养老保险经办机构内部控制优化策略探析.pdf

52 首席财务官HIEF FINANCIAL OFFICER C养老保险经办机构内部控制优化策略探析杜红荣（盂 县社 会 保 险 中 心，山 西 阳 泉 045 1 00）摘要：养老保险经办机构作为社会保险基金管理的主体，经办的各项工作与养老保险有直接关联。近年来，养老保险经办机构在管理以及运行等多方面均有了较为明显的进步，但随着养老保险覆盖范围逐渐扩大，基金收支规模也在扩大，如何高效落实基金管理工作成为养老保险经办机构探讨的重点。内部控制是当前社会保障工作的重中之重，是提升养老保险经办机构整体管理尤其是基金管理质量的关键举措。但我国养老保险经办机构内部控制理论以及制度体系的构建仍处于初级阶段，存在诸多问题。对此，养老保险经办机构需以发展的眼光统筹全局，强化内部控制意识，对现行制度体系进行优化完善，使其能够满足自身发展需求，提升自身综合实力水平，为发挥养老服务职能奠定基础。关键词：养老保险经办机构；内部控制；优化策略中图分类号：F253.7文献标识码：ADOI：10.12317/j.issn.1673-3169.2023.14.018 0引言养老保险基金具有保障 民生 的作用，随着我 国经济社会 的 不 断发展，老龄人 口 的 增 加，养老保 险基金成为社会关注 的重点之一。随着养老保险事业 的发展，保险基金管理模式更为复杂，为 了 有效提高管理水平，强化 内 部控制建设是必经之路，也是经办机构实现精细化管理 的 关键要素，能够确 保养老保 险基金 的 安全。目前，我 国 各地养老保险经办机构仍采用 传统管理模式，内 部控制 工作起步较 晚，仍处于初级发展 阶段，存在诸多 问 题，例 如，思 想 观念落后、制 度 不健 全、管 理不规范等，未 能依据 自 身 发展情况选择适宜 的 管理方法，缺乏可行性。养老保险经办机构可学 习 借鉴 国 内 外先进管理理念，结合 自 身经营管理实 际情况构建科学有效的 内 部控制体系，对各项业务实现全过程监督管理，特别是对养老保险基金 的征收、支付 以及结余管理等环节进行监督，全面提升管理水平，规范保险基金管理行为，维护基金安全，促进社会保 险事业 的稳步发展。1养老保险经办机构内部控制建设中存在的问题对于养老保险经办机构而言，内 部控制体系涉及很多方面，影响 因素复杂，各个因素又相互交织、影响，具 有较大 的 可 变性。加 之我 国 养 老保 险经 办机构 内部控制 管理起步较晚，大多 数经办机构在实践过程 中仍 存 在很 多 问 题，造 成 了 管理 上 的漏洞。1.1内部控制意识薄弱，重视程度低目 前，部分养老保险经办机构管理者仍持有传统管 理理 念，认 知 深度 与 广 度 不够，未 能认 识 到 内 部控制的重 要性，缺乏 内 部 控 制 意识，对该项工作重 视 程 度不够，导 致 内 部控制 计 划 执 行 效率低。经 办机构 管 理者 内控意识 的缺乏导致各部 门 员 工也未能建 立 内 部控制 意识，内 部控 制 环境 氛 围 缺 乏，其主观 能动 性 较 低，影 响内部 控 制管 理 工 作的高 效 落 实1。1.2组织结构不合理部分养老保 险经办机构 虽制 定 了 组织框架，但 因 保险 业 务 较 多，仍 存 在职 能 交 叉 现 象，权 力 分 配不 明 确，导 致制 衡 机制 形 同 虚 设，岗 位之 间 无法形 成 有 效监 督，影响各 项 工 作 的有 序 进 行2。甚 至未设 立 专 门 的 内 审 部门，致使 内 部控制管理混乱，各项工作缺乏统一管理。1.3内部控制制度不健全健 全 内 部控制制度是保障各项业 务活 动得 以规范进行 的 关 键。目 前，部分 养老 保 险 经办机 构 未 能结合 当前发展状况及时制定 内 控制度，以现行 的制度代替 内部控制制度，导致各项工作 的落实缺乏规范性。部分经 办 机 构 虽 已 建 立 内部 控 制 制 度，但 是 涉 及 范围 缺 乏全 面 性，更 多 只 局 限于 财 务管理、会 计 核算管理 方 面，未 能综合 考 虑 内 部控制 建设要 点，对设计、运行 以 及监督 等环节缺 乏制 度 约 束。