秘书实务与案例分析.doc

秘书实务与案例分析谭一平 编著外语教学与研究出版社如何提高文秘专业学生的竞争力（丛书前言）一、问题的提出自我的一个外企女秘书的日记出版以来，我经常应邀在一些知名企业和大专院校文秘专业做秘书培训或讲座。我发现许多像联想、华为这样的知名企业很少有文秘专业毕业的学生，在这些企业从事文秘工作的大多学的是英语或其它专业。这是为什么？几年来我一直在思考这个问题。现在很多学校的文秘专业是从中文系衍生出来的。相比古汉语等专业的学生就业率，文秘专业学生的就业率可以说是相当高了。但是，如果仔细分析，就会发现文秘专业学生的就业质量并不高，甚至可以说是很低。这表现在一是改“行”去做客服、销售的很多；二是去小型企业的多；进那些管理比较规范、素质要求较高的企业很少。为什么那些管理比较规范、素质要求较高的企业在招聘文秘时，不选择学过三年或四年秘书专业课的学生，而是选择那些几乎从未接触过秘书专业课程的学生呢？也就是说，为什么文秘专业学生的就业竞争力不如那些几乎从未接触过秘书专业课程的学生呢？二、文秘专业学生就业竞争力不高的表现 既然是学文秘专业的，就理应在文秘专业方面有独特的优势，但是，在实际工作中，我们很难看到文秘专业学生在专业方面的优势。文秘专业二三十年来一直坚持“办文办会办事”的教学理念，那我们就从“办文”、“办会”和“办事”这三个方面来分析文秘专业学生的能力。第一，“办文”“文种”大多不适合企业需要。在目前我们秘书学教材中，“办文”这一部分主要是讲党政机关的那几十个文种。目前90以上的文秘专业学生是去企业就职，虽然企业也有“请示”、“报告”这类管理性文书，但更多的运营性和商业性文书。由于教的“文种”大多不适合企业需要，所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办文”的能力并不比其它专业的强。第二，“办会” 在企业“英雄无用武之地”。在目前我们秘书学教材中，“办会”动不动就是接站、安全、保卫之类的会务工作，这是机关办会的套路，其实，即使在党政机关，除开党代会、人大会，平时也很少有这种需求。在企业开会也是要计成本的，它们多是几十人的例行工作会，基本上不需要安全保卫之类的会务工作。所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办会”的能力是“英雄无用武之地”，并不比其它专业的强。第三，“办事”关键是态度而不是技能。毋庸讳言，在秘书日常工作中，除开档案管理有较强的专业性以外，其它工作专业“含金量”并不高，只要是接受过初中以上教育的就基本上可以胜任。因此，秘书“办事”能力的高低关键是态度而不是技能，而我们的教材恰恰忽视了“态度”这一部分，所以，在企业当秘书，文秘专业学生“办事”的能力也并不见得比其它专业的强多少。目前文秘专业学生不仅在“办文办会办事”方面没有多少优势可言，而且相对外语专业的在外语方面又稍逊人家一筹，相对于管理专业的在企管方面又不如人家所以，文秘专业学生就业质量不高就不能说不正常了。如果不尽快提高文秘专业学生的专业竞争力，那未来的就业率也就不容乐观！三、目前竞争力不高的主要原因 目前文秘专业学生就业竞争力不高，原因是多方面的，如入学时基础差、学校投入少，师资建设不力，等等，但最根本的原因是课程设置不合理，它表现在以下几个方面：第一，偏重“做事”轻视“做人”。秘书的工作位置处于企业运营的枢纽，是连结领导与员工之间的桥梁，因此，秘书必须要会“做人”，“三分做事，七分做人”可以说是对秘书工作特点的高度概括。确实，各学校都开设了政治、道德之类的公共课，它们是教学生如何做人，但实事求是地讲，那些课大多很空泛，缺乏针对性和操作性，所以，对指导文秘专业学生如何做人起不了多大作用。教文秘专业学生如何做人，这就如同教会了他们学会开车，还要教他们熟悉交通规则一样。第二，在“做事”课程设置中，重“办文办会”而轻视“打杂”。