丰田的A3资料制作(新员工版)PPT课件.ppt

丰田丰田A3A3资料制作资料制作2007年11月11.什么是丰田的什么是丰田的A3资料资料2.为什么要制作简洁易懂的资料为什么要制作简洁易懂的资料3.如何制作如何制作A3资料资料A3资料制作 课程内容21、什么是TOYOTA的A3资料按照问题解决的步骤进行思考，将事实和思考的内容准确地传达，实现信息共享的一种工具。A3资料制作 1.什么是TOYOTA的A3资料 概念问题解决方法的核心工具：问题解决方法的核心工具：“A3资料资料”A3资料资料丰田管理交流的语言丰田管理交流的语言31、什么是TOYOTA的A3资料A3A3资料的特征资料的特征资料的特征资料的特征、将问题解决的8个步骤归纳在1张纸上、通过视觉表达，使内容一目了然、A3资料=问题解决的工具并非只在形式上满足并非只在形式上满足A3要求即可要求即可A3资料 1.什么是TOYOTA的A3资料 特征事实 判断 想法数据、图表、文字并用4（对资料使用者而言）能够尽快理解能够供每一位相关人员理解即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正（对资料制作者而言）自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”，有助于对思路的自我检测和整理。2、为什么要“制作简洁易懂的资料”A3资料 2.为什么是要制作简洁易懂的资料5对A3资料的感性认识例1:减少交通费报销单迟交现象例2:提高经销商小组的沟通效率6减少交通费报销单迟交现象减少交通费报销单迟交现象(1)(1)理想状态理想状态将全年交通费票据提交延迟率控制在5%内(2)(2)现状现状 最近四个月以来，交通费票据提交延迟率超过10%交通费开支报销单晚交的百分比是标准水平的一倍。注 每月28日以后提交的报销单被视为晚交。(1)对延迟提交交通费票据现象的分析 销售企划课的“国内出差费用票据”提交延迟率较高。对2005年4月数据的分析根据费用票据类型费用票据类型“国内出差费用报销单国内出差费用报销单”延迟提交率较高 数据1 根据提交国内出差费用票据的部门部门 营业部营业部的延迟率较高数据2根据营业部内营业部内提交国内出差费用报销单的课室销售企划课销售企划课的延迟率较高 数据3(2)报销单处理流程分析 营业部的经费结算担当没有及时提交国内出差费用票据1.1.明确问题明确问题2.2.分解问题分解问题 采取下列采取下列(1)(1)和和(2(2)的措施的措施,负责处理销售企划部内的负责处理销售企划部内的“国内出差费用票据国内出差费用票据”的员工提交报销单据延迟的员工提交报销单据延迟9 9月份截至规定提交日期，营业部经费结算担当延迟提交国内出差费用票据情况为零月份截至规定提交日期，营业部经费结算担当延迟提交国内出差费用票据情况为零3.3.设定目标设定目标4.4.真因分析真因分析5.5.制定对策制定对策措施人员日程5月下旬6月上旬6月下旬7月上旬修改报销单格式修改报销单格式TomJoe改善制定报销单提交流程手册制定报销单提交流程手册TomJoe定期召开小组会议定期召开小组会议MikeTom改善6.6.评价和未来的计划评价和未来的计划 (1)1)评价评价 九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提交的现象。其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟提交的比率得以降低。数据4 (2)(2)未来的计划未来的计划将新的报销单格式应用于其它部门将此流程运用于海外出差费用开支的报销计划计划实施A3A3解答例解答例问题在此问题在此!各组提交的报销各组提交的报销单填写不正确单填写不正确员工不能及时处员工不能及时处理票据理票据所提供的表格所提供的表格所提供的表格所提供的表格形式容易造成形式容易造成形式容易造成形式容易造成错误录入错误录入错误录入错误录入员工各自的录入不够细致票据量大员工的处理速度过慢周围环境易造成票据提交延迟现象提交程序容易造提交程序容易造成混乱成混乱 营业部的经费结算担当没有及时提交国内出差费用票据真因计划改善实施实施措施 数据数据 4 4 报销单延迟提交率的变化报销单延迟提交率的变化(#(#of reports)x10of reports)x103 3x10 x103 3x10 x103 3延迟提交率延迟提交率时间限制时间限制会计课对各部门的报销单进行处理。课长确认费用开支。员工填写报销单。营业部内经费营业部内经费结算担当对票据结算担当对票据进行收集并处理进行收集并处理下个月的10日支付费用。2525日日2626日日2828日日月末月末2%2%5%5%20%20%全公司范围销售企划课提交报告的总数提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率（延迟提交率（%）提交报告的总数提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率（延迟提交率（%）国内出差国内出差 海外出差海外出差 交通费交通费 其他其他 （分类）（分类）销售销售 生产生产 技术技术 研发研发 人事人事 其他其他 销售企划销售企划 销售支援销售支援 宣传宣传 二手车支援二手车支援提交报告的总数提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交报告的总数延迟提交率（延迟提交率（%）数据数据 数据数据 22 数据数据33强调要点部分将分解问题的过程用语言描述，并突出要点内容将数据可视化-使用图表回顾过程时，使用相关数据73、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step 1.明明确确资资料料目目的的Step 2.撰撰写写资资料料纲纲要要Step 3.确确定定版版面面设设计计Step 4.撰撰写写资资料料内内容容Step 5.检检查查校校对对资资料料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果整体样式A3资料 3.制作A3资料的步骤 印象Step 1.明明确确资资料料目目的的（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”提纲的制作重重重重点点点点83、制作A3资料的步骤STEP 1 明确资料目的A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途如何报告联络商谈决裁裁决：决定是否批准提案丰田的沟通丰田的沟通9练习练习案例分析案例分析“改善创意提案的工作改善创意提案的工作”（5 5分钟）分钟）小A在汽车制造商T公司的人事部负责推进“改善创意制度”。