1.4业务管理模式缺乏合理性养老保险业务 的办理步骤、办理标准 以及操作规程未实现统一规范管理，其流程、相关标准 由 各 区域养老保 险经办机构 自 行制 定，经办流 程 良 莠不齐，导致管理模式缺乏科学性及合理性，影响 内 部控制制度执行，阻碍 内 部 控 制 推进进程。1.5监督力度缺乏，内控执行力不强现阶段，养老保险经办机构管理者对保险业务的监督 多 集 中 在事后，并未 进行全过 程 监 督 和 控制，导 致 内部控制 问 题未能及时被发现并解决。加之事后监督主要针对 内 部控制执行效果进行检查，而单凭执行效果无法进行准确评估与分析，不利于考核工作 的落实2。1.6信息系统建设滞后，存在“信息壁垒”现象养老保险经办机构涉及业务规模较大，参保单位53经济与管理INGJI YU GUANLI J数量 以及参保人数在不断增加，需要收集 的信 息数据也在增加。但管理层未能认识到信 息化系 统建设 的重要 性，投 入力 度较 小，信 息 设备 落 后，软 件未 能 及 时 更新，不 利 于 海 量 数 据的收 集 与 分 析，影 响 基 金 管 理 工作 的 高 效 进行。同 时 由 于 软 件 系 统之 间 存 在独立性，导致 信息 传 递 不 及时、不 准 确，存 在“信息壁 垒”现象。1.7绩效考核体系不健全长期 以来，养老保险经办机构绩效考核指标体系尚 未健 全，考 核 指 标 也 不 够 全 面、细 化，不 利 于 绩 效 考核 工 作 的 顺利 实施，严重 削 弱 了 员 工 的 工 作 积 极 性，降低 了 工作 效率和 质 量。究其原 因 有两个方 面：一方 面是领导对绩效考核缺乏全面认识，只 是走形式，考核结果 也 未 能得 到 合理 运用；另 一方面，现有 的 绩效指 标 评价体系缺乏合理性，导致评价工作 的进行缺乏透 明 性以 及科学性。2养老保险经办机构内部控制优化策略2.1加强宣传和培训，强化管理认知只 有管理认知 的高度统一才能保障行动一致，前者 对后 者 具 有 导 向 作 用，因 此，养 老保 险经 办机构 若 想规范 内 部控制管理行为，必须强化管理理念建设。首先，养 老保 险经 办机构 管 理者 需 改变 固 有 的 思 想 观念，引 进先进管理理念与技术，全面解读 内 部控制建设 的必 要 性，提 高内部 控 制 重 视 程 度，加 大 投 入 力 度，为内部控制 制 度 的 顺利 发展 奠 定 基础。其 次，需 加 强 宣传和培训，可通过专题交流会 以及座谈会 的形式为机构全体 员 工讲 述 内 部 控 制 内 涵、实 施 要 点 以 及 风 险 因 素等，提 高 员工 思 想 认 知，营 造良 好的内控 氛围 环 境。2.2完善组织架构，优化内部控制体系内部 控 制 机 制 的 实 施 主 体 是 内部 控 制 组 织 结 构，完善 内 部控制 组织结构是保障 内 部控制 工作 高效进行的 前提。养老保险经办机构 需按照 各项业 务实 际 需求，建立决策层、管理层、业务执行层 以及监督反馈层等组 织 结 构。确 保 层 次 清 晰，并 不 断 地 优 化 组 织 结 构。严格落 实 不相 容 岗 位分 离 原 则，明 确 各 部 门 责 任、权 限划分，明 确 各 项 业 务 的 职 能、管理 关系 等。决 策 层主 要 由经办机构领导者组成，负 责对各项 内 部控制制度进行建 立 以 及优化完善，监督各项制 度 的执行情况，若保 险业务活动 因 缺乏制度规范而 出 现差错和损 失，决策层需要承担相应责任。管理者职 能在于计划各业务执行层 的 内 部 控 制 工 作，并全程参 与 指 导 以 及 协 调。执 行 层需要承担具体业务经办 内 部控制工作，若管理制度未能得到有效执行，管理层 以及业务执行层 需要承担相应责任。监督反馈层主要对业务执行层 内 部控制制度执行情况进行监督，同 时也要监督管理层 内 部管理责任落实情况，及 时发现并解决各项业务 以及制度运行过程 中存在 的 问 题，若 因 没有发现 内 部控制建设现存问 题或督查整改不力造成损失，监督反 馈层 需要承担相 应 责任。决 策 层、管理 层、业 务 执行 层 各 层 级职 责划分明 确，相 互 制 约、协 调 合 作，监 督 反 馈 层 落 实 自身 监督 职能，对内部 控 制工 作的 规 范 开 展 提 供 保 障。2.3健全内部控制制度第一，健 全 授 权审批 控制制度。