文件运动理论与电子文件管理.ppt

2015年福建省文物保护工程培训文件运动理论文件运动理论与电子文件管理与电子文件管理 2015年福建省文物保护工程培训什什么么是是文文件件运运动动理理论论？n n文件生命周期理论实际上是研究文件运动整体过程的理论；来源原则和全宗理论实际上是研究文件群体运动特点的理论；文件价文件价值理理论则实际上是研究文件运上是研究文件运动动力的理力的理论。n n把上述理论汇合在一起从多维角度研究文件运动规律形成的理论，则可以称之为“文件运动理论”。2015年福建省文物保护工程培训 文文 件件 运运 动动 理理 论论 模模 型型2015年福建省文物保护工程培训 讲讲座座主主要要内内容容1.1.文件概念与电子文件管理范围文件概念与电子文件管理范围 2.2.文件运动整体性、连续性和阶段性文件运动整体性、连续性和阶段性与与电子文件档案化管理电子文件档案化管理 3 3.文件群体运动文件群体运动 与电子文件背景信息的著录与电子文件背景信息的著录2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1文文件件概概念念实实质质和和外外延延研研讨讨 1.1.1文件概念的实质 1.1.2文件概念外延究竟有多宽？1.1.3如此认识文件的意义 2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1.1 1文文件件概概念念的的实实质质 n n与其他信息与其他信息资源相比，文件最独特的价源相比，文件最独特的价值或者作用在于其既是事或者作用在于其既是事务处理的工具，又理的工具，又能能够为形成它的社会活形成它的社会活动提供提供证据和据和唤起起相关的相关的记忆。n n文件是由机构或个人在其活文件是由机构或个人在其活动的开始、的开始、进行和行和结束束过程中所程中所产生或接收的生或接收的记录信息，信息，该记录信息由足以信息由足以为其活其活动提供凭提供凭证的内的内容、背景和容、背景和结构所构成，而不管其形式和构所构成，而不管其形式和载体如何。体如何。2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1.2 2文文件件概概念念外外延延究究竟竟有有多多宽宽？n n文件与文物的关系文件与文物的关系n n文件与文件与图书报刊刊资料的关系料的关系 n n文件与情文件与情报的关系的关系 结结论论：一切信息资源在形成之初，都首先经历了文件的阶段。2015年福建省文物保护工程培训1 1.1 1.3 3 如如此此认认识识文文件件的的意意义义：可以可以为我我们最广泛地最广泛地参与各种参与各种电子信息系子信息系统的研制奠定的研制奠定认识基基础。2015年福建省文物保护工程培训1.2 文文件件与与档档案案的的根根本本区区别别1.2.1 研究问题的基点研究问题的基点1.2.21.2.2所有的档案都是由文件转化的吗？所有的档案都是由文件转化的吗？1.2.3 从文件运动角度分析全球档案概念类型从文件运动角度分析全球档案概念类型1.2.4 1.2.4 全球档案概念共同特点分析全球档案概念共同特点分析 1.2.5 研究文件、档案关系的几点启示研究文件、档案关系的几点启示2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.2 2 所所有有的的档档案案都都是是由由文文件件转转化化的的吗吗？文件运动阶段文件运动阶段 1 制作制作 2 现行现行 3 暂存暂存 4 历史历史 2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.3 3 从从文文件件运运动动角角度度 分分析析全全球球档档案案概概念念类类型型 文件运动阶段文件运动阶段 1 制作制作 2 现行现行 3 暂存暂存 4 历史历史 2015年福建省文物保护工程培训对所谓的对所谓的“半现行文件半现行文件”的分的分析：析：n n现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形现行作用就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。成的目标而具有的法律或行政的效力或力量。n n现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传现行期是文件用做指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容递信息的工具，或从一定意义上说为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段用的阶段用的阶段用的阶段。