文藻外语学院内部管理及稽核作业规章.doc

-1-文藻外語學院 內部管理及稽核作業規章 -2-中華民國九十一年七月(92 年 3 月 12 日修訂)-3-目 錄 壹、內部管理及稽核作業規章之意義 3 貳、組織規劃 5 叁、現金及有價證券之管理與稽核規章 7 肆、固定資產之管理與稽核規章 19 伍、採購之管理與稽核規章 31 陸、各項收入之處理程序 47 柒、薪資處理程序 56 捌、預算編製與執行之處理程序 61 玖、內部稽核制度 70 拾、各類表單目錄及表單 92 -4-壹、內部管理及稽核作業規章之意義 一、目的及意義 依文藻外語學院會計制度第八章其他應行規定事項訂定內部管理及稽核 作業規章（以下簡稱本規章）。經由內部管理及稽核作業規章的制定，期使各部門的權責劃分清楚，各種作業程序簡化，工作效率提高，資料記錄正確，保障財產安全，達成預設目標。本內部管理及稽核作業規章主要應用內部控制的原則及方法。內部控制包括組織規劃及其保障財產安全，驗證會計資料的正確與可靠，增進作業效能，及激勵遵行既定管理政策所採用的一切相應措施和方法。依據上述定義，內部控制有四個目標：1.保障財產安全。2.驗證會計資料的正確與可靠。3.增進作業效能。4.激勵遵行既定管理政策。完成上述目標的措施和方法如下：1.設立合理組織規劃，包括組織系統圖、執掌劃分表、工作說明書及明確授 -5-權規定。2.各種業務活動須設作業程序和管理辦法，使業務順利進行，各單位互相協調配合，以發揮有效資源效用，例各項收入處理程序、資產採購及管理規章及現金收支之處理程序等。3.建立預算制度及各種作業標準以衡量作業績效，達成既定目標及政策。4.實施內部稽核，配合各內部管理規章及作業程序擬定稽核規章，以查核既定政策作業程序和管理辦法是否被遵行及提出改善缺失，增進效率、效益之建議。-6-二、內容 本校內部管理及稽核作業規章主分為下列項目：1.組織規劃 2.現金及有價證券之管理與稽核規章 3.固定資產之管理與稽核規章 4.採購之管理與稽核規章 5.各項收入之處理程序 6.薪資處理程序 7.預算編制與執行之處理程序 8.內部稽核制度 三、程序 本規章經本校專責小組研訂後提行政會議、董事會會議通過，報部核備後施行。因應社會變遷、法令更易情況，或行政電腦化等因素，相關業務活動之作業程序或辦法由會計室彙修有變動之本規章內容。-7-貳、組織規劃 為訂定合理組織系統，明確劃分每一部門職掌，提高工作效率，充分發揮組織功能，本校訂有：(一)董事會組織章程、學校組織規程及各委員會組織規程及辦法。(二)組織系統圖(三)各處室執掌及分層負責辦事明細表。(四)各單位業務工作手冊。為幫助組織成員明瞭重要事項及相對權責，亦訂有教職員手冊及學生手冊。-8-文藻外語學院組織系統圖 董事會 校長 行政會議 校務會議 附設 英國語文系科 法國語文系科 西班牙語文系科 德國語文系科 日本語文系科 應用華語系 國際貿易科 企業管理科 通識教育中心 師資培育中心 教 務 處 學生事務處 註冊組 課務組 圖書館 視聽中心 電子計算機中心 總務處 研究發展處 進修推廣部 軍訓室 秘書室 公共關係室 人事室 專科部 會計室 稽核組 宗教輔導中心 各種委員會 思源翻譯社 教師評審委員會 教師申訴評議委員會 校務規劃發展委員會 學生獎懲委員會 推廣教育審查委員會 經費稽核委員會 全人教育委員會 課程委員會 實習就業輔導組 招生組 校友聯絡中心 附表 201 -9-生活輔導組 課外活動指導組 體育運動組 衛生保健組 宿舍管理組 學生輔導中心 事務組 營繕組 出納組 文書組 教務組 學生事務組 總務組 推廣教育組 學生申訴評議委員會 興學基金委員會 兩性平等教育委員會 性騷擾及性侵犯防治委員會 校務發展組 學術交流組 教學研究組 華語文中心 -10-參、現金及有價證券之管理與稽核規章 一、目的 為保護現金及有價證券安全，提高會計資訊之可靠性及完整之控制，並提昇行政效率，特制定現金及有價證券之管理與稽核規章。二、說明(一)一般原則 1.所謂現金及有價證券之管理，係指庫存現金、額定零用金、銀行存款、專戶存款、有價證券等之收支、保管、轉帳與記帳事宜。2.出納組根據各類收入憑證辦理收款業務，並開立收據，並於當日或次營業日將各款項解繳本校銀行帳戶。3.出納組依會計室開具之傳票，以電匯、劃撥或支票辦理支付作業。4.出納組依核准之零用金支出証明單及付款憑証，以零用金辦理支付作業。5.