办公室管理制度草稿.doc

办公室管理制度一、目的为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。 二、 文件收发规定 1、董事会和公司的文件由行政办拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发， 属公司的由总经理签发，业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或部门主 管审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送 范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 2、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。 文件 由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 3、董事会和公司的文件由行政办负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、 部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的 范围报送。 4、经签发的文件原稿送办公室存档。 5、外来的文件由行政办负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要 求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。 6、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在规定时间内办理完毕，并 将办理情况反馈至办公室。规定时间内不能办理完毕的，应向办公室说明原 因。 三、 文印管理规定 1、所有参与文字人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密 事项。 2、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送行政办打印。 3、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压 延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与 有关人员校对清楚。 4、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失 的，追究当事人的责任。 5、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 四、办公用品管理办法1、主题内容与适用范围 为加强办公用品管理，控制费用开支，规范修试所办公用品的采购与使用， 本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据公司实际情况，特制定本办法。2、管理职能2.1 行政文员负责办公用品的采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公 用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。2.2 各部门设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用，由行政文员 负责计划申报、发放。3、管理内容与要求3.1 办公用品申报3.1.1实行每月申报一次，各部门应由专人负责填写物资请购单，并经部门负 责人审定同意后交行政办统一汇总，报相关负责人审批后，实施采购任务。3.1.2 各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门专人填写物资请购单，并 在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后交行政办审批同 意后，方可实施采购任务。3.2 物品采购3.2.1 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用， 质量可靠，价格合理的办公用品。3.2.2 采购物品前由相关负责人签字认可后实施采购任务。3.3 物品入库：办公用品入库前，办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记， 妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退 货手续。3.4 物品领用3.4.1 办公用品用具领用必须认真履行手续，应填写办公用品领用单后领用 和发放，严禁先借后领的行为。3.4.2 各部门应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人 不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。3.5 物品使用3.5.1 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回 （消耗品除外）。3.5.2 应本着节约的原则使用办公用品。3.5.3 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。3.6 办公费用定额和结算3.6.1 办公用品使用实行季统计年结算，截止时间为每季度底和年终12月21日。 由采购人出具报表，相关负责人审核。费用超支在下年度（季度）办公用品 费用中缩减，节约费用计入下年度（季度）使用。3.6.2 各部门可根据规定的办公用品定额，自主确定各使用人的办公用品使用标 准，管理部门人员办公用品定额标准由行政人员统一计划。3.7 办公用品分类3.7.1 消耗品：信封、信纸、笔、稿纸、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、 档案盒、资料册、取订书器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、卷 笔刀、橡皮擦、印泥、印油、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、 笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶 水、涂改液、标签、打孔机、账册、电话本、复写纸、计算器、台历等。3.7.2办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U盘、刻录盘、复印纸、打印纸、 光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标、油墨、 鼠标垫、打印线、电话机、扫描仪、碎纸机。3.7.3保洁用品包括：拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、 抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、玻璃绳。3.8物品报废：非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提 出办公用品报废申请，经相关负责人审核，并报相关领导同意后，到相关人员处办理 报废注销手续。五、办公室电脑使用制度1、负责：各办公室电脑由使用人为第一负责人，办公室每位人员都有责任爱护 好办公室电脑，做好保洁工作。即对计算机的保管、安全、使用、日常管理 负责，协助网络管理员 管理好本部门计算机。2、 使用：工作时间内，各办公室使用电脑进行调阅钢材市场资源、了解钢材市 场动态、查阅资料、以及电子办公等工作；不得用于与工作无关的操作，如： 访问不健康网站、玩游戏、听音乐等。3、 维护：在上网时，浏览其他电脑资料时，请不要作恶意地破坏或删除操作； 注意网络安全，重要资料自己妥善保存；发现电脑软、硬件损坏应及时报告 网络维修人员。4、 安全：各办公室的电脑没有各负责人的允许，概不外借；外来人员不得使用 办公室电脑；擅自拆装或不当使用造成损坏的，由相关个人承担赔偿责任。 下班后电脑使用人负责正常关闭电脑，并且切断电源。5、节约：在使用电脑后，如无他人继续使用，应使电脑保持睡眠状态或关闭。6、处罚：因违反上述规则造成设备损坏或丢失，由电脑使用人和当事人负相应 责任。如有在上班时间玩游戏、在网上下载与工作无关的东西者，发现一次 罚款200元，并由其部门负责人承担连带责任。7、 为防止发生液体不小心倒入电脑，使电脑损坏，请各操作人员不要在电脑旁 边放置饮料或饮用水。8、 为防止电脑病毒的感染，请在确认U盘安全的情况下使用,并及时升级杀毒软 件。大家平时要养成每天在开机前定时杀毒的习惯。9、 各电脑操作人员不得随意删除或修改系统及他人的文件，不得给系统程序设 置任何的密码。10、 各办公室不允许私自改变计算机的各项配置，不允许私自下载安装各种外来 软件，如果有特殊需要，需向网络维护人员提出，网络网络维护人员有义务 为办公室的每一台计算机作维护工作。11、 不得擅自安置来历不明的软件。如因工作确实需要安装，需经管理人员同意 后方可安装。12、所有计算机均将操作系统安装在C盘上，为保证系统正常运行，禁止对系统 文件进行修改和删除；禁止对C盘进行格式化、磁盘压缩等操作。13、所有计算机将“XXX（姓名）共享文件”设置在D盘上，将所有可供“共享” 的文件按“分类目录”存放在相应“目录”下。存入“分类目录”中的应为 正式文件，不准修改的文件设置为“只读”。未正式成文的文件应存入各自的 临时“文件夹”中。重要保密文件不准保存在“共享文件”夹中，并应设置 密码，同时用其它方式备份。14、“文件名”尽可能使用中文原文件名，以便查阅。对每年或每月重复使用的 “文件名”前面应加注“年或月”。若名称太长确需简化的应按贯例统一命名。15、使用外来“文件”时，应首先使用杀毒软件“查杀”病毒，避免传播。16、使用软盘、U盘拷贝、传输文件，应先查杀病毒，安全后方可正常使用。17、使用过程中出现异常情况，可咨询相关人员妥善解决。六、电话使用规定 1、办公室电话仅限于办公之用，严禁拨打私人电话。2、使用电话人员应爱惜电话，不得无故损坏或带走，一经发现，严肃处理。3、使用文明礼貌用语接打电话。 七、传真机、复印机等办公用品使用规定1、传真机、复印机、扫描仪，打印机使用必须按照产品使用说明书使用，严禁违规操作，暴力使用，因不正确使用造成机器损坏，公司将视具体情况进行处罚。2、其他物品包括但不限于计算器，验钞机，电灯等物品管理方式参照于电脑使用规定，如可能使用耗材的，耗材使用参照办公用品管理办法。