汇众采购预算系统需求说明书(adam).doc

汇众采购预算系统需求说明书

XX信息技术有限公司

1引言
1.1编写目的
让开发人员和客户就最后软件做成什么样子达成一致。本说明书预期读者为汇众采购部门、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者和项目管理人员。
1.2背景
现实中，企业信息化已成一种趋势。汇众采购预算信息化程度有待提高，其现行采用的是传统采购方式（人+纸）。采购相关数据由人来管理和维护，这就增加了人管理数据的复杂性，工作效率也较差。汇众采购预算系统在此背景下立项。
系统名称：汇众采购预算系统
系统提出单位：汇众采购部
系统开发单位：XX信息技术有限公司
系统用户：汇众采购部
关联的其它系统：财务合同管理系统
1.3定义
软件工程：采用工程的概念、原理、技术和方法指导软件的开发和维护。
2任务概述
2.1目标
开发目标：运用软件工程思想和面向对象的设计方法，开发出适合用户需求的采购预算系统
应用目标：提高管理的有效性、提高工作效率和创造经济效益
2.2角色
2.2.1 系统角色描述
申请经办人、归口经办人、计划员、业务员、入库人员、审核人员、经办人、副科长、科长、部门副经理、部门经理、秘书、副总经理、总经理和系统管理员。
2.2.2 角色功能描述
申请经办人：录入、查看（自己）、修改、申请采购单、采购单重新录入
归口经办人：审批采购单
计划员：采购单回退、采购单分配、审批定点，合同，发票，预支
业务员：录入、查看（自己）、修改、申请定点单、合同单、入库单（采购服务、采购实物入库）、发票（定点、合同）、预支（定点、合同）、采购单回退
入库人员：定点、合同仓库实物入库
审核人员：审批定点、合同仓库实物入库
经办人：审批采购单、回退单、发票（定点、合同）、预支（定点、合同）
副科长：查询（本部门）
科长：审批单据
部门经理、副经理：审批单据、查看（本部门）
秘书：查询（所有）
副总经理、总经理：审批单据、查看（所有）
系统管理员：管理用户、职位、角色、部门、项目、模块、归口部门、申请部门、使用部门和审批金额设置信息。
2.3 数据概述
2.3.1 数据库描述
用户表([user])：存放使用采购预算系统的用户信息。
部门表([group])：存放汇众公司的各部门信息。
角色表([role])：存放汇众公司员工职位信息。
菜单表(menu)：存放采购预算系统菜单信息 如：采购管理、采购录入等。
预算项目表(budget)：存放汇众财务部门的预算项目信息。
预算项目明细表(budgetItem)：存放汇众财务部门的预算明细信息。
供应商表(supplier)：存放汇众供应商信息。
采购表（purchaseOrder）：存放采购单信息。
采购明细表（purchaseOrderItem）：存放采购单明细信息。
采购回退表(purchaseRollback)：存放回退单信息。
采购回退明细表(purchaseRollbackItem)：存放回退单明细信息。
定点单表(fixSupplier)：存放定点单信息
定点单明细表(fixSupplierFixedItem)：存放定点单明细信息。
合同表(Contract)：存放合同信息。
合同明细表(contractItem)：存放合同明细信息。
预支单表(Prepay)：存放定点、合同预支信息。
预支单明细表(prepayItem)：存放定点、合同预支明细信息。
入库单表(warehouse)：存放定点、合同入库信息。
入库单明细表(warehouseItem)：存放定点、合同入库明细信息。
发票表(invoice)：存放定点、合同发票信息。
发票表(invoiceItem)：存放定点、合同发票明细信息。
2.3.1 数据流图