作为秘书，办文办会也许在一百年之后还不能取消，但是，随着科技的进步和管理方式的革命，办文办会在秘书工作中的比重越来越少，这一点不仅在中小企业表现得越来越明显，就是在党政机关亦是如此。随着办文办会比重的下降，在秘书日常工作中“打杂”的比重将越来越高。比如，秘书每天早晨一上班，就要帮上司整理办公室，分发邮件，确认当天工作日程，与职能部门和客户联系但是，在专业课程设置中，写作课程的比重仍占有绝对优势，而涉及处理秘书“打杂”的课目很少，多数只是一带而过。第三，在“沟通”课程设置中，重文字沟通而轻口头沟通。秘书处于一个单位的沟通中心，随时都在与上下左右沟通，沟通能力的重要性是不言而喻的，但在课程设置中，文字沟通一直被视为重中之重，而口头沟通能力则是可有可无。虽然一些学校也开设了“演讲与口才”之类的课程，但它与秘书实际工作仍有相当的距离。比如，老板经常会对秘书这么说：“张三，你去告诉李四，今天下班之前他不把材料给我赶出来，那你就要他明天别来上班了！”张三如何与李四做这种沟通？单凭“演讲与口才”这类课程是无法提高学生这种日常沟通能力的。据统计现在的秘书平均每天有64的时间是在打电话或做其它的口头沟通，这反映在实际工作中对秘书口头沟通能力的要求越来越高。文秘必须会写，但光会写已经不能完全满足企业的需求了。第四，在“办文”的课程设置中，重管理性文书而轻运营性文书和商务性文书。目前进入中小型民营企业学生的比重越来越大，不是说他们不用“请示”、“报告”等管理性文书，而是他们起草管理性文书的机会越来越少，他们更多的时候是帮上司起草报价函或市场调研报告这类商务性文书和运营性文书。企业是以效益为主，所以它的文书在内容、格式、制发等方面与机关文书有很大的区别。四、文秘专业学生的核心竞争力做人有人将秘书工作概括为“秘书工作30艺术十70技术”。这种说法虽然不免失之简单，但很形象贴切。技术是可以通过反复训练掌握的，而秘书工作技术的含金量又不高，所以进入的门坎很低，比如，非文秘专业学生在学校没学过如何使用扫描仪，在实际工作中，办公室主任可能会要一个老同事教一下，5分钟就学会，几乎是零成本培训，因此，文秘专业学生应在学“30艺术”方面下功夫，从而形成独特的专业优势。秘书工作中的“艺术”实际上就是做人，比如如何与上司形成默契，与同事维持良好的关系等。五、如何提高文秘专业学生就业竞争力1、转变教学理念长期以来，人们对秘书专业的性质缺乏正确的认识，没有将它当成职业教育而是把它当成学科教育，因此，在教学过程中，仍然以学科体系为依托，以知识评价与考核为主要手段培养秘书人才，忽视职业能力的培养。其实，职业教育并不低人一等。过去，人们说职业教育培养的是劳动者，一说劳动者，往往就很难入人才之列，这是传统观念在作祟。现在广大的中小型企业不仅需要大量传统意义上的知识人才，更需要有精湛技能、有突出职业能力的职业人才。因此，我们应转变文秘专业的教学理念，以职业教育为自豪，把文秘专业学生的教育目标由“知识人”转变成“职业人”。既然文秘专业属于职业教育的范畴，就应该逐步确定以能力为本位，围绕职业能力的培养，组织教学，开发教材，安排实习实训，在此基础上形成别具一格的教育教学体系。学科教育多是从理论和概念入手，先抽象后具体，先一般后个别；而以培养能力为目标的职业教育则相反，它要求从实际到理论，从具体到抽象，从个别到一般。因此，在文秘专业教学中，应大力推广案例教学法。据我所知，在一些学校文秘专业学生因不喜欢“秘书学概论”等课程而厌学的比例相当高，学生们之所以厌学是因为在教学中仍然沿袭传统的应试教育模式，片面强调学生的理论水平和应试能力，课程枯燥味同嚼蜡；它们与实际的秘书工作相去甚远不说，课程设置也是多年不变。有的专业虽换成了“涉外文秘”或“商务文秘”等名称，但仍是“换汤不换药”这样，造成文秘专业学生理论水平和实践能力双双欠缺，从而缺乏就业竞争力。