部门职责书及职位说明书管理办法.doc

部门职责及职位说明书管理办法

第一条 目的
为确保部门职责说明书及职位说明书在公司得到充分有效的应用，明确公司各部门及各岗位的职责权限，规范工作流程，充分发挥其在公司人力资源管理中的基础性作用，特制定本办法。
第二条 原则
一、编制的标准及格式统一化原则；
二、职责清晰、实用有效原则；
三、根据公司发展战略及部门职责、职位变化，整体及部分修订原则。
第三条 适用范围
本办法适用于公司各部门职责说明书及职位说明书的编写、执行、修订。
第四条 责任划分
一、人事行政部：
（一）负责建立健全公司内部的控制机制，确保本办法的制定、修改、运行及管理，使之有效地执行。
（二）在公司总经理的领导下，根据公司发展战略和日常经营管理需要确定
公司组织架构，并对各部门职责进行分解、确认。
（三）负责组织架构和人力资源状况分析工作，为确立组织架构和划分部门职责做好人力资源支持。
（四） 负责组织部门职责说明书及职位说明书编制、修订等工作的开展。
（五） 负责指导和协调部门职责说明书及职位说明书的编写、修订工作。
（六）负责监督、检查及评价部门职责说明书及职位说明书在实际工作中的应用及效果。
（七）公司所有部门职责说明书及职位说明书资料的归档保存。
二、公司各部门：
（一）按要求协助、配合人事行政部组织的部门职责说明书及职位说明书的编制、修订等工作。
（二）负责本部门职责说明书及职位说明书编制工作的落实，因部门职责的变更或具体岗位发生变化时，主动提出并积极配合公司人事行政部完成修订更新工作。
（三）各部门负责人要根据部门职责说明书做好各职位工作职责的划分，做
到“职责分明、任务到人、事无疏漏”。
（四）指导、监督岗位任职者掌握、使用职位说明书，依据职位说明书指导
下属工作。
（五）负责本部门职责说明书及职位说明书在实际工作中的应用及效果评价，对其合理性、适用性及效率性等进行评估与考量。
（六）负责本部门职责说明书和职位说明书资料的归档保存。
第五条 部门职责说明书及职位说明书之间的关系及编制意义
一、二者关系：
（一）部门职责说明书是反映部门在公司中存在的价值及主要的部门职能、
权责等。部门职责说明书是公司部门职责及权限划分的依据，是确保公司正常、有序运作的基础。
（二）职位说明书是界定各岗位工作的内容、职责、权限及内外关联，确定完成各项工作所需技能、经验和知识结构。职位说明书是所有人力资源管理工作的基础，是人力资源管理最基本的工具。
Ø
（三）各部门职责说明书决定了部门内岗位设置方式、各岗位的分工关系、
岗位需配置人员的要求，部门职责是各岗位具体职责分解的前提；各岗位工作职责的完成和人员配置情况决定了部门职责实现的可能性。
二、职位说明书编制的意义：
职位说明书可为人员招聘、绩效考核、确定培训需求、薪酬管理等人力资
源其他模块提供依据，具体如下：
（一） 定员定编：将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分
工关系，这一过程可作为企业定员定编的依据；
（二）工作目标：明确了各岗位的工作职责及工作内容，使任职者清晰知晓工作范围，从而发挥其工作积极主动性；
（三）工作流程：明确了上下级的隶属关系，明晰了工作流程，为提高职务效率提供了保障；
（四）招聘：为应聘者提供了真实、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员资格要求；
（五）绩效考核：为绩效考核标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工
明确了公司对其工作的要求目标，从而减少了因考核引起的员工冲突；
（六） 薪酬管理：明确了工作的价值，为薪酬标准的制定及工资发放提供了
参考依据；
（七） 员工的发展：使员工清楚了解工作的发展方向，便于员工制定自己的
职业发展计划。
第六条 编制内容
一、部门职责说明书内容：
（一）部门基本信息；
（二）部门定位；
（三）部门主要职责；
（四）部门组织架构及人员编制。
二、职位说明书内容：
（一）职位基本资料；
（二）在组织中的位置；
（三）工作职责；
（四）任职资格要求；
（五）补充事项。
第七条 编制前提和信息修改
部门职责说明书及职位说明书随着公司发展战略和组织架构变化而需重新
编制或不断修订，以下情况是部门职责说明书及职位说明书编制或修订的前提：
一、公司因经营需要的组织架构调整，新部门设立、原有部门合并或分解，
确定各项工作的内容；
二、公司在经营运作过程中，发生重要变革或由于各方面因素的出现使部门
职责或工作性质、内容等发生变化；
三、整体修订。
第八条 编写要点
部门职责说明书与职位说明书采用统一格式（详见附件1、附件2）编写，
以规范管理、统一归档。
一、部门职责说明书：
（一）部门定位注意点：用字力求简单、精确，切忌空大，不确切，将部门
职责简单罗列。
（二）部门主要职责注意点：切忌过细，将一项职责分为几项职责进行描述，
职责之间互相有包含。