采购预算数据流图

采购处理数据流图

定点、合同数据流图

发票数据流图
3需求规定
3.1对功能的规定
3.1.1 系统结构图

3.1.2 功能描述
3.1.2.1我的工作：查看审批中、审批完成的单据信息和审批各种单据
1 我的工作：查看审批中的单据信息、审批单据
2 审批进度：查看审批中的单据信息、查看单据审批的历史信息
3 流程查询：查看审批完成的单据信息、查看单据审批的历史信息
4 在线任务分布：查看各审批流程中，审批中的单据分布情况（图表格式显示）。
3.1.2.2预算管理：管理系统所有预算项目及预算信息
1 预算导入导出：根据指定Excel模板，导入或导出预算项目或预算。
2 Excel导出：导出预算报表查询结果集生成的Excel文件。
3 预算查询：查看预算项目及预算明细、用Excel导出查询出的预算项目及预算明细、新增预算项目及预算明细、调整预算及预算明细。
4 预算调整查询：查看调整后的预算信息。
5 预算历史查询：查看调整后的预算信息、预算版本信息。
6 预算报表：查看预算的使用情况、用Excel导出查询出的预算项目及预算明细。
7 预算统计：查看预算各科目所有的统计结果、将查出的结果用Excel导出。
3.1.2.3采购管理：管理系统所有采购单和采购回退单信息
1 采购录入：录入采购单（手工和Excel模板导入）。录入完成，采购单生成，待审批。
2 采购申请：对生成的采购单进行申请审批。申请完成进入采购审批流程。
3 采购重新录入：对“生效已分配的采购单”进行“回退申请”以后经过审批成功。再次进行申请。采购重新录入完成，采购单进入采购申请待申请。
4 采购文本查询：查看权限允许范围内的采购单的相关信息 如：采购单的总金额、状态、采购单明细、采购单审批流程等
5 采购单分配：计划员分配生效的采购单给业务员。采购单分配完成，采购计划员可以进行采购单回退，采购单改派，采购单收回，采购单由分配到此采购单的采购业务员做定点。
6 采购单改派：计划员将生效已分配且尚未做成定点的采购单，改派给其他业务员。采购单改派完成，采购计划员可以进行采购单回退，采购单改派，采购单收回，采购单由改派的采购业务员做定点。
7 采购单收回：计划员从业务员手中收回已分配且尚未做成定点的采购单（注：与回退申请不同的是，采购单收回是对整张采购单进行的操作）。采购单收回完成，采购单回到采购计划员手中，待分配。
8 定点完成告知：针对已经进行完定点单审批结束的单子，然后告知该单关联的申请人以及审批人。
9 采购单回退：对生效已分配且未做成定点的采购单进行的回退操作。采购单回退完成，回退单待申请。
10 回退单申请：对尚未提交进行定点审批的采购申请单进行回退申请。回退单申请完成，进入回退单审批流程。
11 回退单查询：查看所有做过回退操作且还没进行审核的采购申请回退单信息。
3.1.2.4定点管理：管理系统所有定点单、定点预支单、定点入库单和定点发票信息
　　　　　 1 定点单预处理：对生效已分配的采购单录入成为定点/合同操作的分类操作，保存后生成定点单。定点单预处理完成，不录入合同：待申请 或 需录入合同：定点合同录入。
　　　　　 2 定点申请：对尚未提交进行定点审批的定点单进行定点申请审批。定点申请完成，进入定点审批流程。
　　　　　 3 定点入库：对生效的定点单录入成为定点入库单。定点入库单包括采购实物入库，采购服务入库，仓库实物入库。定点入库完成。1）仓库实物入库：由仓库人员进行实物入库，生成定点入库单，待申请; 2) 采购实物入库和采购服务入库：由采购业务员录入定点入库单。
　　　　　　4 发票审核：计划员审批业务员做的定点发票。发票审核通过，定点付费。
　　　　　　5 定点入库查询：查看权限允许范围内的定点入库单信息。如：定点入库单状态、类别、金额等。
　　　　　　6 定点预支：业务员根据实际需要，判断是否进行定点预支。如需要定点预支，待定点单生效后，录入定点预支单。定点预支完成后，待申请。
　　　　　　7 预支审核：计划员审批业务员做的定点预支单。预支审核通过，定点预支单生效。
　　　　　　8 付款查询：查看权限允许范围内的定点、预支、发票相关信息。如：定点金额、预支金额，发票金额等。
9 预支查询：查看权限允许范围内的定点预支信息。如：定点预支状态、金额等。
　　　　　　10发票查询：查看权限允许范围内的定点发票信息。如：定点发票状态、金额等。
　　　　　　11定点撤消：对生成的定点单进行逻辑删除操作。定点撤消完成，由采购业务员在定点单预处理重新录入定点单。
　　　　　　12定点文本查询：查看权限允许范围内的定点单信息。如：定点单状态、定点供应商等。
　　　　　　13定点发票：对生效的定点入库单录入成为定点发票。定点发票完成，待审请。
3.1.2.5合同管理：管理系统所有合同单、合同预支单、合同入库单和合同发票信息。
1 定点合同录入：将生成的定点单录入成为合同单。定点合同录入完成，
申请
2 合同申请：是对尚未提交进行合同审批的合同单进行合同申请审批，合同申请完成，进入合同审批流程。
3 合同文本查询：查看权限允许范围内的合同单信息。如：合同单状态等
4 合同撤消：对生成的合同单进行逻辑删除操作。合同撤消完成，由采购业务员进行定点合同录入
5 合同入库：对生效的合同单录入成为合同入库单。合同入库单包括采购实物入库、采购服务入库和仓库实物入库。合同入库完成。1) 仓库实物入库：由仓库人员进行实物入库，生成定点入库单，待申请 2) 采购实物入库和采购服务入库：由采购业务员录入合同入库单。
6 发票审核：计划员审批业务员做的合同发票。发票审核通过，合同付费
7 合同预支：业务员根据实际需要，判断是否进行合同预支。如需要合同预支，待合同单生效后，录入合同预支单。合同预支完成后，待申请。
预支审核：计划员审批业务员做的合同预支单。预支审核通过，合同预支单生效。
8 付款查询：查看权限允许范围内的合同、预支、发票相关信息。如：合同金额、预支金额，发票金额等
9 预支查询：查看权限允许范围内的合同预支信息。如：合同预支状态、金额等
10发票查询：查看权限允许范围内的合同发票信息。如：合同发票状态、金额等
11合同发票：对生效的合同入库单录入成为合同发票。合同发票完成，待申请。
12合同入库查询：查看权限允许范围内的合同入库单信息。如：合同入库单状态、类别、金额等
3.1.2.6付款处理：录入预支单和发票
1零星预支申请录入：录入采购部门的定点或合同的预支单
2跨年度预支申请录入：
3零星付款申请录入：录入采购部门的定点或合同的付款单
4跨年度付款申请录入：
5付款查询：查看零星预支、跨年度预支、零星付款和跨年度付款信息。
3.1.2.7统一查询：查看各种单据的相关信息
　　　　　 1 统一查询：查看预算、采购、回退、定点、合同、入库、发票、付款相信息。
　　　　　 2 组合查询：查看采购、定点、合同、入库、预支、发票相关信息。
3.1.2.8系统管理：管理用户、角色、权限、部门等信息
　　　　　 1 用户管理：对汇众用户进行增删改查操作
2 职位管理：调整用户目前职位
3 角色管理：调整用户目前角色（同职位）
4 部门管理：增删改查汇众各部门
5 项目管理：增删改查汇众各个项目
6 模块管理：增删改查汇众各个模块
7 归口部门管理：开启或关闭各部门是否成为归口部门
8 申请部门管理：开启或关闭各部门是否成为申请部门
9 使用部门管理：增删改查汇众使用部门
10审批金额设置：对合同审批金额进行调整，使合同流转到正确的审批领导那
里。
3.1.3 系统用例图

