审计专家系统.doc

一、开发工具及环境：Windows XP、SQL Server 2000、VB.NET
二、审计专家系统
　　审计专家系统(Auditing Expert System)是建立在会计电算化和计算机人工智能技术基础上的一种计算机审计软件系统。与普通计算机辅助审计技术不同的是，它利用人工智能的 原理，借助计算机模拟人类的思维过程，对会计电算化信息系统的数据进行计算、分析与推理，作出相应的判断，提出审计建议及线索，以供审计人员进行进一步的重点审计，从而 得出审计结论。建立审计专家系统的目的就在于：提高审计效率，降低审计风险，进而保证审计报告的质量。

　　审计专家系统正是利用计算机迅速准确的特点，辅以审计工作的判断推理过程，帮助审计人员进行审计，从而有效地解决“审计效率——审计风险”之间的矛盾。审计专家系统在面对大量审计证据时，可以在最短的时间里，做广泛详细的计算与核查。而审查样本的数量与审计风险是成反比例关系的。审查了充足的样本，就能相应地降低审计风险，得出更准确的审计结论，保证审计报告的质量。

　　审计专家系统的工作过程大致分为三个阶段：初始化阶段、实质性测试阶段和完善工作底稿阶段。每一个阶段，系统会自动地根据审计人员事先所选择的要求和系统数据库中所存储的相关知识，分若干个推理判断的步骤，对被审计单位的会计资料及其他相关资料进行审查， 并会自动地查找出所存在的各类错误、舞弊、异常数据和变动及其他不利于企业经营的情况，再以列表或审计意见初稿的形式向审计人员列示。而在每一阶段，审计人员都可以通过系统的人机对话界面对审查情况进行监控。

构建审计专家系统，首先就要构建系统的知识库与推理机。知识库要将各项审计专业知识分门别类地储存在审计专家系统的知识库中，以供推理机在进行具体审计工作时调用。这 些知识是目前可能获得的所有审计依据，包括：以《会计法》、《公司法》、《企业会计制度》、《注册会计师法》和《独立审计准则》为主的各种法律、法规和制度。更应包括审计专家在长期实践中积累的审计经验。知识库中储存的信息，可以通过知识库管理子系统的人机对话界面得到人类审计专家的进一步确认，也可以通过数据接口定期更新。推理机是根据系统知识库的信息对被审计单位的会计资料(包括各种凭证、账簿和报表)进行分析与判别， 得出其是否合法合规的结论，并在指出错误纪录的同时对其可能发生的财务不利情况进行预警。所以，推理机是整个系统的关键。系统能否顺利地执行人工智能功能，推理机起到了决定作用。

二、可利用的现有计算机技术
　　构建审计专家系统可利用的计算机应用技术主要有：数据库系统、集成电子表格和计算机网络技术。
　　1.数据库系统。可作为构成审计专家系统知识库的重要部件。目前，数据管理技术已步入数据库管理阶段。具有以下特点：数据结构化，易扩充，独立性强，并具有多种数据控制功能。在审计专家系统中，知识库是整个系统的基础，审计专家系统执行审计程序的依据就存放在知识库中。从现有的计算机应用技术来看，数据库系统无疑是一个不错的选择。一方面，可以保证存贮数据的安全与完整；另一方面，还可以运用适当的数据库管理系统(DBMS)对数据库的运行、扩充和维护实行有效控制，从而使审计专家系统的知识库更加完备。
　　2.集成电子表格。可用于辅助审计，编制审计表格、调整分录、试算工作底稿，进行财务与效益分析及分析性复核。同时还能进行预测决策分析以便进行效益审计，或能按指定的条件，对电算化会计系统的电子账户进行查询、分类、排序、汇总、统计等处理，对相关文件进行核对、检查等。集成电子表格的强大功能，尤其是一些统计分析功能使推理机所承担的汇总、统计、核对、分析等多种职能得以实现，从而实现了审计的计算机人工智能化。
　　3.计算机网络技术。这是近几年来发展最为迅速的科学技术之一。在进行审计时，网络技术可用于计划和实施完成等各阶段。计划阶段，可通过计算机网络了解被审计单位的基本经营情况，进而制订相应的审计计划。实施阶段，审计系统在检查财务资料时，可经授权后越过防火墙，利用网络技术直接查询企业的经营资料，如凭证、账簿等。同时，在进行实质性测试时，审计系统还可以经过四通八达的网络，就被审计单位的情况向第三方要求验证。可以说，计算机网络技术的运用能使审计变得更为方便、快捷和高效。

