秘书学复习题2012.07.doc

一、填空1.秘书工作的主要构成要素可以概括为、三大要素。2.秘书工作的原则有：、 、 、 。3.仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，它通常包括、 、 和风度。4.邮件的收进工作程序是、和分类。5.信息在秘书工作中的作用主要有以下几方面 、 、 。6.管理学者卡兹提出管理者必须具备三方面的技能： 、 、 。7.商务秘书的显著特征有商务化、从属性、 、 、 。8.秘书工作的原则有：、 、 、 。9.仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，它通常包括、 、 和风度。10.公文的特定格式有三种： 、和 。11.信息在秘书工作中的作用主要有以下几方面 、 、 。12.跨部门的横向沟通通常采用的沟通形式是 、 、 。二、简答1.秘书办文涉及的公文种类有哪些？2.秘书职业道德规范的具体要求有哪些？3.公文处理的基本程序包括哪些内容？4.组织对外开放参观时应注意哪些问题？5.会务工作应坚持哪些原则？6.秘书工作的作用有哪些？7.秘书职业道德规范的具体要求有哪些？8.公文处理的基本程序包括哪些内容？9.组织对外开放参观时应注意哪些问题？10.接待活动通常包括哪些要素？11.请叙述电话接打的礼仪和技巧三、案例分析 案例1一天， 某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。 约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。 原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。请谈谈你对此事的看法。请谈谈你对此事的看法。案例2某地区遭受夏季特大洪水的袭击。在本省及兄弟省的支援下，发放给给灾民的衣物达178.94万件，夏秋两季灾民在穿衣裳问题已解决。但由于捐赠的衣物中，过冬的棉衣裳棉被所占比例很小，地区办公室为此给省委办公厅发了一条救灾信息，请求上级帮助解决灾民的过冬衣被问题。当时，仅知道棉被约占下发衣物总数的0.4%，棉衣、绒衣数量不详。为统计所缺棉衣被的数字，地区办公室信息科以已发放的178.94万件衣物为参照数，按每100件（套）衣物应配发棉被10床、棉衣20件的一般标准，主观地推测全地区灾民共缺棉被10万套，棉衣20万件。并且将这一数字用于信息的标题：XX地区灾民过冬尚缺棉衣裳棉被30万件（套）。信息发出后，省委领导非常重视，即批示有关部门将情况了解清楚后设法帮助解决。省民政厅接领导批示后，立刻部署该地区及其受灾各县的民政部门落实领导指示，采取措施逐乡、逐村地摸清今冬灾民穿盖情况，根据有无自救能力分类排队，逐户登记，经统计，棉被2000床，绒衣4000件、绒裤2000件，棉衣1600件，拨款275万元，就可基本解决受灾群众过冬衣被的问题。四、模拟情景 模拟情景1小王是陕西省西安市文化局办公室秘书。11月12日这天领导通知他：青海省西宁市文化局副局长一行3人，将于明天坐58次列车到西安市文化局，进一步共同商讨两市在西部大开发战略的实施过程中，如何抓住机遇，振兴秦腔文化事业。期间将考察秦腔传统剧目及新编秦腔现代剧目的演出情况；还将和西安易俗社同志进行业务交流及座谈。在陕活动5天。要求王秘书按接待程序及礼仪安排本次接待工作，圆满完成接待任务。请你根据以上情况，以王秘书的角色全面安排此次接待工作。模拟情景 2某厂要举行建厂五十周年庆祝大会，同时要举行厂史陈列室揭牌仪式。请你设计出此次庆祝大会（包括揭牌仪式）的具体议程。模拟情景 3厂里将举行一次关于生产治理的经验交流会，具体会务工作由办公室负责，根据分工，会场由你布置，你如何去做？模拟情景4办公室宋主任把会议一切预备工作都作了安排，但到了开会的前一天，忽然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。 大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者公布奏国歌时，扩音器传来的却不是国歌，当场人们惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿”指挥与会者唱国歌，人们这才在国歌声中把思想集聚到会场上来。请谈谈你对此事的看法。参考答案一、1.办文、办会、办事2.