美菱员工便民指南.doc

美菱员工便民指南

合肥美菱股份有限公司

便
民
指
南

二0一一年五月
12

目 录
一． 入职流程
二、 体检
三、 请假手续
四、 离职手续
五、 出差申请
六、 公积金提取
七、 工牌挂失及临时工牌办理
八、 公寓入住及退房流程
九、 饭卡办理及充值
十、 客餐申请
十一、 公务车申请
十二、 车辆通行证办理
十三、 身份证及户口办理
十四、 档案归档、借阅
十五、 公务快递
十六、 婚育证明办理
十七、 大病救助申请
十八、 日常费用申请及报销流程
十九、 低值易耗品领用
二十、 日常办公用品领用
二十一、劳保用品领用
二十二、电脑及配件、电子产品领用
二十三、信息系统账户、权限申请

一、入职流程——人力资源部 联系电话： 8077
A 、社会招聘人员入职流程
被聘人员携带身份证原件及三张复印件、学历及学位证书原件及复印件、一寸蓝底照片六张、离职证明原件、体检表（在县级以上医院检查的肝功能、胸透、心电图）至人力资源部招聘组-------查看原件并收取复印件----------填写《录用人员登记表》、《员工简历表》、《入职登记表》--------签订正式的劳动合同（15号前按签订当天日期写入合同，15号后下半月从下月1号开始签订合同），办理工牌

B、校园招聘人员入职流程
a)报到流程：
被聘人员携带身份证原件及三张复印件、学历、学位证书原件及复印件、报到证原件及三张复印件（报到证上报到单位必须为“合肥美菱股份有限公司”）、一寸蓝底照片六张、体检表（在县级以上医院检查的肝功能、胸透、心电图）、党组织关系转移表及户口迁移证原件至至人力资源部招聘组-------查看原件并收取复印件----------填写《录用人员登记表》、《员工简历表》、《入职登记表》（告之个人档案须到达公司才可交纳住房公积金，让其签字确认）--------签订正式的劳动合同（15号前按签订当天日期写入合同，15号后下半月从下月1号开始签订合同，大批量入职按公司统一确定的合同日期），办理工牌
b)公司集体户口办理：
户口迁移证原件（注明身高和血型）、正式劳务合同复印件、两张一寸蓝底照片、报到证复印件一张、身份证复印件一张交给总裁办保卫主管
c) 党组织关系转移：
党组织关系转移表交党群办负责人

C、劳务工入职流程
劳务公司收集应聘者身份证复印件、培训协议原件，由我司与劳务公司各持一份-------年龄审查、体检--------入职培训 --------办理工牌

D、实习生入职流程
被聘人员携带身份证原件及三张复印件、一寸蓝底照片六张、电子版人员信息表（学校提供）体检表（在县级以上医院检查的肝功能、胸透、心电图）办理入职手续------入职培训-------签订实习协议两份(公司与本人各持一份)，同时代为办理工商银行工资卡，需缴纳10元年费和5元工本费（提供银行手续费用清单），办理工牌

二、 体检（入职体检/年度体检/职业危害岗位体检）——人力部 8074
A、入职体检
应届校园招聘大学生统一体检；其他人员在县级以上医院自行体检，将体检报告交人力资源部或劳务公司。

B、年度体检：公司组织在岗员工每两年安排一次体检
人力资源部在OA公布体检名单---------部门人事管理员到人力资源部统一领取体检单------------员工持单自行至定点医院体检-----------人事管理员统一领取体检报告，分发至员工本人

C、职业危害岗位体检：特殊岗位体检按照相关规定由制造部组织实施。

三、 请假手续——人力资源部 8075
（工伤假/病假/带薪年休假/探亲假/婚假/产假/陪产假/哺乳假/丧假/事假等，详情请查阅《员工假期管理办法》，查阅路径：美菱OA---体系管理---程序文件<事业部模式>）
填写员工请假申请表（OA电子报告栏），经相关领导批准后方可离岗，并在假期到期时及时销假返岗。