　　三、审计专家系统的模块体系
　　如上所述，审计专家系统模拟人类专家思维进行审计的过程，分为初始化、实质性测试和完善收尾三个阶段，每一个阶段又可细分成若干个步骤，由此组成了审计专家系统的逻辑模块体系。所谓的“逻辑模块体系”是与系统的“物理模块体系”相对应的，是指系统完成一个完整的审计业务所需要运用的各个功能模块的总称，每一个阶段或步骤的功能能否有效地发挥就决定了建立审计专家系统的尝试能否成功。而后者则是指为了完成这些功能，系统所需要具备的物理条件。
　　为使审计专家系统有效地发挥这些功能，首先就要构造相应的部件，也就是要根据计算机和人工智能技术中的原理建立起相应的物理模块体系。一般地，作为一种模拟人类专家水平来解决问题的计算机专家系统，必须具备以下几个部件:(1)知识获取环节(Knowledge Acq uisition Role)，用来选取知识源，保证知识的一致性使系统的知识得以不断的更新与补充；(2)知识表达环节(Knowledge Representation Role)，运用各种表达法，解决内码转换问题，使信息在系统内部各部件之间得以沟通；(3)知识库(Knowledge Base)，包含各种案例、规划、策略等信息的结构化数据库，是系统执行人工智能功能的基础;(4)知识库管理子系统(KB Management Subsystem)，是知识库操作，与其他部件进行联系的桥梁;(5)推理机(Reas oning Engine)，专家系统的主要部件之一，根据程序，推断出问题的可能解；(6)解释环节(Interpretative Role)，对推理机得出的解进行内码转换并传输。
系统的知识表达环节是联系审计专家系统与外界信息的桥梁。人类审计专家的知识和审计时遇到的问题都需要经过表达环节才能被系统接受。知识表达环节起到了接收与传递的作用。 
　　系统的知识获取环节并不仅仅是一个数据传输接口，还应具有知识的收集、检查和精炼的作用。人类审计专家输入到系统的知识也叫“生知识”，这样的知识系统不易直接采用，它可能还包括了冗余成分和互相矛盾的地方。因此，知识获取环节不仅要通过知识表达环节“获取”知识，还要对知识进行一致性检查、冗余度检查等一系列检查，将“生知识”化为“精炼知识”，这样才能进入知识库为推理机所利用。
　　知识库是一个有层次的结构化数据库。主要用于存贮专家系统的知识。这些知识包括有关的政策法规、财政纪律、会计原理等，不仅来源于审计专家，还有各个行业的工程技术人员和 法律人员等。与知识库相结合的是知识库管理子系统。这个子系统其实是由一系列知识库的操作命令程序组成的。这些操作命令主要包括：知识库的读写与更新、知识的存贮、查询和维护等。审计专家系统的其他部件与知识库之间的联系以及系统的人机对话功能的实现，都要通过知识库管理的子系统。
　　推理机是由一组具有推理策略的程序组成的，主要功能是查询和预警分析。推理机可根据系统知识库的数据，对被审计单位的财务数据自动地进行判断，就其合法性、合规性、真实性得出推理结果。这一结果经过解释环节输出，在系统的人机交互界面上，寻求人类审计专家的确认和进一步分析。

