探索数字时代智慧医院电子文件单套制归档的路径.pdf

机电兵船档案2023.4 论坛的发展出一份力，就需要企业更加关注，采取多种手段，力求达到效果。参考文献：1陈莹.国家治理现代化背景下企业档案的定位与价值J.办公自动化，2021，26(7)：54-552胡金星.计算机技术在医院现代化档案管理中的运用探讨J.现代经济信息，2021(11)：48-493陈焱.针对现代化档案管理的研究J.魅力中国，2019(16)：323作者简介：邹璇，大学本科，馆员，就职于中国电子科技集团公司第二十八研究所，从事档案管理工作。业务分工：文书档案、档案信息化建设等方面工作。研究方向：数字档案馆、档案信息资源开发。(责任编辑 谢晋)数字时代背景下，政府的治理工作，逐步朝着数字化方向迈进。档案工作同样也要做出相应改变，积极创新档案管理服务，加快档案工作转型，把档案工作融入数字时代智慧医院的大格局，提高档案履职能力。目前电子文件归档仍然存在电子文件异构和海量、系统安全性不稳定等问题，档案工作者要迎头解决困难，深度探索数字时代智慧医院电子文件单套制归档路径，全面纳入数字时代智慧医院建设框架，以推进医院档案管理工作开展，使其具有更强的现代化特性。一、相关概念的界定 (一)数字时代概述 目前，学界至今尚未就数字时代的概念达成共识，各个领域的学者、专家多从自身视角论述数字时代的内涵和定义。结合专家对数字时代的研究发现，从广义上讲，在数字时代，不仅是个性化释放的时代，也是人和环境可以合作的时代。狭义上讲，数字时代是指一个信息存在方式，正在越来越趋向于数字形式，以数字技术为运作规则的时代，主要方式是利用数字信息技术将电信号转换为数据服务社会、经济、文化和科技等各领域。(二)智慧医院概述 智慧医院，实际上涵盖了三方面内容，即“智慧医疗”“智慧服务”“智慧管理”。而医院电子文件单套归档则属于“智慧管理”，通过单套制归档推动医院实现运行相关档案内容的院内统一服务功能，促进医院内部重要信息共享，增强医院精细化管理能力。二、实施电子文件单套制归档的必要性 (一)智慧医院档案工作转型的必然选择 随着信息化和数字化的发展，医院也逐步迈向智慧化和智能化。智慧医疗环境下，医院档案工作也要迅速转型与智慧医院建设相辅相成，主动优化档案归档流程，利用信息技术手段管理医院产生的重要档案内容，可见实施医院电子文件单套制归档是智慧医院档案工作转型的必然选择。(二)智慧医院精细化管理发展的需要 医院智慧管理分级评估要求档案管理系统具备归档记录、检索和借阅登记等功能，对医院产生的重要档案内容能够用信息系统进行管理，因此，开展电子文件单套制归档工作极其关键，帮助相关职能部门能够在线上按照相关系统权限实时进行查阅，能朱立香探索数字时代智慧医院电子文件单套制归档的路径摘要基于数字时代智慧医院档案工作转型的背景下，本文梳理了医院电子文件单套制归档现状及实施单套制归档的必要性，利用数字签章、电子印章以及区块链等信息技术保证电子文件归档的安全性，探索研究数字时代智慧医院电子文件单套制归档实现路径，为电子文件单套制归档的实践建言献策。432023.4机电兵船档案论坛够与重点产生档案相关业务信息系统共享信息，及时进行档案归档预控，加快智慧医院精细化管理机制的构建。(三)智慧医院电子档案服务的内在需求 互联网+政务服务的发展趋势变得越来越迅速，为了更好地为领导决策提供参考和为职工提供高质量的档案服务，提高查全率和查准率，有必要增强内部动能，丰富电子档案内容资源，运用先进的信息技术，推动档案服务内外联动能力，促进档案工作的发展。近年来，电子文件以及档案的数量急剧上升，同时人们利用电子档案的意愿也愈发迫切，可见电子档案服务的内在需求也在促进电子文件单套制归档的开展。三、电子文件单套制归档的现状及存在的问题 现阶段，在文书档案工作方面，采用的是双套制管理手段。