财务部-5S运行管理制度.doc

文件名称：华银国际大酒店-财务部5S运行管理制度
主责部门：财务部
版本：1.0版
关联部门：财务部各岗位
信息化管理编号：
优化记录：0次优化
密级：A
生效日期：2014年8月

为给公司员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境，营造华银国际大酒店-财务部特有的工作氛围，达到提高员工素养、财务部整体形象和管理水平的目的，特制定本制度。本制度适用于财务部全体员工。
一、5S活动实施：
整理
1、 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。
2、 每月对表单记录（包括电子文档）作盘点，盘点后的有效表单记录统一交相关会计负责。
3、 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”
具体分类如下：
4、 设备：电脑、打印机、复印机等；
5、 空间：柜架、桌椅、储物箱等；
6、 物品：个人用品、装饰品、文具、书籍等；
7、 依据《必要品的使用频率和常用程度基准表》决定物品的“要”与“不要”；
8、 “不要”物品经财务部负责人判定后，集中报废或处理‘
必要品的使用频率和常用程度基准表
使用频率
常用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃
中
在过去的6个月中只使用过一次的物品，一个月使用一次的物品
集中存放（例如归档或存放在库房中）
高
一周使用一次的物品、每天都使用的物品、每小时都要使用的物品
保存在办公桌或随身携带
整顿
1、 办公桌：桌面除文件、电脑、水杯、电话、文具外，不允许放其他物品；文具必须竖放。办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2、 抽屉：抽屉里应保持整洁，私人物品与公司物品分类存放。
3、 座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半小时以上，椅子应放回桌洞内；
4、 电脑：电脑置办公桌相应位置，竖式主机置桌面下；
5、 垃圾篓：罩塑料袋，放置于制定位置；桌子下不得堆积杂物；
6、 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；
7、 饮水机：放指定地点，不得随意移动；
8、 外衣、手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，严禁随意放置办公桌椅上。
9、 文件、资料管理整顿：
（1）将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种，常不用的文件要尽快处置；
（2）硬盘里的电子文档、资料分类必须条例清晰，电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；
（3）存储公用信息的U盘、移动硬盘采取保护措施，使大家都自觉地小心使用。
清扫
公共区域（如楼道、楼梯、卫生间）、办公室及办公室走廊由本部门安排值班人员清扫，员工负责清扫个人办公区域：抽屉、文件架；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等。
清扫基准
对象
清扫标准要求
周期
清扫时间
部门区域
部门办公区域干净整洁，无灰尘蛛网，各类物资定置摆放
每天
每天上班前/下班后
个人区域
桌面物品摆放有序、干净整洁，抽屉内无垃圾、杂物遗落
每天
每天下班后
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周一次
每月15号大扫除
文档
桌面上、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；超过保管期限的表单装订归档；无用的手稿与工作无关的文件等应及时处理，不得有破旧的卡片、册子、档案、报刊
每月一次
月末

素养
财务部所有员工应自觉遵守公司各项规章制度及《华银国际大酒店员工手册》等有关规定。
1、5S活动每日坚持且效果明显。
2、仪容仪表依华银国际酒店规定，并感觉有活力。
3、遵守华银国际酒店管理规定，发扬主动精神和团队精神。
4、时间观念强，下达的任务能够在约定时间前做好。

5S检查和考核：
部门为有效推行5 S管理，特成立5S检查小组。5S检查小组组长由部门经理担任，副组长由财务主管（2人）担任，成员为当日值班人员。
部门定期展开自查，在自查过程中查出问题由岗位当事人立即予以纠正。二次以上检查未改的，对岗位当事人进行处罚扣绩效2分/次，并在财务部门例会上予以公布，并以此作为奖金奖励对连续两个月排名第一的个人。个人得分最高者评为“5S先进个人”，并给予精神、物质奖励。对于不主动配合或阻碍5S活动的员工给予警告，情节严重者给予50元以上的罚款。