會計室填載不同專戶之傳票經核准後，出納組簽發支票，以給付合法受款人，除特殊情況外，支票應劃線並載有禁止背書轉讓，並須有受款人抬頭。6.支付勞保、公保、健保、稅捐處、國稅局，及以劃撥方式付款而開立之 -11-支票，得不須有受款人抬頭。7.校內單位請款需提領現金者，於申請時提出並經核准後，得由出納組長取消支票劃線。8.為利於資金控管，減輕人力負擔與作業成本，支票開立原則以每月 1 日為開票日，即當月 15 日(含)前完成請款程序，經校長核准付款者，會計室據以製作傳票，得開立次月 1 日支票；當月 16 日至次月 15 日前核准之應付款項，得於次次月 1 日開立支票。惟政府機構規定繳費期限者及本校各單位申請預支款項經核准者不受此限。9.支票須經出納組長、會計主任、校長蓋章始生效力。會計室每學期擬定資金控制計畫。若有閒置資金，出納組需轉定期存款。10.銀行存款差額解釋表亦稱銀行調節表，由出納人員於每月十日前編製，用以調節解釋上月月底銀行對帳單內之存款餘額與本校上月收支日結表所載存款餘額不符的表單，連同編造之上月結存表送會計室備查。11.出納組收到廠商繳來定期存單、公債等有價證券作為工程保證金時，先予檢查是否已辦妥設定質權、對保事宜，再依程序辦理收款作業，同時將定期存單、公債等有價證券詳細登記類別、號碼、數量、單位、期限、金額等資料以露封方式或原封方式妥善保存，並登載備查，俟退款時，再依程序領回有價證券退還廠商。-12-(二)現金及有價證券控制重點 1.現金收納及現金記帳之工作應分開由不同經辦人員負責。2.收款時應開立收據，於當日或次營業日解繳或或託收本校銀行帳戶，收據必須事先印有連續編號。3.空白收據應指定專人保管，並有登記。4.收據應按號碼順序開立，會計室應核對已開立之收據是否皆已入帳，適時依規定並對任何號碼之遺漏，調查分析其原因是否合理。5.除零星支出以零用金支付者外，所有支出一律開立支票或電匯或劃撥入帳戶方式付款，且每筆支出均應登入收支日報表內。6.核准付款的權責應與簽發支票之工作分由不同人承擔。7.空白支票應指定專人保管，並有登記。8.誤開支票應予作廢，作廢支票應加蓋作廢戳記並予以保存。9.款項一經償付，應在傳票及後附憑証上加蓋付訖戳記，並註明支票號碼及簽發日期，以避免重複付款。10.收款與付款應分別由不同人員擔任。11.對保管之現金、票據及有價證券等須定期或不定期盤點。-13-三、內容(一)收款作業程序(二)付款作業程序(三)預支款項作業程序(四)零用金管理作業程序 (五)有價證券管理作業程序(六)現金及有價證券稽核規章(七)各作業程序流程圖(八)各類表單 -14-四、收款作業程序 承辦人 步 驟 出納組 1.收到各種收入繳款，核對後開立收據，出納組根據存根聯填寫收支日報表。2.解繳或託收當日或前一營業日所收受的現金或票據至銀行。3.將當日收入總額登入收支日結表，收支日結表及收支日報表由總務長核決後，一聯由出納組留底。會計室 4.收支日結表及收支日報表由總務長核決後，一聯交由會計室入帳，核對收據、收支日結表及收支日報表無誤後製作傳票入帳。五、付款作業程序 承辦人 步 驟 申請付款單位 1.各類請款經核可後送會計室製作傳票。會計室 2.製作傳票，經會計主任審核。-15-出納組 3.依據已核決之付款傳票辦理付款動作。(1)電匯及劃撥付款 應取據收執，並蓋付訖章(3)支票付款 a.依據經核決之傳票填寫開立支票申請表送交出納組長審核並開立支票。b.申請表及支票經總務長、會計主任、校長審核後並用印。c.以郵寄方式或通知廠商或校內同仁蓋章領款，並於付款傳票上蓋付訖章，填寫收支日報表。d.對帳作業流程：每月月初依據上月份銀行對帳單、上上月份銀行差額解釋表與上月份收支日報表核對，產生上月份銀行差額解釋表及帳上結存、銀行結存對照表，送交總務長及會計室主任及校長簽核並存查。會計室 4.將當日支出總額登入收支日結表。-16-5.覆核收支日報表及收支日結表。六、預支款項作業程序 承辦人 步 驟 申請付款單位 1.本校各單位因業務需求，需預先支付款項時，得以公文及必要說明文件或填立預支款項申請表，經單位主管簽核，會計主任及總務長審核，校長同意後辦理預支。2.預支款項之核決權限：上述預支款項金額小於新台幣 10,000 元時，得經會計主任及總務長審核後，逕行付款。會計室 3.會計室依據核決之公文或預支款項申請表及相關文件，製作傳票。出納組 4.出納組根據傳票，依付款作業程序辦理付款。申請付款單位 5.預支款項需於動支一個月內檢附合法憑証辦理核銷。