有一天，小A接到组长B先生的批示要求他拿出本年度推进改善创意制度工作的计划。组长说：“在这次的部内组长会议上，我决定就改善创意提案的本年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们部去年的业绩，尽管事务部门整体目标达成了，但却没有完成本部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明改善创意制度的主旨，让大家充分认识到现阶段主要问题是什么。另外，我还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得大家的支持，就拜托你准备资料了。“请看下发的资料请看下发的资料A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的 练习10案例分析案例分析“参考解答参考解答”“面向谁”：对象A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的 练习本部门内部本部门内部 组长组长“如何使用”：传达方式谁)组长组长B先生先生如何使用）在部门内组长会议上进行发表在部门内组长会议上进行发表“何种用途”：用途相关联络相关联络 （谋求援助）（谋求援助）“什么内容”：资料强调的要点、标题强调的要点）明确问题、明确问题、把握现状、把握现状、制定对策制定对策标题）“改善创意改善创意”提案提案 本年度计划（案）本年度计划（案）11资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一，资料所传达的内容也应当有所改变。首先自问自答首先自问自答“目的是什么？目的是什么？”思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息 从以下角度出发，明确目的从以下角度出发，明确目的“面向谁面向谁”“如何使用如何使用”“用途如何用途如何”此此3 3点点然后才是内容本身然后才是内容本身总结A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的 总结12提纲的制作3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step 1.明明确确资资料料目目的的Step 2.撰撰写写资资料料纲纲要要Step 3.确确定定版版面面设设计计Step 4.撰撰写写资资料料内内容容Step 5.检检查查校校对对资资料料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 2 撰写资料纲要STEP 2 撰写资料纲要Step 2.撰撰写写资资料料纲纲要要（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体133、制作A3资料的步骤STEP 2 撰写资料纲要纲要主体纲要主体每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑整体的长度以口头表述秒到分钟为佳纲要补充纲要补充内容内容 简洁地整理出个左右的理由或数据，以从逻辑上支持各步骤所给出的信息各个步骤所传达信息的理由和补充数据Step8巩固成果Step7评 价Step6执 行Step5制定对策 Step4把握根本原因Step3制定目标Step2分解问题Step1明确问题A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 2 撰写资料纲要14资料不可能一次制作成功资料不可能一次制作成功思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性首先考虑每个文本框的主题信息，首先考虑每个文本框的主题信息，检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性制作纲要的要点在于：制作纲要的要点在于：掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中）语言是否简明易懂语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑各项主题的串联是否合乎逻辑此此3 3点点总结A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 2 撰写资料纲要 总结15Step 4.撰撰写写资资料料内内容容资料的撰写Step 3.确确定定版版面面设设计计3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step 1.明明确确资资料料目目的的Step 2.撰撰写写资资料料纲纲要要Step 5.检检查查校校对对资资料料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计STEP 3 确定版面设计Step 3.确确定定版版面面设设计计（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题16标题顺着思路展开顺着思路展开！3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计STEP 3 确定版面设计 根据思路设计版面，重要的是：要强调的根据思路设计版面，重要的是：要强调的要点要点 步骤应该占据相对多的空间。步骤应该占据相对多的空间。17 纲要数据数据数据须强调的重点纲要数据数据结 论参考：各种版面设计参考：各种版面设计A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计 参考181.明确明确问题问题理想状态现状问题抓住问题2.现状分析现状分析现地现物3.目标设定目标设定具体的目标（定量的定性的）4.要因解析要因解析5 Whys：反复问为什么、追究真因5.对对策立案策立案制定可行性计划报告联络相谈文本框标题举例文本框标题举例A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计 举例标题标题以上以上19一般应当从左到右、从上到下、或按照顺时针方向排列好各个文本框按照顺时针方向排列好各个文本框根据思路设计版面，重要的是：要强调的要点要强调的要点 步骤应该占据相对多的空间。步骤应该占据相对多的空间。版面整洁的关键是留出适当的余白，将上下左右对齐并调整好距离。留出适当的余白，将上下左右对齐并调整好距离。