南阳石油分公司非油品业务经营管理规章制度(20年11).docx

南阳石油分公司非油品业务经营管理制度(20XX年11)(2) 南阳石油分公司非油品业务经营管理制度 （试行） 为了加强管理，规范核算，使南阳石油分公司加油站非油品业务经营工作有序开展，引导非油品业务良性运作，确保顺利完成非油品各项工作目标，特制订本方案如下： 一、商品流通 （一）、商品采购环节1、门店订货 所有门店要货均应根据非油品科下发（在系统要货日前下发）的省市公司商品采购目录进行选择。自采商品采购目录由市公司非油品科确定，并报省分公司非油品业务部门审批后下发。每月全省统一下发一次要货公告。一般是在15号左右。便利店依据省分公司统采商品目录及市分公司自采商品目录要货 各便利店在要货日通过系统上报要货，经省公司非油品处审核同意后，由省市公司非油品部门制定采购订单，通知供应商向指定中央仓或便利店配送商品。 （1）香烟要货 便利店香烟采购由便利店自行操作。pos门店和webpos 门店每次进烟后在系统上直接进行香烟的要货，要货时应按照烟草部门提供的购烟小票名称和金额，确保采购商品和要货商品一致。webpos子站在每次购烟后向所属的母站便利店进行采购明细的上报，月末前，由母站代其在系统进行要货，待库存增加后通过调拨将库存调至子站。各县公司设专人进行购烟资金结转、和当地烟草部门对账（每月25日前）、开具增值税发票、在规定时间内往市公司送发票、清帐等工作。月末清帐工作必须做到本月购销小票累计金额、开具发票金额和非油品科打印的采购验收单金额三方完全一致。 （2）省配或自采商品要货 周配门店每月进行四次要货、配送，门店要货时间为每月5号、13号、20号、28号，省分公司处理要货时间为每月6号、14号、21号、29号上午10点；半月配门店每月进行二次要货、配送，门店要货时间为每月9号、24号，省分公司处理订单时间为每月10号、25号上午10点。遇特殊情况另行通知 各便利店要合理分析库存及销售情况，及时准确进行系统要货。要货计划要分别经由店长、县公司财务代表XX县区公司经理审核通过。各webpos子站要提前将要货计划上报母站便利店，由母站便利店进行汇总要货，避免出现因要货不及时而脱 销断档。 便利店要货要注意各类商品的单位和规格，尽量进行多口味、多规格、多频次、小数量的要货，合理估计要货数量，并根据各便利店市场情况及时引进新品种，同时季末也要注意换季商品的转化和其他特殊商品的配臵等（特别是结合我国传统节日的商品采购）。 省公司有促销活动时，按要求规定参加活动的门店必须对活动商品要货。 对于单品要货达不到最小要货量的，要采取联合要货的方法进行要货。即汇总县公司内便利店要货数量集中在一个便利店进行要货，到货后再进行数量的二次分配。 2、门店商品验收 门店商品验收分为配送验收和直送验收 市公司非油品科应明确商品配送接收责任人（含000便利店），各加油站便利店需明确两位商品验收责任人，其中一位必须是站长。 市分公司商品配送接收责任人负责全区便利店商品在配送过程出现问题后的衔接反馈工作；加油站商品验收责任人负责便利店商品到货后的验收工作。 各县公司加油站便利店商品验收责任人的姓名及身份证 号应上报市公司非油品科备案（如遇工作调整应书面上报市公司非油品科）。 市公司非油品仓库和门店商品收货主要包括单据验收、数量验收和质量验收三方面。 商品和随货单据到达门店时，门店应先在便利店系统上核对所到单据是否与系统中门店订货单信息一致（如订单号、供应商名称、商品名称、商品编码、规格、数量等），不一致时拒绝验收货。