-17-七、零用金管理作業程序(一)目的：為建立零星支付作業制度，簡化處理程序，進而提昇行政效率，特制定本管理作業程序。(二)說明 1.一般原則(1)額定零用金係指本校斟酌零用金支用實際情形訂定。目前零用金定額為貳拾萬元由出納組經管，用以支付經總務長核可每筆金額在新台幣伍仟元以下之零星經費開支。新台幣一仟伍佰元以上之零用金需經會計主任及總務長核可後動支。(2)各單位請領零用金支出時，需填立零用金支出証明單並備妥各項原始憑證，經核定後始得支付。(3)支付零用金時，應逐筆登載入零用金撥補申請表，受款人領訖時當面點清無誤後簽章，並註明領款日期，供日後查詢。再按會計程序適時辦理結報、申請撥補零用金作業。(4)會計年度終了時，屬當年度之支出，須辦理核銷程序。2.零用金控制重點(1)零用金經管人員必須隨時清點手存現金，已支付尚未結報單據數 -18-額，和已支付已結報單據在途撥補數合計，是否與零用金定額相符。(2)零用金經管人員必須注意在已支付之單據上，加蓋付訖章戳，以避免重複付款。(3)零用金除因天災、事變非人力所及，若有損失時，應由零用金經管人員負責賠償。(4)經管零用金人員，不得任意挪用或墊借。(5)須定期或不定期盤點零用金。(三)零用金作業程序 承辦人 步 驟 申請部門 1.填寫零用金支出證明單連同每筆金額在伍仟元以下之付款憑證經單位主管、會計主任、總務長簽核後送出納組請款。每筆金額在一仟伍佰元以下者，得不經會計主任審核。出納組 2.依零用金支出証明單及相關憑證支付申請人或廠商，錯誤錯誤!連結無效。連結無效。或廠商簽領後，憑證上蓋付訖章，並登入零用金撥補申請表。-19-3.應隨時將零用金支付記載於零用金撥補申請表，並保持手存現金及未報銷憑證合計數等於零用金成立數額。4.提出撥補零用金時，檢附零用金撥補申請表、零用金支出証明單及相關憑證。會計室 5.檢查每筆支出所附憑證，檢查無誤後製作傳票。6.不定期盤點零用金並核對零用金撥補申請表、零用金支出証明單及相關憑證。出納組 7.依據傳票撥補零用金。八、有價證券管理作業程序(一)定期存單轉存 承辦人 步 驟 出納組 1.依收入金額及會計室編製之資金控制計劃填列轉帳明細資料表，經總務長、會計主任、及校長審核。2.依審核通過後之轉帳明細資料表進行轉帳作業，完成後將定期存單或存摺(綜存)妥善保管。-20-(二)定期存單解約 承辦人 步 驟 出納組 1.依支出金額申請解約定期存單或定期存單到期續存，填製轉帳明細資料表經總務長、會計主任、及校長審核。2.依審核通過後之轉帳明細資料表進行定期存單解約或續存程序。-21-九、現金及有價證券稽核規章(一)控制重點 1.現金收納及現金記帳之工作是否分開由不同經辦人員負責？2.收受現金或票據時，是否開立事先印有連續編號之收據？3.空白收據是否指定專人保管，並是否登記？4.收據應按號碼順序開立，會計室應核對已開立之收據是否皆已入帳，適時對任何號碼之遺漏，調查分析其原因是否合理。5.當日收受之現金或票據，是否於當日或次營業日解繳或託收本校銀行帳戶？6.除零星支出以零用金支付者外，所有支出是否一律開立支票、電匯或撥入帳戶方式付款？7.每筆收支是否均登入收支日報表？8.核准付款的權責與簽發支票之工作是否分由不同人承擔？9.空白支票是否指定專人保管，並有登記？10.誤開支票是否作廢並加蓋作廢戳記予以保存？11.償付款項是否在傳票及憑証上加蓋付訖戳記，並註明支票號碼及 -22-簽發日期，以避免重複付款？12.收款與付款是否分別由不同人員擔任？13.對保管之現金、票據及有價證券等是否定期或不定期盤點？14.零用金經管人員是否隨時清點手存現金，已支付尚未結報之單據數和已支付已結報單據在途撥補數之合計與零用金定額相符？15.零用金經管人員是否在已支付之單據上，加蓋付訖戳章以避免重複付款？16.零用金除因天災、事變非人力所及，若有損失時，是否由零用金經管人員負責賠償？17.經管零用金人員是否任意挪用或墊借？18.零用金是否定期或不定期盤點？(二)作業程序稽核：針對各作業程序及其步驟是否遵行，進行抽樣稽核。十、各作業程序流程圖(一)收款作業程序 繳款單位 出納組 總務長 會計室 -23-收款、收據 收據 解繳、託收據 收支日結表、收支日報表 審核 製作傳票入轉會計總帳系統 繳款 -24-25-(二)付款作業程序 請款單位 會計室 出納組 總務長/校長 秘書室 銀行 廠商或受款人 -26-請款 憑證 核銷請款單 製作傳票 審核 匯款、支票 匯款單 支票 支票申請表 審核 審核 審核 用印 -27-(三)預支款項作業程序 請款單位 會計室 會計主任 總務長 校長 出納組 預支款項 核准簽呈 預支款項申請表 製作傳票 審核 審核 10,000以上 審核 是 否 製作傳票 轉付款作業 -28-(四)零用金管理作業程序 1.