具体而言，就是在管理纸质档案时，需做到数字化管理；在管理电子档案时，需进行纸质化处理。简言之，文书档案归档主要包括电子文件和纸质文件的归档。电子文件归档模式主要是通过综合档案管理系统与办公自动化系统集成归档，纸质文件归档模式主要是利用综合档案管理系统进行著录归档。随着档案库房容量压力变大、档案管理难度变大、电子文件海量增长，电子文件格式多样和异构以及电子文件四性检测不规范等问题的出现，对工作人员提出了较高要求，要积极转变档案管理理念，运用更先进的技术和系统，解决目前存在的实际问题，与此同时，还需对电子文件单套归档制度进行完善。(一)子文件生命周期内前端控制工作不规范 1.电子文件海量增长且多源异构 医院办公自动化系统内电子文件内容呈现Word、WPS、Excel以及 PDF等多样格式，按照电子文件归档原则，对其进行统一归档时容易出现格式转换不兼容和数据迁移存储不及时的问题，以及没有统一的数据兼容格式，这就导致电子文件单套制归档工作变得更为困难。同时办公自动化系统内医院发文系列的电子文件内容缺少数字签名，容易出现篡改、丢失等风险，进而会对电子文件质量造成较大影响。2.电子文件四性检测不达标 信息化技术的快速发展，电子文件也紧跟发展脚步海量增长，但是在对其进行集成归档时，信息部门和档案管理部门权责不清晰。现阶段，围绕电子文件大部分信息部门的职责主要以四性检测为主，即真实性、可用性、安全性、完整性。档案管理部门参与度低，导致电子文件四性检测时统一封装打包检测，缺少了档案专业技术人员对电子文件四性检测的把控，易于出现电子文件背景信息和元数据结构不完整、缺少部分材料以及数据被加密等问题。(二)缺少卫生系统内部电子文件单套制归档制度的支持 近年来，部分城市部分单位已出台相关的电子文件归档制度，通过电子文件单套制归档试点城市验收，其中安徽试行的效果就非常好。但是针对卫生系统就没有具体的相适应卫生系统环境内部的电子文件单套制归档制度，造成档案管理工作人员没有统一的工作标准来开展电子文件单套制归档工作，缺乏制度指导和支持，导致电子文件单套制归档工作开展存在较大的困难。可见，建立健全卫生系统内部电子文件单套制归档制度是非常必要和紧迫的一项任务，制定医院电子文件归档制度与电子文件单套制归档工作开展相辅相成。(三)档案专业技术人员对电子文件单套制归档认识不到位 档案管理工作人员固化了之前的被动型服务思维，对先进信息技术不够熟悉，对新技术新理论的学习和挖掘意识不积极，认为档案工作仅仅做好档案整理归档工作和提供准确的档案信息就可以了，缺少先进的档案服务理念。数字时代环境下的档案工作人员应该具备先进的创新服务理念，学会一门或几门档案信息技术手段，具有敢干、肯干和认真干的优秀品质，进而给智慧档案发展起到相应的推进作用。四、智慧医院电子文件单套制归档的路径 现阶段，对于电子文件单套制归档工作，尽管依旧困难重重，然而，由智慧医院建设的现状可知，其已经具备了安全和稳定的网络环境，安全基线也逐步巩固。医院电子档案管理系统已开设电子文件接收接口，能够保证办公自动化系统内产生的电子文件能够快速移交到档案管理系统内部，提高电子文件在线归档效率。通过增强电子文件四性检测能力、规范一体化集成归档平台、健全医院电子文件归档制度、培养复合型档案人才等路径，实现智慧医院环境下的医院电子文件单套制归档工作。(一)健全医院电子文件单套制归档制度 通过对当前国内医院电子文件管理情况进行分44机电兵船档案2023.4 论坛析可知，目前所存在的一个极为严重的问题便是相关体系不完善，与部分业务和信息化工作融合度不够，尤其是针对医院实际情况制定的电子文件归档制度少之又少导致无从参照。我们需要根据医院电子文件多源异构、医院特异性的特点，构建与医院系统相适应的电子文件归档机制，从源头上把控电子文件移交的规范性，从流程上明确电子文件在线归档实施的可操作性，从系统上保障基础设施设备的稳定性，促进医院电子文件单套制归档实施和运行，解决档案库房压力和数字时代档案工作转型的压力。