2、加强师资队伍建设目前文秘教师多是“半路出家”，秘书学基础不是很扎实；即使是“科班”出身，也多是从学校到学校，缺乏必要的专业实践经验，而秘书学又是一门实践性很强的学科，因此，首先提高专业教师的水平是提高文秘专业学生竞争力的关键。3、教材创新目前文秘专业教材虽“琳琅满目”，给老师们提供了更多的选择余地，但大多是你抄我，我抄你，少有创新，基本上没跳出“办文办会办事”的框框。特别需要指出的是，由于很多出版社采用“稿酬制”按字数计算稿费，字数越多稿费越多所以，在教科书中到处充斥着“意义”、“特点”、“分类”等文字垃圾。一套好的文秘专业教材至少要具备以下几个特点：1、在理念上要定位准确，面向企业文秘人员，符合当前秘书实际工作需要，能解决文秘人员在日常工作中面临的普遍性问题。2、在内容上要与企业文秘工作的流程相吻合，具有可操作性，不是在诸多“意义”、“特点”、“分类”之后不了了之，必须摆脱“办文办会办事”这种脱离现实的老框框。3、应有丰富的案例，能增强学生的参与感，从而提高学生的学习兴趣。真正能适用于文秘专业课堂教学的案例应具备这么几个条件：a、真实性。这一点是不言而而喻，如果不真实，不会出现在我们的实际工作之中，那就没有学习的必要。b、典型性。即案例选择的情境不仅有可能在实际工作中出现，而且是一种普遍的现象。只有分析这样的教学案例才有实际指导意义。以往秘书教科书的案例，不是采用古代的，就是采用外国的，由于它们不能与当前的实际工作联系起来，缺乏典型意义，所以教学效果有限。c、故事性。只有具备故事性，才能具备趣味性，才能吸引学生的兴趣。也只有具备了故事性，才能让学生产生“感性的”认识，加深印象。在以往的教材中也不乏案例，而且每个案例的字数少则几百，多至几千，但它们仅仅是背景介绍，缺乏“矛盾”、“冲突”等故事元素，所以很难达到预期的教学效果。d、目的性。案例教学不是为讲故事而讲故事，在案例中设置问题是为了“诱导”学生去理解某一个知识点或理念。这就要求教材编写者和上课老师对现代秘书工作理论有深刻而独到的了解。以往秘书学教科书中案例的“目的性”虽然很强，但设置多比较简单，学生“一目了然”，从而达不到提高认识的目的。e、适合课堂讨论。所谓“适合课堂讨论”，既不是“你怎么看？”这类开放式提问，也不是只有非此即彼的“对还是不对”这种二元化的选择题。如果在介绍完案例背景后，老师问学生“你怎么看？”这类没有限定的问题，学生的回答就有可能海阔天空，老师无法控制现场，离案例的“目的性”越来越远；相反，如果只让学生做非此即彼的“对还是不对”这种二元化的选择题，那讨论就无法展开，限制了学生的想象力，达不到应有的效果。因此，一个优秀的秘书教学案例，给学生设置的疑问应在3到5个之间；每个疑问都应该是个“陷阱”，只有这种反面教训更能加深学生对秘书知识的认识。与以往的教材相比，本套教材无论是在理念上还是在内容和结构上，都有很多创新。尽管本人竭诚努力，但由于水平有限，本套教材仍有种种不足之处，所以，本人期望与广大师生交流，因此，欢迎登陆本人的“一平工作室”()，对本书给予批评指正，以便在将来修订完善。另外，本人在此声明：不管以什么方式使用本套教材的原创性故事和案例（也不管是多少字），都必须经本人授权，否则将被视为侵权行为，本人保留追究侵权行为的权利。 谭一平二00九年二月于北京 目录第一章 秘书工作概述第一节 秘书的定义及其作用一、秘书的定义二、秘书的作用第二节 秘书工作的起源一、我国古代秘书的起源二、现代意义秘书的诞生三、秘书的性别第三节 秘书工作的发展趋势一、秘书工作的综合化二、秘书工作的信息化三、秘书工作的国际化第四节 秘书的职位优势一、“打杂”含金量高二、工作体面而又稳定三、职业发展空间大第五节 助理、秘书与文员的区别第六节 领导人选择秘书的标准一、容貌端庄二、为人稳重三、经验丰富第二章 从事秘书工作的基本要求第一节 做好成为白领的精神准备一、迎接新的生活方式二、尽快成为标准的白领第二节 做好从事秘书工作的思想准备一、具备“使命感”二、学会使用职场语言三、上下班时间四、秘书新人的工作特点第三节 