　　总之，将专家系统的方法引入审计领域是一种无法逆转的必然选择。在这一进程中，必然会对审计理论包括审计目标、范围、方法、程序产生深刻的变革。
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审计专家系统是以人类专家的水平，进行推理和判断，来解决该类领域中困难问题的计算机程序系统。它把某一领域里被公认的权威专家的经验精选出来，归纳成一定的形式规则，计算机根据这些知识和形式规则去模仿专家分析问题的方法和解决问题的策略，以求得问题的解答。一个专家系统应具备以下三个特征：第一，启发性（heuristic）------不仅能使用逻辑性知识，也能使用启发性知识；第二：透明性（transparency）------能向用户解释它的推理过程，还能回答用户的一些关于它自身的问题；第三：灵活性（flexibility）-----系统中的知识应便于修改和补充。
专家系统以它的高性能和实用性引起了世界各国的普遍重视。美国、日本、英国等发达国家纷纷将ES研制列入国家级重点科研项目，ES的性能已经达到或超过了同领域中人来专家的水平。有些专家系统已被投入实际应用并产生了巨大的经济效益。如：AUDITER是1983年研制的估价投资者拖欠贷款可能性的专家系统；EDP-XPERT原型，是一个审计EDP系统用的审计专家系统。
《计算机审计/网络财经系列丛书》
 作者：郭宗文,张红卫,胡仁昱