与此同时，需要夯实电子文件归档的安全基线，推动智慧医院电子文件单套制归档工作的快速开展。此外，逐步完善管理责任制，明确档案管理工作人员负责医院内部电子文件管理工作部分，做到电子文件归档全周期内环环相扣也是必要的工作。(二)增强电子文件四性检测能力 为了保障电子文件单套制归档的顺利运行，进而对电子文件完整性、真实性等方面提出了较高要求，还要利用区块链等先进的信息技术从加密区块结构、生成更新数据以及智能合约等去中心化，为电子文件长久保存提供稳定存储环境，实现对电子档案的全程管理。与此同时，需要借助于区块链加密技术，保护电子文件区块结构中的数据安全。另一方面，通过利用区块链共识机制、分布式存储和智能合约等特质保障电子文件“四性”检测规范，增强医院档案管理工作治理能力，推进医院电子档案管理工作现代化发展。(三)规范一体化集成归档平台 医院办公自动化系统与档案管理系统一体化集成归档平台主要由信息部门和档案管理部门共同建设，由于医院档案管理部门和信息部门在电子文件管理方面可能存在着权责交叉或者职责不清晰等问题，一定程度上会降低一体化集成归档平台建设的主动性和创新性，模糊电子文件归档的规范性。因此医院档案管理部门就需要强化办公自动化系统和综合档案管理系统的一体化建设，让每个环节所产生的电子文件都可以准确、迅速、安全地存储在档案信息管理系统中。通过使用电子印章等，以提高电子文件的有效性，与此同时，还需对归档流程进行完善，确保其具有更强的规范性，通过这种方式来保障一体化集成平台接口的安全和便捷，达到在线高效归档的目的。(四)培养复合型档案人才 在进行档案人才培养时，必须重视提升档案管理者的政治高度，通过档案工作业务继续教育培训、前端业务科室岗位轮转以及档案理论宣传和学习等方式拓宽人才培养渠道，加入复合型性人才评价指标来完善人才评价机制。在具体工作中，需要提升信息技术方面的重视度，积极开展信息技术学习工作，以及档案线上教育平台建设和复合型人才队伍建设，让档案管理部门开拓有人可用，有人可干，有人可创新的局面，推动数字时代智慧医院环境下电子档案管理工作向更快速更高质量的方向发展。五、总结 推动数字时代智慧医院档案工作现代化建设，尤其是推动医院信息资源数字化和数据化，加大配套数据信息开放共享和应用力度，不但有助于提高医院线上线下公共服务能力，而且还有助于推进卫生健康档案事业发展。数字时代档案工作转型电子文件格式越来越复杂，电子文件数量庞大，健全医院电子文件归档制度，培养复合型档案人才，加入复合型性人才评价指标，夯实电子文件归档安全基线，是建设智慧医院电子文件归档理论转向实践的重中之重。我们要紧随数字时代智慧医院的发展，迎接档案工作转型的挑战，同相关部门合作，寻求电子档案长期保存方法，以更好地推进电子文件单套制归档制度的落实。参考文献：1蒋帅，王成增，付航，等.高质量发展背景下智慧医院建设的关键问题及对策J.中国医院管理，2022，42(11)：6-82孙柯贞.电子档案单套制协同管理的理论内涵与实现路径J.河南工业大学学报(社会科学版)，2022，38(01)：105-1113张伟.论电子文件单套制归档的紧迫性与发展趋势J.兰台世界，2022(10)：68-704张学干，李文姣，武伟.从“四性检测”角度分析党政机关电子公文归档的问题及对策J.山东档案，2020(02)：40-425张天航.基于区块链技术的电子档案“四性”保障研究D.湘潭大学，2021.DOI：10.27426/ki.gxtdu.2021.0005986魏翼飞，李晓东，(加)于非.区块链原理、架构与应用M.北京：清华大学出版社，2019作者简介：朱立香，山东省临沂市，临沂市中心医院档案馆员、档案学硕士研究生，档案管理方向。(责任编辑 郑玫)45