n nactivo documento,semi-activo documento activo documento,semi-activo documento 和和和和 inactivo documento.inactivo documento.2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.4 4 全全球球档档案案概概念念 共共同同特特点点分分析析n n“文书处理程序完毕文书处理程序完毕”问题问题 n n历史记录性问题历史记录性问题 n n原始性问题原始性问题 n n发挥作用是否相同的问题发挥作用是否相同的问题 n n具有保存价值的问题具有保存价值的问题 n n档案是人们按一定规律特地保存起来的文档案是人们按一定规律特地保存起来的文件件 2015年福建省文物保护工程培训1 1.2 2.5 5 研研究究文文件件、档档案案关关系系的的 几几点点启启示示 n n档案档案档案档案仅仅仅仅是文件运是文件运是文件运是文件运动过动过程中文件特定状程中文件特定状程中文件特定状程中文件特定状态态的名称的名称的名称的名称。没有必要把没有必要把没有必要把没有必要把对对档案概念外延和档案运档案概念外延和档案运档案概念外延和档案运档案概念外延和档案运动阶动阶段的界段的界段的界段的界定，看作是永世不定，看作是永世不定，看作是永世不定，看作是永世不变变的，而是可以随形的，而是可以随形的，而是可以随形的，而是可以随形势势以及客以及客以及客以及客观观需要的需要的需要的需要的发发展而展而展而展而发发展的。展的。展的。展的。n n不必担心不必担心不必担心不必担心进进行行行行“全程管理全程管理全程管理全程管理”和和和和“前端控制前端控制前端控制前端控制”手伸手伸手伸手伸得太得太得太得太长长！n n能更好地理解文件能更好地理解文件能更好地理解文件能更好地理解文件连续连续体理体理体理体理论论的重要的重要的重要的重要观观点：点：点：点：文件的文件的文件的文件的“可持可持可持可持续续价价价价值强调值强调文件文件文件文件对对事事事事务处务处理，凭理，凭理，凭理，凭证证和和和和记忆记忆的作用，的作用，的作用，的作用，这这一价一价一价一价值观值观念念念念统统一了文件档案化及一了文件档案化及一了文件档案化及一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那其保存的方法，不管文件是保存一刹那其保存的方法，不管文件是保存一刹那其保存的方法，不管文件是保存一刹那还还是保存是保存是保存是保存千年。千年。千年。千年。”2015年福建省文物保护工程培训 讲讲座座主主要要内内容容1.1.文件概念与电子文件管理范围文件概念与电子文件管理范围 2.2.文件运动整体性、连续性和阶段性文件运动整体性、连续性和阶段性与与电子文件档案化管理电子文件档案化管理 3 3.文件群体运动文件群体运动 与电子文件背景信息的著录与电子文件背景信息的著录2015年福建省文物保护工程培训2 2.文文件件运运动动整整体体性性、连连续续性性和和阶阶段段性性与与电电子子文文件件档档案案化化管管理理 2.12.1文件运动既具有整体性、连文件运动既具有整体性、连续性，也具有阶段性。续性，也具有阶段性。2.22.2文件运动整体性、连续性决文件运动整体性、连续性决定了必须对文件进行档案化管定了必须对文件进行档案化管理。理。2015年福建省文物保护工程培训2 2.1 1 文文件件运运动动既既具具有有整整体体性性、连连续续性性，也也具具有有阶阶段段性性。n n文件连续体理论并不能否定文件生命文件连续体理论并不能否定文件生命周期理论周期理论在文件运动整体性、连续性问题上两者是一致的。n n电子文件运动仍然具有阶段性。电子文件运动仍然具有阶段性。n n为电为电子文件划分运子文件划分运动阶动阶段仍有重要意段仍有重要意义义。2015年福建省文物保护工程培训2 2.2 2文文件件运运动动整整体体性性、连连续续性性决决定定了了必必须须对对文文件件进进行行档档案案化化管管理理n文件真实性与归档文件真实性与归档n档案化与归档档案化与归档n“档案化档案化”意义何在意义何在？2015年福建省文物保护工程培训 讲讲座座主主要要内内容容1.1.文件概念与电子文件管理范围文件概念与电子文件管理范围 2.2.文件运动整体性、连续性和阶段性文件运动整体性、连续性和阶段性与与电子文件档案化管理电子文件档案化管理 3 3.文件群体运动文件群体运动 与电子文件背景信息的著录与电子文件背景信息的著录2015年福建省文物保护工程培训3 3文文件件群群体体运运动动与与电电子子文文件件背背景景信信息息的的著著录录3.1文件群体运动与来源信息文件群体运动与来源信息3.1.1 3.1.1 有机（历史）联系与文件群体运动有机（历史）联系与文件群体运动有机（历史）联系与文件群体运动有机（历史）联系与文件群体运动 3.1.2 3.1.2 元元元元数数数数据据据据著著著著录录录录新新新新功功功功能能能能:电电电电子子子子文文文文件件件件管管管管理理理理中中中中还还还还有有有有“整整整整理理理理”环环环环节节节节吗？吗？吗？吗？3.23.2采用馆藏法语言著录来源信息采用馆藏法语言著录来源信息 3.2.3.2.1 1 全宗（全宗（全宗（全宗（FondFond）级著录）级著录）级著录）级著录3.2.3.2.2 2 系列级系列级系列级系列级（SeriesSeries）著录著录著录著录3.2.3.2.3 3 案卷级（案卷级（案卷级（案卷级（File or ExpedienteFile or Expediente）著录）著录）著录）著录2015年福建省文物保护工程培训 谢 谢！