零用金建立 出納組 總務長 校長 會計室 會計主任 申請部門 零用金建立預支款項申請表 審核 製作傳票 審核 提款 零用金保管審核 登錄 入帳 -29-2.零用金申請與撥補 申請部門 出納組 總務長 校長 會計室 會計主任 -30-登 審核 零用金申請零用金支出證明單 審核 1,500 以上 付款 登帳 零用金撥補申請表 零用金撥補零用金撥補申請表 審核 製作傳票 審核 -31-(五)有價證券管理作業程序 出納組 總務長 會計室 校長 會計主任 -32-十一、各類表單 定存轉存或解約 轉帳明細表 審核 審核 審核 轉帳 登錄 入帳 -33-301 零用金支出証明單 302 銀行存款差額解釋表 303 收支日結表 304 收支日報表 305 開立支票申請表及轉帳明細資料表 306 預支款項申請表 (表單樣張請參詳拾、各類表單目錄及表單)-34-肆、固定資產之管理與稽核規章 一、目的 為有效管理固定資產，達到適時支援教學、研究及服務，依逐級授權分層負責原則，使固定資產管理制度化、電腦化，特制定固定資產之管理與稽核規章。固定資產管理應達成下列功能：(一)保持完備的固定資產紀錄；(二)訂定合宜的使用原則及提高有效利用比率；(三)訂定妥善的固定資產移轉及處分程序；(四)適當的保管及維護修繕原則及程序；(五)投保適當保險；(六)保障固定資產安全；(七)確保固定資產的真實存在。二、說明(一)一般原則 1.固定資產管理包含固定資產登記、增置、經管、養護、減損及報告等項目，本規章所稱管理，指固定資產之登記、保管、養護、減損及報告等各項管理業務；固定資產之增置另於採購之管理與稽核規章規範。2.本校由總務處事務組負責統籌全校固定資產管理業務，各單位應設置固 -35-定財產保管人，並彙報本校總務處之事務組。各單位財產保管人負責各單位固定資產之登記、增加、減少、經管及所有異動記錄，並列入移交。3.為便利固定資產之登記、保管、統計，並使帳物相符，依照行政院頒 財物標準分類規定辦理財物分類，計分成五大類。(1)土地及土地改良物(2)房屋建築及設備類(3)機械及設備類(4)交通及運輸設備類(5)什項設備類 4.會計處理固定資產原則列示如下：(1)帳列固定資產原則：除圖書及博物外，採購項目金額達三仟元以上且使用年限超過兩年。若為維修項目可延長原設備耐用年限者。(2)應按取得(包括分期付款購置)或建造時之成本入帳，如購價、運費、保險、關稅、安裝等使固定資產達於可用狀態及地點所支付的所有款項，惟上開資產之成本不包括使其達可用狀態及地點時所支出款項而負擔的利息。(3)受贈固定資產應以現時公平市價入帳。(4)依據私立學校制度之一致規定、及本校會計制度之規定，固定資產均不提列折舊。-36-5.土地之取得，應依規定事前報教育部核准後始得辦理。土地及建築物等不動產取得後，事務組應於法定期間內向主管機關辦理產權及管理機關登記，變動時亦同。6.不動產產權証照(如所有權狀，保存登記及租賃契約)應專人保管，製作明細表，以供查閱。並列入定期盤點及不定期盤點範圍。7.為維持帳物相符及固定資產安全，固定資產應實施定期盤點，除圖書及博物採循環盤點方式外，每一會計年度至少實施盤點一次，並應作成盤點紀錄。主管認為必要時，得不定期局部查核，派員抽查或盤點。如有盤盈或盤虧，應查明原因，並依規定補為固定資產增減之登記。8.本校固定資產依性質由各單位負責維護，維護單位得循申購程序與合約廠商簽訂年度維護合約，負責保養維護。9.為降低意外損失，固定資產得投保適當保險。10.不動產之處分或設定負擔，依私立學校法規定，以不影響校務或教學發展為限且經董事會決議，並報經教育部核准後始得辦理。11.固定資產有變賣、換出、贈出、報廢、失竊、毀損或其他情事者，應辦理固定資產之減少。12.已無使用價值之固定資產，保管單位得會同專業及會計單位依程序呈核報廢或處份，經核准者，將成本轉列為維護及報廢科目。如有處分收益，應將收益列入雜項收入科目，報廢原則如下：-37-(1)已屆規定使用年限且達不堪使用狀況或毀損致原有效能已失，不能修復或可能修復而不經濟者;(2)未達使用年限但因不堪使用、遺失或毀損致原有效能已失，不能修復或可能修復而不經濟，且經核准者。