受理单》必须包括本中心分包出去的所有工作，并得到客户书面同意；
e)客户的要求或标书与合同之间的任何差异必须在工作开始之前，由办公室与客户联系和洽谈，必要时征求相关部门意见或与相关部门共同协商，确保问题得到恰当、合理的解决。
4.3 合同签订
4.3.1 合同必须经双方同意和接受。
4.3.2 由办公室按合同评审结论与客户签订正式检测合同。
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4.3.3 重大合同评审，如涉及金额巨大的、复杂的质量仲裁检测（质量鉴定）等，由中心质量负责人负责进行。
4.4 合同的履行
4.4.1 办公室负责按程序与客户办理检测样品交接手续。
4.4.2 工作开始后如果需要修改合同，由办公室负责按程序进行合同评审，并将所有修改内容通知所有受影响的人员。
4.4.3 对合同的任何偏离，由办公室通知客户并与客户洽谈达成一致意见。
4.4.4 完成检测后，由办公室负责按合同约定向客户提交检测报告，并按合同处置检测后的样品。
4.5 合同资料管理
4.5.1办公室必须保存所有合同评审的记录，包括任何重大变化在内的评审记录、在执行合同期间，就客户的要求或工作结果与客户进行讨论的记录、修改合同所做的再评审的记录。
4.5.2办公室负责收集所有与检测合同有关的记录和资料，并按《记录（档案）控制程序》整理、登记、标识、保存。
5.格式文件
*****-GSWJ-CXBG-060检验样品委托单

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