Project 2007教程3设置资源.doc

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第4章 为任务分配资源
第3章

设置资源
本章内容：
n 为执行项目的人员设置基本资源信息
n 输入项目所用设备的基本资源信息
n 输入项目所消耗材料的资源信息
n 输入成本资源信息以进行财务跟踪
n 为工作资源设置成本信息
n 改变资源对于某项工作的可用性
n 在备注中记录资源的额外信息

资源包括完成项目中任务所需的人员和设备。Microsoft Office Project 2007关注资源的两个方面：可用性和成本。可用性决定了特定资源何时能用于任务以及它们可以完成多少工作；成本指的是需要为资源支付的金钱。另外，Project支持两种其他类型的特殊资源：材料和成本。
本章中，将设置完成电视广告所需的资源。用Project代替着重于任务的计划工具(如基于纸的管理器)的最大优势之一就是有效的资源管理。您不需要在Project中设置资源并将它们分配到任务，但是如果没有这些信息，在管理进度时效率可能会降低。在Project中设置资源会花费一些气力，但如果项目是由时间或成本限制控制(几乎所有复杂项目都由某一因素控制或由两者控制)，那么值得花些时间进行设置。
重要提示 在使用本章的练习文件之前，需要先将它们安装到默认位置，参见前言获得安装提示。
3.1 设置人员资源
Project使用三种类型的资源：工时、材料和成本。工时资源是执行项目工作的人员和设备。本章将首先着重介绍工时资源，然后在后文介绍材料和成本资源。
表3.1列出了一些工时资源的示例。
表3.1 工时资源示例
工时资源
示 例
以名字区分的单个人员
Jon Ganio，Jim Hance
以职务或职能区分的单个人员
导演、摄像师
具有共同技能的一组人(将这种具有交换性的资源分配给任务时，不必关心分配的到底是哪个资源，只要此资源拥有需要的技能)
电工、木工、临时演员
第3章 设置资源
设备
摄像机、600 W灯
设备资源不需要是可随身携带的，一个固定的外景或一件机器都可视为设备。
所有项目都需要人员资源，而有些项目只需要人员资源。Project可以帮助您在管理工时资源和监控财务成本方面做出更明智的决策。
提示 此提示说明企业项目管理(Enterprise Project Management，EPM)功能。结合使用Project Professional和Project Server可以提供稳定的企业级的资源管理功能，如基于技能的资源分配和集中的企业资源库。详情参见第Ⅳ部分。
在下面的练习中，将为几个人员资源设置资源信息。

确保已经启动Microsoft Office Project 2007。
重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的设置，使用“计算机”账户并脱机工作。这样确保使用的本章练习文件不会影响Project Server数据，详情参见1.3节。
打开\Documents\Microsoft Press\Project 2007 SBS\Chapter 3 Simple Resources文件夹下的Wingtip Toys Commercial 3a。也可以通过下列方式访问本书的练习文件：单击“开始”|“所有程序”| Microsoft Press | Project 2007 SBS，然后选择想打开的文件所属章的文 件夹。
(1) 在“文件”菜单下，单击“另存为”，出现“另存为”对话框。
(2) 在“文件名”框中，输入Wingtip Toys Commercial 3，然后单击“保存”。
(3) 在“视图”菜单下，单击“资源工作表”。
我们将使用“资源工作表”视图来帮助设置Wingtip Toys电视广告项目的初始资源列表。
(4) 在“资源工作表”视图中，单击“资源名称”(Resource Name)列标题下的第一个单元格。
(5) 输入Jonathan Mollerup，然后按Enter键。
Project创建一个新资源，如图3.1所示。
(6) 在“资源名称”列标题下的第一个空行输入下列名字，如图3.2所示：
Jon Ganio
Garrett R. Vargas
John Rodman
下面输入一个代表多个人员的资源。
(7) 在“资源名称”域中的最后一个资源下，输入Electrician，然后按Tab键。
(8) 在“类型”域中，确保选择的是“工时”，然后按几次Tab键，移到Max. Units(最大单位)域。
“最大单位”域表示资源可用于完成任务的最大工作能力。例如指定资源Jon Ganio的“最大单位”为100%，表示Jon可将100%的时间用于执行分配给他的任务。如果给Jon分配的任务多于他付出100%时间所能完成的(换言之，Jon变为“过度分配”)，Project会给出警告。