养老保险经办机构应依据 岗 位所需，明 确规定各项业务工作 的授权批准 范 围、操作权 限等，各 岗 位 需要 在 授 权范 围 内 行使职权并承担责任，经办人员 也要在授权范 围 内 办理各项业务3。明 确 授权各业务 的 审 核 审 批层 次，确 保各 管 理层 有 权 有 责。相 关 工 作 人 员需明 确自身 职 责，对自 己的业 务 经 办 行 为 全 权 负责，并 落 实 逐 层审 批。第 二，落 实不 相 容岗 位 分 离 制 度。经 办 机 构 应 对 不 相 容岗 位 实 施分离制，避免职位交叉，以制衡性原则科学界定和合理设置 岗位，预防舞弊现象发生，从而实现 内 部控制目 标。第三，落实 长效 问 责 机 制。依 据 内 部 控 制 各 项工作 明 确 要求，完善 问 责 制 度，强化 内 部 控 制 制 度执行 力度。第 四，完善 绩效考核 制 度。加 强对各职 能 部 门 内 部控 制 执 行 情 况 的检 查 力度，做到奖 惩分 明，考 核 到 位，以奖励措施调动 员 工工作积极性，使其能够完全发挥自 查 监督职 能；以 惩处 措 施 起到规范 以 及警 示 作用，促使内部 控 制逐 渐 趋向制 度 化以及 规 范 化。2.4优化业务操作规程，调整管理模式对养老保险经办机构而言，操作规程是各项保险业务 逐 渐 走向规 范 化的 基 础，也 是 落 实内部 控 制的关 键 要素。养老保 险经办机构业务规程主要包含参保登记、保险 费 征 缴、个人 账 户 管 理、待遇 支 付、审 计 稽 核 等重要环 节，经办机 构应 以 优 化管理 服 务为最终 目 标，结合实际发展情况，对现有 的 业务操作规程 进行梳理，对各项业务环节进行合理规划，并结合各环节 实 际 需求，对各业 务环节业 务范 围、经办依据、办理 程 序 以及注意事项等 进行严格规定，确保 业务处理 连贯，提高 业务办理效率和 质 量。与 此 同 时，养老保 险经办机构 也要对现有 管理模式进行相应调整，对业务运行情况进行全过程管理，坚 决 避免一名 工作 人 员 担 任不 同 角 色，办 理 多 项业务，以 免 权力 过 度集 中。为此，经 办机构 需 要 设 立不 同的业 务 服 务 窗 口，各 窗 口 负 责经 办不 同 的业 务，参 保 对象可到任一 窗 口 办理业务，但每个 窗 口 可对参保对 象有关业务通过 内 部传递，负 责 到底，推行“一站式”服务，做到 公开透 明，使服务职能得到更好发挥。2.5强化监督职能，提升内控执行力内 部审计是强化 内 部控制执行力 的重要举措，养54 首席财务官HIEF FINANCIAL OFFICER C老保险经办机构 需要认识到这一要点，强化审计监督意 识，并 通 过 培训、外 派学 习 的 方式提高 审 计人 员 专业技能水平。首先，经办机构需改变 以往 的事后监督审计模式，实行对保险业务各环节全过程监督控制，以确 保流程合 理、合规，及 时 发现 内 部控制 薄 弱 点、内 部控 制 风 险 易 发 点，并改 进 策 略。其 次，可 通 过 不定期 自查、互 查 以 及 抽 查 相 结 合 的 专项 行 动，做 到全范 围、全过程按进度监督，同 时可将监督结果作为绩效考核 的依据。最后，监督 审 计部 门 需 要对各部 门 业 务 进展情况监 督，对 存 在 的 问 题 责 令 有 关 部 门 进 行 及 时 整 改，对 未能 在 期限内整 改的 部门 以 及 工 作 人 员进 行 惩 处。同时，养老保险经办机构实施 内 部监督 的 同 时也要接受社会保险基金监督部 门 监管，以现场与非现场监督结合 的方式，对经办机构 保 险 业务开展情况 进行 管控。2.6提升信息化建设水平，实现信息共享第一，养老保险经办机构管理者应知 晓信 息化建设水平对 内 部控制工作高效落实 的影响，加大投入力度，提升信息化建设水平。在信息系 统软件选取上严格按照 前期 市场调研结果，并通过对业务 需求进行综合分析，规范业 务系 统 以 及数 据库 建设，引 入先 进 信 息化手段，实现海量数据 的收集与分析，实现对保险业务全过 程 的 监 督控制。第二，对 信息系统的管理需做到统一规 划，建 立数据共享平 台，实现数据共享，便于决策管理层能够时刻通过信 息 系 统查看保险业务进展情况，为做 出 相关 决 策 提 供 信息 依 据。