秘书的素质要求一、认真二、诚实三、谦逊四、合群五、宽厚六、自信七、慎密八、有上进心九、幽默风趣第四节 秘书的能力要求一、判断能力与执行能力二、理解能力与洞察能力三、信息收集能力和写作能力四、记忆力五、交流沟通能力六、OA操作能力第五节 秘书的形象要求一、打扮的基本原则二、仪表的要求三、举止优雅四、管理情绪五、健康的生活方式第六节 保守机密一、保密的重要性二、日常保密三、计算机保密四、保密不是封闭案例分析案例1：上司办公桌上的机密文件案例2：秘书工作的基本原则案例3：上司自己工作出错案例4：恋人的工作变动第三章 秘书的专业知识第一节 上司与秘书的工作一、企业与上司二、秘书与上司的关系三、秘书的工作内容因上司而异第二节 秘书的工作内容一、日常工作二、当上司不在办公室三、发挥主观能动性四、注意“越位”问题五、工作出现失误之后第三节 秘书工作的特点一、需要自已马上拿主意的事情多二、工作的内容变化快三、一心几用的时候多四、忙闲苦乐不均第四节 接受指示与执行指令一、接受指示二、服从指令第五节 请示与汇报工作一、请示的方法二、汇报的方法第六节 给上司提醒与建议一、注意提醒上司二、给上司提建议第七节 提高工作质量与效率一、质量意识二、制定工作计划三、工作程序化四、分清工作轻重缓急五、合理利用空余时间六、工作创新第八节 养成良好的职业习惯一、换位思考二、勤做笔记三、坚持写日记四、说话“铺垫” 五、首先倾听六、不耻下问七、起草腹案八、日早事日毕案例分析案例1：秘书的日常工作案例2：销售部送来的文件案例3：上司打高尔夫球案例4：上司的日程“撞车”第四章 秘书的常识要求第一节 秘书必须成为“常识家”一、社会常识的基本内容二、丰富社会常识的意义三、丰富社会常识的途径第二节 生活常识一、时政常识二、宏观经济常识三、风土民俗四、科学常识五、餐饮常识第三节 企管常识一、公司常识二、公司产品(服务)常识三、人力资源常识四、市场营销常识五、生产管理常识第四节 财会常识一、会计常识二、财务常识三、支票常识四、税务常识第五节 法律常识一、公司法二、合同法三、劳动法四、专利法五、商标法案例分析案例1：英文缩写案例2：戏剧案例3：市场营销用语案例4：我国古代哲学家案例5：金砖四国案例6：企业财务报表案例7：科技词汇案例8：莎士比亚第五章 管理上司的办公室第一节 每天早晨的工作第二节 办公室的日常管理第三节 日常资料的处理一、处理原则和方法二、应该保存的资料三、保存资料的方法四、电子邮件的处理五、传真的处理六、信函的处理七、其他第四节 给上司送材料的时间和顺序一、送材料的时间和顺序二、紧急文件的处理第五节 办公室布局与装饰一、办公室布局二、办公室装修案例分析案例1：早晨整理上司的办公室案例2：上司感觉身体不适案例3：在上司上班之前案例4：上司与客人的会谈超时课堂实训实训1：整理上司的办公室实训2：给上司送文件资料的顺序和时机实训3：确定保存文件期限的方法实训4：让上司急件急批第六章 接打电话第一节 基本要求与礼节一、基本要求二、基本礼仪三、注意事项第二节 接电话的方法一、做好准备二、不让电话铃响超过三次三、不随便说“在”或“不在” 四、万能的“刚刚散会” 五、上司不在时六、不让对方久等七、各种推销电话第三节 打电话的方法一、提前作准备二、征求对方意见三、找对方的领导第四节 电话用英语一、接电话二、打电话三、挂断电话案例分析案例1：接受指示时来电话案例2：客人未能按时到达案例3：开会时原则上不接电话案例4：上司不想接广告公司的电话课堂实训实训1：做电话记录实训2：上司正在开会时的来电处理实训3：上司不在办公室时的来电处理实训4：各种陌生电话的处理方法第七章 接待客人第一节 接待客人的基本要求一、接待的原则二、接待用语第二节 前台的工作规范一、大方热情二、不念名片三、随机应变四、不浪费客人的时间五、需要“挡驾”的场合六、客人较多的时候七、打电话时来客人八、有空无闲第三节 