图3.1 创建新资源

图3.2 输入几个新名字
(9) 在Electrician的“最大单位”域中，输入或选择200%，然后按Enter键。
提示 单击数字型域时，会出现上下箭头。可以单击箭头来显示想要的数字，或直接在域中输入数字。
名为Electrician的资源不是代表单个人员，而是表示一类称为电工的具有交换性的人。因为资源Electrician的“最大单位”设为200%，所以每天可以安排两个电工全职工作。在计划阶段，不知道这些电工究竟是谁并没有关系，可以继续进行一些总体规划。
现在将更新Jon Ganio的“最大单位”域，以表示他只工作一半时间。
(10) 单击Jon Ganio的“最大单位”域，输入或选择50%，然后按Enter键。结果如图3.3所示。

图3.3 更改Jon Ganio的“最大单位”域
提示 可以根据需要为“最大单位”域输入小数或整数格式(.5，1，2)，而不是百分率格式(50%，100%，200%)。要使用小数或整数格式，在“工具”菜单下，单击“选项”，然后单击“日程”标签。在“工作分配单位显示为”框中，选择“十进 制数”。

输入资源名称的最好方式
在Project中，工时资源名称可以代表特定的人(如Jon Ganio)或特定职务(摄像师或演员)。要使用您和将要查看项目计划信息的人最易明白的名称。问题的关键是谁将查看这些资源名称以及他们如何区分这些资源。您选择的资源名称出现在Project和任何由Project输出的信息中。例如，在默认的“甘特图”视图中，资源名称会出现在该资源所分配到的任务的任务条旁边。
资源可以指已经在职的人员或是稍后才有人入职的岗位。如果所需的资源岗位没有全部到岗，可能没有真实的人名用来输入。这种情况下，在Project中设置资源时，可使用占位符名称或职务。
3.2 设置设备资源
在Project中，设置人员和设备资源的方式是完全相同的，因为人员和设备都是工时资源。但是，必须注意在如何安排这两种工时资源时的重要区别。大多数人员资源的一个工作日不会长于12小时，但设备资源却可以连续工作。而且，人员资源在他们所执行的任务中是灵活应变的，而设备资源则更固定一些。例如，电影或视频项目的摄影指导在必要时也可变为摄像师，但摄像机却不能代替编辑室。
不需要跟踪项目中使用的所有设备，但可能会在下列情况下设置设备资源。
n 多个小组或人员同时需要一件设备完成不同任务时，设备可能被超量预定。
n 需要计划和跟踪与设备有关的成本时。
在下面的练习中，将在“资源信息”对话框中输入设备资源的信息。
(1) 在“资源工作表”视图中，单击“资源名称”列中的下一个空单元格。
(2) 在“标准”工具栏上，单击“资源信息”按钮，出现“资源信息”对话框。
提示 可以双击某个资源名称或“资源名称”列中空单元格来显示“资源信息”对话框。
(3) 如果没有显示“常规”选项卡，单击“常规”标签。
在“常规”选项卡的上半部，可以看到“资源工作表”视图中显示的域。Project中信息类型很多，通常工作时至少会用到两种：表格和对话框。
(4) “资源名称”域中，输入Mini-DV Camcorder。
(5) 在“类型”域中，单击“工时”。结果如图3.4所示。

