基层主管的职责定位.doc

基层主管的职责定位

l 特征
l 角色
l 责任
l 应具备的能力
l 基层管理的五大职能

基层主管
l 一线的管理人员
l 员工与中高层管理者之间的桥梁
l 面对的挑战:
l 上级的管理者
l 同级的其他主管
l 员工
l 顾客

一.基层主管的特征一
l 一.具备积极的心态
具有积极的心态才有积极的人生,才能使部门充满活力.
如何培养积极的心态
l 举止像你希望成为的人
l 心怀必胜的信心,有积极的想法
l 用美好的感觉.信心和目标去影响你的员工
l 使员工感觉她是重要的,是被需要的.
l 要心存感激
l 要学会称赞员工
l 要用新的观念武装自己
l 要心胸宽广,放弃小事
l 要培养奉献精神
l 永远不要消极的认为某事是不可能的

基层主管的特征二
l 对自己正确的定位
l 管理者是引导别人去做事情,官员是 凭权威让人不得不做事情.

基层主管是管理者而不是官员

基层主管的特征三
l 勇于承担自己的责任
部门业绩不好,你的员工出了问题,首先是基层主管的责任,我们必须对自己所在部门的绩效负责,对我们的员工负责,对上级负责,对顾客负责.
基层主管的特征四
l 具备一定的能力:
基层主管要胜任自己的工作,必须具备一定的能力.通常应具备:处理有关人的问题,概念方面的问题和专业方面的问题.
二.基层主管的角色

l 一般管理者的角色可分为:
l 人际关系角色
l 信息角色
l 决策角色

人际关系角色
l 与人相处且促使整个团体能够通力合作的技能
l 管理者需要扮演:领导者.联络人和形象人物的角色
l 领导者:对内领导和激励部属,甄选.训练部属,给部属分配任务,并给部属分配任务.
l 联络人:指管理者要与各部门进行沟通与协调,建立与维持良好的人际关系.
l 形象人:对外则代表公司或部门.

信息角色
l 管理者的信息角色可分为三类:监听者.传播者和发言人.
对外相对程度上进行资料收集者,也可能代表机构的发言人,对内则可发挥对上层和下属传递信息的作用.
决策角色
l 管理者的决策角色包括:创业者.问题处理者.资源分配者和谈判者.
管理者担负着发动创新及改革的任务,引入新观念.新方法.新设备等,管理者要处理重要或非例性的问题,如紧急事故或危机处理;管理者决定对部门内部的财务或非财务(人.财.时间.设备)的分配以实现目标;要负责与其他组织或个人举行重要的及非日常性的谈判.
基层主管角色的自我认知
l 下属的基层主管
l 上司的基层主管
l 同事的基层主管
作为下属的基层主管
l 下属的产生:一个人的事情太多,就会忙不过来,这时就需要找一个“替身”,或叫做“代理人”.这样就产生了一个下属.
l 显然,作为下属,我们只是上一层管理者的“替身”,由于它忙不过来,由我们代他完成相应部分任务.作为基层主管要明确自己的“身份”.
小资料:作为下属的基层主管的职业准则
l 我的职权来自上级的任命.
l 我是上司的代表,我的言行是一种职务行为.
l 我要坚决服从并严格执行上级的决定.
l 我必须在我的职权范围内行事.
小资料:基层主管的角色错位
l 错位一:把自己看成是民意代表.当公司利益与员工利益发生冲突时,以民意代表的身份出线,与上级交涉.
l 错位二:把自己看成是“领主”.认为在自己的一亩三分地上,一切必须自己说了算,自己部门的利益不能受到丝毫的损耗.
l 错位三:向上错位.自己的事情还没有办好,却热情地替古人担忧,替上司操心.
l 错位四:把自己看成自然人.不把自己看成是上司的替身,把自己看成是一个自然人,我行我素.
作为上司的基层主管
l 管理者:主要职责是引导员工实现我们的目标.
l 领导者:基层主管必须发挥你的职位影响力和个人影响力,把下属凝聚在一起,把本部门建设成一个高效的团队.
l 教练员:基层主管有责任对下属进行培育和教导,使他们能够在工作中提升自己,使他们能够学会高效率地工作.要记住,员工工作能力的70%是在你的训练下获得的.