圖書館藏包含一般圖書、期刊、參考書、電子資源、報紙及視聽資料等報廢原則依據圖書館館藏淘汰實施要點辦理。13.因遺失、毀損或因其他意外事故而致損失，辦理報廢時須先檢具事故報告及後附相關証明文件以憑辦理。財產保管或使用人員除經查明已盡善良管理人責任者，得解除其責任者外，應依下列規定辦理。(1)固定資產遺失除因災害或不可抗力之原因外，應責令賠償。(2)固定資產毀損可修復使用者，其一切修復費用，應責令有關人員負擔。(3)固定資產毀損不可修復使用者，應責令有關人員賠償。(4)賠償價格應以遺失或毀損之市價為準，並按已使用之年限折舊計算之。(5)已超過耐用年限，無法折舊計算賠償標準時，得按固定資產遺失時新舊程度或效能相同固定資產之市價賠償之。(6)固定資產經報廢在未經核准處理前，財產保管或使用人員，因過失而遺失或毀損時，仍應依上述賠償標準賠償之 -38-14.若由政府機關獎補助取得之固定資產之管理，應依其規定或注意事項辦理。15.報廢品處理原則：圖書館藏報廢品之管理與處理單位為圖書館，其餘報廢品之處理權責單位為總務處事務組。報廢品由權責單位依下列方式處理出售繳庫。(1)由總務處事務組將閒置及報廢品項公告，由教職員工生競標購買。(2)權責單位洽請相關慈善及文教機構承購或承受意願後，簽請校長核准後辦理。(3)權責單位洽請廠商估價後、簽請校長核准後變賣殘值並繳庫。16.各單位應定期或於年度盤點時整理閒置資產，移轉需求單位使用，以物盡其用。程序如下：(1)財產保管單位得經總務長同意後將閒置資產資料公告。(2)財產保管單位與需求單位經由移轉程序移轉固定資產。(二)固定資產管理控制要點 1.固定資產之增加、減少、移轉應填具單據，經相關主管簽核後辦理。2.各項支出應予適當分類，區分為費用支出與資本支出。3.為保持完備的資產記錄，固定資產保管或使用人員，對所保管之固定資產，應保有增加、減少、維護及盤點等記錄。-39-4.為維護資產之完整與安全，土地及建築物等不動產之取得、租賃及各項異動，應即於法定期間內向主管機關辦理產權及管理機關登記；產權憑証應妥善保管，並列冊登錄。5.固定資產需定期或不定期盤點，會計室與固定資產保管單位之固定資產目錄與實物應相符，盤盈虧後續處理完整。6.固定資產應定期及不定期實施檢查保養，檢查保養記錄及修繕記錄均應存檔備查。7.應定期評估外包維護廠商必要性，及檢討現有外包維護廠商之維護成效。8.建築物及設備應投保火險及適當附加險，在建工程投保工程險。9.固定資產提早報廢，如未達使用年限但因不勘使用、遺失或毀損致原有效能已失，不能修復或可能修復而不經濟，需檢具相關証明經核准，始得報廢。10.已報廢固定資產應及時適當處理或利用、出售。11.閒置固定資產應單獨列表，並定期檢討是否可重新使用、或處分，並實施必要之養護，避免因超過年限、毀損而損失。-40-三、內容(一)固定資產增加作業程序(二)固定資產移轉作業程序(三)固定資產減少作業程序(四)固定資產修繕作業程序(五)固定資產維護及管理要點(六)固定資產盤點作業程序 (七)固定資產保險作業程序(八)對外租借場地作業程序(九)固定資產管理稽核規章(十)各作業程序流程圖(十一)各類表單 四、固定資產增加作業程序 承辦人 步 驟 會計室 1.依事務組採購人員完成採購後送來請款已驗收之申購單第二聯或驗收單及後附憑証(如發票、議價記錄、議價會議表或比價分析表)製作傳票入帳後，依據帳列固定資產原則製作當月份固定資產明細表交事務組固定資產管理人員。-41-事務組 2.依會計室製作之當月份固定資產明細表將固定資產基本資料登錄電腦固定資產管理系統且編列固定資產分類編號，列印出固定資產增加單一式三聯、固定資產標籤及固定資產增減月報表。固定資產增加單：第一聯連同固定資產標籤送使用單位、第二聯送會計室、第三聯留底。事務組及使用單位 3.黏貼固定資產標籤。總務長 4.審核固定資產增加單及固定資產增減月報表。會計室 5.審核固定資產增加單及固定資產增減月報表。校長 6.審核固定資產增減月報表。五、固定資產移轉作業程序 承辦人 步 驟 使用單位 1.填寫固定資產移轉單一式三聯，並經移出、移入單位主管簽核。事務組長 2.審核固定資產移轉單。總務長 3.審核固定資產移轉單。事務組 4.依據簽核之固定資產移轉單辦理固定資產異動手續，輸入電腦更新資料。固定資產移轉單：第一聯送移出單位，第二聯送移入單位，第三聯事務組留底。-42-六、固定資產減少作業程序 承辦人 步 驟 使用單位 1.