浅谈管理国有煤炭企业机密档案方法和对策.pdf

第 1 期2022 年 8 月铁法科技企业管理浅谈管理国有煤炭企业机密档案方法和对策档案馆吴显丰摘要简要分析国有煤炭企业机密档案管理的方法及对策，提高保护机密档案安全性。关键词国有企业档案机密1问题的提出随着国有企业改革不断深入，煤炭企业半个世纪以来形成的各类人事、文书、技术等方面机密档案自然增多，机密类档案如何科学安全管理是新的课题。铁法能源公司下属分（子）公司的档案（馆）室室存档案中机密类档案都和普通档案一同保管到普通档案架内，隐蔽性、防盗性较差，安全性能有待改进。按照现代档案管理模式要求，应该采用机密档案单独管理的办法，按照机密档案管理要求，机密档案应有别于其他档案分别存放。机密档案是与其他档案一道发展的产物。为了规范档案管理，国家也相应出台各种档案管理制度，机密档案的管理建立在档案管理之内。上世纪80 年代开始，计算机产业进入了档案管理工作，档案数字化管理的发展对机密档案的管理提出了新的更高要求。研究机密档案管理的新方法新对策，提升档案管理工作水平，以防范泄密事件发生，维护国家安全和国有煤炭企业的合法权益。2国有煤炭企业档案保密管理方法落后原因分析随着档案管理的发展，国有煤炭企业的保密管理方法明显滞后。2.1档案管理模式不科学，没有形成保密等级管理首先科普下关于密级，国家划分事务秘密程度的等级有三个，分别为秘密、机密、绝密。其机密程度为秘密机密绝密。好多国有煤炭企业最初建馆时没有考虑机密档案的保管，所以和其他档案一同保管在档案密集架内，并没有分开存放。现行档案管理系统为 2008 年开发使用，是文书、会计、人事、科技、特殊载体档案通用的一款档案软件，管理员控制各类档案工作人员的使用权限。目前软件实现了档案目录存储和查询，以及与 OA 系统接口匹配的文件原件的查询。但是机密档案没有单独查阅密码，系统里录入也是和其他档案顺序输入。并没有单独设置一个机密档案管理库。2.2保密意识不够，档案工作人员对机密档案重视程度不够多年来，有的国有煤炭企业没有对档案保密人员进行培训和档案知识的学习更新考试。没有形成档案保密制度严密工作制度。机密档案原件查阅同普通档案一样可以随意扫描、复印。没有严格执行保密档案登记借阅查询制度。2.3保密档案管理资金投入不够，没有达到机密档案管理的硬件水平比如机密档案硬件要求档案室面积、电脑、密集窑窑159第 1 期2022 年 8 月铁法科技架、温度等存在明显不足之处。铁法能源公司档案馆馆藏档案为铁法矿务局 1958 年建井以来在生产经营过程中形成的科技、文书、会计、特殊载体档案和公司机关在职人员人事档案。其中包含机密档案数量近万卷。目前这些档案是机密档案和普通档案一起管理，没有单独为机密档案设置管理场所、密集架、专用档案管理电脑和管理人员。3国有企业提高档案保密管理方法对策3.1增加档案管理科学配置将档案管理基础设施和保管库房的投入建设纳入企业发展规划，解决机密档案库房、密集架、电子设备，人员不足等问题。一些国有煤炭企业存在库房老化，基础设施不达标的现象，档案硬件设施跟不上企业发展，为档案管理保密工作带来影响。加大投入升级硬件的同时需要考虑机密档案的保管，单独设立机密档案库房，其他档案与机密档案分开管理，机密档案设置单独查阅密码及独立系统库里录入，增设机密档案专用库房,设置指纹、或者刷脸出入库方式。库房内设置 24 小时摄像头监控系统,做到进出入人员有记录。3.2提高档案管理人员保密安全意识，对档案管理人员进行机密档案业务专题培训定期开展档案业务培训，提高保密意识,煤炭国有企业可以要求业务人员定期集体学习中国人民共和国档案保密法及新修订的 档案法 等法律法规，通过开展保密档案工作业务知识竞赛、辩论赛等形式提高机密档案理论常识。规定档案管理人员必须是中共党员、没有违法记录和政治污点，最好是配备政治思想优、品性好、档案管理技术过硬的档案专员来管理机密档案，从移交、归档、借阅等环节严格执行保密管理规定，杜绝窃密事件发生。3.3利用推进数字化新的管理模式约束机密档案管理随着数字档案馆时代的到来，国有企业档案管理逐渐推进数字化档案管理新模式。档案数字化是推进数字档案馆的必经之路，必须在电子文件移交、归档、检索、利用、对机密档案提出特殊要求，防止和预防数据丢失和泄密。另外对于机密档案进行档案服务外包工作必须选择满足要求的供应商提供机密档案外包服务。签订合同时，对外包服务过程中派档案专员进行全程监督和检查。推广数字化管理以后，与传统管理模式不同。安全性控制进入新模式，由纸质管理模式到计算机数字化管理模式，必须处理好机密档案各个移交、归档环节，在新修订 档案法 允许的范围内，实现安全合理借阅和查阅共享。3.4规范档案管理制度，严格执行机密档案管理制度对于档案保密工作来讲，严格执行档案机密管理制度尤为重要，是做好档案机密管理工作保障。2022 年辽宁省档案局发布的关于宣传贯彻国家档案局（档案检查工作办法）（企业部分）和企业集团数字档案馆(室）建设试点内容培训班的通知里明确要求涉密档案管理不符合规定的、未按要求对涉密档案进行保管的给予高风险处理。国有煤炭企业应当按照要求制定 保密工作管理制度和管理办法，有法可循，有章可守，有理可依。对下属基层单位是一个监督指导作用，加强管理国有煤炭企业档案安全问题。国有煤炭企业应在机密档案的收集、整理、归档与利用环节建立一个保密工作管理规章制度。档案建立和管理本着规范、及时、完整、适用的原则，保密档案的借阅、复制按照保管制度规定执行，随着企业的发展和技术的更新，对企业档案安全问题和机密档案管理制度逐步深入和科学化，落后的档案管理体系逐渐改进和更新。国有煤炭企业按照国家要求应该添加修订规范机密档案管理制度并严格执行机密档案管理制度。4结语随着国有煤炭企业的不断深化改革，必须在人、物、事上下功夫，在管理模式上下功夫，在硬件和软件两个方面加大投入，有效提升机密档案管理。作者简介：吴显丰（1989-），男，工程师、档案馆员。2012年毕业于渤海大学美术学（艺术设计）专业，现任档案馆科技管理部职员。联系电话：[phone]。窑窑160