检查单据信息一致后开始检查送货单据与实际到货商品的关键信息是否一致，如品牌、口味等。然后进行数量验收，数量验收为检查实物商品数量与门店验收单、调拨单的数量是否一致，收货数量以收少不收多为原则，即到货数量可以小于定单，但不能大于定单。最后进行质量验收，质量验收为检查实物商品的生产日期、保质期、包装等反映商品质量的要素是否符合企业的验收标准；此外，还需核对商品包装上的关键信息（如生产厂家、产地等内容）是否与送货单据上一致。实物验收结束后便利店管理人员在当日进行系统验收，不得延误。 便利店商品验收责任人在进行商品验收时，一定要核对好商品采购验收单的单据号、商品名称、商品编码，并将到货日期、验收单号和实收数量准确填写，备注栏必须划斜线，确保 验收商品准确无误。如果该商品随货的是直配型商品采购验收单，在系统验收时直接输入该商品的生产日期；如果该商品随货的是中央仓商品采购验收单，要在随货单据上手工填写对应商品的生产日期。 便利店商品收货时，原则上要求检查所有商品的保质期是否都在公司规定的允收期内（非食品允收期为小于保质期的1/3；食品允收期为小于保质期的1/4），特殊商品（如进口商品）或特殊情况，门店听从市公司统一安排。（注：允收期指商品生产日期距收货验收时间之差。） 门店收货时要做到“四拒”、“三保证”。 配送商品到站后，各便利店验收人员应认真负责的对配送商品进行验收，在验收过程中做到“四拒、三保证”。 1、“四拒”。一是配送方无法提供统一格式的商品配送验收单拒绝接收；二是商品配送验收单单据号与前台系统中的订货单信息不一致拒绝接收；三是配送商品实物种类、数量等信息与验收单据不一致部分拒绝验收；四是配送商品有明显损毁、拆箱迹象拒绝接收。 2、“三保证”：一是保证验收人员必须是加油站明确的两位商品验收责任人；二是保证按照收货原则实物验收，开箱检查，逐一清点；三是保证现场验收商品后，在便利店pos 系统或是webpos系统中做好验收程序，并将验收单号、接收人的姓名及证件号码如实填写在商品配送验收单上，并加盖商品收讫章。 3、收货后事项 市公司直配型商品如香烟：每月对帐后非油品科打印二份，交市公司财务科一份，返便利店一份。如充值卡：要货集中到000门店，省处理后生成直配型商品采购验收单，000门店留一份，交财务一份。 随货的省公司中央仓配送商品验收单便利店留两份（一份自留、另一份由便利店交片区），交送货的物流公司两份。 （二）、商品销售环节 1、商品销售 便利店商品销售分为常规商品销售和促销两种形式。常规商品销售应注意以下事项：便利店销售需即时进行pos销售，不得以任何借口延迟刷pos或集中刷pos销售。现金销售每笔交易产生一笔交易流水，严禁多笔销售集中产生一笔交易流水。销售商品应以先进先出为原则，注意商品的保质期；严禁私自进货、赊销、代销；当顾客选购行为可能影响加油站便利店安全与商品品质时，应礼貌提醒顾客；商品销售 应当时进行pos销售，注意不要漏刷、重刷或错刷；收款找零需要唱收唱付，小票主动交给顾客。并注意收款、找零、递票均使用双手；便利店商品销售价格以pos系统价格为准，明码标价，不得随意加价、降价销售、严禁私自进货、以次充好，严禁搭售商品和赊销商品。便利店严禁私自为个人或他人代售、代存商品。便利店商品统一使用非油品科打印的价格标签，如与新品需增加价格标签或变更价格的及时与非油品科联系，重新打印并及时进行更换。 （1）如遇大单团购或其他集中采购业务，县公司要先进行所需商品的要货数量上报及价格信息沟通，也同时留出向省公司申报和配货的时间。 （2）促销活动要按照公司的相关促销管理进行更换价格标签、促销商品陈列、张贴宣传海报及其他事宜等。 （3）打包促销商品严谨拆分销售和将促销品挪作他用。（4）便利店商品销售实行明码标价，如遇价格调整应及时更换价格标签。严禁私自提价和降价。 便利店要严格按照下发的油非（或卡非）互动指定商品参与互动活动。如遇特殊情况（单品库存较大、保质期短等）需要调整的互动商品的，需书面上报非油品科（县公司经理签字），经批准后方可进行调换。便利店站长为该站油非（或卡 非）互动商品监控的第一责任人，不经允许不能随便更换互动商品。原则上彩票、香烟、手机、充值卡和阶段性禁止互动的商品一律不允许参加互动活动。坚决杜绝内部员工借“油非（或卡非）互动”销售之名，虚开选购小票换领商品，臵换店内正常现金销售收入，套取现金等严重违规行为。加油站员工能及时提醒客户告知活动内容，按照实际加油信息开具选购小票，并交客户选购商品等。 油非（或卡非）互动销售的商品，需当时进行pos销售，产生一个交易流水号。 安装webpos系统（包括webpos子站）的便利店，便利店有销售的，销售收入必须在当天录入web系统，单独填写交款单并随当日轻油销售款一同缴存银行。同时将非油品营业款上缴导入零售电子帐表管理系统。 2、其他事项 （1）便利店销售必须做到日清日结，单独填写交款单随轻油营业款一起交邮储。 每班（日）结后，当班（日）交存现金应与pos机统计的当班（日）现金收款金额一致，由站长审核确认。并登记营业款上交台帐，严禁截留、挪用商品销售收入，严禁赊销商品。 （2）便利店销售商品凭pos机购物小票据实为客户开具发票，收款员按单品明细或商品类别开具发票，发票开具内容与顾客实际消费品类、金额一致，不得代开、虚开。 （3）杜绝员工使用购物券、代金券、银行卡等套现行为发生。 （4）门店应有专人领用、发放和保管发票，建立发票领用台帐。 （5）门店应有专人保管备用金，不得将备用金挪作他用。 3、顾客退换货注意事项 顾客提出退换货时应注意以下几点：（1）一般商品：对于包装完好或者是包装开启后确有质量问题的商品，原则上顾客可凭原始购物单据在原购物门店办理退货。（2）特殊商品：香烟、酒类、彩票、充值卡等商品离柜概不退货。（3）店员应首先礼貌提出换货，在顾客不同意的情况下，办理退货手续。顾客无法提供原始购物小票时，原则上，门店有权拒绝退货。（4）办理退货手续时，门店必须使用pos机操作。（5）原则上，退货时，100元以下的报非油品科批准后进行；100元以上的必须上报省公司，经批准后才能进行。 （三）、门店退货与调拨环节1、门店退换货 门店退货按照退货的原因通常分为三类。一是商品质量问题；二是商品滞销（采购目录上明示可退货商品）；三是特殊情况。便利店商品（除省公司直接配送部分外）是由各便利店自行进行数量和品类的上报，原则上除商品质量问题外，一律不允许退换货。 临期商品（非食品和保质期大于9个月的食品，临期时限为90天；保质期为9个月以内的食品，临期时限为保质期的1/3）须经店长现场确认，便利店一旦出现临期商品，必须在每月系统盘点结束后随月度盘点表一起上报临期商品统计表，临期商品统计表打印一式两份，由便利店管理人员、站长、片区经理签字后送交非油品科一份，站上留存一份。经市公司非油品科审核批准后方可进行临期商品的处理（降价促销或其他促销方式），进行库存消化，防止商品过期导致全额损耗。 临期商品上报及处理每月集中上报一次（即每月系统盘点时随月度盘点表一起上报），其他时间一律不予受理。 临期商品可以继续销售的，在到期日前可以在货架正常销售；准备退货的临期商品应装箱单独存放在指定区域。 2、门店调拨 调拨是指在门店间调剂商品余缺的过程。