四、 离职手续 ——人力资源部 8074
辞职报告------按照权限由相关领导批准（详见《人力资源管理程序》查阅路径：美菱OA----体系管理------程序文件<事业部模式>）------至人力资源部领取离职工作交接表-----各相关部门确认盖章-----办理社保、公积金、档案、户口等转移，交回工牌。
五、 出差申请 ——人力资源部 8074
出差前须填写《员工出差任务单》，并在MMIS系统内进行申请。《员工出差任务单》需明确出差人员、出差事由、路线、出差期限、交通方式及费用预算等内容，经相关领导批准后方可出差。

六、 公积金提取——人力资源部 人力资源部填《合肥市住房公积金提取审批表》（可在合肥市住房公积金管理中心网站上下载打印）、《合肥市住房公积金黄山卡办理申请单》
本人凭身份证去徽商银行长江路支行办理原公积金卡挂失业务并领取新卡
有公积金卡号未领到卡
公证书（与银行签的借款合同）、还贷证明（商业贷款的需要）、身份证
人力资源部填《合肥市住房公积金提取审批表》并查看有无办过公积金卡记录
合肥市公积金管理中心一楼办理公积金提取业务
合肥市住房公积金管理中心二楼办理公积金卡
人力资源部
06年前进公司
06年后进公司
购房合同、首付款收据、身份证
总裁办加盖公司公章
购房一年以上
购房一年内
8074

七、工牌挂失及临时工牌的办理 ——人力资源部 8077
A、工牌挂失：
本人提交书面申请并签字确认，携带本人身份证原件及一寸相片一张到人力资源部办招聘组办理
B、临时工牌：
需求部门提出申请，经人力资源部同意、备案后，携带一寸相片一张招聘到人力资源部招聘组办理
八、公寓入住及退房流程 ——总裁办 8244
A、入住手续办理：
人力资源部领取住宿申请表并填写完整------部门人事签字确认分房号---------人力资源部分管签字-------美菱公寓1#楼公寓办办理
办理入住前请准备：本人身份证复印件一张，一寸照片两张，八人间住宿押金100元（退宿时退还），工本费10元（不退）；四人间住宿押金200元（退宿时退还），房租费60元（不退），水电费实际结算（有特殊收费标准的，根据相关住宿管理规定执行）

B、退房手续办理：
持部门人事管理员开具的员工离职单（仅操作职），行李一次性打包到各楼层值班室门口--------到美菱公寓1#楼公寓办办理--------出具本人押金收据和住宿证及房间钥匙-------公寓管理员开具退房手续单-------由所住楼层值班员签字确认------凭单退房-------结清空调水电费--------退还押金，退房结束

九、 饭卡办理及充值 ——总裁办 8238
A、新卡办理：凭公司胸牌或住宿证、身份证及10元押金到生活区食堂、一厂餐点、制造中心餐点办理餐卡并充值。

B、挂失及补办：带身份证及10元押金到生活区食堂、一厂餐点、制造中心餐点办理挂失业务，第二个工作日到生活区食堂领取新卡。

C、退卡：带身份证及离职证明到生活区食堂办理退卡业务，返还卡中金额及10元押金。

十、 客餐申请 ——总裁办 8051 8015
OA体系管理栏下载《客餐申请表》填写------部门领导签字-------总裁办办公室签字---------交总裁办后勤食堂管理处

十一、公务车申请 ——总裁办 8051 8015
OA体系管理栏下载《公务车申请表》填写--------部门领导签字（长途需总裁办主任加签）---------交总裁办安排
十二、车辆通行证办理 ——总裁办 8119
保卫部门领取《公司员工（私家车）办理车辆通行证登记表》，经所在部门领导审核后，凭行驶证复印件及工本费5元到保卫办公室办理。

十三、身份证及户口办理 ——总裁办 8119
在职员工凭工牌或部门证明到保卫办公室，保卫出具相关证明，到公司辖区锦绣派出所或原总部包公派出所办理身份证和户籍事宜；离职员工凭人力资源部出具的证明到保卫办公室，保卫出具相关证明到公司辖区锦绣派出所或原总部包公派出所办理身份证和户籍事宜；需要委托代办户籍事宜请出具委托证明及本人身份证复印件到保卫办公室办理（派出所工作时间：9：00-17：00，双休日、节假日正常上班）。