（三）部门组织架构及人员编制注意点：符合公司发展战略、人力资源管理规划及公司经营目标合理设置，切忌人员过剩或人员不足。
二、职位说明书：
（一）所有叙述文字要清楚、完整，简单、精确，使员工初步了解工作内容，
列明工作或职务最起码要做到的范围；
（二）工作职责注意点：切忌描述太空或描述太细，将主要工作遗漏，没有
分类或将一项工作从不同角度分几项描述；
（三）专业要求应反映最低学历要求程度和具体专业要求；

（四）品德要求应提出符合该岗位工作特性及特点的品德要求；
（五）能力要求应从该岗位的工作技能、工作能力及经验、综合素质要求等全方位进行重点描述。
第九条 具体工作流程及要求：
一、整体编制/修订部门职责说明书及职位说明书工作流程，详见附件3；
二、部分编制/修订部门职责说明书及职位说明书工作流程，详见附件4。
第十条 人事行政部组织编写及修订的部门职责说明书和职位说明书需审核批准人签批后方可正式使用。
第十一条 部门职责说明书及职位说明书的应用及检查
公司人事行政部将部门职责说明书及职位说明书的应用及维护工作纳入各部门的绩效考核管理体系，作为部门建设的一部分进行抽查、监督管理。
第十二条 人事行政部将根据实际的情况，定期对所有正在使用的部门职责说明书和职位说明书进行梳理、修订，使其适应公司的战略发展和人力资源管理的需求。
第十三条 本办法由人事行政部负责制定及解释。
第十四条 本办法自颁布之日起实施。

附件：1、《部门职责说明书（模板）》
2、《职位说明书（模板）》
3、整体编制及修订工作流程
4、部分编制及修订工作流程
5、《编制/修订部门职责及职位说明书申请/审批单》

二0一0年九月

附件3：
整体编制及修订工作流程

人事行政部下发通知，具体安排整体编制及修订相关工作事宜
人事行政部（或组织相关领导）按照通知时间根据公司确认的部门职责及组织架构等同具体部门进行沟通

按照要求时间节点完稿后交至人事行政部

人事行政部统一汇总后提交至分管领导及总经理处审批

人事行政部（或分管领导/总经理）将修改意见反馈至部门
部门根据公司意见进行调整修改后重新提交至人事行政部
人事行政部统一汇总后提交至分管领导及总经理处审批
开始实施环节：人事行政部及各部门在实施过程中实时跟踪，评估应用效果

人事行政部存档一份，反馈至各部门一份

各部门按照公司总体原则及管理思路，撰写、编制及修订本部门职责说明书及职位说明书

通 过 未 通 过

附件4：
部分编制及修订工作流程
部门提出本部门编制及修订申请，填写申请/审批表(附件5)后提交人事行政部
人事行政部提出编制及修订某部门申请，填写申请/审批表（附件5）

人事行政部（或分管领导/总经理）将修改意见反馈至部门
部门根据公司意见进行调整修改后重新提交至人事行政部
人事行政部统一汇总后提交至分管领导及总经理处审批
开始实施环节：人事行政部及部门在实施过程中实时跟踪，评估应用效果

人事行政部存档一份，反馈至部门一份

人事行政部与相关领导进行沟通，确定需编修内容，并完成审批流程后将结果反馈至提出编修申请的部门

与拟编修部门沟通后，拟编修部门在申请/审批表中提出相关意见

人事行政部与相关领导进行沟通，确定需编修内容，完成审批流程后将结果反馈至拟编修部门

部门按照公司总体原则及管理思路，编制或修订本部门职责说明书及职位说明书

完稿后交至人事行政部

人事行政部提交至分管领导及总经理处审批

通 过 未 通 过
附件5：

编制/修订部门职责及职位说明书申请/审批单

提出编制/修订部门及人员信息
部门

姓名

职位

1、申请编制/修订类别：

□ 部门职责说明书 （□编制 □修订）

□ 职位说明书： （职位名称） （□编制 □修订）

2、申请编制/修订原因：
3、申请编制/修订内容（表述主要内容）：

（可附页）
4、申请编制/修订后预计产生效果：

签名：

相关部门意见：

签名：
分管领导意见：

签名：
人事行政部意见：

签名：
总经理审批：

签名：