图3.4 利用“资源信息”对话框增加资源
提示 “资源信息”对话框包含名为“详细信息”的按钮。如果有符合消息传递应用程序编程接口(Messaging Application Programming Interface，MAPI)的电子邮件程序，并且此程序安装在Project所在的同一台机器上，那么可以单击“详细信息”按钮来查看所选资源的联络信息。兼容MAPI的程序包括Microsoft Office Outlook和Outlook Express。
(6) 单击“确定”，关闭“资源信息”对话框，返回“资源工作表”视图。
此资源的“最大单位”域值为100%，接下来将修改此百分率。
提示 也可双击“资源名称”列中的空单元格来使用“资源信息”对话框创建新资源。注意用此种方式创建新资源时，不能输入“最大单位”值。但在创建资源后可以在对话框或“资源工作表”中编辑该值。
(7) 在Mini-DV Camcorder的“最大单位”域中，输入300%，或单击箭头直到显示300%，然后按Enter键。
(8) (根据自己的偏好)直接在“资源工作表”中或在“资源信息”对话框中根据表3.2输入设备资源的信息。无论使用何种方式，要确保“类型”域中选择的是“工时”。结果如图3.5所示。
表3.2 设备信息
资源名称
最大单位
Camera Boom
200%
Editing Lab
100%

图3.5 输入设备资源
3.3 设置材料资源
材料资源是消耗性的，随着项目的进行会耗尽。在建筑项目中，材料资源可能包括钉子、木材和混凝土。对于玩具广告项目而言，录像带是最值得关注的消耗性资源。在Project中使用材料资源主要是为了跟踪消耗率和相关的成本。尽管Project不是用于跟踪库存的完善系统，但它有助于更好地掌握材料资源的消耗速度。
在下面的练习中，将输入一个材料资源的信息。
(1) 在“资源工作表”中，单击“资源名称”列中的下一个空单元格。
(2) 输入Video Tape，然后按Tab键。
(3) 在“类型”域中，单击下箭头，选择“材料”，然后按Tab键。
(4) 在“材料标签”域中，输入30-min. cassette，然后按Enter键。结果如图3.6 所示。

图3.6 输入材料资源信息
在整个项目中我们将使用时长30分钟的盒带作为跟踪录像带消耗量的度量 单位。
注意不能为材料资源输入“最大单位”值。因为材料资源是消耗性的，不是工作的人或设备，所以不用“最大单位”值。
3.4 设置成本资源
在Project中使用的第三种也是最后一种类型的资源是成本资源。可以使用成本资源表示与项目中任务有关的财务成本。工时资源(如人员和设备)可以有相关的成本(每个工作分配的小时费率和固定成本)。成本资源的主要作用就是将特定类型的成本与一个或多个任务关联。成本资源的常见类型包括为了核算而要跟踪的项目支出的类别，如旅行、娱乐或培训。和材料资源一样，成本资源不工作，对任务的日程安排也没有影响。但是，在将成本资源分配给任务并指定每个任务的成本数额时，可以看到该类型成本资源的累计成本，例如项目中总的旅行成本。
(1) 在“资源工作表”中，单击“资源名称”列中的下一个空单元格。
(2) 输入Travel，然后按Tab键。
(3) 在“类型”域中，单击下箭头，选择“成本”，然后按Enter键。结果如图3.7所示。