十四、档案归档/借阅——总裁办 8015
设备基建资料成套后及时归档，财务档案第二年第一个季度归档，文书及人事档案随时归档，至档案馆登记移交。（详见《档案管理制度》，查阅路径：美菱OA----体系管理------三层文件<事业部模式>-------平台部门-------总裁办）

OA“档案资料”栏下载填写《档案借阅审批表》-------部门领导审核------档案管理部门领导批准------登记，借阅
十五、公务快递 ——总裁办 联系电话：8222 收发室在生活区2#宿舍1楼
带齐快递物品到公司收发室填单办理快递

十六、婚育证明办理 ——党群办 8013
A、《生殖保健服务证》办理
携带身份证、结婚证、户口本、由本部门兼职计生干部手写的个人”初婚未育”证明（如：证明 某某 同志 初婚未育；兼职计生干部签名）--------到党群办加盖公司计生公章（若一方单位已出示登记表，携带以上证件，加盖公司计生章）----------到所在辖区街道办理

B、《独生子女证明》办理
a)在公司登记办理生育证明的员工直接带《独生子女申请表》到党群办程莹处加盖公司计生章；
b)未在公司登记的，请携带结婚证、户口本，兼职计生干部确认签字后到党群办程莹处办理，加盖公司计生公章。

十七、大病救助申请 ——党群办 8013
A、救助对象：合同制员工和申请加入基金会的劳务工、实习生。

B、申请救助条件：成员及子女患重大疾病，高额医疗费用造成生活困难；成员及子女发生意外人身伤害，无相关赔偿责任方，生活困难；其它原因造成成员生活困难

C、申请救助程序：至党群办领取填写《合肥美菱股份有限公司员工帮困救助申请表》并附本人及家庭成员收入证明和相关资料（属于重大疾病的须附病历及医学诊断证明）-----部门初审-----提交资料至大病互助帮困基金管委会（党群办代收）

十八、日常费用申请及报销流程
（出差、培训费、会议费、招待费、医药费）——财务管理部 联系电话：8052 8071
A、国内差旅费:
第一步：填写出差任务单，具体流程如下：
① 部长以下国内差旅费（飞机或火车软卧）：经办人申-----申请部门部长审核---分管领导审批----财务副总裁批准。
② 部长及以上国内差旅费（飞机或火车软卧）：经办人申请---分管领导审核---财务副总裁审批---总裁批准。
③ 部长以下国内差旅费（一般交通工具）：经办人申请---申请部门部长审核---人力资源部部长审批---分管领导批准。
④部长及以上国内差旅费（一般交通工具）：经办人申请---人力资源部部长初审---分管领导审核---财务副总裁审批---总裁批准。
第二步：在MMIS中进行申请，选择自己所在部门的核算单元，选择国内差旅费下的相应业务活动类型。申请流程经过费用审核主办，报销流程经过财务部部长批准后，即可凭原始票据到财务报账。

B、培训费：
第一步：在OA中走电子报告流程，即经办人编制---申请部门部长审核---分管领导审批---财务副总裁批准。
第二步：在MMIS中进行申请，平台部门核算单元选择人力资源部，事业部核算单元选择运营管理部，选择培训招聘类的下的相应业务活动类型。申请流程经过费用审核主办，报销流程经过财务部部长批准后，即可凭原始票据到财务报账。

C、招待费：
第一步：在OA中走电子报告流程；
① 招待费（单笔＜1000）：经办人申请---申请部门部长审核---总裁办领导审批---分管领导批准。
② 招待费（1000≤单笔＜10000）：经办人申请---申请部门部长审核---总裁办领导会签---分管领导审批---财务副总裁批准。
③ 招待费（单笔≥10000）：经办人申请---申请部门部长审核---人力资源部长、分管领导会签---财务副总裁审批---总裁批准。
第二步：在MMIS中进行申请，选择自己所在部门的核算单元，选择业务费的下的相应业务活动类型。申请流程经过费用审核主办，报销流程经过财务部部长批准后，即可凭原始票据到财务报账。

