电子表格适用技巧.doc

电子表格适用技巧一、邮件合并一步一步学：软件OFFICE2003，EXCEL20031、在excel2003中建一个数据表(联系表.xls)如：姓名，身份证号，其它编号，职业，联系方式，输入相应数据，保存；如想在一张页面中打印多个人的信息，就在excel2003多排几列了！2、打开一个空白word文档(联系表.doc)，点击工具-信函与邮件-邮件合并，这时在你的右面就会出现一个任务窗格；3、在窗格中选择信函，然后点击下一步：正在启动文档；4、选择使用当前文档，点击下一步：选取收件人；5、选择使用现有列表，点击浏览，选取”联系表.xls”然后在弹出的窗口中选择你建表的工作薄（一 般都是sheet1$）。确定，再确定，点出下一步：撰写信函；6、在你的word文件中建好你想把数据插入后的格式；想在一张页面中打印多个人的信息，就用文本框做好，一张页面多排几张文本框而已。7、点击右面的项目的中其它项目（当然你也可选择插入地址块、问候语），你就会看到姓名、姓名1、姓名2等等，把你想要的项目插入到对应的位置即可。8、在工具栏上点右键，点击邮件合并，在弹出的邮件合并工具栏中点击ABC，就会在域与你的实际项目中切换，工具栏上其它键自己试好了，懂中文一看就知！二、1.持证人性别的判断：我们知道，旧身份证(15位)号码的最后1位数值，表示持证人的性别，若为奇数则为男，若为偶数则为女。我们利用Excel函数，对身份证号码进行适当处理，即可自动判断持证人的性别，并将结果填入相应的单元格中(此处假定身份证号码保存在B2单元格中，结果填入C2单元格中)。 （1）利用函数的嵌套来判断。在C2单元格中输入公式：=IF(RIGHT(B2，1)=1，男， IF(RIGHT(B2，1)=3，男， IF(RIGHT(B2，1)=5，男， IF(RIGHT(B2，1)=7，男， IF(RIGHT(B2，1)=9，男，女)。 （2）综合运用函数来判断。在C2单元格中输入公式：=IF(OR(RIGHT(B2，1)=1，RIGHT(B2，1)=3，RIGHT(B2，1)=5，RIGHT(B2，1)=7，RIGHT(B2，1)=9)，男，女)。 在上面两个公式中，前一个是利用IF函数的嵌套来实现的，由于函数最多只能嵌套7层，因而有一定的局限性，且比较麻烦；后一个公式由于采用了OR函数，既没有层数的限制，也简单一些。 （3）运用其他函数来判断。我们在C2单元格中输入公式“=IF(RIGHT(B2，1)/2=INT(RIGHT(B2，1)/2)，女，男)”或“=IF(MOD(RIGHT(B2，1)，2)=0，女，男)”即可实现。 2.持证人出生时间的提取：同样，旧身份证号码中，第712位数字代表的是持证人的出生年月日，我们只要在D2(假定将出生时间存放在D2单元格中)单元格中输入公式：=19&MID(B2，7，2)&年&MID(B2，9，2)&月&MID(B2，11，2)&日，即可从B2单元格的身份证号码中将出生日期自动提取出来，并以中文习惯形式显示出来(如“1963年03月04日”等)。 小技巧：执行“视图工具栏公式审核”命令，打开“公式审核”工具条(图1)，按最右边的“公式求值”按钮，在随后弹出的“公式求值”对话框中，反复按“求值”按钮，即可逐项核查运算的结果。 注释：上述公式中所用的函数：IF逻辑函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足返回另一个值。OR逻辑函数：如果任一参数值为TRUE，则返回TRUE；只有当所有参数值均为FALSE，才返回FALSE。RIGHT文本函数：从一个字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符(也可以使用RIGHTB函数)。MID文本函数：从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。MOD数学函数：返回两数相除的余数。INT数学函数：将数值向下取整为最接近的整数。