集团公司档案管理规章制度 .docx

集团公司档案管理制度 一、总 则第一条 为使集团公司及直属集团档案工作规范化、科学化、制度化，提高档案工作的效率和质量，更好地为集团公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法并结合集团公司实际情况，制定本制度。第二条 集团公司、直属集团设立档案室，保存档案。第三条 集团公司档案室设专职档案员，直属集团可设专（兼）职档案员，负责档案工作。 二、立卷归档第四条 办理完毕并具有保存价值的文件材料，按照形成过程中的联系和规律组成案卷。第五条 立卷归档要准确地掌握文件材料的立卷归档范围，以保证案卷质量。 （一）行政档案归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、日程、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录以及形成的会议纪要。 2、上级机关的发文。 3、公司形成的文件（通知、批复、请示、人事类、计财类、经营类、监审类）。 5、直属集团的请示、报告。 4、公司各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表。 5、公司与有关单位签订的合同、协议等文件材料。 6、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片。 7、公司各类执照、证书、证明。 （二）声像档案归档范围1、公司各类会议、重大庆典、活动的录像、录音、照片。 2、各直属集团公司办公楼、厂容厂貌照片。 3、各类会议的重要讲话录音。 4、其它具有保存价值的声像资料。 （三）财务档案归档范围1、历年在会计管理和会计活动中形成的具有保存利用价值的文字资料。 2、历年会计凭证、账簿、报表。 （四）基建类档案归档范围1、上级有关基建工作的文件。 2、基建工作的计划、总结。 3、基建总体规划。 4、基建年度（季度）总结、统计报表。 5、基建工程财务预、决算。 6、各类图纸。 （五）人事档案归档范围1、公司在职、退休人员的人事档案。 2、员工劳资福利报表。 3、在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表。 4、考察、考核干部工作中形成的有关材料。民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。第六条 案卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；区别不同价值，科学地分类、立卷和编目，并灵活运用问题、责任者、时间、名称、通讯者、地区六个特征，以便于保管和利用。第七条 归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数均齐全完整，文书档案正本应保存两份（后附文件审批单）。第八条 归档的文件材料，应将每份文件的正本与附件，请示与批复、转发文件与原件及多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷，凡已归档的材料发现错误时，应及时与档案移交部门联系并修改补充。第九条 卷内文件材料应区别不同情况依序排列，即批复在前，请示在后；正本在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后；非诉讼案件的结论、决定和判决性文件在前，依据材料在后。第十条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷宗，但跨年度的请示与批复，应放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规则放在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；案件文件放在结案年立卷。第十一条 排列好的文件依次编写页号或件号，装订的案卷，在有文字的正面的右上角，背面的左上角打号（空白页不打号）。第十二条 案卷必须按规定格式打印卷内文件目录，卷内目录应放在卷首。没有文件题名的，需根据其内容拟写标题并加括号，案卷标题应简明确切并保管期限，便于保管、查找和利用。第十三条 声像档案应附有文字说明（摄录时间、地点、人物、事物、摄录人等）。第十四条 卷内文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸，必须用毛笔或钢笔书写，卷内文件要去掉金属钉，破损的文件要进行裱糊，字迹已扩散的要复制并与原件一并立卷。