办公用品及低值易耗品管理办法.doc

XXX公司
办公用品及低值易耗品管理办法
（征求意见稿）

1.目的
为进一步加强公司办公用品及低值易耗品的管理，严格办公用品的采购、验收、保管和使用程序，控制办公成本，提高公司效益，根据集团公司《办公用品及低值易耗品管理办法（试行）》（绵投控行通〔2014〕 1 号）文件相关规定，结合公司实际，特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于公司办公用品及低值易耗品采购、验收、保管和使用的管理。
3.定义
3.1 本办法中的办公用品是指用于员工个人或公用办公的一次性正常消耗物品，包括：签字笔、铅笔、笔芯、曲别针、大头针、胶水、橡皮、笔记本、稿纸、便笺、信封、胶带、电池、打印纸、铁夹、印油等。
3.2 本办法中的低值易耗品是指单位价值在2000 元以内或使用年限在一年以下的非一次性消耗物品，包括：计算机耗材、计算器、U盘、移动硬盘、订书机、剪刀、档案盒、文件袋、文件夹、文件柜、电源插座、电话机、办公桌椅、垃圾桶等。
4.管理原则
4.1 实行统筹安排、集中采购、预算控制、节约使用的原则。
4.2 实行采购与保管相分离的原则。
4.3 实行采购事前审批、领用登记的制度。
5.管理部门及其职责
5.1 行政部为公司办公用品及低值易耗品的归口管理部门，具体负责下列工作：
5.1.1 负责审核各部门的办公用品及低值易耗品年度采购计划并予以汇总，制订年度费用计划；
5.1.2 负责审核各部门的办公用品及低值易耗品申请，定期编制采购计划；
5.1.3 负责办公用品及低值易耗品的采购、实物管理和发放，做好验收、清点、登记、建帐工作；
5.1.4 负责监督各部门办公用品及低值易耗品的使用情况。
5.2 财务部是办公用品及低值易耗品管理的监管部门，具体负责下列工作：
5.2.1 根据行政部提出的办公用品及低值易耗品年度费用计划，结合当年公司费用预算进行审核；
5.2.2 负责对办公用品及低值易耗品的采购预算进行审核；
5.2.3 负责办理资金结算。
5.3 公司员工为办公用品及低值易耗品的使用人及管理人，负有直接保管责任，应按规定领用、保管办公用品及低值易耗品。
6.计划的编制和审批
6.1 各部门应在每年12 月，根据部门工作需要预测次年办公用品及低值易耗品的需用种类、数量，并编制年度需用计划，经主管领导审核后报行政部审查。
6.2 行政部汇总各部门年度需求计划，盘点办公用品及低值易耗品库存情况，结合当年实际用量，预测下一年度需用数量，并预计市场价格，编制下一年度的办公用品及低值易耗品年度费用预算，交总经理审核后报财务部。
6.3 各部门指定专人收集部门月度使用需求，填写部门 《办公用品及低值易耗品申请单》，于每月5日前经部门负责人审核后报行政部，由行政部采购人员汇总后，根据库存实际情况，编制《办公用品及低值易耗品采购单》，报财务审核费用预算，总经理审批后，按规定进行采购。
7.办公用品及低值易耗品的采购
7.1 办公用品及低值易耗品的采购，统一由行政部专人负责办理，其他部门和个人不得擅自购买，如擅自购买不予报销。对于专业性较强的办公用品可由申请部门和行政部共同采购。
7.2 采购人员必须按照已办理审批手续的采购单定期进行采购，不得无计划采购。若确因业务需要进行零星采购时，可根据审批后的《办公用品及低值易耗品申请单》进行采购。
7.3 行政部应根据公司实际情况，采购一定数量的办公用品交保管员保管，作为备用物资。
7.4 行政部采购办公用品及低值易耗品时，原则上实行定点采购的原则，按统一、择优的原则经筛选确定固定主要供应商，便于维修服务和结算。同时，建立相应的供应商库，并定期做好评估工作。供应商的选择可参照集团招投标相关办法执行。采购人员采购物品时须亲自看货、验货，保证物品质量。
7.5 所采购的办公用品及低值易耗品到货后，由行政部采购人员、保管员按送货单进行验收，对名称、规格、数量、单价、金额、质量核实无误后，采购人在送货单上签字验收，然后将送货联归类留存。
7.6 采购的物品由采购人员交保管员验收后方可入库，入库时，保管员应根据采购单的项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，并按所购物品名称、供应商、数量、规格、品种、价格等做好入库登记，同采购人员一同在《办公用品及低值易耗品入库登记表》上签字确认。对劣质品、有质量问题或未按计划要求购买的物品均有权拒绝入库。未办理入库手续的，财务部不予报销。
7.7 采购人员在采购过程中要遵守采购纪律。
7.7.1 参与采购的工作人员，不准收取供应商任何名目的“中介费”、“好处费”；不准在供应商处报销任何费用；不准损害公司利益，徇私舞弊，为对方谋取不正当利益。
7.7.2 物品采购过程中发生的“折扣”、“让利”等款项，应首先用于降低采购价格，确属难以用于降低采购价格的，一律上缴公司财务，不得由部门坐收坐支，不得提成给经办人员。
7.7.3 对违反规定的行为，公司将追究有关当事人责任，对造成的损失由当事人赔偿，并按公司规定予以惩处。
8. 办公用品及低值易耗品的保管
8.1 办公用品及低值易耗品由行政部专人保管，并按要求管理。
8.1.1 物品入库，要按照不同的材质、规格、功能和要求，分类、分别储存；
8.1.2 易燃、易爆、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查；
8.1.3 精密、易碎及贵重物品要轻拿轻放，严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存；
8.1.4 保管员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，防止丢失、霉变、虫蚀、过期。
8.2 行政部应建立健全办公用品及低值易耗品的实物台帐，实物台帐要按类别、品种、规格、数量、价格逐项登记，如实反映收、发、存情况。
8.3 保管人员每月应对主要办公用品进行一次盘点，并填写《办公用品及低值易耗品库存盘点表》，实际库存盘点数目必须和当月库存数（当月库存数＝上月库存数＋当月入库数－当月出库数）一致，每月3 日前将库存盘点表报行政部负责人。核对帐物是否相符，并及时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给，减少积压。
9.办公用品及低值易耗品的发放和领用
9.1 办公用品及低值易耗品的发放和领用由行政部保管员负责。
9.2 领用原则：工作任务清楚，使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，专领专用，“厉行节约，杜绝浪费”。
9.3 办公用品及低值易耗品实行领用登记制度。员工领用时，应在《办公用品及低值易耗品领用登记表》上登记确认后方可领用。
9.4 各部门当月领用计划中的办公用品及低值易耗品已领用完时，原则上不能再领用物品，由部门在次月领用计划中申请。因业务确需领用计划外的办公用品时，保管员可根据实际情况予以发放并做好登记工作；领用计划外的低值易耗品时，须填写《办公用品及低值易耗品领用申请单》并按规定报批。
9.5 员工在领用办公用品及低值易耗品时，应仔细检查其质量，对劣质品、有质量问题或未按要求发放的可以拒领，一经领出，不予退换。
9.6 保管员要坚持原则，严格控制办公用品的领取次数和数量，保证办公需要。对于明显超出常规的申领，领用人需说明原因，否则保管员有权拒绝发放。
9.7 使用部门或使用人应加强办公用品及低值易耗品的实物管理，未经批准，不得随意转移和报废。
10. 办公用品及低值易耗品的维修、注销
10.1 办公用品及低值易耗品的维护维修由行政部统一管理。正常维护由行政部根据设备说明书和设备档案进行操作；故障维修由使用人或部门填写《办公用品及低值易耗品维修申请单》，经部门负责人签字后交行政部统一办理。行政部应做好办公用品及低值易耗品维护维修相关资料的存档工作。
10.2 低值易耗品报废时，使用人或使用部门须填写《办公用品及低值易耗品报废申请单》，经部门负责人签字确认后，同已损坏的该物品一并报行政部审核，确属非人为损坏的物品，保管员方可为其办理注销手续。
10.3 使用物品若出现人为损坏或者遗失时，使用人须予以赔偿，赔偿金额根据该物品实际的新旧情况而定。
10.4 在本人调动、离职或退休时，须到行政部办理物品的移交手续，移交完毕后方可办理离职手续。
11. 办公用品及低值易耗品费用的报销
11.1 物品验收入库后，由采购人员凭办公用品及低值易耗品采购单、采购合法票据、入库登记表办理报销。
11.2 购置办公用品及低值易耗品应当取得合法票据，否则，财务部有权拒绝报销。
12.本办法由公司行政部制定并负责解释，从发布之日起执行，未尽事宜参照集团公司相关制度办理。