接待客人的要领一、引领客人二、请客人入座三、给客人沏茶四、寒暄五、介绍的方法六、送客第四节 意外情况的处理一、上司突然不在二、上司临时改变主意三、接待不速之客四、客人问上司在不在五、时间已到第五节 接待室的布置第六节 接待投诉的客人第七节 接待外国客人一、预订旅馆二、迎来送往三、观光旅游四、宴请第八节 接待用英语一、进门时的问候二、安排约会三、客人没有预约四、在接待室案例分析案例1：上司在走廊上聊天案例2：客人提前到达案例3：上司在外面预约的客人案例4：不作自我介绍的客人课堂实训实训1：招待客人的一般方法实训2：相互介绍礼仪实训3：给上司“挡驾”的方法实训4：接待各种不速之客第八章 收集信息第一节 收集信息的基本要求一、准确真实二、实事求是三、避免“信息污染”第二节 信息的基本内容一、与公司有关的信息二、与上司业务有关的信息三、与上司个人有关的信息四、员工的信息五、公司内部的信息六、公司外部资料的收集第三节 信息的来源一、互联网二、报纸杂志的文字信息三、内部材料四、实地调查五、请朋友帮忙第四节 收集信息的技巧一、熟悉上司二、广闻博见三、熟人好办事第五节 信息的筛选案例分析案例1：新总裁即将来视察工作案例2：两个经理之间有矛盾案例3：该不该打“小报告”案例4：上司的隐私课堂实训实训1：收集信息的一般方法实训2：实地调查的方式实训3：通过朋友帮忙收集信息实训4：收集行业信息第九章 上司的日程管理第一节 日程管理的意义和内容一、日程管理的意义二、日程管理的内容三、制定日程表的前提第二节 日程管理的原则一、兼顾效率与健康二、请上司事先确认三、日程表适当保密第三节 制作日程表的方法一、年度日程表二、月内日程表三、本周日程表四、当天日程表五、上司出差日程安排第四节 制作日程表的注意事项一、提高效率二、时间上留有余地三、内外兼顾第五节 日程表的管理一、应注意的问题二、日程出现变更三、提醒上司第六节 安排约见的基本原则一、一般安排二、紧急安排第七节 拜访客户案例分析案例1：不便安排约会的时间案例2：制定日程表的方法案例3：上司临时改变日程案例4：给上司安排约会课堂实训实训1：为上司安排约会实训2：制成日程表的方法实训3：调整日程表的方法实训4：处理意外情况的方法第十章 会务管理第一节 会前的筹备工作一、会议计划二、会议地点三、会议通知四、会场布置五、会场布局六、会议资料七、会议用具八、检查设备九、注意事项第二节 会中的服务工作一、会前检查二、会议签到三、会议服务四、会议记录第三节 会后的扫尾工作一、清理会场二、整理会议文件三、会议纪要四、会议总结五、送感谢信第四节 电视电话会议第五节 参加外单位会议案例分析案例1：接受会议筹备工作案例2：会议场地的布置案例3：需要上司确认的会务工作案例4：在上司开会期间的工作课堂实训实训1：筹备例行工作会议的方法实训2：租借会议室的注意事项实训3：做会议记录实训4：参加外单位会议第十一章 上司出差前后的工作第一节 出发前的准备工作一、与对方联系二、出差用品三、预订飞机或火车票四、预定旅馆房间五、预借差旅费六、与陪同人员沟通七、临行前的工作安排第二节 上司出差期间的工作一、动身之前二、启程之后三、电话与邮件的处理四、日常工作五、自学机会第三节 与上司一起出差一、出差途中二、注意事项第四节 到国外出差一、办理护照二、办理签证三、办理国际预防接种证书四、检查机票五、通知接待方六、办理保险第五节 出差回来的工作一、接站二、报销旅差费三、出差总结报告案例分析案例1：上司出差前的准备工作案例2：给上司做出差准备案例3：上司出差期间的工作案例4：为上司出差保密课堂实训实训1：与上司出差地接待方联系实训2：为上司做出差准备实训3：上司出差前的工作安排实训4：上司出差之后信件和电话的处理第十二章 其他日常工作第一节 上司的保健第二节 邮件收发一、收邮件二、发邮件第三节 印信管理一、印章的管理二、介绍信的管理第四节 现金管理一、零用现金的管理二、零用现金的报销第五节 