第十五条 案卷要逐项填写案卷备考表，写明立卷人、检查人姓名、时间。如卷内有改动，写明改动内容、原因。第十六条 案卷题名的拟制要求包括文件责任者、内容、文种，不得超过50个字，以反映卷内内容为准。第十七条 文件材料按年度问题进行分类。第十八条 案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类，载体和不同保管期限分别进行排列。所编卷号，案卷目录号不得重复。 三、档案的接收与移交第十九条 行政管理类、经营管理类、计划管理类、人事劳资类、宣传工作类、审计（清欠）类、法律事务类、股票证券类、合同（协议）类、评审验收类，及其它类的档案由集团公司职能部门、直属集团专（兼）职档案员进行整理、分类，下一年度一季度前移交档案室。第二十条 基建档案要在工程项目竣工后及时向档案室移交。第二十一条 集团公司、直属集团购进的所有设备，在开箱和使用之前必须由档案员参加验收。验收同时，设备说明书等所有随机材料（原件）要由档案室归档，使用部门留存使用说明书的复印件。第二十二条 声像档案类。每完成一个专题的声像档案，各兼职档案员要向档案室移交声像档案。声像档案要进行剪接，要说明活动内容、时间、地点、人物、录像者、摄影者等。 四、档案保管第二十三条 档案室接收的档案，应在文书或业务部门归类的基础上，按照要求重新进行分类和加工整理。第二十四条 专（兼）职档案员对档案的收进、移出、保管、利用等情况要及时进行统计。第二十五条 办公室要定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向主管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。第二十六条 档案存放要分清主次、合理安排，如遇特殊情况，要保证重点，方便转移。第二十七条 为了保证档案长期安全保管，档案室应做到以下几点： （一）档案室必须做到防火、防盗、防潮湿、防高温、防尘、防光、防鼠等； （二）保持室内卫生清洁； （三）对档案室的安全情况要进行定期检查； （四）定期对档案室温度和湿度进行测定，温度控制在14-26度，相对湿度控制在45-65%； （五）档案柜要统一编号，钥匙要集中存放不得随身携带，档案室钥匙必须妥善保管，档案员离开后必须锁门、关窗。 五、档案借阅 第二十八条 档案借阅时，必须由主管副总裁（副总经理）批准，绝秘文件须由总裁（总经理）批准。 第二十九条 借出档案时，要首先登记，并按规定时间返还（一般不得超过一周，如工作需要须签续借手续）。 第三十条 查阅档案时，应在档案室。如需摘录、复制、借出档案须经主管副总裁（副总经理）批准。第三十一条 总裁、副总裁、总裁助理借阅非密级档案可通过档案员办理借阅手续，直接提档。第三十二条 重大收购合同、协议、法律文书查阅复印件，原件统一保管，一律不外借，不得随意复印，如必须复印，须由总裁批准。第三十三条 查阅档案时，不得在档案上涂抹，要保证档案的洁净完整。在归还档案时，要当面清查，如发现缺损要追究责任。第三十四条 借阅音像档案除按以上规定外，要注意防磁、防高温，不得删改、转录音像档案的内容。第三十五条 为加强集团公司、直属集团档案的保密工作，档案员和借阅人应做到以下几点： （一）档案员对借阅人必须严格执行中华人民共和国保密法、中华人民共和国档案法和保密守则，确保档案的完整和安全。要严守机密，不得随意翻录档案，不得泄露应保密的档案内容。因工作需要借阅涉密档案时，只限当事人阅办，不得擅自扩大范围，同时要有针对性地查阅； （二）借阅人应服从档案室管理人员的管理，密件未经许可不得私自抄录、复印、摄影； （三）借阅密级文件、档案必须在指定地点查阅，在查阅过程中应严格保密，不准过夜，查完后即刻归档； （四）要坚决杜绝一切失密、泄密、窃密的现象发生，如发生泄密追究当事人的责任。 六、档案销毁第三十六条 档案在归档一段时期后，要由主管副总裁（副总经理）、办公室主任、档案员、有关业务人员参加鉴定工作。第三十七条 公司档案的鉴定应采取直接鉴定即直接审查档案内容，一般要保持原貌，并由鉴定人签名，加注日期。第三十八条 档案的鉴定要本着销毁从严，保存从宽的原则进行。通过鉴定，使档案保管期限准确，案卷质量提高，如发现档案有不正确、不完整的现象，应及时纠正和收集、补充。鉴定工作结束后要写出鉴定报告。第三十九条 凡经鉴定需要销毁的档案材料要一一登记造册，并写出销毁说明材料，报档案鉴定小组研究审定总裁（总经理）批准后，方可销毁。第四十条 销毁档案要严格执行有关保密规定。销毁档案时要指派两人以上监销，不准作为废纸出售，经手人和监销人要在销毁清册上签名盖章。销毁清册要归入“全宗卷”保存。