办公室人员工作分工及工作说明试行稿.doc

办公室人员工作分工及工作说明试行稿

办公室文员工作安排：
·负责日常接待及办公室日常文字信息处理工作。
·做好总经理办公室电话接听工作，协助总经理处理公司日常事务。
·负责公司办公设备的维护工作并建立档案。
·负责员工出勤、加班的汇总统计及制作月度考勤表（每月26日）。
·负责登记工作单，外协项目回单的收集，并于下班前提交财务总监。
·负责项目档案结案存放管理，并及时更新补充公司作品集。
·负责补充公司外协网络资料及管理。
·做好公司规章/文件管理及存档。
·负责广告定单、工作单归档保存。
·日常报纸、杂志、信函的管理、分发。
·负责图书的登记及月中盘点工作。

出纳兼行政工作说明：
·负责公司现金、银行日记帐登记，并编制现金、银行清单月报表。
·每日下班前做好现金的盘点，做到帐、实相符。
·负责公司员工日常报销费用管理。日常报销费用凭财务总监审核、报总经理签批过的领付款凭证、差旅费报销单支付。
·负责公司财务发票的开具，以广告定单为依据开具发票。
·负责公司支票的保管、开具，凭报总经理签批的支付凭证、决裁申请书开支票。
·负责员工工资、奖金发放。
·负责编制周报表及月度资金报表。
·负责公司财务专用章的管理。
·负责公司发票的购领。
·负责备用金报表的编制工作。
·负责公司耗材实物的管理及固定资产实物的管理。
·负责预决算单的决算工作。
·负责外协单位月末对帐及结帐工作。
·完成临时按排的行政工作。

财务总监工作说明：
·负责登记公司总帐、明细帐。
·负责编制利润月报表、营业额月报表、费用月报表、应收月报表、应付月报表、编制综合项目图表、固定资产报表。
·负责外协合同，广告定单的审核。广告定单、外协合同以项目预决算单为依据审核。审核无误后加盖合同章。
·日常负责外协回单的审核。以项目决算单为依据加以确认，确定金额，到月底（25日）申报决裁申请书，报总经理签批后，与外协单位结算金额。
·负责项目的决算、审核工作。结案的项目决算审核以项目预决算单为依据，汇总日常外协回单、外协合同，决算项目费。
·负责日常领付款凭证、差旅费、支付款凭证的审核。
·负责公司员工工资、奖金的造册。
·负责税务的年检、年审工作、及公司财务审计工作。
·负责公司资产的帐册管理及耗材帐册管理。
·负责编制会计凭证。
·负责公司公章、法人章、合同章及工会章的管理。
·审核财务各类报表。
·负责财税各类报表、凭证的存档保管。
·负责编制备用金报表。

行政总监工作说明：
·负责公司人事档案管理，员工福利档案及社会保险事宜。
·督促员工月末大扫除及公司例会事项。
·负责日常环境卫生的检查，及公司员工规章执行情况。
·安排好办公室人员的早值，早值人员应提前半小时上班，先开窗通风，保持室内空气良好；检查各部门整洁情况，不足之处通知各部门，予以改进；检查各部门的公共文具框，破损的文具予以调换，短缺的给以补上；督促协助清洁工搞卫生，不足之处予以指出，加以改进。
·负责公司办公用品、日用耗材的购买。
·检查员工的迟到、早退情况、并予以说服沟通。
·负责公司图书帐册管理。
·负责员工福利政策的贯彻实施。
·负责工会的有关事宜。
·安排调度车辆的使用，并做好各部门使用车辆的预约、登记。督促驾驶员做好车辆的日常保养、清洁、年检工作。
·负责合作商、外协档案、外协合同的档案。
·负责公司营业执照，广告经营许可证，税务登记证，组织代码证的保管及年检。
·各类资产的档案管理。