填寫固定資產減損單一式三聯及檢附相關文件，經單位主管簽核。事務組 2.審核固定資產減損單。總務長 3.審核固定資產減損單。會計室 4.審核固定資產減損單。校長 5.審核固定資產減損單。事務組 6.教育部補助固定資產之減少，應依規定經適當程序並報請教育部核准報廢。教育部 7.核准報廢。事務組 8.會同原單位處理已核准報廢之固定資產後，處理狀況記載於固定資產減損單，並登錄電腦固定資產管理系統銷帳。固定資產減損單第一聯送原單位，第二聯送會計室，第三聯事務組留存。會計室 9.根據已核准及處理之固定資產減損單每月彙總製票入帳。七、固定資產修繕作業程序 -43-承辦人 步 驟 使用單位或保管人 1.有修繕需求時，直接通知維修單位，並由維修單位列冊登錄；經維修單位確認須發生費用時，由使用單位或保管人另填修繕申請單，經單位主管簽核。2.視聽器材及電腦設備可先委由相關部門檢修。承辦單位 3.審核修繕申請單。總務長 4.核定修繕申請單。承辦單位 5.送修審核(1)物品送修或叫修前估價，若修繕費未超出 2,000元則送修。(2)營繕工程若評估修繕費用低於 5,000 元：a.能自行維修，則由營繕組承辦人員於十日內修復，若無法於十日內修復需告知申請單位。b.無法自行維修，則招商維修現場施作。使用單位 6.物品修繕費超出 2,000 元，營繕工程修繕費超出5,000 元，則由使用單位或固定資產保管單位填寫申購單，依採購及驗收流程辦理。八、固定資產維護及管理要點(空調系統/電梯/電腦設備/視聽設備/圖書/視聽教材)-44-(一)空調系統維護管理要點：1、保管維護：營繕組負本校空調設備維護管理之責。2、外包維護：營繕組得循申購程序與合約廠商簽訂年度維護合約，負責保養維護。3、實施定期或不定期檢查調整，並作成檢查及調整記錄或報告。4、設備故障時，使用單位或保管單位應即刻通知維護廠商派技術人員來校處理，俟故障原因排除，應由本校承辦人員或管理人員檢查測試，完成維修簽認。5、檢修記錄應由營繕組存檔備查(二)電梯維護管理要點：1、保管維護：營繕組負本校電梯設備維護管理之責。2、外包維護：營繕組得循申購程序與合約廠商簽訂年度維護合約，負責保養維護。3、定期維護：維護廠商指派合格技術人員來校保養維護電梯，以確保電梯正常運轉，並應製作電梯定期保養記錄或報告，4、故障維修：設備故障時，使用單位或保管單位應即刻通知維護廠商派技術人員來校處理，俟故障原因排除，廠商應通知承辦人員或管理人員檢查測試，完成維修簽認。若電梯無法正常運作係非合約範圍內，則依修繕作業程序辦理。5、檢修記錄應由營繕組存檔備查。6、每年定期填寫建築物昇降設備使用許可證申請書。申請使用許可，經檢查核准後，由中華民國升降設備安全協會核發使用許可證。7、每年委由維護廠商代向安全協會申請安全檢查，安全協會接獲申請及繳費後，派員來校檢查，檢查通過後由安全協會核發證明文件並張貼於電梯內。(三)電腦設備維護管理要點：1、保管維護：電算中心負本校電腦設備維護管理之責。2、外包維護：電腦設備在保固期間內由原購買廠商維護，保固期間屆滿得 -45-以簽訂年度維護合約方式由維護廠商負責維護。3、定期維護：廠商依合約規定定期來校維護，製作定期保養記錄或報告，應經電算中心權責人員簽認。4、故障維修：廠商不定期接獲電算中心故障通知來校處理，故障原因排除應作成維修簽認，若電腦設備無法正常運作係屬非合約範圍內，則依維修管理作業辦理。5、檢修記錄應由電算中心存檔備查。(四)視聽設備維護管理要點 1、保管維護：視聽中心負本校視聽設備維護管理之責。2、外包維護：視聽設備在保固期間內，由原購買廠商維護，保固期間屆滿除化雨堂設備得與廠商簽約年度維護合約，其餘專業教室及普通教室之視聽設備不需簽維護合約。3、定期維護：實施定期或不定期檢查、保養、調整，並作成檢查及調整紀錄。4、故障維護：使用單位或保管單位發現設備故障時，即刻通知維修人員作故障排除及修護，如無法修護，通知原購買廠商派人員來校處理，俟故障排除，廠商應通知承辦人員或管理人員，檢查測試，完成維修簽認。5、定期檢查表、檢修表、紀錄表由視聽中心存檔備查。(五)圖書管理要點：1.新購圖書管理流程：點收貼條碼蓋圖書館章（或其他單位典藏章）貼防盜磁條進自動化系統分編建檔圖書加工（打登錄號、貼到期單、書標等）上架前點書上架（或移送其他單位典藏）。2.定期催還逾期圖書。3.