公司档案管理规章制度细则 (2).docx

公司档案管理制度 篇一：企业档案管理制度 公司档案管理制度 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。 第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。 第二章档案归档 第四条归档范围 （一） （二）通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。 （三）合同。原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。 （四）设备档案。公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等。 （五） （六）员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。 （七）产品档案。产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。 （八） （九） 供应商档案。质量标准。原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 （十）检验方法。原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 （十一）记录。除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等； （十二）批记录。批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 （十三）标准操作规程。 （十四）验证文件。验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。 （十五）行政类文件： 。行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等； 。各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复； 。各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；。人事任命、劳动纠纷等； 。各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； 。所有加盖公章的文件复印件； 。在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。 第五条归档时间 （一）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续； （二）设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档； （三）员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续； （四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续； （五）供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续； （六） （七） 手续； （八）验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续； （九） （十）其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。 第六条归档份数 （一） （二）原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。 第七条归档要求 （一） （二） （三） （四）由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。 第八条归档手续 各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记薄，归档人和档案员共同签字确认。 第三章档案的收集与整理 第九条档案的收集 （一）由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。 （二）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。 （三）收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。 第十条档案的整理 （一） （二）档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下： 7、8、9位代表流水号001999。 6位为档案柜号。 4位为二级分类的编号。 2位为一级分类的英文缩写。 第四章档案建档 第十一条分类梳理 归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账。 第十二条档案专用章 所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条档案编号章 档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条检索目录 所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。 第十五条电子备份 重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。 第五章档案使用和归还 第十六条档案使用 （一）文件复印。由使用人填写档案复印登记薄，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。 （二）借出已加盖档案专用章的复印件。由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。 （三）借阅原始文件。由使用人填写档案借阅登记薄，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。 （四）借出原始文件：由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查； （五）外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记薄，须经总经理批准后方可使用。 （六）按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。 第十七条档案归还 （一）档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档 案借出登记薄登记，并由使用人和档案员分别签字确认。 （二） 发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失 篇二：公司档案管理制度实施细则 公司档案管理制度管理细则 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 （一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面： 1、行政部： （1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等； （2）与总部及其他单位往来发文； （3）行政管理方面，包括： 1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等； 2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等； 2、人资部。人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。 3、企划部。公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。 4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容 5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 6、设计部。主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。 7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容 8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等 9、法务与档案部。主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。 10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市 场调研资料、与客户签订的协议等。 以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。 （二）归档文件的等级划分及保管期限 需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下： （三）档案编号方法 1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。 2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：行政部：xz人资部：rz客服部：kf 设计部：sj市场部：sc工程部：gc 财务部：cw法务与档案部：fd企划部：qh 仓管部：cg 3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：nhkc-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下：日期客户地址详细信息 4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门 篇三：公司档案管理制度 公司档案管理制度 一、总则 （一）为规范公司（以下简称“公司”）档案的管理，根据集团档案工作管理规定，结合公司iso9000体系与贸管程序，特制定本制度。 （二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。 （三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。 二、管理职责 （一）公司档案管理小组职责： 负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作。 （二）公司档案管理员职责 督促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，注意安全，严防丢失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设。 （三）各部门档案管理员的职责： 负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守保密规定，妥善保管部门档案，注意安全，严防丢失和泄密；负责 向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作。 三、档案归档范围 公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等，具体如下： （一）贸易业务合同类档案包括。铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等。 （二）贸易业务非合同类档案包括。客户函件、客户资料、客户评审等文件。 （三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括。专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件。 （四）投资业务类档案，以项目为档案类别，归档资料包括：项目资料、项目调研报告、项目可行性研究报告、合作意向书、项目投资批件、投资合同、章程、项目公司决议、项目管理阶段文件等。 （五）人事类档案类别包括。员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件。 （六）财务类档案类别包括。计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、基础资料、财务规章制度等文件。 （七）行政管理类档案类别包括。纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、erp项目资料、办公合同、iso9000等文件。 （八）特殊档案类别包括。薪酬、福利、各项保险、薪酬相关人事文件、绩效考核等文件。 四、归档要求 档案归档时按卷宗形式归档。 （一）贸易业务合同类，各部门应按年度以合同进行归档，一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号”，并遵循单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3）的填写。 （二）贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案类档案归档时，按档案细分类别进行归档，各年度每个档案细分类别为一个卷宗，对应一个档号，在每类档案中遵循其自然形成的规律，按年度根据其产生的先后顺序进行整理、归档，完成“归档文件目录”（附件3），并按年度编制各部门的“部门档案目录”（附件2），档案归档流程及档案状态见“档案归档流程图及档案状态图”（附件4）。 （三）归档的合同、协议必须是正本原件。凡有电子版的，纸质版本应与电子版同时保存。 （四）档号的编号规则： 1、贸易业务合同类档号编制规则为。部门-年度-合同号。 其中“部门”以字母代替：铌产品业务部nt、矿产资源部tk、钢铁部gt、有色金属部gj。“年度”为合同产生年度，若合同号前面有合同产生年度，则编号时直接以“部门-合同号”作为编号。如铌铁部2008年合同号为2008rmjs/n3003项下档案对应的档案编号为：nt-2008rmjs/n3003。 2、贸易业务部门非合同类档案、铌产品业务部技术推广类按档案类别进行归档，档号编制规则为：部门-年度-档案类别。 其中部门以拼音首字母代替，如：铌产品业务部nt、实业投资部sy、计财处jc、综合处zh。档案类别以拼音首字母代替。如2007年rd项目对应文件的档号为：nt-2007-rdxm。 3、投资业务类按项目进行归档。档号编制规则为。部门-年度-项目名称。 项目名称以拼音首字母缩写代替。如实业投资部2007年度兴光矿业项目对应文件的档号为：sy-2007-xgky。 4、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案按档案细分类别进行归档。档号编制规则为：部门-年度-档案类别。 其中档案类别以其拼音首字母代替。如综合处2008年培训文件的档号为：zh-2008-px。 （五）档案装盒时，可将一个或多个卷宗装入同一个档案盒，对应一个盒脊号，也可将一个卷宗放入多个档案盒中，对应多个盒脊号。盒脊号为每个档案盒的编号，按年度以数字1、2、3顺序分别表示。 五、档案的移交及管理 （一）特殊档案的管理 特殊档案由专人负责收集、整理，并按归档要求进行归档、建目录、装盒、编制目录、保管，不向公司档案管理员移交，每年2月需向公司档案管理员提交上一年度特殊档案的“归档文件目录”。负责保管特殊档案的人员需将特殊档案存放在安全、可靠，可独立上锁的档案柜内。 （二）其他档案的移交及管理 1、档案移交前的管理 档案在移交前，由各部门档案管理员负责部门档案的管理，各部门档案管理员应将档案存放在安全的场所，并及时按照要求建立档案目录。 2、档案移交中的管理 （1）贸易业务合同类档案的移交程序为： 各部门终结合同时将纸质和电子目录、合同及合同项下所有的正本单据移交给计财处贸管，贸管根据归档文件目录，对照业务系统终结合同需提供的单据明细，审查与该档号项下单据相符时，双方在移交归档文件目录上签字确认；贸管完成合同终结审批后，将终结合同对应档第18页 共18页