附件：《办公室5S要点》
《5S管理检查表》
办公室5S要点
月
每 天
每 周
每 月
不 定 期
◎正确穿着工作服，保持整洁
◎进行一次文件柜和个人物品柜、抽屉整理，清理不要物
◎根据工作任务调整文件/物品的定位与标识
◎整理新产生的文件资料
◎桌面物品随手归位，摆放整齐
◎对办公室暂放物进行处置，办公桌椅整齐

◎提出改进工作效率和质量的方法
◎文件处理后及时归档，处理中的文书叠放整齐
◎将待处理文件和临时性的参考资料处理或废弃

◎及时更新信息栏的内容，去掉过期的多余张贴物
◎经常清扫地面，不随地掉纸屑和扔烟头
◎更新破损/脱落/卷角/模糊/过期的标识

◎经常使用礼貌用语，待人有礼
◎清洁用具摆整齐，及时倒垃圾，并保持垃圾篓本身的清洁
◎清洁窗户、墙角、物品架等不常触及的部位

◎擦拭桌面、文件柜、窗台和照明开关，保持清洁
◎对电脑、文件夹和文档进行整理，删除“垃圾”文件

◎及时清理电脑台、传真桌和茶几上临时摆放的文件、纸张和物品

◎及时清理茶几上的一次性水杯和其他物品

◎接打电话使用电话礼仪

◎下班前关窗锁门断电停水，个人桌面清理干净

5S检查表

部门： 年 月 日

整理 得分：
项次
查检项目
查检标准（每项10分）
成绩
责任人
备注
1
办公桌上、下及抽屉
D
不适用的物品杂乱。

C
半个月才用一次的也有。

B
一周内要用，但过量。

A
每日使用，但杂乱。

A+
桌面及抽屉内均最低限度，且整齐。

整顿 得分：
项次
查检项目
查检标准（每项10分）
成绩
责任人
备注
1
图纸、资料
D
过期与使用中的杂在一块。

C
不是最新的，但随意摆放。

B
是最新的，但随意摆放。

A
有卷宗夹保管，但无次序。

A+
有目录，有次序，且整齐，很快能使用

2
文件、档案
D
零乱放置，使用时没法找。

C
虽显零乱，但可以找的着。

B
共同文件被定位，集中保管。

A
以电子方式处理而容易检索。

A+
明确定位，使用人能随时使用。

清扫 得分：
项次
查检项目
查检标准（每项10分）
成绩
责任人
备注
1
办公桌
D
文件、工具很脏乱。

C
桌面满布灰尘。

B
桌面虽干净，但破损未修理。

A
桌面很干净整齐。

A+
桌面、椅子及四周均干净亮丽。

清洁 得分：
项次
查检项目
查检标准（每项10分）
成绩
责任人
备注
1
办公桌、椅子、架子、会议室
D
很脏乱。

C
偶尔清洁。

B
虽有清理，但还是显得脏乱。

A
自己感觉很好。

A+
任何人都会觉得很舒服。

素养 得分：
项次
查检项目
查检标准（每项10分）
成绩
责任人
备注
1
日常5S活动
D
没有活动。

C
虽有清洁清扫工作，但未坚持执行。

B
开会有对5S宣导。

A
平常能够做得到的。

A+
每日坚持且效果明显。

2
服装
D
穿着脏，破损未修补。

C
不整洁。

B
纽扣或鞋带未弄好。

A
工作服依规定要求。

A+
穿着依规定，并感觉有活力。

3
仪容
D
员工衣服太脏。

C
男员工头发、胡须过长，女员工浓妆艳抹。

B
有按规定整理，但没保持。

A
均依规定整理，保持良好。

A+
依规定整理，并感觉精神有活力。

4
行为规范
D
举止粗暴，口出脏言。

C
衣衫不整，不守卫生。公共场所吸烟。

B
自己的事可做好，但缺乏公德心。

A
公司规定均能遵守。

A+
有良好的主动精神，团队精神。

5
时间观念
D
很多事缺乏时间观念。

C
稍有时间观念。

B
不愿时间约束，但会尽力去做。

A
约定时间内会全力去完成。

A+
约定的时间内会提早去做好。

注：D：-5—0分；C：1—2分；B：3—5分；A：6—8分；A+：9—10分