记录管理程序.doc

東莞全特電子科技有限公司
主題/計劃：
記錄管理程序

文件編號：Q(E)P-Q001C
版本版次：C/4
頁 次：3
實施日期：2008-11-17

1. 目的
1.1保持充分之記錄，以顯示品質及環境之達成狀況 ， 並借此證明品質及環境管理系統之有效運作。
2. 範圍
2.1 凡本公司品質及環境管理系統所産生之記錄， 均適用之。
3. 權責
3.1 文管中心
3.1.1 負責鑒定新設計之表單。
3.2 相關單位
3.2.1 記錄之填寫、彙集、歸檔、儲存、保養維護。
3.2.2 記錄保存年限之遵守。
4. 定義
4.1記錄: 凡於ISO/TS16949系統及ISO14001：2004系統之標準適用之記錄 ， 其類別如下：
檢驗報告， 測試資料， 鑒定報告， 驗證報告， 稽核報告， 物料審查報告， 校正資料及環境管理記錄…等。
5. 作業內容
5.1記錄之編號

表版本別
表部門別
表流水號
表文件類別

5.1.1 文件類別，用FM表示之
5.1.2 部門別
P--製造部　　　　　　A--管理部　　　　　　　M--資材部
Q--品保部　　　　　　B--業務部　　　　　　　E--工程部
5.1.3 流水號:以阿拉伯數字自01起，依序編號應用。
5.1.4 版本別:依記錄之版本號，以大寫英文字母自A起，依次編號如A，B，C，D….等。
5.2 記錄之鑒定
5.2.1 新表單之設計經申請核准後， 由文管中心歸類， 並發行之。
5.2.2 記錄之填寫， 須清晰且易閱讀， 所涉及之産品或主題意思明確鮮明。.
5.3記錄之修訂、廢止
5.3.1記錄之增訂、修訂、廢止作業均應依照《文件與資料管制程序》作業。
5.4 匯總
5.4.1 記錄之匯總應由使用單位負責。
5.4.2 記錄要利於追蹤。
5.5 索引/歸檔
5.5.1 記錄之歸檔以本部門情況或規定建立索引（目錄），以便於查找。
5.5.2 歸檔需按索引指示準確到位。
5.5.3 記錄之歸檔在設施上應便於調閱。
5.6 儲存
5.6.1各生産性零組件之核准書、工具記錄、采購定單及修訂通知書的保存期限，都應比元件（或零件族群）的持續生産和服務要求期限再加一日歷年。
5.6.2 各品質績效記錄（譬如：管制圖、檢驗及測試結果）應在它們被建立的當年之後，再保存一日歷年。
5.6.3 內部品質及環境系統稽核和管理審查記錄，應保存三年。
5.6.4記錄之保存年限參閱 “記錄保存期限管製表”， 如合約中有規定，則依合約規定年限保存。該表由文管每半年一次發布最新資料，並收回舊資料，按文件管制要求執行。
5.6.5記錄之儲存應注意避免因環境因素而造成損壞或變質， 必要時須上鎖，以防遺失。
5.6.6 傳真記錄之儲存，需影印後爲之，以防變質。
5.6.7 品質/環境记录保存期限必须满足相關法规(如環境法律法規)和顾客要求，如法規或顧客有特殊要求，則依法規或顧客之年限保存。
5.7 保養維護
5.7.1 各記錄之保存單位，每年須定期維護整理一次， 並記錄維護整理狀況；對超過保存期限之記錄， 應集中以碎紙機或焚毀方式銷毀。對非機密的記錄資料，可以蓋“作廢” 章或打“×”後作爲回收紙再用。
5.7.2 如發現記錄在保存年限內遺失或損壞， 則應迅速向上級報告， 並採取必要之矯正措施。
5.7.3 文管每年(不)定期對各單位使用、填寫和保存表單/記錄進行稽查。
6.參考文件
6.1《文件與資料管制程序》（QP-E001C）
7.附件
7.1記錄保存期限管製表(FM-Q01B)