办公用品管理一、办公用品的分类二、办公用品的购买三、办公用品的分发第六节 赠送礼物一、馈赠礼品的原则二、选择礼品的原则三、馈赠时机的选择第七节 速记一、什么是速记二、速记的应用案例分析案例1：为上司招待客人订桌案例2：为上司印制名片案例3：为上司选择礼品案例4：上司的女儿还在幼儿园课堂实训实训1：使用印鉴实训2：使用介绍信实训3：收发邮件实训4：掌握为上司保健所需的常识 第十三章 秘书的职涯规划第一节 职涯规划的含义与意义一、职涯规划的含义二、制定职涯规划的意义第二节 制定职涯规划的依据一、社会对秘书工作的新要求 二、把握自已的价值观三、提前做好转行的准备第三节 制定职涯规划的方法一、确定职业发展目标二、了解职业目标的素质与能力要求三、根据职位要求制定学习计划四、对职涯规划的修订第四节 成为高级职业秘书的途径一、寻找楷模始终一贯二、创造机会自我提升第五节 自我管理一、学习管理二、健康管理三、感情管理第一章 秘书工作概述第一节 秘书的定义及其作用一、秘书的定义长期以来，秘书作为一种职业在人们心目中的形象，犹如云雾缭绕的庐山，横看成岭侧成峰，远近高低各不同。在一部分人看来，秘书长相漂亮，地位显赫，出尽风头；但在另一部分人眼中，秘书缺乏个性，默默无闻，专为人作嫁衣裳。“秘书是上司的助手”、“秘书是上司最重要的商品时间的管理者”，与这些倾向于积极的评价相反，也有消极的评价；“秘书是上司的传声筒”、“秘书是上司的小蜜”等等，各种评价，不一而足。那么，秘书到底是什么？秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下同)而存在的，没有上司就不会有秘书这种职业。因此，要了解秘书的含义，就必须先了解“上司”是做什么的。由于行业和职位的不同，“上司”们的工作千差万别，有的搞实业，有的做贸易，但他们工作的本质都是一样的，那就是“决策”。在现代企业里，随着市场竞争日益激烈，现代企业领导人的决策风险也越来越大，而且公司规模越大决策风险也就越大。他们在日常工作中，经常需要面对各式各样的问题，如人事问题、市场问题、新产品研发问题等。面对这些问题，他们常常被迫作出各种决策，而且，这些决策又必须是明确和及时的；因此，如果没有人帮助他们处理日常工作中的杂务，事事都需要他们亲力亲为的话，那就很难保证他们的决策是科学而且及时的。如果企业领导人的决策不能做到科学而且及时，就有可能影响公司的发展，甚至影响公司的生存。如果是上市公司的领导人，他们不仅要对公司所有的员工及员工的家属负责，而且还要对公司所有的股东负责；不仅如此，他们还要对所有的经销商和供货商负责；由于他们的产品己进入千家万户，因此，他们还必须对整个社会负责。因此，如果公司领导人的决策稍有失误，那它不仅会影响公司的发展，而且还会造成严重的社会影响。为了让领导人的决策做到科学而又及时，就必须为他们创造一个良好的决策环境。所以，秘书的定义是：秘书是为领导人创造最佳环境的人。二、秘书的作用领导人所需的决策环境可分为“硬环境”和“软环境”，或者可称之为“有形环境”和“无形环境”。所谓良好的“硬环境”，就是指领导人办公室要做到整洁与舒适，领导人在决策时不易受外界的影响和干扰，能保持一个良好的心态，所以，这就需要秘书为他们整理办公室、转接电话、招待客人甚至处理一些私人事务；所谓良好的“软环境”，是指领导人在决策过程中，要有充分、及时而又准确的决策信息；只有具备充分、及时而又准确的信息，领导人才能做出科学而又及时的决策，所以，这就需要秘书为他们收集和整理各种信息。简而言之，企业为领导人配备秘书，就是让秘书协助上司处理他们工作中的杂务，以便让领导人能专心致志地工作。从这个意义上来说，秘书的工作就是为上司“打杂”。第二节 秘书工作的起源一、我国古代秘书的起源我国的秘书工作到底起源于什么时候，目前学术界似乎还没有定论，有的学者认为我国的秘书工作起源于部落联盟的昌盛时期，即黄帝至禹时期，距今约在四千五百年至四千一百年之间；也有学者认为诞生于殷商后期，距今约三四千年之间。