D、在职员工医药费：
第一步：将原始票据交到人力资源部耿医生处核实；
第二步：由耿医生在MMIS中进行申请，核算单元选择人力资源部，科目选择职工福利费下的相关业务活动类型，经过财务管理部费用审核主办审核，人力资源部部长批准后，即可凭原始票据到财务报账。

E、退休人员医药费：
第一步：将原始票据交到人力资源部耿医生处核实；
第二步：由耿医生在MMIS中进行申请，核算单元选择人力资源部，科目选择劳动保护费下的相关业务活动类型，经过财务管理部费用审核主办、人力资源部部长审核，分管领导批准后，即可凭原始票据到财务报账。

十九、低值易耗用品领用 —— 财务管理部 8071
A、平台部门：
a）IT耗材：申请部门填写领料单并由部长审核签字-----经营管理部IT办签字-----平台财务管理部盖章-----冰箱仓库领料
b）备品备件：申请部门填写领料单并由部长审核签字----平台财务管理部盖章-----冰箱仓库领料

B、冰箱事业部：
a）IT耗材：
Ⅰ)管理部门领用流程：材料员填领料单----所在部门部长在“单位负责人”栏签字----运管部在“核准人”栏签字-----冰箱财务部盖章----冰箱仓库领料
Ⅱ）制造系统领用流程：材料员填领料单----所在部门部长在“单位负责人”栏签字----工程院在“核准人”栏签字----冰箱财务部盖章----冰箱仓库领料
b)其他低值易耗品：
材料员填写领料单----所在部门部长在“单位负责人”栏签字----工程院在“核准人”栏签字----冰箱财务部盖章----冰箱仓库领料

C、冰柜事业部：
申请部门填写领料单并由部长审核签字----冰柜财务部盖章----冰箱仓库领料
（除IT耗材外，其他低值易耗品需填写OA电子报告中低耗品采购申请单，按照冰柜事业部内部制定的审批流程报批后，分发给冰箱物资采购部代为进行采购,领料时需附上采购申请单）

D、国内营销事业部/海外事业部：
申请部门填写领料单并由部长审核签字----事业部财务管理部盖章----冰箱仓库领料

二十、日常办公用品领用 ——总裁办 8050（平台部门）
A、平台部门：填写办公用品需求，按2元/人/月标准，由部门人事管理员统一到总裁办登记领用

B、事业部：各部门到事业部的运营管理部领取。

二十一、劳保用品领用 ——冰箱制造部 8252
领用单位经办人填写《材料领用核算凭证》-------单位负责人签字-------冰箱制造部核准签字--------公司财务部/事业部财务部核价、盖章---------物资仓库领取劳保用品

二十二、电脑及配件、办公电子产品领用/借用 —— 经营管理部 8046
A、 电脑及配件、办公电子产品领用：
a）关于新采购设备的领用：由需求部门填写固定资产立项流程购买设备，等设备采购完成后，将由IT通知各个需求部门领用。领用时需要填写登记表并且需要提供本设备的具体使用人。

b) 关于库存设备的领用：需求部门填制通用报告--------经营管理部IT办主管、部长审批领用

B、 借用：
若电脑及配件、办公电子产品等设备坏了需要送出维修超过2天，由IT办提供待用设备为其使用，设备修好后归还IT办。

二十三、信息系统账户、权限申请 ——经营管理部 8023
A、以下所有信息系统账户、权限申请，均通过OA-IT资源模块申请，入口在OA首页左侧，IT资源服务与工具中，链接为：

B、营销公司的OA、VPN、SAP、Mail等账户的申请有专门流程，需经过国内营销事业部运营管理部审批，具体流程见下表
流程
作用
步骤
审批、处理人员
备注
OA用户注册申请流程
申请OA新账户
部门审核
IT办审核
IT办处理
部门负责人
罗卫冰/经营管理部
蔡敏/经营管理部
OA账户的申请由部门人事员代为申请
OA用户删除申请流程
删除OA账户
同上
同上