小资料:影响力
l 个人影响力:是指通过个人魅力,使员工自愿地去做某事.
l 职位影响力:是指通过职位权力,使员工不得不做某事.
作为同事的基层主管
l 客户是我们的“衣食父母”,在企业内部,其他管理者也是我们的“衣食父母”.
l 为什么现实中我们不把同事看成客户?
l 1.没把同事看成我们的衣食父母.
l 2.我们总把自己定位成“管”与“被管”的角色,没把自己定位成为别人“服务的角色”
l 3总认为自己的职责的价值最大,别人为我服务是理所当然的
l 把同事看成客户,就是要从以自己的职责和权限为中心安排工作,转变为以内部客户的需求为中心安排工作,让内部客户满意.
三.基层主管的责任
l 对公司的职责
l 对部门的职责
l 对员工的职责
l 对其他部门的职责
l 对客户的职责
l 对社会的职责

对公司的职责
l 公司的目标经过层层分解,会变成部门的目标,基层管理者作为部门的负责人,要对完成目标负责.完成部门目标是对公司的贡献.
对部门的职责
l 基层管理者是对部门绩效负责的人.当目标确定后,基层管理者的主要任务就是承上启下,带领员工完成目标.
对员工的职责
l 基层管理者需要为员工提供工作指导和训练,使他们免受不公正待遇,确保他们的工作环境的安全.适宜,给他们提供发展自我.提升自我的机会.
对其他部门的职责
l 企业内各个部门之间的相互依赖.通力合作是普遍存在的,一个部门的目标和行为要与其他部门协调一致.当为了组织的整体利益不得不牺牲本部门的某些利益时,应从全局出发进行系统思考.
对顾客的职责
l 提供给顾客(内.外)更好的产品与服务,是企业中每个部门存在的理由,基层管理者的存在就是为了让这一点做得更好
对社会的责任
l 任何部门都有责任维护生态环境.社会道德和法律法规.
四.基层主管应具备的能力一
l 理解上级指令,分解工作任务的能力.
1. 理解是有效执行的第一步.
2.需要从全局出发考虑问题,需要与上下级进行有效沟通.
3.合理分解任务需要有较高的计划和决策技巧.
理解指令
工作安排原则
l 公平:员工特别需要知道某一安排似乎偏向某人的原因.
l 明白:要让员工明白为什么要这样安排
l 联系:工作安排和职工的条件相联系
l 远虑:员工关心今天的工作与收入,主管关注今后的工作进行长远考虑
l 弹性:工作安排要具有一定的弹性
基层主管应具备的能力二
l 发掘和解决问题的能力:
在自己的职权范围内可以解决的问题,应充分调动员工的积极性,共同解决问题;在自己职权范围外的问题,应将问题整理后报告上司,请求上级给与支持.
解决问题只是救火,应事前作好预防问题发生的准备工作,但问题一旦发生,应及时采取有效措施解决问题.
基层主管应具备的能力三
l 指导他人活动的能力:
管理者是通过别人来完成任务的.为了保证员工能够有效地完成各自的任务,有责任和义务对员工进行培训与指导.
员工的工作效率低下,工作方法不科学,责任心不强,缺乏工作热情和积极性,缺乏创新精神和创新能力,这些不都是员工的错,是基层主管的错,是基层主管没有对他们有效的培训与指导.
基层主管应具备的能力四
l 专业技术能力:
基层主管与其他管理者不同,主要体现在三个方面:1.“兵头将尾”,2.工作富于操作性.3.工作具有较高的技术要求.
专业技术是指对某一特定业务活动的了解和熟练程度,这些活动是指方法.制造过程.程序.使用工具.或技术等相关的有用的活动.
基层主管应掌握的技术能力包括:专业性的知识;对专业性问题的分析能力和对专业工具与专业技术的熟练使用.
基层主管应具备的能力五
五.基层管理的五大功能
l 计划
l 组织
l 指导和训练
l 控制
l 协调
1.计划
缺乏计划的管理工作将会:
l 不是人推动工作,是工作推动人,很被动,一天到晚不知在忙什么.
l 没有目标,没有步骤,工作不分主次,往往捡了芝麻丢了西瓜.
l 墨守成规,琐事缠身,无法发展新业务.
l 工作混乱,人.财.物不能有机结合,无法高效地实现目标.
计划的基本内容
l 一份计划书必须对以下七各方面描述:
1.何故(Why)?制定计划的原因.目的以及目标.
2.何事(What)?为实现目标应该做什么事情?那些事情最重要?
3.何处(Where)?在那里做?有哪个部门作?
4.何时(When)?何时开始做?何时完成?总共分几个阶段?每个阶段要完成那些事情?达到什么目的?
5.何人(Who)?确定谁来承担主要责任?谁来进行指导?谁来协助?那些人可以作候补人选?
6.如何做(How to do)?采用什么方法?使用何种设备和工具?按照什么程序进行?可能会遇到什么问题?
7.需要消耗多少资源(How much/many):需要多少资源?需要多少资金?

