国外ECM产品及国内档案系统之比较.doc

1. 系统架构
由于档案的需求都比较简单，企业对这方面的重视程度目前还不够高，所以现在的档案系统都比较简单，尤其是老一点的系统，仅仅有档案目录管理，少量的有一些扫描件。大一些企业，由于分公司众多一般也都是每个分公司做一个自己的档案系统，没有一个大型企业有集中式的大型档案系统。正因为这样的背景情况，国内的档案系统整体质量不高，对系统压力，系统架构的方面考虑的都不多。而国外的ECM系统的基础是国外大型企业对电子文件的需求。正因为他们对电子文件的重视，为了更好的管理，所以一般都希望建立一个集团统一的文档管理系统，将企业的各种文档统一的管理起来，供各部门使用。也正因为如此，他们在系统架构上有明显的优势。
集中式部署，从总体上节约项目成本，是大型企业的一个不错的选择。并且能够更好的对系统中的数据进行分析整理归纳。在这方面，目前国内的档案系统都不具备做大型企业集中式档案系统的能力。只有依托国外的ECM系统平台。
就算是分布式部署，由于以后越来越多的电子文档保存到档案系统中，而且都是要求长久保存，对存储的压力也会随着时间的推移慢慢增加。但是国内的大部分档案系统仅仅能够在windows平台上运行，而且不支持扩展功能，如，当系统性能下降，通过增加应用服务器来提高系统性能，通过HA的设置提升系统安全性，通过使用负载均衡的手段建立多服务器的应用服务器组等等技术方法，最大限度的降低硬件成本和避免浪费。而国内的很多公司一旦数据量大就只能更换硬件，更换服务器，造成硬件的极大浪费，还有可能由于软件的限制，不能充分发挥硬件的性能，例如，服务器是4颗CPU，32G内存，但是软件产品仅仅能使用2CPU，4G内存诸如此类的问题。给项目带来很多隐患。尤其是对于大型企业，目前国内慢慢在做从分散管理向集中管理转化，为应对这种转化，集中式部署是一种趋势，而国外ECM产品可以通过集中部署+arch server的方式将集中和分散有机的结合起来，当企业发展到一定阶段，可以取消掉arch server,变成集中部署，这样的方式避免以后因为企业发展的需要将现在分散的系统变成集中式的投资浪费，又能很好的保证各企业的用户响应。
2. 可配置性，国外的ECM软件，更多的强调的是通过工作流根据企业情况进行配置，更多的项目实施根据不同客户的需求进行量身定做。而国内的档案系统很多在灵活性上有很大缺点，没有灵活的工作流配置平台，很多本可以通过配置完成的事情都通过开发固定死，使得灵活性比较差，一旦出现问题，必须对源程序进行修改。
3. 系统扩展性，国外的ECM产品包括了企业文档管理（document manager），企业记录管理(recode manager),邮件管理(mail manager),数据归档（archiving）,业务流程管理（business process manager），与其他系统接口(SAP ,Siebel,Oracle,Lotus,) ，知识管理（KM），WEB协作（WEB-based collaboration）,High-volume Document manager（批量文件管理）,real –time collaboration(及时协作) ，web content manager (web内容统一发布管理)，elearning, Digital asset manager (数字资产管理)，
针对这些功能，最终可以将企业的各种非关系型数据都放到统一的一个平台上进行管理，避免保存在不同的系统中，既不便于查询，也不便于使用，还会增加很多管理成本和运营成本。很多项目都可以共享同一个非关系型数据源，这样有利于大企业的整体系统架构，也有利于各类项目的有机结合。真正做到将企业的所有的非关系型数据进行统一的管理和使用。而目前的国内档案系统仅仅是将企业记录管理(recode manager)中的一部分数据进行了管理
4. 与SAP之类的系统的良好的集成性。可以将SAP系统内的数据和ECM内管理的数据进行集成，在通过少量的开发的基础上，可以将一些非关系数据统一保存在ECM平台内，并可以在SAP系统和ECM系统同时查看，保证数据源的统一。更深一步，可以通过ECM平台打通企业业务流程，将传真，合同系统，等等外部系统都纳入统一管理。并在统一的工作流平台运转。
5. 多语言支持，国外的ECM系统内置多语言，如果在其上可以做增强的话，可以将少很多因为多语言而引起的工作量。而国内档案系统由于是中国特有的，在系统开发的时候根本都不会考虑这个问题。这样在以后的修改上，这方面会有很大的工作量。
6. 开放性接口，由于国外的ECM系统是一个平台产品，所以在系统接口上有很多国际通用的接口标准和规范。这样便于以后多系统之间进行集成，而在这方面国内的档案系统目前是不具备的。
7. 国外各ECM产品之间相互有接口，如ecm,filenet,opentext,甚至sharepoint。便于将所有数据放到某一个平台上共享。而国内的档案系统不具备这样的功能。
8. 全文检索功能和效率。国外的ECM系统有良好的全文检索功能，甚至可以和强大的全文检索产品链接，而国内的档案系统仅有少数几家有自己的全文检索产品，其他在这方面都比较薄弱，尤其是在大量数据存在的情况下。
9. 系统安全性方面，国内的档案系统在系统安全性方面考虑的比较少，很多系统将档案电子原文以明文形式暴露在操作系统上，这样会来带很大的泄露的风险。国外的档案系统自身都带有很好的安全防护功能以及审计功能，有些产品还经过了美国，欧盟等国的相关认证。对于中国使用时，如果需要可以将其内核的编码规则进行置换即可。
10. 档案的借阅安全，目前国内的档案系统少数具有在线离线借阅安全保护，保证档案在借阅过程中内容不泄露。大多数企业在这方面还比较薄弱，如果需要都还需要依靠第三方的软件产品方能防护。而国外的ECM产品基本上都有自己的RMS组件（权限管理服务组件）直接就可以部署使用，如果需要还可以更换密码内核来保证安全性。
11. 文档保存安全，电子水印和数字签名。这方面国外产品有成熟的解决方案，可以和系统紧密结合，而国内的产品大多数没有自己的这方面，还需要另外购置，同时还需要进行二次开发将本产品与第三方产品进行结合。成本很高。
12. 档案的共享及协同办公。国外产品有自己的协同办公平台，在其上面进行少量的开发应该可以满足需要，而国内的产品由于理念落后的原因目前没有产品具有这一功能。都需要自行开发。
而对于国产软件，最大的优点就是熟悉国内的档案业务，界面适合中国人的使用习惯。