在古代原始部落里，每个首领的身边总有几个贴身的人，这些人协助首领对内渔牧开荒，对外或战或和，他们虽然还不具备秘书的意识，但他们已为现代秘书的作用定下了基调。当然，那个时代的辅助作用仅是单纯的日常事务；也许是在文字出视之后，部落首领或族长们才觉得有必要将自己的命令记录下来，秘书这种职业才算真正诞生。不管我国古代秘书到底起源于哪一年，从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来说，早在人类还处于原始部落的时代秘书就已经诞生了。可以说，秘书是与我们人类历史上最古老的职业之一。二、现代意义秘书的诞生作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在发明打字机之后才正式形成的。打字机是1714年由汉利米尔（Henry Mill）发明的。打字机一诞生，就大大提高了一直以来用手抄写文件的效率。打字机提高打字效率，再加上精美的印刷，于是打字和印刷就逐渐成为办公室里的时尚和必备，这样，又大大加快了打字机的普及速度。当然，这一切与产业革命带来的生产效率的提高以及伴随而来的大量的文件处理的需求是分不开的。 打字机的出现再加上速记法的改进，大大提高了办公室的工作效率。秘书要能够用速记将上司口述的指示，迅速用打字机打出来，形成正式的文件，这逐渐成为欧美国家雇佣秘书的首要条件。长期以来，速记和打字是秘书的两大基本技能，直至上个世纪七十年代，在录用秘书的考试中，速记仍然是考试的重点。欧美国家的女性秘书真正引起社会关注，是在第一次世界大战期间。在此之前，在欧美国家的企业中，经营管理基本是男性的天下，很少有女性进入。由于上前线打仗男性人手不足，于是雇主们开始增加录用女性。那时人们认为女性比男性更容易掌握打字和速记的技能，而且女性大多不会拒绝从事薪水较低的辅助性工作。因此，雇主们开始录用大量的女性来给男性从事辅助工作，女性不仅薪水较低，而且比男性更适合从事打字速记这类的工作，于是，女性秘书作为一种正式的社会群体，进入社会舞台。三、秘书的性别在发达国家，女秘书的比例都高达90以上，我国女秘书的比例也越来越高，这一点在快速成长的民营企业中尤为明显。就秘书工作本身来说，应该是没有性别差别的，无论是会议准备还是起草文件，男秘书和女秘书都要一样地完成，标准相同。但是，这并不否定由于性别特点而使男女秘书在工作中各自具备优势。一般来说，男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定优势，并且还有方便陪同上司出差和应酬等优势；而女性秘书有工作细心、善于沟通等优势，事实上，女秘书的细致、耐心都常常让上司的工作受益非浅。第三节 秘书工作的发展趋势 作为职业秘书，在制定自己的职涯规划时，必须考虑秘书工作发展的大趋势，否则你的规划只是海市蜃楼。随着IT技术的迅猛发展，特别是互联网走进千家万户，秘书工作的方式也开始发生革命性的变化，而且，企业领导人对秘书的要求正也在悄悄地发生变化，因此，秘书工作的综合化、信息化和国际化己成为时代的发展趋势。一、秘书工作的综合化由于企业经营活动日趋复杂化和多样化，上司对秘书工作有了许多新要求，使秘书工作开始综合化。比如，在公司的新产品新闻发布会上，秘书要像外交部礼宾司的官员那样既能显示出深厚的教养，又能娴熟地应付各种突然的情况；而在与客户进行业务谈判时，则要求秘书有坚韧的耐性和丰富的业务知识，能处理谈判中各种棘手的技术性问题。因此，它不仅要求秘书有一定的专业知识，而且要求有多方面的知识。二、秘书工作的信息化随着IT技术的发展和互联网应用范围的扩大，企业领导人在经营管理方面也面临挑战，他们如果只有经营管理能力而没有相应的技术方面的知识的话，他们就无法适应种高度信息化社会发展的需要。