图3.7 输入成本资源
3.5 输入资源费率
几乎所有项目都有财务方面的考量，并且成本限制决定了许多项目的范围。跟踪和管理成本信息可以让项目经理解答以下重要的问题。
n 根据任务工期和资源估价得出的预计总成本是多少？
n 是否使用了昂贵的资源来做廉价资源可做的工作？
n 在项目生命周期中某特定类型的资源或任务会花费多少钱？
n 如何分配项目中特定类型(如差旅)的支出？
n 花钱的速度是否能让资金维持到项目计划的工期结束？
对于此电视广告项目而言，项目中使用的所有人员资源的费率信息已知。在这些信息中，注意摄像机和编辑室的费用属租借费用。因为Southridge Video Company已经拥有摄像机支架，因此不必支付此项费用。
重要提示 只有将成本资源分配给任务时(第4章有相关内容)才涉及该成本资源对于每个任务的成本。
在下面的练习中，将输入每个工时资源的成本信息。
(1) 在“资源工作表”中，单击Jonathan Mollerup的Std. Rate(标准费率)域。
(2) 输入10，然后按Enter键。
“标准费率”列中出现Jonathan的标准小时费率。注意默认的标准费率是以小时计的，所以不需要特别指明每小时的成本。
(3) 在Jon Ganio的“标准费率”域中，输入15.50，然后按Enter键。
“标准费率”列中出现Jon的标准小时费率。结果如图3.8所示。

图3.8 在“标准费率”域中输入值
(4) 按表3.3为给定资源输入标准费率。结果如图3.9所示。
表3.3 给定资源的标准费率
资源名称
标准费率
Garrett R. Vargas
800/w
John Rodman
22
Electrician
22
Mini-DV camcorder
250/w
Camera boom
0
Editing lab
200/d
Video tape
5

图3.9 为给定资源输入标准费率
注意，录像带的成本是一个固定的量而不是以每小时、每天或每周计的费率。对于材料资源，标准费率值是每单位的(此例中是时长30分钟的盒带)消耗。
还要注意，不能为Travel成本资源输入标准费率值。在将此成本资源分配到任务时才指定该成本。

项目管理重点：获得资源成本信息
在大多数项目中，工时成本占成本的绝大部分。要充分利用Project提供的强大的成本管理功能，项目经理应该了解与每个工时资源相关的成本。对于人员资源，要获得此信息则比较困难。在许多机构中，只有高级管理和人力资源专家才知道项目中所有资源的费率，他们会将这些信息视为机密。根据机构的政策和项目的优先级，您可能不能跟踪资源的费率。如果不能跟踪此种信息，项目经理的工作效率会有所降低，不过项目发起人应该会理解这种限制。
3.6 为单个资源调整工作时间
Project针对不同用途使用不同类型的日历。在下面的练习中，将着重介绍资源日历。资源日历控制资源的工作时间和非工作时间。Project使用资源日历决定何时安排特定资源的工作。资源日历只用于工时资源(人员和资源)，不用于材料或成本资源。
最初创建项目计划中的资源时，Project为每个工时资源创建资源日历。资源日历的初始的工时设置与标准基准日历(Project中内置的日历，提供的默认工作日程安排为周一到周五，早上8点到下午5点)的设置完全吻合。如果资源的所有工作时间都与标准基准日历的工作时间吻合，则不需要编辑任何资源日历。但是，很有可能某些资源的工作时间与标准基准日历不完全吻合，例如：
n 工作时间机动；
n 假期；
n 资源在项目中不可用的其他时间，例如培训时间或出席会议的时间。
对标准基准日历所做的任何修改会自动反映到基于标准基准日历的所有资源日历中。但是对资源工作时间所做的特定修改不会受影响。
提示 如果资源只能兼职为项目工作，您可能希望项目中资源的工作时间设置能反映出兼职的日程安排，如每天早上8点到中午12点。但是，更好的方法是调整资源的可用性，将其“最大单位”域设为50%。修改资源的整体可用性可使我们只关注为项目工作的资源的生产能力而不是工作进行的特定时间。在“资源工作表”视图(在“视图”菜单中单击“资源工作表”显示此视图)中为资源设置最大单位。有关资源单位的详情参见3.1节。
在下面的练习中，将为单个工时资源指定工作时间和非工作时间。
(1) 在“工具”菜单中，单击“更改工作时间”，出现“更改工作时间”对话框。
(2) 在“对于日历”框中，选择Garrett R. Vargas。
Garrett R. Vargas的资源日历出现在“更改工作时间”对话框中。Garrett告诉你1月10日到11日，即周四到周五他不能工作，因为他计划出席一个电影节。
(3) 在“更改工作时间”对话框的“例外日期”选项卡中，单击“名称”列下的第一行，输入Garrett attending West Coast Film Festival。
对日历例外日期的描述是为了方便提示您和日后查看项目计划的其他人。
(4) 单击“开始时间”域，输入或选择“2008-1-10”。
(5) 单击“完成时间”域，输入或选择“2008-1-11”，然后按Enter键。结果如 图3.10所示。