附件：1.办公用品及低值易耗品申请单
2.办公用品及低值易耗品采购单
3.办公用品及低值易耗品入库登记表
4.办公用品及低值易耗品领用登记表
5.办公用品及低值易耗品库存盘点表
6.办公用品及低值易耗品维修申请单
7. 办公用品及低值易耗品报废申请单

附件1

办公用品及低值易耗品申请单
申请部门

经办人

申请时间

申请理由

申请物品
名称及规格
数 量
使用人
备 注

部门负责人意见

主管领导
意见

备 注

备注：对物品由特殊要求的，应在备注中说明。
附件2

办公用品及低值易耗品采购单
申请时间

　经办人

申请理由

申请物品
名称及规格
数 量
单价
金额 小计
使用部门
备 注

金额合计

行政部 意见

主管领导
意见

财务部 审查意见

总经理 意见

备 注

附件3

办公用品及低值易耗品入库登记表

购买时间
物品名称及规格
数量
单价
合计金额
供货商
采购人
收货人
备注

附件4

办公用品及低值易耗品领用登记表
序号
日期
领用物品及规格
领用 数量
领用 部门
领用人 签字
备注

附件5

办公用品及低值易耗品库存盘点表
年 月
序号
物品名称及规格
月初数
入库数
出库数
库存数
备注
月 日
月 日
月 日
行政部
市场部
采供部
财务部
规划部
合计

备注：当月库存数=物品月初数（上月库存数）+当月入库（采购）数－当月出库（发放）数
保管人： 部门负责人： 主管领导：

附件6

办公用品及低值易耗品维修申请单
申请人

所属部门

申请时间

申请维修内容

部门负责人 意见

行政部审核
维修项目及金额：
经办人签字： 部门负责人签字：
财务部审核
□预算内 □预算外 □其它： 。
经办人签字： 部门负责人签字：
主管领导 意见

总经理意见

注：预算内由主管领导审批同意，预算外还需经总经理审批。

附件7

办公用品及低值易耗品报废申请单
申请人

所属部门

申请时间

报废物品及规格

报废原因

部门负责人意见

行政部意见
　 经办人： 部门负责人：
办理情况
经办人： 年 月 日
注：报废申请原则上由物品保管人或使用人提出，报废物品须同本表一起报行政部审核后，方可办理注销手续。