总结：学到的技巧A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计 总结20Step 4.撰撰写写资资料料内内容容Step 4.撰撰写写资资料料内内容容3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step 1.明明确确资资料料目目的的Step 2.撰撰写写资资料料纲纲要要Step 3.确确定定版版面面设设计计Step 5.检检查查校校对对资资料料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题（1）最后检查整体的效果A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容STEP 4 撰写资料内容（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然21标题行文要求“简明扼要”“具体”“主动语态”使用图表，强化视觉效果用粗体、加大字号修饰须强调的文本框或文字文体和书写格式要统一，各文本框的上下左右要对齐3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容22参考：参考：参考：参考：高效的资料制作工具高效的资料制作工具高效的资料制作工具高效的资料制作工具柱状图 用于比较绝对值大小绝对值大小曲线图 用于显示时间上的变化时间上的变化圆形图 用于比较整体的比例整体的比例（构成比）柱状图 用于显示不同项目的构成比巴莱多图 用于指示重点散布图 用于显示多个数据的相关关系3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例231)垂直条状图用于比较绝对值的大小2)线形图用于查看浮动情况3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例243)饼状图用于比较各项所占的份额4)水平条状图用于比较各项所占的份额 3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例255)复杂的图表强调重要数据6)散布图用于确定不同数据之间的关联3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例26根据目标选择合适的图表设置简明易懂的题目明确单位采取措施保证外观清晰1200（单位）9509001000反弹?0020040060080010001200（单位）无变化增长恢复到1981年的水平1月3月5月1月3月5月不同的比例尺造成不同的比例尺造成不同的印象不同的印象 =过渡期造成不同的印象渡期造成不同的印象3、制作A3资料的步骤A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例27内容：内容：表格，强化视觉行文简明扼要，表格，强化视觉行文简明扼要，具体，主动语态具体，主动语态使用图表、效果使用图表、效果。修饰：修饰：统一文体和书写格式统一文体和书写格式用粗体、加大字号强调用粗体、加大字号强调总结：A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料的内容 总结整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面/整体内容方面）符号和编号是否注意保持了整体统一避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）28Step 4.撰撰写写资资料料内内容容Step 4.撰撰写写资资料料内内容容3、制作A3资料的步骤提纲的制作资料的撰写Step 1.明明确确资资料料目目的的Step 2.撰撰写写资资料料纲纲要要Step 3.确确定定版版面面设设计计Step 5.检检查查校校对对资资料料（1）考虑是“面向谁”的资料（2）考虑要“如何使用”资料（3）考虑资料用于“何种用途”（4）考虑要传达“什么内容”（1）确定纲要的主体（2）对纲要的主体进行补充的内容（3）检查纲要整体（1）根据纲要，确定版面设计（2）确定各文本框的标题A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容Step 5.检检查查校校对对资资料料（1）分别将各部分内容填入模板（2）修饰资料，使内容能够一目了然（1）最后检查整体的效果STEP 5 检查校对资料293、制作A3资料的步骤STEP 5 检查校对资料标题纲要主体是否醒目是否遗漏了想说的内容整体的思路是否清晰易懂空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 5 检查校对资料301 1A3A3资料评价要点资料评价要点（1 1 1 1）内容）内容）内容）内容上上上上内容是否按问题解决的流程展开？内容是否按问题解决的流程展开？内容是否按问题解决的流程展开？内容是否按问题解决的流程展开？各个步骤的说明方法是否贴切？各个步骤的说明方法是否贴切？各个步骤的说明方法是否贴切？各个步骤的说明方法是否贴切？是否根据客观事实，使用了各种数据和图表，是否根据客观事实，使用了各种数据和图表，是否根据客观事实，使用了各种数据和图表，是否根据客观事实，使用了各种数据和图表，以体现得更清晰易懂？以体现得更清晰易懂？以体现得更清晰易懂？以体现得更清晰易懂？Point1Point1Point1Point1Point2Point2Point2Point2Point3Point3Point3Point331（2 2 2 2）美观度美观度美观度美观度Point1Point1Point1Point1Point2Point2Point2Point2Point3Point3Point3Point3Point4Point4Point4Point4上下上下上下上下、左右的余白是否均衡？左右的余白是否均衡？左右的余白是否均衡？左右的余白是否均衡？该强调的地方是否有明确标注？该强调的地方是否有明确标注？该强调的地方是否有明确标注？该强调的地方是否有明确标注？（粗体字粗体字粗体字粗体字、粗线粗线粗线粗线、上颜色等上颜色等上颜色等上颜色等）是否统一了文体和书写格式？是否统一了文体和书写格式？是否统一了文体和书写格式？是否统一了文体和书写格式？是否具备基本提交资料的要素是否具备基本提交资料的要素是否具备基本提交资料的要素是否具备基本提交资料的要素（提交对象提交对象提交对象提交对象、日期日期日期日期、提交人提交人提交人提交人、以上以上以上以上等等等等等等等等）1 1A3A3资料评价要点资料评价要点32感谢大家的倾听！感谢大家的倾听！33