行政管理工作手册6.doc

重庆科创职业学院行政管理工作手册教务处行政科主要工作流程一、行政工作（一）物品领用与发放流程统一收集部门物品所需填写“物品领用单”到库房领取、签字万处签字（二）信件收发内线电话：8025 工作时间：上午10:0012:00 下午：14:2016:00。程序：收发室领取发放签字（注：学籍科档案由学籍科领取）。（三）费用报销流程填写“费用报销单”部门负责人签字财务总监（12F）分管领导签字财务处复核、领款注：五万以上的数额需经董事长亲批，如没在，可由科技情报室（13F）刘老师代办。（四）办理请假事宜1.公差请假。填“三单”：出差审批单、请假条、派车单。出差单和请假条的程序是：万处签字田校签字人事处备案；派车流程：万处签字田校签字单子送车队校办签字2.一般请假（补休、病假、事假）。填请假条万处签字田校长签字人事处。注：三天以上请假、处级干部请假需经王书记（13F）审批。（五）考勤。每日按时考勤，月考勤参照日常考勤记载。每月末交人事处纸质考勤原稿和考勤汇总的电子档。周考勤参照月考勤执行，由各科室的负责领导审阅后再汇总。 月末交人事处：原始考勤表、 考勤异动表（电子档打印出来）和部门增减异动表。 （三表由万处审核签字交12楼人事处杨永新或戴凤娟老师：杨永新收原始考勤表和考勤异动表电子档， 部门增减异动表交戴凤娟老师）。温馨提示：电子档上交之前最好打印出来让各科室签字，以保障准确无误。（六）订餐1.校内订餐（香樟苑）。程序：填写“公务接待单” 万处签字田校长签字校办陈主任签字送香樟苑。2.校外订餐。程序：提前踩点，确定位置根据接待对象确定接待标准，根据聚餐人数确定桌数规模。若需要高档酒水，特别是茅台（特供酒），一般可由校内自带。（七）档案管理1.各类文件按来文单位、文件性质归类。具体一般有校外来文、校内来文、处内发文、领导审批等。保密件需特别注意其安全性和阅读人员的范围。及时审批、传阅、归档、建档。2.校办领取文件的流程：领取文件填写文件传阅登记表按万处的批示办理万处审查归档建档（八）其他事务。1.领水票。生活区天长有限公司，教务处每月40张。2.补刷卡证明。填“刷卡证明”单子万处签字交人事处。3.签速印单子。算法：A4、B5 、16开都是0.05元/张，8开、A3都0.15元/张，好纸1元/张，版纸3元/张。算法以乘法为主，工具借助计算器，O(_)O。印刷资料少于30份，每张按1元计算，如果印刷少于30份而速印的资料分量大的算法不变。如果自带好纸的计算方法是每张0.05元。4.文印室机器保修，电话：重庆技高（13368093048）。文印室没纸了叫纸，电话：永川邮政印刷厂（49862524）5.工会节庆物品发放。接到通知带上部门人员，东西领回来发下去，切忌不忘签字。二、考试工作行政科负责的考试一般包括英语等级考试和计算机等级考试，具体包括：PETS、NCRE、A/B级、CCT、CET-4/6。在文理学院考试的有PETS、NCRE，本校考的有A/B级、CCT，在重庆科技学院考的有CET-4/6。 每种考试报名和考试时间详见下表。时间种类上半年下半年备注报名时间摄像考试时间报名时间摄像考试时间PETS、NCRE上一年的12月份报名结束后立即组织摄像3月份56月份报名结束后立即组织摄像9月份以具体通知为准A/B级、CCT4月份6月份10月份12月份以具体通知为准备注：（一）各类考试的联系人PETS、NCRE：文理学院李波老师（QQ:404337425）A/B级:航天职院蒋雯静老师（QQ:81160132）CCT：重庆大学陈老师（QQ:540500719）CET-4/6：科技学院王老师（QQ:404564254）（二）A/B级、CCT考试系统操作1.流程：根据上级通知，发布考试通知收集二级学院报考数据组织摄像整理、导入数据传真试卷需求表组织考试。发布考试通知收集二级学院报考数据整理、导入数据组织摄像传真试卷需求表组织考试2.具体的系统操作：根据整理好的表格、选项，导入系统。导入完毕后系统会自动生成试卷需求表。（提示：实际操作中如有不解之处，详情请咨询曹助理。）3.PETS、NCRE报考事宜。这三类考试组织相对简单，因为都不在本校考试。具体而言，PETS、NCRE的流程：发布报名通知收集报考数据传文理学院即可。