备用钥匙借用管理程序.doc

备用钥匙借用管理程序

3.15 备用钥匙借用管理程序

A、备用钥匙的作用及管理

1] 出于防火、防盗及应对各种意外情况的考虑，物业管理处保安部保存有部分空房、部分托管及机房备用钥匙；
2] 任何部门或个人，因任何原因须更换原有门锁时，必须到物业管理中心备案留底。否则对于私自变更门锁且未到物业管理中心备案者，所引发的一切后果均由私自变更门锁者全权负责，物业管理中心将不承担任何责任，并有权追究私自变更门锁者所造成的一切后果；
3] 保安部保存备用钥匙的钥匙柜只有在借用钥匙及归还钥匙的时候打开，其余时间均上锁，钥匙柜钥匙由保安领班保管，保安部执行全天24小时值班制度，当班人员离开时，必须有其它人员临时代替其行使职责，以保证随时可以借用备用钥匙；
4] 凡到保安部借用备用钥匙的人员均应认真填写钥匙借用登记表，对于登记不清的人员，保安员有权不将备用钥匙借给借用人；
5] 当借用人归还钥匙时，也需要由保安中心值班员清点归还的钥匙，清点无误后再将钥匙存回钥匙柜；

B、管理中心内各部门备用钥匙借用程序

1] 物业管理中心内部能够借用已入住单元备用钥匙的人员为总物业经理、工程部经理、保安部主管、物业部经理、共计4人，除非获得总物业经理的书面批准，物业管理中心的其它人员均无权到保安部借用已入住单元的备用钥匙；
2] 上述任何人员到保安部借用备用钥匙，均应认真履行备用钥匙的登记借用手续；
3] 只有在以下几种情况下，上述人员方可借用保安部已入住单元的备用钥匙：
l 该单元发生火灾或火灾报警、跑水等紧急情况，且客人当时未在单元内时；或该单元已发生火灾、跑水、入室盗窃、抢劫、等紧急情况，考虑到以客人人身安全为第一重要的原则，均可以紧急动用保安部的备用钥匙，并于使用前在第一时间将使用原因转告该单元的客人；
l 当该单元的客人因个人原因未带已领取的钥匙，到前台要求为其启用备用钥匙开门时，经值班经理确认客人身份后，可到保安部借用备用钥匙，并由值班经理陪同客人到房间为客人开门，完成开门任务后，由值班经理将此钥匙交还保安中心，此类情况必须由值班经理登记在《值班经理日志》中；
l 因当时该单元的客人不在，且客人未在前台留存其已领取的钥匙时，其他人员持有此客人签署的书面授权书原件，或由前台联系到客人，并取到有客人签署的传真件时，在留存领取人有效证件的复印件后，可由值班经理为来人到保安部借用备用钥匙；
l 该单元的住户自己到前台报修，并口头同意使用备用钥匙时，由接待人员填写“维修工作单”，并于单上注明可以使用备用钥匙后，由值班经理持维修工作单到保安部借用备用钥匙。

4] 凡因当前住户不在单元内而须进入单元进行放置物品、检查、维修等工作时，必须由两名以上分属不同部门（如物业部同保安部、工程部同物业部、保安部同工程部）的人员同时进入，并同时退出，以起到相互监督，相互证明明的目的，此处坚决杜绝单一部门及单一人员进入房间操作的情况发生；
5] 进入单元后，当所进行操作的噪音及气味不会影响到临近住户时，应将户门打开，并在离开前始终处于开放状态；当所进行操作的噪音及气味可能会影响到临近住户时，可使户门处于关闭状态，但无论上述何种情况，进入单元的管理处人员均不得锁门或设置防盗链，违背此条者将依据管理处有关规定予以严肃处理；
6] 当需要借用未入住单元的备用钥匙时，除火警、跑水等紧急情况外，请到物业管理处前台办理钥匙登记借用手续。

C、备用钥匙借用人名单及权限

1] 管理中心能够到保安部借用备用钥匙人员的名单由物业部提供，并在保安部备案登记，当名单内人员需借用已入住单元的备用钥匙时，请到保安部办理借用手续；
2] 当本管理中心发生人事变动涉及到借用钥匙人员时，请及时到保安部办理变更手续，并提供书面证明，否则，保安部将遵照原有名单核准借用备用钥匙人员身份及权限；
3] 上述任何人员到保安部借用备用钥匙，均应认真履行备用钥匙的登记借用手续。