OA用户部门信息变更申请流程
OA部门变更
同上
同上

OA权限申请流程
OA中栏目或模块的文档发布、文档查看权限
部门审核
IT办审核
IT办处理
部门负责人
罗卫冰/经营管理部
肖超毛/经营管理部

Internet上网申请流程
在公司内，上网申请
部门审核
IT办审核
IT办处理
部门负责人
罗卫冰/经营管理部
陈超/经营管理部

网线申请流程
网线申请
同上
同上

美菱邮箱申请流程
Meiling邮箱账户申请
同上
同上

技术通知单使用申请流程
技术文件、技术管理等模块文档查看权限
部门审核
首席科学家审核
网络管理员开通
部门负责人
王应民/公司领导
赵亦敏/技术中心

ERP用户权限申请流程
SAP系统用户及权限申请
部门审核
IT办建议
模块组长审核
申请处理
部门负责人
唐双美/经营管理部
模块组长处理
唐双美/经营管理部
模块组长为：
经营管理部：常昊、李红、韩迎春；财务管理部：陈福慧、王晶；冰箱制造部：孙俊峰
笔记本电脑租赁申请流程
笔记本电脑租赁申请
部门审核
人力资源部审核
经营管理部审核
IT办领导审核
IT办李新新处理
部门负责人
张小林/人力资源部
尤本俊/经营管理部
罗卫冰/经营管理部
李新新/经营管理部

VPN账户申请流程
VPN新账户申请
人力资源部审核
IT主管审核
网络工程师审核
张小林/人力资源部
罗卫冰/经营管理部
陈超/经营管理部
VPN账户仅部门负责人可以申请，其他人若需要，可由部门负责人代为申请
VPN账户删除申请流程
VPN账户删除
IT主管审批
网络工程师处理
罗卫冰/经营管理部
陈超/经营管理部

成品条码权限申请流程
成品条码系统用户及权限
部门审核
IT办审批
IT办处理
(未确定)
罗卫冰/经营管理部
常昊/经营管理部

材料条码权限申请流程
材料条码系统用户及权限
部门审核
IT办审批
IT办处理
(未确定)
罗卫冰/经营管理部
李红/经营管理部

营销公司OA用户注册申请流程
营销公司申请OA新账户
部门审核
内销运营管理部审核
IT办审核
IT办处理
营销公司总经理
唐琳/内销运营管理部
罗卫冰/经营管理部
蔡敏/经营管理部
OA账户的申请由营销公司行政助理代为申请
营销公司OA用户删除申请流程
营销公司删除OA账户
同上
同上

营销公司OA用户部门信息变更申请流程
营销公司OA部门变更
同上
同上

营销公司VPN账户申请流程
营销公司VPN新账户申请
内销运营管理部审核
人力资源部审核
IT主管审核
网络工程师处理
顿斌/内销运营管理部
张小林/人力资源部
罗卫冰/经营管理部
陈超/经营管理部
VPN账户仅总经理可以申请，其他人若需要，可由总经理代为申请
营销公司VPN账户删除申请流程
营销公司VPN账户删除
内销运营管理部审核
IT主管审批
网络工程师处理
顿斌/内销运营管理部
罗卫冰/经营管理部
陈超/经营管理部

营销公司邮箱申请流程
营销公司Meiling邮箱账户申请
部门审核
内销运营管理部审核
IT办审核
IT办处理　
营销公司总经理
唐琳/内销运营管理部
罗卫冰/经营管理部
陈超/经营管理部

营销公司ERP用户权限申请流程
营销公司SAP系统用户及权限申请
拟制
部门审核
IT办建议
模块组长审核
申请处理
营销公司总经理
唐双美/经营管理部
模块组长处理
唐双美/经营管理部
模块组长为：
经营管理部：常昊、李红、韩迎春；财务管理部：陈福慧、王晶；冰箱制造部：孙俊峰