门店不得擅自进行调拨作业，如有调拨需求要上报调拨需求申请，经县公司经理签字后发传真到非油品科，统筹进行安排。 调出门店在进行商品调拨时要注意核对调拨单据，确保调拨商品准确无误。商品调拨完成后调入、调出门店要及时查看系统库存是否自动增减。 门店应通过合理订货和积极销售等方式优化库存，尽量避免调拨作业 （四）商品库存管理1、库存管理 门店库房管理包括仓储管理和出入库管理两部分。库房管理应确保商品分区、归位、安全存放，方便日常管理；库房管理应以确保不合格的商品不入店、有问题的商品不进便利店、有效降低运营风险为目标。 2、商品盘点 月末，便利店、中央仓自行组织商品盘点；便利店季度、年度盘点及不定期抽盘由地市公司财务、非油品业务部门组织。中央仓季度、年度盘点及不定期抽盘由省（市）分公司财务科、非油品科组织。 每月末，按省分公司盘点通知要求，县公司、加油站同时对便利店进行月末商品盘点，手工、pos系统同时盘点。正式盘点开始前，必须进行人员分工，明确职责和目标。参与盘点的成员主要包括站长、记账员、便利店员、县公司非油品管理人员等，分别承担控制、初盘、复盘和录入职责。便利店盘点必须进行实物盘点，实物盘点结束后按照实盘数量录入pos机。季度、半年、年度盘点及不定期抽盘由非油品科与财务科牵头实施。 便利店月盘点表（包括月盘清查表、月盘汇总表）由便利店填制，由便利店员、店长、县公司经理审核无误后签字确认。签字确认的盘点表一式四份，一份便利店自留，送县公司两份（县公司财务人员和非油品管理人员各一份），一份送市公司非油品科。电子版由加油站上报县公司非油品管理人员，县公司汇总后上报非油品科，非油品科经与海信系统审核无误后，上报省公司非油品处。 每月十日内，市公司非油品科将非油品盘点汇总表（一式两份）经相关领导签字审批后，非油品科留存一份，送市公司财务科一份。 门店盘点结束后，等待后台通知盘点结果。若无异常，则及时恢复盘点前暂停的各项业务；若有异常，要查明原因并上 报差异说明。对差异进行分析及处理，属管理工作不到位引起的损失，由加油站站长和理货员共同赔偿，县公司负连带责任。 更换站长或便利店管理人员的同时，县公司要对非油品商品进行盘点和移交，该工作由各县公司组织，并制移交表上报非油品科。 非油品仓库盘点和便利店盘点同步进行，盘点结束后将盘点表送交非油品科系统管理人员，将实盘数据及时录入系统。如果出现异常，要查明原因，对差异进行分析和处理。 3、损耗管理 损耗是指实物库存与账面库存之间的差额。 损耗存在于门店的订货、收货、销售（库存）、退货等各个环节。门店应在日常管理中严格把关，从损耗源头上进行控制。防止出现因订货数量太多，订货品种并非适销对路导致的订货损耗；防止因收货时野蛮搬运、品质验收错误等产生的收货损耗；防止因商品陈列不当、仓储不当等产生的销售（库存）损耗 门店当月损耗（暂定）额度为便利店当月营业额的千分之三。超出部分应有专项报告，经相关领导审批后根据处理意见进行处理。 门店报损应集中在每月系统盘点时处理，报损商品应提前 上报非油品科，经非油品科及主管经理批准后方能进行报损处理。 报损商品不能随意丢弃，必须在指定地点存放并张贴标识，由县公司上报市公司非油品科，经审核确认后进行回收处理。 二、手续传递 1、商品采购（配送）验收单 （1）发生省公司商品采购业务时，省公司非油品处打印中央仓配送商品验收单交物流公司与货同行，门店实物清点验收后，由门店商品验收责任人与物流公司共同签字盖章确认后，两份自留，两份交供应商，同时在便利店前台系统中确认。特别注意要在随货单据上手工填写对应商品的生产日期备查。 （2）发生市公司商品采购随货的市公司直配型商品采购验收单（共四份）便利店留一份，另外三份由送货人员带回或商品调拨单（共三份）便利店留一份，另一份由送货人员带回。但自采商品省公司暂不允许自采， 验收完毕后，由门店商品验收责任人在商品采购单上据实填写实收数量（如实收数量为“零”的要把实收数量一栏整个用斜线划掉），同时应手工填写到货日期及单据号与供应商共 同签字盖章确认后，叁份交送货车，由送货车交非油品科，一份自留，同时在便利店前台系统中验收记账。特别注意要在系统验收时输入该商品的生产日期备查。 2、商品调拨单 （1）便利店与便利店间的调拨。发生商品调拨业务时，移库申请表经非油品科审批后，由县、区分公司打印商品调拨单（一式两份），门店实物清点验收后，商品调拨单经送货人员和调出、调入双方便利店人员共同签字盖章确认后，调出、调入门店各留一份，同时及时查看系统库存是否与实际相符。 （2）市公司中州仓库与便利店间的调拨。发生商品调拨业务时，非油品科打印商品调拨单（一式两份），门店实物清点验收后，调入便利店人员签字盖章确认后留一份，另外一份交送货人员带回市公司非油品科，同时及时查看系统库存是否与实际相符。 3、商品发票结账单据 结账期后，非油品科与供应商核对商品进货数量一致后，将财务部门提供的供应商对帐单转交供应商，供应商依据供应商对帐单开具发票，发票购货单位是省公司的，由省公司非油品业务处汇总供应商对帐单、资金审批表等随发票一并交财务资产处，财务资产处根据供应商开具发票在海信系统财务组织 内做单据录入、付款处理；发票购货单位是市分公司的，由市公司非油品科向财务科提供供应商配送单据号，并经财务科相关人员核对生成对账单，非油品科将供应商开具的发票、财务科生成的供应商对帐单和资金拨付申请表一并邮寄至省公司非油品处，由省公司非油品处、财务处进行相关的账务处理。 4、门店营业款上缴环节 便利店销售应做到日清日结，营业款随加油站销售款按规定时间解缴指定银行账户或银行上门收款。每班（日）结后，当班（日）交存现金应与pos机统计的当班（日）现金收款金额一致，由站长审核确认。 便利店营业员每天应从前台pos营业员报表中打印应缴款合计数pos小票，随同现金交邮储收款人员（webpos门店咱不能打印销售合计数pos小票的暂不提供）。财务代表在收到现金缴款单、pos小票后，查询便利店系统销售管理-商品销售明细核对营业款一致后，以现金缴款单为附件入账，做“其他业务收入-非油品”。 各县公司财务人员应按照市公司财务科的相关规定进行相关成本的结转等工作。 本规定自2012月1日起实行。 内做单据录入、付款处理；发票购货单位是市分公司的，由市公司非油品科向财务科提供供应商配送单据号，并经财务科相关人员核对生成对账单，非油品科将供应商开具的发票、财务科生成的供应商对帐单和资金拨付申请表一并邮寄至省公司非油品处，由省公司非油品处、财务处进行相关的账务处理。 4、门店营业款上缴环节 便利店销售应做到日清日结，营业款随加油站销售款按规定时间解缴指定银行账户或银行上门收款。每班（日）结后，当班（日）交存现金应与pos机统计的当班（日）现金收款金额一致，由站长审核确认。 便利店营业员每天应从前台pos营业员报表中打印应缴款合计数pos小票，随同现金交邮储收款人员（webpos门店咱不能打印销售合计数pos小票的暂不提供）。财务代表在收到现金缴款单、pos小票后，查询便利店系统销售管理-商品销售明细核对营业款一致后，以现金缴款单为附件入账，做“其他业务收入-非油品”。 各县公司财务人员应按照市公司财务科的相关规定进行相关成本的结转等工作。 本规定自2012月1日起实行。第16页 共16页