图3.10 修改Garrett R. Vargas的资源日历
Project不会在上述日期为Garrett安排工作。
提示 要为资源设置部分工作时间的例外(如一天中资源不能工作的某时段)，单击“详细信息”按钮。在“详细信息”对话框中，可以对资源可用性创建重复的例外日期。
在练习的结尾，将为资源设置一个“4×10”的工作日程(即每周4天，每天10 小时)。
(6) 在“对于日历”框中，选择John Rodman。
(7) 当提示是否保存对Garrett的日历所做的修改时，单击“是”。
(8) 在“更改工作时间”对话框中单击“工作周”标签。
(9) 单击“［默认］”，然后单击“详细信息”。
(10) 在“选择日期”中，选择星期一到星期四。
(11) 单击“对所列日期设置以下特定工作时间”。
(12) 在下面的“结束时间”框中，单击17:00，然后替换为19:00，然后按Enter键。
(13) 单击“星期五”。
(14) 单击“将所列日期设置为非工作时间”，如图3.11所示。
(15) 单击“确定”，关闭“详细信息”对话框。
现在可以看到将John Rodman的资源日历中的星期五标记为非工作日，如图3.12所示。

图3.11 将星期五设为非工作时间

图3.12 设置John Rodman的资源日历
(16) 单击“确定”，关闭“更改工作时间”对话框。
因为尚未将资源分配给任务，所以看不到非工作时间设置在日程安排上的影响，稍后将在第4章看到效果。
提示 如果必须以类似方式编辑多个资源日历时(如安排夜班)，将不同的基准日历分配给一个资源或一组资源更为方便。这比编辑单个日历更有效率，并且必要时还可对某个基准日历做项目级的调整。例如，如果项目包括白班和夜班，可以对上夜班的资源使用“夜班”基准日历。单击“工具”菜单，单击“更改工作时间”，在“更改工作时间”对话框中可以修改基准日历。对于一组资源，可以直接在“资源工作表”视图的“项”表中的“基准日历”列中选择特定的基准日历。
3.7 记录资源
第2章曾介绍过可将任务、资源或分配的信息记录在备注中。例如，如果资源有适合于项目的多项技能，则最好记录在备注中。这样，备注保存在项目计划中，可以方便查看或打印。
在下面的练习中，将输入资源备注以记录电视广告项目中承担多个角色的资源。
(1) 在“资源名称”列中，单击Garrett R. Vargas。
(2) 在“项目”菜单中，单击“资源备注”。
提示 也可单击“标准”工具栏中的“资源备注”按钮。
Project显示“资源备注”对话框，且“备注”选项卡处于可视位置。
(3) 在“备注”框中输入Garrett is trained on camera and lights，然后单击“确定”。
“标记”列中出现备注图标。
(4) 指向备注图标，结果如图3.13所示。

图3.13 为资源添加备注
备注内容出现在屏幕提示中。如果备注过长不能在屏幕提示中完全显示，可以双击备注图标来显示备注全文。

关闭Wingtip Toys Commercial 3文件。
3.8 小结
n 在项目计划中记录资源信息有助于更好地控制谁来做、做什么以及成本是多少。
n 在项目中是人员和设备资源执行工作。
n 成本资源说明项目中费用支出的类型。
n 材料资源随着项目的进行逐渐消耗。
第4章 为任务分配资源
n 时还需要运用自己良好的判断力。