3.1.4 系统流程图
3.1.4.1 总流程图

3.1.4.2 采购流程图

3.1.4.3 采购回退流程图

3.1.4.4 定点流程图

3.1.4.5 定点入库流程图

3.1.4.6 定点发票流程图

3.1.4.7 合同流程图

3.1.4.8 合同入库流程图

3.1.4.9 合同发票流程图

3.2对性能的规定
3.2.1精度
系统输入数据必须按照规定的格式输入，否则系统提示错误或不给予响应。
系统输出数据按照客户需求规定的格式输出，否则系统提示错误或不给予响应。
系统提示错误应以用户可以理解为标准。
3.2.2时间特性要求
a． 用户的操作响应时间应在5秒以内
b． 系统出错，简单的错误应在1小时内改正；严重的错误应在二天内改正。
3.2.3灵活性
a． 系统操作方式发生变化，预以文档说明或对用户进行培训；
b． 精度控制类可重复使用，易于用户更改数据精度需求；
c． 系统采用stylereport技术，满足用户打印需求的变化；
d． 系统采用开源工作流，满足用户审批流程的需求变动。
3.3输人输出要求
系统数据的输入或输出必须按规定格式和标准输入或输出。
4运行环境规定
4.1设备
PC服务器
4.2支持软件
Windows xp/2000/2003
Tomcat5.0
Jdk1.5
Microsoft SQL Server 2000
4.3接口
本系统无需与其他软件的接口及数据通信协议等。