对于企业高层管理的人员来说，从经营管理信息系统MIS（Management Information System）到决策支持系统DSS （Decisionmaking Support System）都是他们在实际工作中面临的新课题；因此，无论是在实施局域网LAN（Local Area Network）或在线办公的过程中，秘书都应与上司同舟共济，迎接信息化挑战信念，尽快掌握这些新的办公方法，为公司领导的决策提供辅助。只有这样，才更能体现出作为辅助上司决策的秘书的存在价值。 目前，利用在线办公进行经营管理也可以说是一种趋势。公司领导人利用电视会议、电子板等其它通讯手段来完成工作中的交流沟通活动己经非常普遍了，而且它们的性能还在日新月异。比如，秘书用视频的形式安排上司与客人会谈，这样就可以大大降低秘书接待客人的业务的比重。信息处理的能力，对于秘书来说将越来越重要。尽管计算机处理信息的能力是我们人类无法比拟的，但是它对信息的质量，即信息的重要性、机密性和紧急性的判断却无能为力，只有靠具备相应经营管理意识的秘书，用自己的经验与知识来进行过滤和取舍。比如对电子邮件的处理，虽说电子邮件已经大大改变了人们的办公方式，但是，通过电子邮件发送的信息量越来越大，可内容越来越简单，而且其中还有一些让人莫明其妙，如果上司没有秘书的辅助，他们在信息处理过程中肯定会步履蹒跚。因此，现在大多数上司把工作中的电子邮件交给秘书处理。随着信息化进程的加快，它要求使用这些硬件的秘书本身的“软件”升级配套，即一方面是要求秘书有更好的组织协调能力，另一方面要求你有更好的表达能力，包括口头的和书面的。作为秘书，你不仅要能利用它们提高自己的工作效率，更要利用它们开拓自己的视野，丰富自己的大脑。三、秘书工作的国际化1、全球化的时代自从十一届三中全会以来，由于中国开始了经济体制改草，经济进入高速成长期，中国在海外的投资也迅速，进入了国际贸易大国的行列，如今中国的工业产品席卷全球，己成为“世界工厂”了。在这个国际化过程中，一大批像海尔这样中国的制造企业己实实在在地出现在我们的面前了。在长三角、珠三角等沿海地区，一些中小规模的乡镇企业，它们的产品说明书也多是用中英两种文字印刷，企业显示出很浓的国际化。2、绝对会说英语随着世界经济一体化进程的加快，我国的企业，无论是国营还是民营企业，国际化的步伐也在加快。最近几年来，企业收到外文的传真、电子邮件、电话和接待外国客商来访，都己是司空见惯的事情了。在一些大企业，接待外国客户来访几乎是一种日常性工作。如果秘书连一句“This way，please，”（这边请）都不会说，就实在说不过去了。所以，秘书要在平时就注意学习外语，特别是学习英语。3、国际文化素养秘书在提高外语水平的同时,应加强对世界各国文化及价值观的了解,这样才能做到在国际交往中畅通无阻。现在所谓的国际化人才，至少应对国内外政治和经济动向的敏锐的洞察力、对各国社会文化和价值观十分了解、具备与外国人打交道时必要的知识和语言能力、能够将外国人对中国感兴趣的一些问题作出令人信服的解答的能力、能对外表现出积极合作的姿态、能够具备作为一名中国人应有的良好教养和人品等。如果你的上司是个外国人（或者在国外工作和留学多年），那么，作为秘书，你就必须具有相当的国际文化素养。第四节 秘书的职位优势一、“打杂”含金量高秘书的日常工作是“打杂”，那这是不是就意味着秘书工作“技术含量低”，没有职业发展前途呢？在现代职场上，白领要想在职业上实现加速度发展，有两种资源必不可少：一是信息，二是人脉。对于日常“打杂”的秘书来说，在这两点上恰恰具有天然的优势。那么，秘书如何去收集自已职业发展所需的信息，建立起自己的人脉关系呢？我们先不妨来看下面的这个例子。小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。像小萌这样，秘书 因为“打杂”而能了解更多的情况，接触更宽的工作面，因此，在视野和经验上，比只在一个部门工作的员工相对要占一些优势；在另一方面，因为秘书工作时效性强，领导的要求高，