准确周密、迅速及时、安全保密、精简务实3.站姿、坐姿、走姿 、气质4.签收、拆封、登记5.辅助领导科学决策；起草文件的基础；供办事办会参考6.技术技能；人际技能；概念技能。7.机要性、事务性、性别化8.准确周密、迅速及时、安全保密、精简务实9.站姿、坐姿、走姿 、气质10.信函式、命令式、会议纪要式11.辅助领导科学决策；起草文件的基础；供办事办会参考12.会议、备忘录、报告。二、1.（1）公务文书。（2）事务文书。（3）专用文书。2.（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信（4）办事公道(5) 勤俭节约，消费有度(6) 遵纪守法(7) 团结协作，互助友爱(8) 实事求是，勇于创新3.（1）收文处理（2）发文处理（3）公文管理4.（1）有明确的目的（2）围绕目的确定主题（3）成立专门机构（4）确定、了解邀请对象（5）选定参观时机、项目和路线（6）确定参观程序5.（1）领会领导意图和会议指导思想（2）熟悉和掌握会议的组织领导情况（3）协助领导拟定会议安排（4）精心组织，周到服务（5）妥善做好善后工作6.（1）参谋智囊作用。（2）事务助手作用。（3）枢纽作用。（4）协调作用。（5）窗口作用。（6）信息作用。7.（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信（4）办事公道(5) 勤俭节约，消费有度(6) 遵纪守法(7) 团结协作，互助友爱(8) 实事求是，勇于创新8.（1）收文处理（2）发文处理（3）公文管理9.（1）有明确的目的（2）围绕目的确定主题（3）成立专门机构（4）确定、了解邀请对象（5）选定参观时机、项目和路线（6）确定参观程序10（1）来访者（2）来访意图（3）接待者（4）接待任务（5）接待方式11、接听电话的技巧（1）接听电话必须及时 （2）接听电话首先问候并通报 （3）做好电话记录（4）正确处理电话的临时中断 （5）学会处理不在的同事的电话 (6)学会处理转接电话 (7)适时结束电话(8)语调清晰明快，言辞得体准确 (9)即使快要下班，也要表现出热情友好拨打电话的技巧（1）尽量选择合适的时间打电话（2）打电话前的准备工作（3）准确拨号耐心等待（4）及时自我通报 （5）要求对方做好电话记录(6)留言请对方回电话时，要注意留下自己的电话号码(7)拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之(8)如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话(9)运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话 三、案例1在工作中，维护领导同志的形象也是秘书工作者应具备的素质。领导同志由于工作繁忙和其他原因，不能或不大愿接见某些来访者，这是正常现象。秘书人员根据领导的意图以各种方式回绝来访，也是工作需要。张科长遵照领导意图处理此事无可厚非。尤其难能可贵的是他在遭人误解时，也能从大局出发，坦然处之。值得一提的是，作为一个领导者应当实事求是，前后一致，不要给属下出难题。案例2该地委办公室关心灾民的生活困难，急灾民之所急，是得肯定的。但他们对事关重大的数字统计的方式是不客观、不科学的，是工作不认真不细致的表现。据民政部门的核实和多年的经验，在众多的灾民中，每家第户的情况是不一样的。那些经济状况好一点的，有自救能力，无须国家负担或可少负担。要了解全地区的情况，必须做深入细致的工作，不能坐在办公室按百分比推算。假如省委领导和有关部门仅仅根据该地委办公室的一条救灾信息决策，不作进一步的调查，那就会给国家增加不必要的经济负担和影响全局的救灾工作。这种办事凭想当然的粗放的工作方式，对信息工作的危害是很大的。四、模拟情景1要点：1、 做出接待工作方案。2、 确定接待规格和要求3、 安排迎送方案。4、 礼仪宴请。5、 协调座谈会和安排参观游览。6、 安排车辆，送别客人。7、 照片的处理。8、 总结接待工作。模拟情景 2A邀请客人，发请柬 B仪式开始时领导简短讲话 C剪彩 D参观介绍 E其他活动（简单酒会招待） 模拟情景 3答案要点：会场内座位的摆放；主席台的设置，座次的安排；为烘托或渲染会议气氛所做的装饰。模拟情景4秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。 第 7 页 共 7 页