三、销售与收款业务流程
销售作为企业利润和现金流量的直接源泉，其管理质量直接 影响 企业生存和 发展 。销售管理模块是处理企业与客户之间业务的接口。企业期望通过销售管理模块和功能贯彻以客户为中心的理念，优化企业销售管理流程，提高销售管理的水平。
ERP环境下销售与收款业务是以业务员争取到客户为触发点，经过主管人员的赊销批准，按照ERP系统设定的销售价格录入订单，依据订单到配送站仓库请求供货，在合理安排货物供应后，配送站仓库主管开具出库单，发出货物给客户。以出库单为触发点，系统自动发货过账，记录分期收款发出商品，生成虚拟销售发票，在财务核算模块中分类汇总，由总部财务部门申报税金，再由销货业务部门的 会计 人员对虚拟发票过账，并催收货款、进账，清理应收账款。
销售与收款业务流程中的主要凭证和会计记录包括客户订货单、销售单、发运凭证、销售发票、商品价目表、款项通知单、应收账款明细账、主营业务收入明细账、折扣与折让明细账、汇款通知书、现金日记账和银行存款日记账、坏账审批表、转账凭证、收款凭证等。无论在手 工业 务系统中，还是在基于信息技术的管理信息系统中，上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的形式，或者根据需要进行合并、简化。
在ERP系统中，部分凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计，通过采用适合ERP系统特点的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录存在目的。例如，在手工会计系统中，部分内部凭证的联次设计目的，在ERP系统中可以利用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成。这样，既能避免凭证多联次造成的传递流程繁琐、冗长、效率低下，又能堵塞凭证多联次造成的舞弊漏洞。再如，手工会计系统的凭证连续编号控制程序，在ERP系统中被相应设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制 内容 。
一、接受客户订单
该业务活动流程首先由客户提出订货要求，然后根据客户订货要求编制销售单，最后，对销售单进行审批。对销售单中各项销售要素的审核过程是对该笔销售交易的认可过程，也是对该笔销售交易的控制过程。为了验证该业务中客户的真实性、商品价格、种类、规格的正确性以及销售商品数量的可接受性，ERP系统通常设有销售管理模块，进行销售管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据，销售单审批内容包括对销售产品种类、规格、数量、单价、客户、赊销额度、信用政策等，是销售的关键内部控制环节。对销售单实施有效内部控制，可以保证销售业务的真实性、估价的正确性，也有利于保证后续数据的正确性。
为确保内部控制程序的有效实施，在ERP系统环境下，应统筹考虑符合内部控制要求的职责分工；价格的制定权限、客户名单的管理权限和销售单的编制权限必须分开，由具有相应授权的独立部门和人员分别执行，销售项目主管应有特别处理权；ERP系统内的价格制定和调整、客户名单的修改和增加必须附有相关批准文件；独立检查与评价中应有严格的流程管理制度和责任管理制度；应独立评价流程管理制度和责任管理制度在ERP系统环境下的执行效果。
在ERP环境下，系统应内置严格的销售业务批准程序，并且这种程序可以在ERP系统定制。应内置的批准程序包括符合企业销售政策的业务批准程序和不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权。符合企业销售政策的业务批准程序包括销售客户审批和销售价格政策审批。在程序的内部审核机制上，应进行严格的单据完整性检查，审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤；在审核销售商品的品种、规格和数量时，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制，避免给企业造成信誉和 经济 上的损失。
二、批准赊销信用
赊销信用的管理包括两部分内容，一是制定赊销额度，指根据对客户的调查，针对每个客户制定赊销额度；二是日常赊销管理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的销售的特殊批准。为了降低坏账风险，应明确各部门、人员的职责分工。其一，销售业务与信用检查、信用额度确定是不相容业务，不能由同一人负责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险。其二，应分级设置批准赊销信用的权限，并在程序中设置操作权限，不同信用额度的赊销由不同层次的管理人员审批。
应在ERP系统中内置客户信用额度比较和报警机制，同时，内置完整的信用额度标准体系和信用额度审批程序。赊销额度核查由系统强制进行，避免人工核对的随意性，减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超信用额度销售事项的发生。对不符合信用条件和超信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批。
三、安排发货
为了防止仓库保管人员未经授权私自发货， 企业 应要求仓库保管人员只有在收到经批准的出库单时才能发货。对于本环节的控制，理想的控制程序是：全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成，并对出库单设置内部追踪能力，从根本上避免存货管理人员自行发货的可能性。
四、按出库单发货
为了避免装运人员装运未经授权的产品，应由存货管理部门将装运通知与系统内的销售单核对后，由存货管理部门人员监督装运人员装运，并在销售单上签署已装运指令，在ERP系统标注装运通知单，生成销售出库单。
五、向客户开具账单
开具账单即为客户填写、寄送销售发票，销售发票应连续编号。ERP系统这项功能所针对的 问题 包括：是否对所有装运的货物都已开具账单、是否只对实际装运开具账单、有无重复开具账单或虚构交易、是否按经批准的商品价目表所列价格开具账单等。
为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错风险，销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生成。系统中的发票记录应记录所依据的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号，以便于体现销售发票与三者之间的关系。开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单与装运凭证的完整性。在职责划分上，开具发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务，不能由同一人负责。
六、发票过账
为了确认销售的真实性、确保销售记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性，ERP系统应具备单据追踪能力，在销售系统生成总账所须凭证时，应能联查销售发票、装运凭证等，保证记录销售程序的完整性。
七、收款
为正确办理和记录现金、银行存款收入，ERP系统在收款环节应检查收款业务是否按照流程设计的三种收款方式严格执行，有无未按规定程序执行及私设小金库现象发生。在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。
八、应收账款清账
为确保应收账款账户数据的真实性、及时性，对于信用期内收回的款项应重点检查款项到账后是否立即对应收账款清账，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度；对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销；对于 会计 期末未收回的款项，企业应将对客户的风险评估纳入客户管理 内容 ，在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期。为应对坏账风险的冲击，在控制程序上应充分利用ERP系统的信息处理能力，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。在ERP系统环境下，坏账政策的制定要经过适当的授权，符合企业会计制度，并与坏账提取进行职责分离。
九、办理销货退回、销货折让与折扣
退货业务涉及退货的批准，退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节。为保证业务在授权范围内进行和实物与资金处理的一致性，ERP系统在职责划分上，要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计处理。
销货折让与折扣则涉及折让、折扣的审批与应收账款的冲销两个环节。ERP系统将销货折让与折扣业务的审批权限与应收账款的冲减处理权限分别授予不同人员。在控制过程上，ERP系统内办理和记录销货退回和折扣、折让的关键在于严格贷项通知单的审批和使用程序。