强 化 数 据 管 理 力 度，对 信息系统进 行 全 方位 监控，实 现 程 序 化 管 理，对 数据 录 入、修改、访 问 以及 使 用等 环 节 进 行 权限管 理。若 保险 信息需改动 时要严格依据规定进行修改，并进行后期跟踪记录，包含操作 人、操作 时 间 以 及变动 前后 情况等。第 三，依 据 各 岗位 需 求，明确 各 系统 使 用权限，设置登录密码，操作人员 在登录系 统时务必使用 自 己 的账 号 以 及密码，并按规定 定 期 更换密码，确 保登录痕 迹可 追 溯，以 免 越 权 操 作，造 成 信 息 失 真 或 泄 露。此 外，为 了 有效 保障系 统 信息数 据安全性，对原始文本资料存档 的 同 时 也 要做好数据 备份，实 现 实 时 备份，确 保数据安全。同 时安装 防火 墙 预 防 病毒 以及黑客 侵 入，确保系统 内 各 项 数 据 信息 的 存 储、查 阅 以 及 传 输 均 在 安 全环境 下进行，以 确 保数 据 安全。2.7健全绩效考核体系绩效考核体系 是 由 一组独立又相互关联并能够完整表达评价要求 的 考核 指 标组成，能够全面 了 解保 险业务实 际 进展情况，利 于相 关部 门 准确 评价各部 门 员 工工作情况 以 及工作态 度等。第 一，养老 保 险 经办机 构 需要重视绩效 考核 工作，立足 实 际，组 建绩效 管 理 委 员 会，并确保 其 独 立 性 及 权 威性，负 责绩 效 评 价 工 作 的落实，在人员 配备 以及考核奖惩制度构建上 给予相应 的支持。第二，依 据 实际 工 作需 求，细 化 和 量 化 绩 效 考 核 指 标，确保 其 适 用 性 以 及科学 性，保 障 考核 工作 的 有 序进行。绩效 考核指标 的设定 需要经办机构全员 参与，充分 考 虑 员工利益，力求公平、公正，同 时可将 内 部控制 目 标与绩效评 价指 标 相 结合，确 保工作 绩效 能够使用 数 据衡 量。第三，合 理 运 用 绩 效 考 核结果，将 其 与 奖 惩 制度 相 结 合，合理拉开员 工收入分配差距，以奖励制度激发员 工工作 积极 性，以 惩处 制度 规 范 员 工 工 作行 为，让 各 部 门 员工能 够 知晓 保险 业 务 开 展 过 程中 自 身 存 在的不当行 为，及 时 发现 问 题 并 分析 原 因，做 到 持续 改 进，从 而 促 使 绩效 考 核 效 能充 分发 挥。第 四，落 实绩效 考 核双 向 反 馈 机制。建立绩效考核 反 馈 的 考核机制，畅通 申 诉渠道，对存在偏差 的 考核及 时进行补 救。对绩效考核 结 果满 意情况也要 进 行分 析，让 员 工 及 时反 映 自 己 的 想 法，避免 考核结果违背员 工 内 心意愿，以保障绩效考核运用 效果4。3结语养老保 险经办机构优化 内 部控制 能够有效保 障保险业务活动有效进行，避免违规行为发生，确保保险基金 的完整性、安全性，对养老服务质 量 的提高有积极作 用。但现 阶段，养老保 险经办机构在落 实 内 部控制过 程 中 仍 存 在 诸多 问 题，例如认知、制度 以及 信 息化 建设方 面等。为 了 保 障 内 部控制 实施 效 果，经 办机构 应 当强 化 认知建 设，提高 对 内 部 控 制重 视 程 度，从实际 情 况出 发，对 内 部控制 制 度进行完善，优化组织 结 构，为 内部控制工作 的顺利实施奠定基础。同 时通过强化 内 部监督力度，设置绩效考核指标，提升 内 部控制执行效果。此外，提升信 息 化建设水 平实现 业 务 的 智 能化 以 及自 动化管理，提高 工作效 率 和质 量。通 过 以 上 种种举 措规 范 内 部控制 行为，提 高经办机构 整体 管 理水平，为养老 服 务 职能 的发 挥 提 供 保障。参考文献1 任宇超.社保机构的内部控制问题研究：以W县养老保险经办机构为例J.大众投资指南,2021(24):190-192.2 周丹.养老保险中心内部控制研究J.财务管理研究,2020(9):36-39.3 杨静.浅谈养老保险经办机构财务内控制度的完善J.中国市场,2020(22):41-43.4 房琴.居民养老保险内控管理与监督的思路及措施J.农村经济与科技,2020,31(6):194-195.