每月製作期刊報紙電子資料庫增減分類統計、各項圖書借閱冊數統計、各項圖書借閱人次統計、電子資料庫使用統計、圖書增減分類統計、新登錄圖書統計及購書經費支出及薦購單金額預估統計等報表，呈教務長及校長核閱。4.館藏採循環盤點方式，每學年度檢討並訂定循環盤點計劃，並知會固定資產保管人、會計室、總務長、教務長及校長後，先依各語言，再依圖書分類法十大類號順序盤點，即由 000 至 999 類依序盤點。如有遺失或毀損情形，填寫固定資產減損單報廢。(六)視聽教材管理要點：1、新購視聽教材管理流程：點收測試內容品質按系科及類型登載登錄簿蓋館章貼條碼分類編目進管理系統建檔資料加工（貼到期單、排架序號）按語文及類型上架或移送其他單位典藏 -46-2、定期催還逾期視聽資料。3、每月列印各系科流通借閱、資料類型統計表，及各系科經費支出和新登錄視聽教材數量統計表、拷貝資料統計表、定時節目數量統計表等，送教務長、校長核閱。4、本中心採循環盤點方式，每學年度檢討並訂定循環盤點計劃，並知會固定資產保管人、會計室、總務長、教務長及校長後，依各館藏地並按各語文及類型逐架盤點，盤點若發現有遺失或毀損情形，則填寫固定資產減損單報廢。九、固定資產盤點作業程序 承辦人 步 驟 事務組 1.草擬盤點計畫(包含盤點內容、各單位盤點日程表及人力安排)，呈核會計主任、總務長、校長後，召開盤點會議。固定資產使用人 2.各單位按計畫實施初盤後，由單位主管簽核初盤清冊。事務組/會計室 3.依排定行程赴各單位複盤查對 事務組 4.固定資產盤點後，若有毀損或盤盈、盤虧，應查明原因，並依規定補為固定資產增減之登記，相關資料呈核給會計主任、總務長、校長 十、固定資產保險作業程序：(一)事務組評估固定資產投保標的與保險種類。-47-(二)建築物及建築物內設備投保火險，投保期間一年，期間屆滿由事務組負責人員填寫申購單申請呈核並辦理續保事宜。(三)工程部份由營繕組於合約中要求承包廠商於施工期間(驗收前)投保工程險及公共意外險等保險。十一、對外租借場地作業程序 承辦人 步 驟 場地租借單位 1.校外租借單位發文至學校 事務組 2.查核場地是否已被申請，若無則會簽相關單位(學務處、軍訓室、課外組、營繕組或其他相關單位)總務長 3.審核 校長 4.核定 事務組 5.呈場地租借簽呈，經總務長、校長核可後，會簽營繕組或視聽中心，並通知場地租借單位至出納組繳費。營繕組/視聽中心 6.依場地使用時間派員配合控制。十二、固定資產管理稽核規章：(一)控制重點 1.固定資產之取得是否依據固定資產之請購作業及驗收付款辦法規定辦理，其成本計算是否合理？2.固定資產管理部門與紀錄部門是否權責劃分？3.固定資產與雜項購置費用之劃分標準是否一致遵行。4.固定資產之移轉及增減是否根據已核准之表單辦理及紀錄？5.固定資產是否有效使用？6.固定資產修理維護費用是否有效控制，以最經濟之方法維持固定資產 -48-良好運作？7.固定資產已報廢或出售，是否將其帳面價值沖減。8.報廢之資產，是否填列固定資產減損單，並經權責單位及校長核准。9.固定資產報廢有無遺漏或錯誤。10.未達原定使用年限，而予以報廢者，雖經有權限的人核准，仍應查核分析其原因(竊盜遺失、災害等)及防範措施。11.固定資產是否定期實地盤點，維持帳物相符？12.固定資產存放地方是否加強安全設施？13.固定資產、在建工程是否投保適當保險及金額，以減輕災害損失？14.閒置固定資產是否列冊管理，適當保養維護，並定期檢討是否可重新使用、或處分。(二)作業程序稽核：針對各作業程序及其步驟是否遵行，進行抽樣稽核。十三、各項作業程序流程圖(一)固定資產增加作業程序 使用單位 事務組 總務長 會計室 校長 -49-(二)固定資產移轉作業程序 移出單位 移入單位 事務組 總務長 驗收入帳 固定資產明細表 登錄、編號 財產增加單 財產標籤 固定資產增減月報表 財產標籤 會同黏貼 審核 審核 審核 財產保管 -50-財產移轉 填寫申請 財產移轉單 主管審核 審核 審核 審核 移轉登錄 財產移轉單 財產移轉單 財產移轉單 -51-教育部補助(三)固定資產減少作業程序 使用單位 事務組 總務長 會計室 校長 教育部 財產減少 財產減損單 單 審核 審核 審核 審核 教育部補助 核准報廢 報廢登錄 財產減損單 單 單 製票入帳 財產減損單 單 單 -52-(四)固定資產修繕作業程序 使用單位 維修單位 總務長 通知維修 檢視察修 發生費用 結案 修繕申請單 審核 超過金額 維修結案 申購作業 是 否 否 是 -53-(五)固定資產盤點作業程序 