2.组织
l 制定计划的目的是实现计划,就需要相应的资源
l 组织是获取和安排工作所必需的资源
l 包括:
人力
物力
设备
财力
信息
知识和技巧

基层主管的组织职能
l 为本部门进行人力安排
l 把自己的部门建设成一个高效的团队
l 妥善保管和配置本部门所需要的资源
l 创造一种内部环境,使每个人都能高水平的完成工作
l 明确每个职工的位置和作用,并使每个职工都明确这一点.
l 改进工作方法和程序
3.指导和训练
l 管理是“设计并维持一种良好环境,让人在群体中高效的完成既定目标的过程”.
l 管理者:设计并维持这种良好环境的人.
l 管理重点:引导员工完成部门的目标.
l 基层主管必须对员工进行必要的指导和训练,帮助员工掌握相关的知识和技能,共同实现部门目标
4.控制
l 控制:为实现目标,将实际执行情况与标准之间进行比较来发现偏差,分析偏差产生的原因并纠正偏差的管理活动.
l 为什么要控制?控制与计划是双胞胎.有了目标.程序与方法,有了进行活动所必需具有的资源,业务活动就可以进行.但如果员工不能按规定做事,如果不能有效地控制成本与质量,如果不能防止欺诈行为的出现,目标就无法实现,这就需要控制.

如何有效控制
l 设立标准:
l 衡量实际表现:通过观察.测量.评估等方法,对实际的执行情况进行衡量,以了解工作的现状.
l 发现并分析偏差:通过将执行情况与标准进行比较,找出偏差,并分析偏差产生的原因,为纠正偏差提供理论依据.
l 纠正偏差:找出纠正偏差的方法,并采取行动纠正偏差.
有效控制需注意的问题
l 正确的信息:不正确的信息会导致组织采取不正确 的行动.
l 适时:及早发现偏差,防止问题扩散和严重化.
l 可操作性:控制系统要有可操作性,不能搞得太复杂,让人搞不清楚.
l 经济:控制的成本不能太高,不能高于因此得到的收益.

5.协调
l 为顺利执行岗位工作,对某一特定问题与相关人员的沟通,彼此交换意见,借此保持双方的和谐与均衡.
l 包括:与上级
与相关单位
部门内部
基层主管还应掌握的其他管理技巧
l 技巧2: 沟通
l 技巧3: 时间管理
l 技巧4: 培育与教导部属
l 技巧5: 激励
l 技巧6: 授权
l 技巧7: 问题解决

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