4.11 备用钥匙借用管理程序

A、备用钥匙的作用及管理
1] 出于防火、防盗及应对各种意外情况的考虑，物业管理处保安部保存有部分空房、部分托管及机房备用钥匙；
2] 任何部门或个人，因任何原因须更换原有门锁时，必须到物业管理处备案留底。否则对于私自变更门锁且未到物业管理处备案者，所引发的一切后果均由私自变更门锁者全权负责，物业管理处将不承担任何责任，并有权追究私自变更门锁者所造成的一切后果；
3] 保安部保存备用钥匙的钥匙柜只有在借用钥匙及归还钥匙的时候打开，其余时间均上锁，钥匙柜钥匙由保安领班保管，保安部执行全天24小时值班制度，当班人员离开时，必须有其它人员临时代替其行使职责，以保证随时可以借用备用钥匙；
4] 凡到保安部借用备用钥匙的人员均应认真填写钥匙借用登记表，对于登记不清的人员，保安员有权不将备用钥匙借给借用人；
5] 当借用人归还钥匙时，也需要由保安中心值班员清点归还的钥匙，清点无误后再将钥匙存回钥匙柜；
B、管理处内各部门备用钥匙借用程序
1] 物业管理处内部能够借用已入住单元备用钥匙的人员为总物业经理、工程部经理、保安部主管、物业部经理、共计4人，除非获得总物业经理的书面批准，物业管理处的其它人员均无权到保安部借用已入住单元的备用钥匙；
2] 上述任何人员到保安部借用备用钥匙，均应认真履行备用钥匙的登记借用手续；
3] 只有在以下几种情况下，上述人员方可借用保安部已入住单元的备用钥匙：
1. 该单元发生火灾或火灾报警、跑水等紧急情况，并且客人当时未在单元内时；或该单元已发生火灾、跑水、入室盗窃、抢劫、等紧急情况，考虑到以客人人身安全为第一重要的原则，均可以紧急动用保安部的备用钥匙，并于使用前在第一时间将使用原因转告该单元的客人；
2. 当该单元的客人因个人原因未带已领取的钥匙，到前台要求为其启用备用钥匙开门时，经值班经理确认客人身份后，可到保安部借用备用钥匙，并由值班经理陪同客人到房间为客人开门，完成开门任务后，由值班经理将此钥匙交还保安中心，此类情况必须由值班经理登记在《值班经理日志》中；
3. 因当时该单元的客人不在，并且客人未在前台留存其已领取的钥匙时，其他人员持有此位客人签署的书面授权书原件，或由前台联系到客人，并取到有客人签署的传真件时，在留存领取人有效证件的复印件后，可由值班经理为来人到保安部借用备用钥匙；
4. 该单元的租户自己到前台报修，并口头同意使用备用钥匙时，由接待人员填写“维修工作单”，并于单上注明可以使用备用钥匙后，由值班经理持维修工作单到保安部借用备用钥匙。
4] 凡因当前租户不在单元内而须进入单元进行放置物品、检查、维修等工作时，必须由两名以上分属不同部门（如物业部同保安部、工程部同物业部、保安部同工程部）的人员同时进入，并同时退出，以起到相互监督，相互证明明的目的，此处坚决杜绝单一部门及单一人员进入房间操作的情况发生；
5] 进入单元后，当所进行操作的噪音及气味不会影响到临近租户时，应将户门打开，并在离开前始终处于开放状态；当所进行操作的噪音及气味可能会影响到临近租户时，可使户门处于关闭状态，但无论上述何种情况，进入单元的管理处人员均不得锁门或设置防盗链，违背此条者将依据管理处有关规定予以严肃处理；
6] 当需要借用未入住单元的备用钥匙时，除火警、跑水等紧急情况外，请到物业管理处前台办理钥匙登记借用手续。
C、备用钥匙借用人名单及权限
1] 管理处能够到保安部借用备用钥匙人员的名单由物业部提供，并在保安部备案登记，当名单内人员需借用已入住单元的备用钥匙时，请到保安部办理借用手续；
2] 当本管理处发生人事变动涉及到借用钥匙人员时，请及时到保安部办理变更手续，并提供书面证明，否则，保安部将遵照原有名单核准借用备用钥匙人员身份及权限；
3] 上述任何人员到保安部借用备用钥匙，均应认真履行备用钥匙的登记借用手续。