使用單位 事務組 總務長 會計室 校長 (六)對外租借場地作業程序 盤點計劃 盤點計劃 審核 審核 審核 盤點會議 初盤 複盤 監盤 盤盈虧調整 呈核結案 -54-租借單位 事務組 總務長 校長 營繕組/視聽中心 出納組 -55-十四、各類表單 租借場地 租借公文 查核場地使用狀況 會簽相關單位 審核 場地租借簽呈 審核 通知繳款 繳款 收款作業 配合作業 場地作業 -56-401 財產增加單 402 財產增減表 403 財產盤查(點)紀錄表 404 財產移轉單 405 財產減損單 406 財產標籤 407 修繕申請單 408 會議場所申請單 409 宿舍寒、暑假借用申請表 (表單樣張請參詳拾、各類表單目錄及表單)-57-伍、採購之管理與稽核規章 一、目的 為促使採購制度健全發展，依公平、公開之採購程序，提升採購效率、效能，確保採購品質及預算之適當運用，特制定採購管理與稽核規章。二、說明(一)一般原則 1、本校採購作業應依文藻外語學院採購辦法相關規定辦理。2、採購作業包含申購、採購、驗收及請款等程序。3、申購單位應依年度預算提出申購項目，若屬預算外之項目，須先擬具公文經相關單位主管及校長簽准後，再填具申購單進行採購。4、採購相關文件憑証，包括招標文件、議比價記錄、底價制定表、合約、驗收單、廠商發票等，採購完成後送會計部門列帳、請款。5、每一採購案自採購至結案，採購單位應維持完整紀錄，以備日後查考。6、特殊採購案件得依需要簽請校長核准後變更採購方式。7、採購如發現規格不符、品質不符或其他不合合約規定條件時，應即洽廠商退回、更換或折讓。8、各種採購作業所需用之表單，應有編號，以利控管追蹤。(二)採購管理之控制要點 -58-1.申購程序控制要點(1)申購單或公文需經各權責主管簽核，始得辦理採購事宜。(2)申購需依年度預算提出，預算外之申購應另文呈請校長核准。(3)經核准之申購單內容(含規格、數量及金額)若有變動，需經授權主管之同意。2.採購程序控制要點(1)採購單位接獲已核准之申購單或公文，自採購案件之分發、拆單至採購(招標、比價、議價)、合約訂定、驗收、請款付款結案，應建立進度追蹤管制措施。(2)特殊採購案件得依需要簽請校長核准後變更採購方式。(3)招標、比、議價等採購方式及合約訂定均應依規定程序辦理。(4)國外採購品項之辦理費用項目、金額應以單據為依據。3.驗收程序控制要點(1)申購數量、訂購數量及驗收數量應相同。(2)驗收人員應依據合約規定及申購單載明之規格、品質要求進行驗收，必要時得委託使用人員或專門人員參與驗收。(3)部份驗收或扣款驗收需經授權主管核准，並述明原因。-59-三、內容(一)申購作業程序(二)國內採購作業程序(三)國外採購作業程序(四)建築工程及進度控制作業程序(五)建築工程估驗及驗收作業程序(六)圖書及視聽資料之採購作業程序(七)驗收作業程序(八)請款作業程序(九)採購管理稽核規章(十)各項程序之流程圖(十一)各類表單 四、申購作業程序 承辦人 步 驟 申購單位 1.申購人員填寫申購單一式四聯，經部門主管審核。會簽單位 2.會簽申購單。(本校視聽及資訊相關設備之採購，申購單位應先會簽視聽中心及電算中心後辦理；或申購單位認為有 -60-會簽相關單位之必要者，得會簽相關單位。)會計主任 3.審核申購單。總務長 4.審核申購單。校長 5.審核申購單。董事會 6.營繕工程達一仟萬元或財物及勞務採購金額達五佰萬元以上者呈報董事會核准。採購單位 7.按日期依序編號，填於申購單及備查簿，並分派承辦人依核准之申購單進行採購。五、國內採購作業程序(一)採購金額達一佰萬元以上者 承辦人 步 驟 採購單位 1.核准之申購單採以下方式辦理：(1)公開招標：除依採購法第二十條及第二十二條辦理者外，應公開招標。(2)選擇性招標：符合採購法第二十條規定之條件，得簽請校長核准採選擇性招標，廠商資格審查後，通知資格符合之廠商領標。(3)限制性招標：符合採購法第二十二條規定之條 -61-件，得簽請校長核准採限制性招標。2.招標程序：(1)承辦人製作招標資料檢附工程圖說或規格詳細說明、單價分析表、合約草書、投標單、投標切結書、廠商資格記錄表、投標須知、印模單。由總務長及會計主任會簽後呈校長核定。(2)依政府採購法上網公告十四日以上。(3)製定底價-由採購承辦人會同申購單位擬定底價及相關說明，送總務長審核後，簽報校長核定。(4)廠商領標及投標(5)開標：申購單位、採購承辦人員、採購單位組長、會計主任、總務長出席